Übersicht
Mit dem Dokumentenmanagement können Sie alle Pläne und Dokumente, die für Ihre Projekte relevant sind, innerhalb von PlanRadar verwalten. Siehe auch Dokumentenmanagement.
Zugang & Berechtigungen
Zugriff auf Dokumente - Alle Dateien
- Klicken Sie auf Dokumente
- Wählen Sie ein Projekt
- Klicken Sie auf Alle Dateien
- Tippen Sie im Hauptmenü auf Dokumente
Ordnerstruktur
Mit der Ordnerstruktur können Sie schnell zwischen den Unterordnern navigieren und die Ordnerstruktur anzeigen.
Ordnerstruktur-Symbole
Die Symbole in der Ordnerstruktur haben die folgende Bedeutung:
- Erweiterter Ordner (Unterordner werden darunten angezeigt)
- Reduzierter Ordner (Unterordner werden nicht angezeigt)
- Ordner enthält Dateien oder Unterordner
- Ordner ist leer
Erweitern eines Ordners
So erweitern Sie einen Ordner (oder Alle Dateien) und zeigen seine Unterordner in der Struktur an:
- Klicken Sie auf das Pfeil Symbol
Ordner öffnen
So öffnen Sie einen Ordner und zeigen seine Dateien und Unterordner an:
- Klicken Sie auf den Ordner
Ordner reduzieren
Um einen Ordner zu reduzieren und seine Unterordner nicht mehr in der Struktur anzuzeigen:
- Klicken Sie auf das Pfeil Symbol
Alle reduzieren
Der Status von Unterordnern wird gespeichert, wenn Sie z.B. 'Alle Dateien' erweitern und reduzieren.
Um alle Ordner in der Struktur zu reduzieren:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Alle Dateien
- Klicken Sie auf das Symbol Alle reduzieren
Rasterasicht in der Webapp
Standardmäßig werden Dateien und Ordner in einer Listenansicht (Tabelle) angezeigt.
Die Rasteransicht zeigt eine Miniaturvorschau von Fotos, PDFs und Microsoft Office-Dokumenten. Derzeit ist die Rasteransicht nur in der Webapp verfügbar.
Jede Datei wird als Kachel mit den folgenden Informationen angezeigt:
- Vorschau der Miniaturansicht
- Symbol für den Dateityp
- Dateiname - lange Dateinamen werden beim Hovern vollständig angezeigt
- Ersteller - Bewegen Sie den Mauszeiger über die Initialen des Benutzernamens, um den vollständigen Benutzernamen, den Benutzertyp und das Unternehmen anzuzeigen
- Datum und Uhrzeit der Erstellung der aktuellen Version
- Aktuelle Versionsnummer
Zwischen Raster- und Listenansicht wechseln
So wechseln Sie zur Rasteransicht:
- Klicken Sie auf das Symbol Rasteransicht
Um zur Listenansicht zu wechseln:
- Klicken Sie auf das Symbol Listenansicht
Element in der Rasteransicht auswählen
So wählen Sie ein oder mehrere Elemente (Dateien oder Ordner) für Massenaktionen in der Rasteransicht aus:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Artikel, um das Auswahl-Checkbox anzuzeigen
- Aktivieren/deaktivieren Sie die Auswahl-Checkbox(en)
Zum Selektieren/Deselektieren aller Objekte im aktuellen Ordner:
- Aktivieren/deaktivieren Sie die Alle selektieren Checkbox
Zu den Massenaktionen gehören Herunterladen, Freigabe anfordern, Verschieben und In den Papierkorb verschieben.
Ansichtsoptionen
Nach Ordnern anzeigen vs. Alle Dateien anzeigen
Sie können Dateien auf zwei Arten anzeigen:
- Der Modus "Ansicht nach Ordnern" zeigt nur die Dateien und Unterordner im aktuell ausgewählten Ordner an. Dieser Modus ist standardmäßig aktiviert, da er dem entspricht, was Sie bereits aus dem Windows Explorer und ähnlichen Anwendungen kennen.
- Der Modus 'Alle Dateien anzeigen' zeigt alle Dateien aus allen Ordnern in einer langen Liste ohne Ordnerstruktur an. Verwenden Sie diesen Modus, um einen konsolidierten Überblick über alle Dateien wie in einem Datenbanksystem zu erhalten.
So wechseln Sie zu 'Alle Dateien anzeigen' (ohne Ordner):
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Klicken Sie auf Alle Dateien anzeigen
- Tippen Sie auf das Mehr Menü
- Tippen Sie auf Alle Dateien anzeigen
Um zurück zur klassischen 'Ansicht nach Ordnern' zu wechseln:
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Klicken Sie auf Ansicht nach Ordnern
- Tippen Sie auf das Mehr Menü
- Tippen Sie auf Ansicht nach Ordnern
Elemente sortieren
Standardmäßig werden die Elemente nach Namen in aufsteigender Reihenfolge sortiert.
Um Elemente nach anderen Attributen zu sortieren:
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Klicken Sie auf das Attribut, z.B. Erstellt am unter Sortierung
Zum Sortieren in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge:
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Klicken Sie auf Aufsteigend oder Absteigend unter Sortier-Optionen
In der Listenansicht können Sie die Elemente auch wie in jeder anderen Tabelle in PlanRadar sortieren, wie unter Sortieren & Anpassen von Tabellen in der Webapp beschrieben.
Ordner ganz oben anzeigen
Diese Funktion ist für Raster- und Listenansichten verfügbar, aber nur für den oben beschriebenen Modus "Ansicht nach Ordnern". Sie können festlegen, dass die Ordner oben in der Dateiliste angezeigt werden. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert.
Damit Ordner nicht oben angezeigt werden, sondern gemischt mit Dateien:
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Klicken Sie auf Gemischt mit Dateien unter Ordner anzeigen
So zeigen Sie Ordner oben an:
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Klicken Sie auf Oben unter Ordner anzeigen
Dateien suchen und filtern
Finden Sie Dateien mit Hilfe von Filtern und/oder durch Suche.
Suche und Filter werden auf das angewandt, was Sie gerade sehen, also entweder auf Ihren aktuellen Ordner oder auf alle Dateien, wenn Sie diese Ansichtsoption gewählt haben, wie oben unter Ansicht nach Ordnern vs. Ansicht aller Dateien beschrieben.
Filter und Suchergebnisse enthalten standardmäßig Unterordner.
Zum Filtern/Suchen nur im aktuellen Ordner:
- Deaktivieren Sie den Unterordner einbeziehen Schalter
Filter in der Webapp
Filter funktionieren auf die gleiche Weise wie in Tickets filtern beschrieben.
Das Filtern von Dateien wird derzeit nur in der Webapp unterstützt.
Die folgenden Filterkriterien sind unter 'Dokumente > Alle Dateien' verfügbar:
- Typ
- Erstellt von
- Erstellungsdatum
- Freigabestatus
So aktivieren Sie einen Filter:
- Klicken Sie auf Alle Dateien
Optional: Navigieren Sie zu einem Ordner, wenn Sie nicht alle Dateien filtern möchten. - Klicken Sie auf das FilterSymbol (es wird gelb, wenn ein Filter aktiv ist)
- Klicken Sie auf die Kriterien, z.B. Erstellt von
- Wählen Sie einen oder mehrere Werte aus, z.B. Robert Hammer
- Optional: Ändern Sie den Operator z.B. in ist nicht
Um alle aktiven Filter zu deaktivieren und die Werte aus den Kriterien zu löschen:
- Klicken Sie auf Löschen
Suche
So suchen Sie nach Dateien und Ordnern anhand ihres Namens:
- Klicken Sie in das Suchfeld und geben Sie Ihren Suchbegriff ein
- Sie sehen die Suchergebnisse
- Optional: Klicken Sie auf denX Button, um Ihren Suchbegriff zu entfernen
In der mobilen App unterstützt die Suche in Dokumenten derzeit nur die Suche im aktuellen Ordner ohne Unterordner.
So suchen Sie nach einer Datei oder einem Ordner:
- Tippen Sie auf Suchen
- Geben Sie Ihren Suchbegriff ein
- Die Ergebnisse werden angezeigt
- Optional: Tippen Sie auf X, um den Suchbegriff zu entfernen.
-
Optional: Tippen Sie auf Abbrechen, um die Suche zu beenden.
Herunterladen von Dateien und Ordnern
Auf iOS und Android erfolgt der Download von Dateien auf Ihr Gerät über 'Teilen' - siehe Dateien mit anderen mobilen Apps teilen.
In der Webapp gibt es zwei Möglichkeiten, Dateien auf Ihr lokales Gerät herunterzuladen und die Datei außerhalb der PlanRadar App zu speichern.
Zum Herunterladen einer einzelnen Datei oder eines Ordners:
- Klicken Sie auf Mehr
- Klicken Sie auf Download
Wenn Sie einen Ordner herunterladen, werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt.
Zum Herunterladen von mehreren Dateien oder Ordnern:
- Aktivieren Sie die Checkbox für jede Datei oder jeden Ordner individuell
- Optional: Aktivieren Sie die Checkbox Alle auswählen
- Klicken Sie auf Aktionen
- Klicken Sie auf Download
Beim Herunterladen von Dateien und Ordnern werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt.
Datei-Details anzeigen
Öffnen Sie die Datei-Details, um weitere Informationen über die Datei zu erhalten, einschließlich:
- Kleine Vorschau für bestimmte Dateitypen - siehe: Unterstützte Dateitypen
- Aktuelle Dateiversion
- Erstellt am: Datum, wann die Datei hochgeladen wurde
- Erstellt von: Benutzer, der die Datei hochgeladen hat
- Größe: Dateigröße
- Ordner: Name des übergeordneten Ordners
- Ursprünglicher Dateiname: Dateiname vor dem Hochladen (kann nicht geändert werden)
Für Ordner sind die folgenden Informationen in der Webapp verfügbar:
- Erstellt von: Benutzer, der den Ordner erstellt hat
- Erstellt am: Datum, wann der Ordner erstellt wurde
- Ordner: Name des übergeordneten Ordners
So zeigen Sie Datei-Details in der Dateiliste an:
- Klicken Sie auf Mehr
- Klicken Sie auf Datei-Details
- Sie sehen die Details
Während die Datei-Details geöffnet sind, können Sie andere Dateien oder Ordner auswählen, um deren Details anzuzeigen.
So blenden Sie Datei-Details ein, während Sie eine Datei in der Webapp anzeigen:
- Klicken Sie auf Details anzeigen
- Sie sehen die Details
- Tippen Sie auf Mehr
- Tippen Sie auf Details
- Details werden angezeigt.
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