Управление версиями и утверждение документов

Обзор

Чтобы начать работать с функцией управления документацией и узнать об управлении файлами и папками, пожалуйста, прочитайте раздел Управление документацией.

Эта статья об управлении версиями и утверждении документов. Рабочая процедура утверждения документов в рамках функции управления документацией позволяет запрашивать утверждение одного или нескольких файлов у одного или нескольких рецензентов. Внедрение этой процедуры в PlanRadar помогает иметь надежную документацию и гарантировать, что все работают с правильными версиями документов.

Управление версиями документов

Для каждого файла в PlanRadar можно хранить несколько версий. Каждый файл имеет имя, которое может быть изменено, и для каждой версии сохраняются метаданные, включая:

• Индекс версии
• Оригинальное имя файла
• Автор
• Дата создания
• Размер

Функция управления версиями доступна только для файлов в разделе Все файлы (она недоступна для файлов в разделе Документы по слоям).

Текущая версия

Для каждого файла существует текущая версия, которая является той версией файла, которая открывается при нажатии на файл или при его скачивании. Метаданные в списке файлов и на вкладке подробных сведений о файле всегда относятся к текущей версии.

Текущая версия – это

• последняя утвержденная версия, если утвержденная версия вообще существует; в противном случае это
• просто последняя версия.

Загрузка новой версии файла

Не существует ограничений на типы файлов в различных версиях документа (т.е. можно загрузить файл Word, а затем обновить его файлом PDF).

Если используются утверждения, то новая версия должна быть одобрена, чтобы стать новой текущей версией, как определено выше. Таким образом, можно загрузить новую версию, а тем временем команда будет работать с последней утвержденной версией, не отвлекаясь.

Есть три способа загрузить новую версию файла:

Просмотр и скачивание предыдущих версий файлов

Доступ к полной истории версий для просмотра или скачивания предыдущих версий файла.

1. Нажмите Больше опций
2. Нажмите Сведения о файле
3. Нажмите Версии
4. Номер версии
5. Указание текущей версии
6. Нажмите Далее, чтобы скачать предыдущую версию

Удаление определенной версии файла

Зайдите в историю версий, как показано выше, и нажмите Далее, чтобы удалить конкретную версию.

Невозможно удалить "текущую версию" (как определено выше) и невозможно удалить версию, которая находится на утверждении.

Операции с файлами и управление версиями

При перемещении файла в другую папку, в корзину или при восстановлении его из корзины, перемещается весь файл со всеми его версиями.

Когда файл с версиями удаляется из корзины навсегда, все его версии также удаляются. Вместо удаления всего файла можно также удалить определенную версию файла.

При дублировании файла с версиями используется только текущая версия для создания нового файла, игнорируя все остальные версии.

Утверждение файлов

Утверждение файлов всегда запрашивается для определенной версии файла и как часть запроса на утверждение. Запрос на утверждение содержит один или несколько элементов для рецензирования, одного или нескольких рецензентов, тему, сообщение (необязательно) и дату выполнения. Таким образом можно запросить одобрение сразу для нескольких файлов.

Создание запроса на утверждение

Пока версия файла ожидает утверждения, невозможно запросить утверждение другой версии того же файла в то же самое время.

Есть четыре способа создания запроса на утверждение (читайте ниже о том, как заполнить и отправить запрос на утверждение):

Заполните и отправьте запрос на утверждение

1. Нажмите Добавить рецензентов
2. Опция: Откорректируйте тему
3. Опция: Введите сообщение
4. Нажмите значок даты, чтобы установить срок выполнения
5. Нажмите Отправить запрос

Следующие элементы не могут быть добавлены к запросам на утверждение:

• Файлы, уже находящиеся на утверждении для другой версии
• Папки
• Файлы в разделе Документы по слоям
• Существует ограничение: не более 100 элементов на один запрос на утверждение.

Рецензенты будут получать уведомления о новых запросах на утверждение и напоминания за три дня до даты выполнения.

После отправки запрос на утверждение не может быть изменен. Его можно только отменить (см. следующий раздел).

Отмена запроса на утверждение после отправки

Если после отправки запрос на утверждение становится неактуальным, его можно отменить. Он, тем не менее, будет отображаться со статусом "Отменен".

1. Нажмите Запросы на утверждение
2. Нажмите на запрос на утверждение в списке, чтобы открыть его
3. Нажмите Отменить запрос
   
4. Введите "Отменить" для подтверждения
5. Нажмите Отменить запрос
   

Рецензенты получат уведомления об отмене. Ни один рецензент не сможет больше давать ответ по поводу оставшихся файлов, но ответы, отправленные до сих пор, сохраняются.

Все элементы, которые уже были утверждены всеми пользователями, сохраняют свой статус Утверждено. Аналогично, элементы, которые были отклонены хотя бы одним пользователем, сохраняют свой статус Отклонено. Статус утверждения всех остальных файлов вернется к предыдущему варианту.

Удаление запроса на утверждение

Как удалить запрос на утверждение, чтобы навсегда удалить его из списка запросов на утверждение.

1. Нажмите Запросы на утверждение
2. Нажмите Больше опций
3. Нажмите Удалить
   
   
4. Введите "Удалить" для подтверждения
5. Нажмите Удалить запрос
   

Просмотр запросов на утверждение

В качестве рецензента вы можете просматривать и утверждать либо отклонять элементы запроса на утверждение.

Просмотр запросов на утверждение

Все запросы на утверждение можно найти в функции "Управление документацией" в разделе "Запросы на утверждение". Они могут иметь один из следующих статусов:

• В ожидании: ожидается, пока все рецензенты предоставят свои отзывы
• Завершено: все рецензенты утвердили или отклонили запрос
• Отменено: запрос на утверждение был отменен

Статус утверждения файлов

Варианты статуса утверждения файла:

• Нет (-): для файла не было запрошено утверждение
• В ожидании: ожидается утверждение
• Утверждено: версия утверждена
• Отклонено: версия отклонена

Если версия файла находится в ожидании утверждения, то статус определяется следующим образом:

• Если все рецензенты утвердили файл, то будет статус "Утверждено".
• Если один рецензент отклонил запрос, то он будет иметь статус "Отклонено". Однако другие рецензенты могут по-прежнему отправлять свои отзывы.

Номер версии и статус утверждения отображаются на вкладке "Сведения о файле" для текущей версии, а также на вкладке "Версии" для всех версий файла. Вы также можете просмотреть версию и статус утверждения для текущей версии в списке файлов.

Если файл утвержден (например, V1 утверждена и является текущей версией), а затем более новая версия ожидает утверждения (например, V2), это указывается, помимо статуса утверждения, в списке файлов (например, текущая версия отображается как V1, а статус утверждения – "Утверждено (V2 в ожидании)".

Если столбцы версии или статуса утверждения не отображаются в списке файлов, нажмите на значок шестеренки в таблице файлов и убедитесь, что вы настроили таблицу с отображением этих столбцов.

Помните, что в списке файлов и в сведениях о файле отображается статус для текущей версии, как определено выше. Следовательно, статус Отклонено будет показан там только в том случае, если еще не существует утвержденной версии.

Операции с файлами и утверждение файлов

Перемещение и переименование файлов, находящихся в ожидании утверждения, разрешено. Однако невозможно переместить файл в корзину, если он находится на утверждении. Дублирование разрешено; новый файл не будет связан с ожиданием утверждения.

Права доступа

Субподрядчики могут выступать в качестве рецензентов в запросах на утверждение и, следовательно, иметь доступ к файлам в рамках запросов на утверждение.

Наблюдатели могут просматривать все запросы на утверждение, но не могут отменять или удалять их.

Доступ к запросам на утверждение можно контролировать с помощью специальных ролевых прав, чтобы определить, какие внутренние пользователи могут просматривать, создавать, редактировать или удалять запросы на утверждение в своих проектах в разделе "Документы".

• Создавать: пользователь может создавать запросы на утверждение

• Просматривать: пользователь может просматривать либо все запросы на утверждение, либо только запросы на утверждение, в которых он участвует

• Редактировать: пользователь может редактировать (т.е. отменять) все запросы на утверждение или только запросы на утверждение, созданные им самим

• Удалить: пользователь может удалять все запросы на утверждение или только запросы на утверждение, созданные им самим

Предоставление прав в отношении запросов на утверждение определенной роли:

1. Нажмите Управление пользователями
2. Нажмите Роли
3. Нажмите + Создать роль (или нажмите на существующую роль, чтобы редактировать ее)
   
4. Прокрутите вниз до раздела Запросы на утверждение
5. Отметьте флажками Создавать, Просматривать, Редактироватьи/или Удалять для предоставления этих прав
6. Просмотр/редактирование/удаление будет применяться ко всем запросам на утверждение по умолчанию
7. Или может быть ограничено только запросами на утверждение, в которых участвует пользователь
8. Нажмите Сохранить