Agréments

Que sont les approbations ?

Les approbations offrent un moyen structuré et traçable de réviser et de confirmer les informations importantes du projet avant qu'elles ne soient finalisées. Que vous gériez Tâches , des documents ou des plans de conception, les approbations permettent de s'assurer que chaque modification ou soumission est examinée par les bonnes personnes au bon moment.

L'utilisation des approbations vous aide à maintenir la responsabilité, à améliorer la collaboration et à documenter les décisions - en donnant à vos équipes de projet un enregistrement clair de qui a approuvé quoi et quand.

Fonctionnement des approbations

Le processus d'approbation suit toujours un schéma similaire :

1. Demande : Un utilisateur crée une demande d'approbation pour un Tâches , un fichier ou un plan.
2. Flux de travail : La demande suit un processus d'approbation qui définit les étapes, les réviseurs et les délais.
3. Révision : Les réviseurs désignés approuvent, rejettent ou commentent la demande.
4. L'achèvement : Une fois que toutes les approbations requises ont été données (ou qu'un rejet est intervenu), le statut d'approbation finale est enregistré et visible dans le système.

Flux d'approbation

Chaque demande d'approbation est basée sur un flux de travail d'approbation - un processus défini qui détermine qui examine quoi et quand.

Les flux d'approbation prédéfinis sont des modèles réutilisables qui définissent la manière dont les demandes d'approbation sont traitées, y compris les étapes, les réviseurs et les délais. Les administrateurs peuvent créer et gérer ces flux de travail afin que les équipes de projet puissent appliquer des structures d'approbation cohérentes.

Pour en savoir plus, consultez Create & Manage Approval Workflows et Manage Approval Workflows of a Project.

Exemple d'un flux de travail d'approbation pour les soumissions avec deux étapes et un réviseur chacune :

Demandes d'approbation et flux de travail

Lors de la création d'une demande d'approbation, vous pouvez soit

• Sélectionnez un flux de travail prédéfini - utilisez un processus d'approbation standard de l'entreprise.
• Ajustez le flux de travail - modifiez les étapes, les réviseurs ou les délais (si les paramètres du flux de travail le permettent).
• Définissez un flux de travail à la volée - créez toutes les étapes, les réviseurs et les délais directement lors de la demande d'approbation (non disponible pour l'instant pour les approbations Tâches ).

Types d'agréments

Les approbations peuvent être utilisées dans différentes zones de la plateforme, en fonction de ce qui doit être examiné :

• Tâches Approbations - Pour examiner et confirmer Tâches comme les soumissions ou les ordres de modification.
• Approbation des documents - Pour examiner les documents téléchargés, les dessins ou d'autres fichiers de projet.
• Approbation des plans - Pour valider les versions des plans avant qu'elles ne deviennent actives dans une couche.

Chaque type utilise la même logique sous-jacente et les mêmes flux de travail, mais les demandes d'approbation sont créées différemment.

Tâches Agréments

Tâches permettent d'innombrables cas d'utilisation, car vous pouvez examiner et approuver tout type d'information recueillie dans vos formulaires personnalisés Tâches - y compris toutes les pièces jointes. Voir Exemples de cas d'utilisation ci-dessous.

• Le demandeur doit sélectionner un flux de travail prédéfini lorsqu'il demande l'approbation d'un formulaire Tâches .
  Avant qu'un flux de travail puisse être sélectionné, il doit être assigné au formulaire dans le projet. Pour en savoir plus, consultez Gérer les flux de travail d'approbation d'un projet > Gérer les flux de travail des formulaires.
  Avant de pouvoir attribuer un flux de travail à un formulaire, l'option de formulaire "Flux de travail d'approbation" doit être activée. Pour en savoir plus, consultez Form Options > Approval Workflows.
• Une fois le processus d'approbation lancé, le site Tâches est verrouillé afin d'empêcher toute modification des champs ou des pièces jointes en cours d'examen"
• Le site Tâches reçoit le statut Approuvé final une fois que tous les réviseurs l'ont approuvé.
• Si un réviseur rejette la demande, le processus d'approbation s'arrête. Le site Tâches doit être déverrouillé afin d'apporter des corrections avant de relancer le processus d'approbation.
• L'approbation s'applique à l'ensemble du site Tâches (y compris toutes les pièces jointes). Il n'y a pas d'approbation partielle pour des champs ou des fichiers particuliers.
• Le statut d'approbation d'un document Tâches est visible dans Approbations, Tâches Details, Tâches List View, et Tâches Attachments View dans Documents.

Pour en savoir plus, consultez Request Approval for a Tâches et Review & Approve Tâches .

Exemple d'une soumission Tâches prête à être approuvée :

Notifications par courriel pour les approbations Tâches

Les règles suivantes définissent qui reçoit des notifications par courrier électronique au cours du processus d'approbation :

• Seuls les réviseurs de l'étape active sont notifiés lorsque la demande est :
  • En attente d'approbation
  • Échéance dans 3 jours
  • Échéance aujourd'hui
• Tous les utilisateurs impliqués - y compris le demandeur, les réviseurs, Tâches le créateur, l'assigné, les destinataires (CC) et tous les utilisateurs répertoriés dans les champs d'utilisateur personnalisés - sont notifiés lorsque :
  • Une demande d'approbation a démarré.
  • Une approbation est en retard.
  • Un réviseur a approuvé, rejeté ou commenté une demande (les réviseurs ne sont pas notifiés).
  • Tous les réviseurs ont effectué toutes les étapes d'approbation.
  • Une demande d'approbation a été annulée.
  • Une Tâches a été déverrouillée (le statut d'approbation est supprimé et le processus d'approbation est annulé).

Vous pouvez définir pour chaque flux de travail si vous souhaitez également notifier les destinataires et les utilisateurs dans des champs de formulaire personnalisés.

Exemples de cas d'utilisation

Avec les approbations Tâches , vous pouvez parfaitement couvrir des cas d'utilisation complexes tels que Submittals et Change Orders, en les adaptant aux exigences de votre entreprise et de votre projet.

Découvrez tous ces cas d'utilisation à l'aide d'exemples détaillés et d'explications complètes sur la manière de les mettre en place et de les traiter dans la pratique.

Pour en savoir plus, consultez Submittal Example : Aperçu et Exemple d'ordre de modification : Aperçu.

Approbation des documents

Demandez l'approbation de tous les fichiers enregistrés dans Document Management > All files.

• Utilisez des flux de travail prédéfinis ou créez un flux de travail à la volée lorsque vous demandez l'approbation de fichiers.
  Avant qu'un flux de travail puisse être sélectionné, il doit être assigné à la section Documents du projet. Pour en savoir plus, consultez Gérer les flux d'approbation d'un projet > Gérer les flux de documents.
• Une demande d'approbation de document peut contenir jusqu'à 100 fichiers. Chaque fichier est approuvé ou rejeté séparément (contrairement aux approbations Tâches , où l'ensemble du document Tâches , y compris toutes les pièces jointes, est approuvé ou rejeté).
• Les approbations de documents sont toujours demandées pour une certaine version d'un fichier. Il est possible de télécharger et de demander l'approbation d'une nouvelle version d'un fichier alors qu'une autre version fait l'objet d'une demande d'approbation en attente.
  Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des versions de fichiers.
• Les réviseurs doivent avoir accès à tous les fichiers. Si le contrôle d'accès est activé, ils doivent être au moins Viewer. Pour en savoir plus, consultez le site File/Folder Access Control (contrôle d'accès aux fichiers/dossiers)
• Si un réviseur a rejeté un fichier, le statut est Rejeté. Toutefois, les autres évaluateurs peuvent encore envoyer leurs commentaires.
• Vous ne pouvez pas demander l'approbation de dossiers et de fichiers dans le cadre de l'option obsolète Documents by layers.

Pour en savoir plus, consultez Request Approval for Documents et Review & Approve Documents.

Exemple de demande d'approbation de deux fichiers avant l'envoi de la demande :

Approbations et version actuelle

Le numéro de version du fichier et le statut d'approbation sont indiqués pour la version actuelle dans la liste des fichiers, l'onglet Détails du fichier et l'onglet Versions. Consultez également Gestion des documents > Versionnement des documents.

Si un fichier est approuvé (par exemple, la V1 est approuvée et la version actuelle ) et qu'une version plus récente est en attente d'approbation (par exemple V2), cela est indiqué à côté du statut d'approbation dans la liste des fichiers (par exemple, la version actuelle est indiquée comme V1 et le statut d'approbation comme "Approuvé (V2 en attente)").

Si les colonnes version ou statut d'approbation ne sont pas visibles dans la liste des fichiers, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage de la table des fichiers et assurez-vous que vous avez configuré la table pour qu'elle affiche ces colonnes.

N'oubliez pas que dans la liste des fichiers et dans les détails des fichiers, le statut est indiqué pour la version actuelle , comme défini ci-dessus. Par conséquent, le statut Rejeté n'apparaîtra que s'il n'existe pas encore de version approuvée.

Opérations et approbations de dossiers

Il est possible de déplacer et de renommer des fichiers en attente d'approbation. Toutefois, il n'est pas possible de déplacer un fichier vers la Corbeille s'il est en attente d'approbation. La duplication est autorisée ; le nouveau fichier ne sera pas associé à l'approbation en cours.

Pour en savoir plus, consultez Ajouter et gérer des fichiers/dossiers.

Approbation des plans

Les approbations de plans fonctionnent de la même manière que les approbations de documents, sauf que vous commencez par télécharger un plan dans une couche, qui ne devient la version actuelle du plan qu'après avoir été approuvée. Actuellement, vous ne pouvez pas sélectionner de flux de travail prédéfinis lorsque vous demandez l'approbation de plans.

Pour en savoir plus, consultez Request Approval for Plans et Review & Approve Plans.

Exemple d'une couche avec un plan en cours d'approbation :

Approbations en plusieurs étapes

Il est possible d'ajouter plusieurs étapes pour les demandes d'approbation avec un ou plusieurs réviseurs. Au cours du processus de révision, l'étape suivante ne commencera pas tant que tous les éléments n'auront pas été examinés par tous les réviseurs de l'étape active.

Pour chaque étape, vous définissez une durée ou une date d'échéance. Si une étape est en retard, toutes les étapes suivantes mettront automatiquement à jour leur date d'échéance afin de garantir la même durée d'examen que celle définie pour chaque étape.

Chaque demande d'approbation peut comporter jusqu'à 20 étapes et un nombre illimité de réviseurs.

Vue d'ensemble des agréments

Visualisez toutes les demandes d'approbation en attente, terminées et annulées et filtrez-les par projet sur la page Approbations. Accédez rapidement aux vues filtrées par :

• Tâches Agréments
• Approbation des documents
• Approbation des plans
• En attente de votre approbation
• Créé par vous

Pour en savoir plus, consultez le site View & Manage Approvals.

Exemple de demande en attente de votre approbation :

Demandes d'approbation

Comportement commun à tous les types de demande d'approbation :

• Une fois envoyée, la demande d'approbation ne peut pas être modifiée. Elle ne peut être qu'annulée.
• Les réviseurs recevront des notifications concernant les nouvelles demandes d'approbation et des rappels pour les dates d'échéance trois jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance et en cas de retard. Voir également Notifications par courriel pour Tâches Approvals ci-dessus.
• L'objet d'une demande d'approbation permet de l'identifier dans la liste des approbations. Il est obligatoire et ne doit pas être trop long.
• Le message d'une demande d'approbation est inclus dans l'e-mail envoyé à tous les réviseurs et est visible dans les détails de la demande d'approbation. Il est facultatif et permet au demandeur de partager des informations supplémentaires avec tous les évaluateurs.

Statut des demandes d'approbation

Toutes les demandes d'approbation ont l'un des statuts suivants :

• En attente : certains éléments sont encore en attente de commentaires de la part des réviseurs.
  • En attente 1/3: dans le cas où il y a plusieurs étapes, par exemple l'étape 1 de 3 étapes est active.
  • En attente de votre approbation: dans le cas où vous êtes un réviseur et que vous n'avez pas encore approuvé ou rejeté.
  • En retard: dans le cas où l'élément est en attente et que la date d'échéance est dépassée.
• Terminé : tous les éléments ont été approuvés ou rejetés par les évaluateurs.
• Annulé : la demande d'approbation a été annulée.

Statut d'approbation des points

Les éléments (Tâches , dossiers ou plans) pour lesquels une approbation a été demandée ont l'un des statuts suivants :

• Aucun (-) : aucune approbation n'a été demandée pour ce point.
• En attente : l'approbation est en attente.
• Approuvé : L'article a été approuvé par tous les évaluateurs.
• Approuvé avec commentaires: dans le cas où au moins un des évaluateurs a ajouté un commentaire lors de l'approbation.
• Rejeté : l'article a été rejeté par au moins un des évaluateurs