Ver el registro de actividad de archivos y carpetas

Visión general

Vea un registro de todas las actividades de su equipo dentro de la Gestión documental para recibir actualizaciones y realizar un seguimiento de las acciones relevantes, como cuándo se cargó, actualizó, visualizó o descargó un archivo y quién lo hizo.

El registro de actividad sólo está disponible para la sección Todos los archivos en Documentos.

Cómo acceder a la gestión de documentos

Para acceder a la gestión de documentos:

1. Haga clic en Documentos en el menú principal
   

Ver el registro de actividad de un archivo

Para ver el registro de actividad de un archivo:

1. Pulse el menú más situado junto al archivo.
2. Haga clic en Detalles del archivo
   
3. Haga clic en la pestaña Actividad.
4. Se enumerarán todas las actividades del archivo.
   

Ver el registro de actividad de una carpeta

Para ver el registro de actividad de una carpeta:

1. Haga clic en el menú más situado junto a la carpeta
2. Haga clic en Detalles de la carpeta
   
3. Haga clic en la pestaña Actividad.
4. Se mostrarán todas las actividades relacionadas con la carpeta.
   

Ver el registro de actividad de todos los archivos

Obtenga una visión completa de todas las actividades de todos los archivos y carpetas. Para ver el registro de actividades de Todos los archivos:

1. Haga clic en Actividad en la barra lateral
2. Todas las actividades se mostrarán en una tabla
   
3. Puede hacer clic en el icono de configuración para seleccionar las columnas que desea mostrar en el registro de actividad
   

Sólo los usuarios con permiso de función Gestión de documentos - Admin pueden acceder al registro completo de actividades de visualización.

Seguimiento de actividades

Los eventos registrados en el registro de actividad varían en función de su nivel: nivel de archivo o nivel de carpeta.

El registro de actividades ha comenzado el 26 de abril de 2024 para todas las aplicaciones de PlanRadar. Las actividades que tuvieron lugar antes de esa fecha no se han registrado. Es necesario actualizar la aplicación móvil a la última versión para poder registrar la visualización y descarga de archivos.

Registro de actividad de la carpeta

La papelera se trata como una carpeta y sus actividades se registran del mismo modo que las de cualquier otra carpeta.

• Carpeta cargada: La carpeta ha sido cargada. Esta actividad también se mostrará para todas las subcarpetas y archivos dentro de la carpeta.
• Carpeta creada: La carpeta ha sido creada.
• Carpeta descargada: La carpeta se ha descargado. Esta actividad también se mostrará para todas las subcarpetas y archivos dentro de la carpeta.
• Carpeta renombrada: Se ha cambiado el nombre de la carpeta.
• Carpeta movida: La carpeta se movió de una carpeta padre a otra.
• Subcarpeta movida: Se ha movido una subcarpeta que estaba contenida en la carpeta.
• Archivo movido: Se ha movido un archivo que estaba contenido en la carpeta.
• Carpeta movida a la papelera: La carpeta ha sido movida a la papelera.
• Carpeta restaurada desde la papelera: La carpeta ha sido restaurada desde la papelera.
• Acceso concedido: Se ha concedido acceso a la carpeta a un usuario o rol.
• Acceso revocado: El acceso a la carpeta ha sido revocado a un usuario o rol.
• Permiso de acceso modificado: Se ha modificado el permiso de acceso a la carpeta (por ejemplo, de Gestor a Visor).
• Control de acceso activado: Se ha activado el control de acceso para la carpeta.
• Control de acceso desactivado: El control de acceso ha sido desactivado para la carpeta.
• Control de acceso restaurado: El control de acceso ha sido restaurado y la carpeta heredará los ajustes de control de acceso de su carpeta padre (puede ocurrir si los ajustes de control de acceso heredados habían sido previamente anulados con cambios locales para la carpeta).

Registro de actividad de archivos

• Archivo cargado: El archivo ha sido cargado.
• Se ha cargado una nueva versión del archivo: Se ha cargado una nueva versión del archivo.
• Archivo creado: Se ha creado un archivo de Microsoft Office.
• Nueva versión creada: Se ha editado un archivo de Microsoft Office, lo que ha dado lugar a la creación de una nueva versión del archivo.
• Versión del archivo borrada: Se ha borrado una versión del archivo.
• Archivo renombrado: El archivo ha sido renombrado.
• Archivo visto: El archivo ha sido visto por un usuario.
• Archivo descargado: El archivo fue descargado.
• Fichero duplicado: El archivo actual fue duplicado.
• Fichero creado como duplicado: El archivo actual es la versión duplicada de otro archivo.
• Archivo movido: El archivo se ha movido de una carpeta a otra.
• Archivo movido a la papelera: El archivo ha sido movido a la papelera.
• Archivo restaurado desde la papelera: El archivo ha sido restaurado desde la papelera.
• Aprobación solicitada: Se ha solicitado la aprobación del expediente.
• Fichero aprobado: El fichero ha sido aprobado por un usuario.
• Fichero rechazado: El fichero ha sido rechazado por un usuario.
• Solicitud de aprobación cancelada: La solicitud de aprobación del expediente ha sido cancelada.
• Acceso concedido: El acceso al fichero ha sido concedido a un usuario o rol.
• Acceso revocado: El acceso al fichero ha sido revocado a un usuario o rol.
• Permiso de acceso modificado: Se ha modificado el permiso de acceso al archivo (por ejemplo, de Gestor a Visor).
• Control de acceso activado: Se ha activado el control de acceso para el fichero.
• Control de acceso desactivado: El control de acceso ha sido desactivado para el fichero.
• Control de acceso restaurado: El control de acceso ha sido restaurado y el archivo heredará los ajustes de control de acceso de su carpeta padre (puede ocurrir si los ajustes de control de acceso heredados habían sido previamente anulados con cambios locales para el archivo).

La acción "Hacer disponible fuera de línea" en la aplicación móvil se registra como un evento "Archivo descargado". Es imposible realizar un seguimiento de cada acción de visualización en el móvil cuando no hay conexión a Internet.