Freigaben

Was sind Freigaben?

Freigaben bieten eine strukturierte und nachvollziehbare Möglichkeit, wichtige Projektinformationen zu prüfen und zu bestätigen, bevor sie finalisiert werden. Ob Sie Tickets, Dokumente oder Entwurfspläne verwalten – Freigaben stellen sicher, dass jede Änderung oder Einreichung zur richtigen Zeit von den richtigen Personen überprüft wird.

Durch den Einsatz von Freigaben stellen Sie Verantwortlichkeit sicher, verbessern die Zusammenarbeit und dokumentieren Entscheidungen – und geben Ihren Projektteams eine klare Übersicht darüber, wer was wann freigegeben hat.

Wie Freigaben funktionieren

Der Freigabeprozess folgt stets einem ähnlichen Ablauf:

1. Anforderung: Ein Benutzer erstellt eine Freigabeanforderung für ein Ticket, eine Datei oder einen Plan.
2. Workflow: Die Anforderung folgt einem Freigabe-Workflow, der Schritte, Prüfende und Fristen definiert.
3. Prüfung: Zugewiesene Prüfende genehmigen, lehnen ab oder kommentieren die Anforderung.
4. Abschluss: Sobald alle erforderlichen Freigaben erteilt wurden (oder eine Ablehnung erfolgt), wird der endgültige Freigabestatus im System gespeichert und sichtbar gemacht.

Freigabe-Workflows

Jede Freigabeanforderung basiert auf einem Freigabe-Workflow – einem definierten Prozess, der festlegt, wer was wann prüft.

Vordefinierte Freigabe-Workflows dienen als wiederverwendbare Vorlagen, die festlegen, wie Freigabeanforderungen verarbeitet werden – einschließlich der Schritte, Prüfenden und Fristen. Administratoren können diese Workflows erstellen und verwalten, damit Projektteams konsistente Freigabestrukturen anwenden können.

Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe-Workflows erstellen & verwalten und unter Freigabe-Workflows eines Projekts verwalten.

Beispiel eines Freigabe-Workflows für Ausführungsunterlagen mit zwei Schritten und jeweils einem Prüfer:

Freigabeanforderungen & Workflows

Beim Erstellen einer Freigabeanforderung können Sie:

• Einen vordefinierten Workflow auswählen – verwenden Sie einen standardisierten Unternehmens-Freigabeprozess.
• Workflow anpassen – Schritte, Prüfende oder Fristen ändern (sofern in den Workflow-Einstellungen erlaubt).
• Workflow spontan definieren – alle Schritte, Prüfenden und Fristen direkt bei der Freigabeanforderung anlegen (derzeit nicht für Ticketfreigaben verfügbar).

Arten von Freigaben

Freigaben können in verschiedenen Bereichen der Plattform eingesetzt werden, abhängig davon, was geprüft werden muss:

• Ticket-Freigaben – zur Prüfung und Bestätigung von Tickets wie Ausführungsunterlagen oder Änderungsaufträgen.
• Dokumenten-Freigaben – zur Prüfung hochgeladener Dokumente, Zeichnungen oder anderer Projektdateien.
• Plan-Freigaben – zur Validierung von Planversionen, bevor sie in einer Ebene aktiv werden.

Jede Art verwendet die gleiche grundlegende Logik und die gleichen Workflows, aber Freigabeanforderungen werden unterschiedlich erstellt.

Ticket-Freigaben

Ticket-Freigaben unterstützen zahllose Anwendungsfälle, da Sie jede Art von Informationen, die in Ihren benutzerdefinierten Ticketformularen erfasst werden, überprüfen und freigeben können - einschließlich aller Anhänge. Siehe Beispiele für Anwendungsfälle unten.

• Der Anfordernde muss einen vordefinierten Workflow auswählen, wenn er die Freigabe für ein Ticket beantragt.
  Bevor ein Workflow ausgewählt werden kann, muss er dem Formular im Projekt zugewiesen werden. Lesen Sie mehr unter Freigabe-Workflows eines Projekts verwalten > Workflows von Formularen verwalten.
  Bevor ein Workflow einem Formular zugewiesen werden kann, muss die Formularoption 'Freigabe-Workflows' aktiviert sein. Lesen Sie mehr unter Formularoptionen > Freigabe-Workflows.
• Sobald der Freigabeprozess beginnt, wird das Ticket gesperrt, um Änderungen an Feldern oder Anhängen, die gerade geprüft werden, zu verhindern."
• Das Ticket erhält den endgültigen Status Freigegeben, wenn alle Prüfer es freigegeben haben.
• Wenn ein Prüfer ablehnt, endet der Freigabeprozess. Das Ticket muss entsperrt werden, um Korrekturen vorzunehmen, bevor der Freigabe-Workflow erneut gestartet wird.
• Die Freigabe gilt für das gesamte Ticket (einschließlich aller Anhänge). Eine teilweise Freigabe einzelner Felder oder Dateien ist nicht möglich.
• Der Freigabestatus eines Tickets ist sichtbar in Freigaben, Ticketdetails, Ticketlistenansicht und der Ticket-Anhangsansicht in Dokumente.

Weitere Informationen finden Sie unter Ticketfreigabe anfordern und Tickets prüfen & freigeben.

Beispiel eines Ticket für Ausführungsunterlagen, bereit zum anfordern einer Freigabe:

E-Mail-Benachrichtigungen für Ticket-Freigaben

Die folgenden Regeln legen fest, wer während des Freigabeprozesses E-Mail-Benachrichtigungen erhält.

Gruppen von Empfängern

• Prüfer des aktiven Schritts: Prüfer, die dem aktuellen (aktiven) Freigabeschritt zugewiesen sind.
• Alle beteiligten Benutzer: Anfragender, alle Prüfer, Ticketersteller, Zuständiger, Empfänger (CC) und alle in benutzerdefinierten Benutzerfeldern aufgeführten Benutzer.

Benachrichtigungen während eines aktiven Freigabeschritts

• Freigabe ausstehend / bevorstehende Fristen (nur an Prüfer des aktiven Schrittes ):
  • Freigabe ausstehend
  • Fällig in 3 Tagen
  • Heute fällig
• Überfällig (gesendet an alle beteiligten Benutzer):
  • Freigabe ist überfällig

Benachrichtigungen für Prozessmeilensteine (gesendet an alle beteiligten Benutzer)

• Freigabeanforderung wurde gestartet
• Alle Prüfer haben alle Freigabeschritte abgeschlossen
• Freigabeanforderung wurde storniert
• Ein Ticket wurde entsperrt (der Freigabestatus wird gelöscht und der Freigabeprozess wird abgebrochen)

Benachrichtigungen für Prüferaktionen

• Wenn ein Prüfer freigibt, ablehnt oder kommentiert:
  • Benachrichtigt: alle beteiligten Benutzer mit Ausnahme des Prüfers, der die Aktion durchgeführt hat

Für jeden Workflow können Sie festlegen, ob Empfänger oder Benutzer in benutzerdefinierten Feldern benachrichtigt werden sollen.

Beispiele für Anwendungsfälle

Ticket-Freigaben decken komplexe Anwendungsfälle wie Ausführungsunterlagen und Änderungsaufträge vollständig ab, angepasst an Unternehmens- und Projektanforderungen.

Erfahren Sie alles über diese Anwendungsfälle anhand detaillierter Beispiele und vollständiger Anleitungen zu Einrichtung und Ablauf in der Praxis.

Weitere Informationen finden Sie unter Submittal Example: Overview und unter Change Order Example: Overview.

Dokumenten-Freigaben

Fordern Sie Freigaben für beliebige Dateien an, die unter Dokumentenmanagement > Alle Dateien gespeichert sind.

• Verwenden Sie vordefinierte Workflows oder erstellen Sie spontan einen Workflow, wenn Sie eine Freigabe für Dateien anfordern.
  Bevor ein Workflow ausgewählt werden kann, muss er unter Dokumente im Projekt zugeordnet werden. Lesen Sie mehr unter Freigabe-Workflows eines Projekts verwalten > Workflows von Dokumenten verwalten.
• Eine Dokumenten-Freigabeanforderung kann bis zu 100 Dateien enthalten. Jede Datei wird separat freigegeben oder abgelehnt (anders als bei Ticket-Freigaben, wo das gesamte Ticket freigegeben wird).
• Dokumentenfreigaben werden immer für eine bestimmte Version einer Datei angefordert. Es ist möglich, eine neue Version hochzuladen und zur Freigabe anzufordern, während eine andere Version noch ausstehend ist.
  Weitere Informationen siehe Dateiversionen erstellen & verwalten.
• Prüfer benötigen Zugriff auf alle Dateien. Wenn Zugriffssteuerung aktiviert ist, benötigen sie mindestens die Rolle Betrachter. Weitere Informationen unter Datei-/Ordner-Zugriffskontrolle.
• Wenn ein Prüfer eine Datei ablehnt, erhält sie den Status „Abgelehnt“. Andere Prüfende können dennoch ihr Feedback hinzufügen.
• Sie können keine Freigaben für Ordner und für Dateien unter dem veralteten Dokumente nach Ebenen beantragen.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenfreigaben anfordern und unter Dokumente prüfen & freigeben.

Beispiel einer Freigabeanforderung für zwei Dateien vor dem Senden:

Freigaben und aktuelle Version

Die Dateiversionsnummer und der Freigabestatus werden für die aktuelle Version in der Dateiliste, der Registerkarte Dateidetails und der Registerkarte Versionen angezeigt. Siehe auch Dokumentenverwaltung > Dokumentversionierung.

Wenn eine Datei freigegeben ist (z.B. V1 ist freigegeben und ist die aktuelle Version) und dann eine neuere Version zur Freigabe aussteht (z.B. V2), wird dies neben dem Freigabestatus in der Dateiliste angezeigt (z.B. aktuelle Version als V1 und Freigabestatus als "Freigegeben (V2 ausstehend)").

Wenn die Spalten für Version oder Freigabestatus nicht sichtbar sind, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol der Tabelle und aktivieren Sie die entsprechenden Spalten.

Beachten Sie: In der Dateiliste und den Dateidetails wird stets der Status der aktuellen Version angezeigt. Der Status Abgelehnt erscheint dort nur, wenn es noch keine freigegebene Version gibt.

Dateioperationen und Freigaben

Das Verschieben und Umbenennen von Dateien mit ausstehender Freigabe ist erlaubt. Das Verschieben in den Papierkorb ist jedoch nicht möglich. Das Duplizieren ist erlaubt; die neue Datei hat keine Verbindung zur ausstehenden Freigabe.

Lesen Sie mehr unter Dateien/Ordner hinzufügen & verwalten.

Plan-Freigaben

Plan-Freigaben funktionieren ähnlich wie Dokumenten-Freigaben, jedoch starten Sie mit dem Hochladen eines Plans in eine Ebene. Ein Plan wird erst nach Freigabe zur aktuellen Planversion. Derzeit können keine vordefinierten Workflows für Plan-Freigaben ausgewählt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Planfreigaben anfordern und unter Pläne prüfen & freigeben.

Beispiel für eine Ebene mit einer ausstehenden Planfreigaben:

Freigaben mit mehreren Schritten

Es ist möglich, mehrere Schritte mit einem oder mehreren Prüfenden für Freigabeanforderungen hinzuzufügen. Der nächste Schritt beginnt erst, wenn alle Elemente von allen Prüfenden des aktuellen Schritts geprüft wurden.

Für jeden Schritt legen Sie eine Dauer oder ein Fälligkeitsdatum fest. Wenn ein Schritt überfällig ist, werden alle folgenden Schritte automatisch angepasst, um die vorgesehenen Prüfzeiten beizubehalten.

Jede Freigabeanforderung kann bis zu 20 Schritte und eine unbegrenzte Anzahl an Prüfenden enthalten.

Freigabenübersicht

Sehen Sie alle ausstehenden, abgeschlossenen und abgebrochenen Freigabeanforderungen ein und filtern Sie sie nach Projekt auf der Freigaben-Seite. Sie können schnell folgende Ansichten öffnen:

• Ticket-Freigaben
• Dokumenten-Freigaben
• Plan-Freigaben
• Ihre Freigabe ist ausstehend
• Von Ihnen erstellt

Weitere Informationen finden Sie unter Freigaben ansehen & verwalten.

Beispiel einer Anforderung, bei der Ihre Freigabe ausstehend ist:

Freigabeanforderungen

Allgemeines Verhalten aller Freigabeanforderungen:

• Eine gesendete Freigabeanforderung kann nicht verändert werden. Sie kann nur abgebrochen werden.
• Prüfer erhalten Benachrichtigungen über neue Freigabeanforderungen und Erinnerungen an Fälligkeitstermine drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum und bei Überfälligkeit. Siehe auch E-Mail-Benachrichtigungen für Ticket-Freigaben oben.
• Der Betreff einer Freigabeanforderung erleichtert die Identifikation in der Freigabenliste. Er ist verpflichtend und sollte nicht zu lang sein.
• Die Nachricht einer Freigabeanforderung wird in die E-Mail an alle Prüfenden übernommen und ist in den Freigabedetails sichtbar. Sie ist optional und ermöglicht es, zusätzliche Informationen mitzuteilen.

Status von Freigabeanforderungen

Alle Freigabeanforderungen haben einen der folgenden Status:

• Ausstehend: Einige Elemente warten noch auf Feedback der Prüfenden.
  • Ausstehend 1/3: Wenn mehrere Schritte vorhanden sind, z. B. Schritt 1 von 3.
  • Ihre Freigabe ist ausstehend: Wenn Sie selbst Prüfer sind und noch nicht freigegeben oder abgelehnt haben.
  • Überfällig: Ausstehend und das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit.
• Abgeschlossen: Alle Elemente wurden von den Prüfenden freigegeben oder abgelehnt.
• Abgebrochen: Die Freigabeanforderung wurde abgebrochen.

Freigabestatus von Elementen

Die Elemente (Tickets, Dateien oder Pläne), für die eine Freigabe angefordert wurde, haben einen der folgenden Status:

• Kein (-): Für das Element wurde keine Freigabe angefordert.
• Ausstehend: Freigabe ist ausstehend.
• Freigegeben: Element wurde von allen Prüfenden freigegeben.
• Freigegeben mit Kommentar: Mindestens ein Prüfer hat beim Freigeben einen Kommentar hinzugefügt.
• Abgelehnt: Mindestens ein Prüfer hat das Element abgelehnt.