Visão geral
O Gerenciamento de documentos permite que o senhor gerencie todos os planos e documentos relevantes para os seus projetos no PlanRadar. Consulte também Document Management.
Acesso e permissões
Como acessar Documentos - Todos os arquivos
- Clique em Documents
- Selecione um projeto
- Clique em Todos os arquivos
- Toque em Documents no menu principal
Árvore de pastas
A árvore de pastas permite que o senhor navegue rapidamente entre as subpastas e visualize a estrutura de pastas.
Ícones de árvore de pastas
Os ícones na árvore de pastas têm o seguinte significado:
- Pasta expandida (as subpastas são exibidas abaixo)
- Pasta recolhida (as subpastas não são exibidas)
- A pasta contém arquivos ou subpastas
- A pasta está vazia
Expandir uma pasta
Para expandir uma pasta (ou Todos os arquivos) e mostrar sua subpasta na árvore:
- Clique na seta ícone
Abrir uma pasta
Para abrir uma pasta e visualizar seus arquivos e subpastas:
- Clique na pasta
Recolher uma pasta
Para recolher uma pasta e não mostrar mais suas subpastas na árvore:
- Clique na seta ícone
Recolher tudo
O estado de recolhimento/expansão das subpastas é salvo se o senhor, por exemplo, recolher e expandir todos os arquivos.
Para recolher todas as pastas da árvore:
- Passe o mouse sobre Todos os arquivos
- Clique no ícone Collapse all
Visualização de grade no aplicativo da Web
Por padrão, os arquivos e as pastas são exibidos em uma visualização de lista (tabela).
O modo de exibição de grade mostra visualizações em miniatura de fotos, PDFs e documentos do Microsoft Office. Atualmente, a exibição de grade está disponível apenas no aplicativo da Web.
Cada arquivo aparece como um bloco com as seguintes informações:
- Visualização de miniaturas
- Ícone de tipo de arquivo
- Nome do arquivo - nomes de arquivos longos são exibidos por completo ao passar o mouse
- Creator - passe o mouse sobre as iniciais do nome do usuário para ver o nome completo do usuário, o tipo de usuário e a empresa
- Data e hora em que a versão atual foi criada
- Número da versão atual
Alternar entre a visualização em grade e a visualização em lista
Para alternar para a visualização em grade:
- Clique no ícone grid view
Para alternar para o modo de exibição de lista:
- Clique no ícone list view
Selecionar itens na visualização de grade
Para selecionar um ou mais itens (arquivos ou pastas) para ações em massa na visualização de grade:
- Passe o mouse sobre o item para mostrar a caixa de seleção
- Marcar/desmarcar a(s) caixa(s) de seleção
Para selecionar/desmarcar todos os itens da pasta atual:
- Marcar/desmarcar a caixa de seleção Select All
As ações em massa incluem Download, Solicitar aprovação, Mover e Mover para a lixeira.
Exibir opções
Exibir por pastas vs. Exibir todos os arquivos
O senhor pode visualizar os arquivos de duas maneiras:
- O modo "View by folders" (Exibir por pastas) mostra apenas os arquivos e subpastas da pasta selecionada no momento. Esse modo está ativo por padrão, pois reflete o que o senhor já conhece do Windows Explorer e de aplicativos semelhantes.
- O modo "View all files" mostra todos os arquivos de todas as pastas em uma longa lista sem nenhuma estrutura de pastas. Use esse modo para ter uma visão geral consolidada de todos os arquivos, como em um sistema de banco de dados.
Para alternar para 'View all files' (sem pastas):
- Abra o menu More
- Clique em View all files
- Toque no menu More
- Toque em View All Files
Para voltar ao modo clássico "View by folders" (Exibir por pastas):
- Abra o menu More
- Clique em View by folders (Exibir por pastas)
- Toque no menu More
- Toque em View By Folders (Exibir por pastas)
Classificar itens
Por padrão, os itens são classificados por nome em ordem crescente.
Para classificar itens por outros atributos:
- Abra o menu More
- Clique no atributo, por exemplo, Created on under Sort by
Para classificar em ordem crescente ou decrescente:
- Abra o menu More
- Clique em Ascending ou Descending em Sort options
Na visualização de lista, o senhor também pode classificar os itens como em qualquer outra tabela do PlanRadar, conforme descrito em Sort & Customise Tables in the Webapp.
Mostrar pasta na parte superior
Esse recurso está disponível para exibições de grade e lista, mas somente para o modo "Exibir por pastas" explicado acima. O senhor pode optar por exibir as pastas na parte superior da lista de arquivos. Essa configuração é ativada por padrão.
Para não mostrar as pastas na parte superior, mas misturadas com os arquivos:
- Abra o menu More
- Clique em Mixed with files under Show folders
Para mostrar as pastas na parte superior:
- Abra o menu More
- Clique em Na parte superior em Mostrar pastas
Pesquisar e filtrar arquivos
Localize arquivos usando filtros e/ou pesquisa.
A pesquisa e os filtros são aplicados ao que o senhor está visualizando no momento, seja a pasta atual ou todos os arquivos, se tiver selecionado essa opção de visualização, conforme descrito acima em View By Folders vs. View All Files.
Os filtros e os resultados da pesquisa incluem subpastas por padrão.
Para filtrar/pesquisar somente na pasta atual:
- Desativar a opção Incluir subpastas
Filtro no aplicativo Web
Os filtros funcionam da mesma forma descrita em Tickets de filtro.
No momento, só há suporte para filtragem de arquivos no aplicativo Web.
Os seguintes critérios de filtro estão disponíveis em 'Documents > All files':
- Tipo
- Criado por
- Data de criação
- Status de aprovação
Para ativar um filtro:
- Clique em All files
Opcional: Navegue até uma pasta, se não quiser filtrar todos os arquivos. - Clique no ícone filter (ele fica amarelo quando um filtro está ativo)
- Clique nos critérios, por exemplo, Created by
- Selecione um ou vários valores, por exemplo, Robert Hammer
- Opcional: Altere o operador, por exemplo, para is not
Para desativar todos os filtros ativos e limpar os valores dos critérios:
- Clique em Clear
Pesquisa
Para pesquisar arquivos e pastas pelo nome:
- Clique no campo de pesquisa e digite o termo de pesquisa
- Veja os resultados da pesquisa em
- Opcional: Clique no botão X para remover seu termo de pesquisa
No aplicativo móvel, a pesquisa em Documentos atualmente só suporta a pesquisa na pasta atual, sem subpastas.
Para pesquisar um arquivo ou pasta:
- Toque em Search
- Digite seu termo de pesquisa
- Veja os resultados
- Opcional: Toque em X para remover o termo de pesquisa.
-
Opcional: Toque em Cancel para fechar a busca.
Download de arquivos e pastas
No iOS e no Android, o download de arquivos para o seu dispositivo é feito com a função de compartilhamento - consulte Share Files with other Mobile Apps.
No aplicativo da Web, há duas maneiras de baixar arquivos para o seu dispositivo local e salvar o arquivo fora do aplicativo PlanRadar.
Para baixar um único arquivo ou pasta:
- Clique em Mais
- Clique em Download
O download de uma pasta empacotará todos os arquivos em um arquivo ZIP.
Para fazer o download de vários arquivos ou pastas:
- Marque a caixa de seleção para cada arquivo ou pasta
- Opcional: Marque a caixa de seleção select all
- Clique em Ações em massa
- Clique em Download
O download de arquivos e pastas agrupará todos os arquivos em um arquivo ZIP.
Exibir detalhes do arquivo
Abra os detalhes do arquivo para obter mais informações sobre ele, inclusive:
- Pequena visualização para tipos de arquivos específicos - consulte: Tipos de arquivos suportados
- Versão atual do arquivo
- Criado em: quando o arquivo foi carregado
- Criado por: o usuário que fez o upload do arquivo
- Tamanho: tamanho do arquivo
- Folder (Pasta): nome da pasta principal
- Original filename: nome do arquivo antes do upload (não pode ser alterado)
Para pastas, as seguintes informações estão disponíveis no Webapp:
- Created by: o usuário que criou a pasta
- Criado em: quando a pasta foi criada
- Folder (Pasta): nome da pasta principal
Para visualizar os detalhes do arquivo na lista de arquivos:
- Clique em Mais
- Clique em File details
- Ver detalhes
Enquanto os detalhes do arquivo estiverem abertos, o senhor pode selecionar outros arquivos ou pastas para ver seus detalhes.
Para visualizar os detalhes do arquivo ao visualizar um arquivo no Webapp:
- Clique em Exibir detalhes
- Ver detalhes
- Toque em Mais
- Toque em Detalhes
- Ver detalhes
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