Aktivitätsprotokoll für Dateien & Ordner in der Webapp anzeigen

Übersicht

Betrachten Sie ein Protokoll aller Aktivitäten Ihres Teams im Dokumentenmanagement, um Aktualisierungen zu erhalten und relevante Aktionen zu verfolgen, z. B. wann und von wem eine Datei hochgeladen, aktualisiert, angesehen oder heruntergeladen wurde.

Das Aktivitätsprotokoll ist nur für den Abschnitt Alle Dateien in Dokumente in der Webapp verfügbar.

Zugang zum Dokumentenmanagement

Um auf das Dokumentenmanagement zuzugreifen:

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente
   

Aktivitätsprotokoll einer Datei anzeigen

So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll einer Datei an:

1. Klicken Sie auf das Menü Mehr neben der Datei.
2. Klicken Sie auf Dateidetails
   
3. Klicken Sie auf das Tab Aktivität.
4. Alle Dateiaktivitäten werden aufgelistet.
   

Aktivitätsprotokoll eines Ordners anzeigen

So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll eines Ordners an:

1. Klicken Sie auf das Menü Mehr neben dem Ordner
2. Klicken Sie auf Ordnerdetails
   
3. Klicken Sie auf das Tab Aktivität.
4. Alle Aktivitäten, die mit dem Ordner verbunden sind, werden angezeigt.
   

Aktivitätsprotokoll für alle Dateien anzeigen

Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten in allen Dateien und Ordnern. So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll für Alle Dateien an:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Aktivität
2. Alle Aktivitäten werden in einer Tabelle angezeigt
   
3. Sie können auf das Einstellungssymbol klicken, um auszuwählen, welche Spalten im Aktivitätsprotokoll angezeigt werden sollen
   

Nur Benutzer mit der Rollenberechtigung Dokumentenmanagement - Admin haben Zugriff auf das vollständige Aktivitätsprotokoll.

Verfolgte Aktivitäten

Die im Aktivitätsprotokoll aufgezeichneten Ereignisse unterscheiden sich je nach Ebene: Dateiebene oder Ordnerebene.

Die Protokollierung von Aktivitäten hat am 26. April 2024 für alle PlanRadar-Apps begonnen. Aktivitäten, die vor diesem Datum stattgefunden haben, wurden nicht aufgezeichnet. Die mobile App muss auf die neueste Version aktualisiert werden, um das Betrachten und den Download von Dateien aufzuzeichnen.

Aktivitätsprotokoll von Ordnern

Der Papierkorb wird wie ein Ordner behandelt und seine Aktivitäten werden genauso protokolliert wie die eines jeden anderen Ordners.

• Ordner hochgeladen: Der Ordner wurde hochgeladen. Diese Aktivität wird auch für alle Unterordner und Dateien innerhalb des Ordners angezeigt.
• Ordner erstellt: Der Ordner wurde erstellt.
• Ordner heruntergeladen: Der Ordner wurde heruntergeladen. Diese Aktivität wird auch für alle Unterordner und Dateien innerhalb des Ordners angezeigt.
• Ordner umbenannt: Der Ordner wurde umbenannt.
• Ordner verschoben: Der Ordner wurde von einem übergeordneten Ordner in einen anderen verschoben.
• Unterordner verschoben: Ein Unterordner, der in diesem Ordner enthalten war, wurde verschoben.
• Datei verschoben: Eine Datei, die in dem Ordner enthalten war, wurde verschoben.
• Ordner in den Papierkorb verschoben: Der Ordner wurde in den Papierkorb verschoben.
• Ordner aus dem Papierkorb wiederhergestellt: Der Ordner wurde aus dem Papierkorb wiederhergestellt.
• Zugriff gewährt: Einem Benutzer oder einer Rolle wurde der Zugriff auf den Ordner gewährt.
• Zugriff widerrufen: Der Zugriff auf den Ordner wurde einem Benutzer oder einer Rolle entzogen.
• Zugriffsberechtigung geändert: Die Zugriffsberechtigung des Ordners wurde geändert (z.B. von Manager zu Betrachter).
• Zugriffskontrolle aktiviert: Die Zugriffskontrolle wurde für den Ordner aktiviert.
• Zugriffskontrolle deaktiviert: Die Zugriffskontrolle wurde für den Ordner deaktiviert.
• Zugriffskontrolle wiederhergestellt: Die Zugriffskontrolle wurde wiederhergestellt und der Ordner erbt die Einstellungen für die Zugriffskontrolle von seinem übergeordneten Ordner (kann auftreten, wenn die vererbten Einstellungen für die Zugriffskontrolle zuvor durch lokale Änderungen für den Ordner überschrieben wurden).

Aktivitätsprotokoll von Dateien

• Datei hochgeladen: Die Datei wurde hochgeladen.
• Neue Version der Datei hochgeladen: Es wurde eine neue Version der Datei hochgeladen.
• Datei erstellt: Es wurde eine Microsoft Office-Datei erstellt.
• Neue Version erstellt: Eine Microsoft Office-Datei wurde bearbeitet, wodurch eine neue Dateiversion erstellt wurde.
• Version der Datei gelöscht: Eine Version der Datei wurde gelöscht.
• Datei umbenannt: Die Datei wurde umbenannt.
• Datei angesehen: Die Datei wurde von einem Benutzer angesehen.
• Datei heruntergeladen: Die Datei wurde heruntergeladen.
• Datei dupliziert: Die aktuelle Datei wurde dupliziert.
• Datei als Duplikat erstellt: Die aktuelle Datei ist die duplizierte Version einer anderen Datei.
• Datei verschoben: Die Datei wurde von einem Ordner in einen anderen verschoben.
• Datei in den Papierkorb verschoben: Die Datei wurde in den Papierkorb verschoben.
• Datei aus dem Papierkorb wiederhergestellt: Die Datei wurde aus dem Papierkorb wiederhergestellt.
• Freigabe angefordert: Für die Datei wurde eine Freigabe angefordert.
• Datei freigegeben: Die Datei wurde freigegeben.
• Datei abgelehnt: Die Datei wurde abgelehnt.
• Freigabeanforderung abgebrochen: Die Anfrage zur Freigabe der Datei wurde abgebrochen.
• Zugriff gewährt: Einem Benutzer oder einer Rolle wurde der Zugriff auf die Datei gewährt.
• Zugriff widerrufen: Der Zugriff auf die Datei wurde einem Benutzer oder einer Rolle entzogen.
• Zugriffsberechtigung geändert: Die Zugriffsberechtigung der Datei wurde geändert (z.B. von Manager zu Betrachter).
• Zugriffskontrolle aktiviert: Die Zugriffskontrolle wurde für die Datei aktiviert.
• Zugriffskontrolle deaktiviert: Die Zugriffskontrolle wurde für die Datei deaktiviert.
• Zugriffskontrolle wiederhergestellt: Die Zugriffskontrolle wurde wiederhergestellt und die Datei erbt die Einstellungen für die Zugriffskontrolle von ihrem übergeordneten Ordner (kann auftreten, wenn die vererbten Einstellungen für die Zugriffskontrolle zuvor durch lokale Änderungen für die Datei überschrieben wurden).

Die Aktion "Offline verfügbar machen" in der mobilen App wird als Ereignis "Datei heruntergeladen" aufgezeichnet. Es ist unmöglich, jede einzelne Ansichtsaktion auf dem Handy zu verfolgen, wenn keine Internetverbindung besteht.