Homologaciones

¿Qué son las autorizaciones?

Aprobaciones proporcionan una forma estructurada y trazable de revisar y confirmar la información importante del proyecto antes de que se finalice. Tanto si gestiona Tickets, documentos o planos de diseño, las aprobaciones ayudan a garantizar que cada cambio o presentación sea revisado por las personas adecuadas en el momento oportuno.

El uso de aprobaciones le ayuda a mantener la responsabilidad, mejorar la colaboración y documentar las decisiones, ofreciendo a sus equipos de proyecto un registro claro de quién aprobó qué y cuándo.

Cómo funcionan las aprobaciones

El proceso de aprobación sigue siempre un patrón similar:

1. Solicitud: Un usuario crea una solicitud de aprobación para un Tickets, expediente o plan.
2. Flujo de trabajo: La solicitud sigue un flujo de trabajo de aprobación que define los pasos, los revisores y los plazos.
3. Revisión: Los revisores asignados aprueban, rechazan o comentan la solicitud.
4. Finalización: Una vez que se han dado todas las aprobaciones necesarias (o se produce cualquier rechazo), el estado de aprobación final queda registrado y visible en el sistema.

Flujos de trabajo de aprobación

Cada solicitud de aprobación se basa en un flujo de trabajo de aprobación: un proceso definido que determina quién revisa qué y cuándo.

Los flujos de trabajo de aprobación predefinidos actúan como plantillas reutilizables que definen cómo se procesan las solicitudes de aprobación, incluidos los pasos, los revisores y los plazos. Los administradores pueden crear y gestionar estos flujos de trabajo para que los equipos de proyecto puedan aplicar estructuras de aprobación coherentes.

Obtenga más información en Crear y gestionar flujos de trabajo de aprobación y en Gestionar flujos de trabajo de aprobación de un proyecto.

Ejemplo de flujo de trabajo de aprobación de envíos con dos pasos y un revisor cada uno:

Solicitudes de aprobación y flujos de trabajo

Al crear una solicitud de autorización, puede:

• Seleccione un flujo de trabajo predefinido - utilice un proceso de aprobación estándar de la empresa.
• Ajuste el flujo de trabajo: modifique los pasos, los revisores o los plazos (si lo permite la configuración del flujo de trabajo).
• Defina un flujo de trabajo sobre la marcha - cree todos los pasos, revisores y plazos directamente al solicitar la aprobación (actualmente no está disponible para aprobaciones en Tickets ).

Tipos de autorizaciones

Las aprobaciones pueden utilizarse en diferentes áreas de la plataforma, en función de lo que sea necesario revisar:

• Tickets Aprobaciones - Para revisar y confirmar Tickets tales como Presentaciones u Órdenes de Cambio.
• Aprobación de documentos - Para revisar los documentos, planos u otros archivos de proyecto cargados.
• Aprobaciones del plan - Para validar las versiones del plan antes de que se activen en una capa.

Cada tipo utiliza la misma lógica subyacente y los mismos flujos de trabajo, pero las solicitudes de aprobación se crean de forma diferente.

Tickets Homologaciones

Tickets las aprobaciones admiten innumerables casos de uso, ya que puede revisar y aprobar cualquier tipo de información recogida en sus formularios personalizados de Tickets, incluidos todos los archivos adjuntos. Consulte Ejemplos de casos de uso a continuación.

• El solicitante debe seleccionar un flujo de trabajo predefinido cuando pida la aprobación de un Tickets.
  Antes de poder seleccionar un flujo de trabajo, éste debe estar asignado al formulario en el proyecto. Más información en Gestionar flujos de trabajo de aprobación de un proyecto > Gestionar flujos de trabajo de formularios.
  Antes de poder asignar un flujo de trabajo a un formulario, la opción de formulario "Flujos de trabajo de aprobación" debe estar activada. Lea más en Opciones de formulario > Flujos de trabajo de aprobación.
• Una vez que se inicia el proceso de aprobación, la página Tickets se bloquea para evitar cambios en los campos o anexos en revisión."
• La página Tickets recibe el estatus final de Aprobado una vez que todos los revisores la han aprobado.
• Si algún revisor rechaza la solicitud, el proceso de aprobación finaliza. Es necesario desbloquear Tickets para realizar correcciones antes de reiniciar el flujo de trabajo de aprobación.
• La aprobación se aplica a la totalidad de Tickets (incluidos todos los archivos adjuntos). No hay aprobación parcial de campos o archivos individuales.
• El estado de aprobación de un Tickets es visible en Aprobaciones, Tickets Detalles, Tickets Vista de lista y la Tickets Vista de anexos en Documentos.

Obtenga más información en Solicitar la aprobación de un Tickets y en Revisar y aprobar Tickets.

Ejemplo de un envío Tickets listo para solicitar su aprobación:

Notificaciones por correo electrónico para aprobaciones Tickets

Las siguientes reglas definen quién recibe notificaciones por correo electrónico durante el proceso de aprobación:

• Sólo se notifica a los revisores del paso activo cuando la solicitud está:
  • Pendiente de su aprobación
  • Vencida en 3 días
  • Vencida hoy
• Todos los usuarios implicados -incluidos el solicitante, los revisores, Tickets el creador, el cesionario, los receptores (CC) y cualquier usuario incluido en los campos de usuario personalizados- reciben una notificación cuando:
  • Se ha iniciado una solicitud de aprobación.
  • Una aprobación ha vencido.
  • Un revisor aprobó, rechazó o comentó una solicitud. (No se notifica a los revisores.)
  • Todos los revisores completaron todos los pasos de aprobación.
  • Se canceló una solicitud de aprobación.
  • Se desbloqueó una Tickets (se elimina el estado de aprobación y se cancela el proceso de aprobación).

Puede definir para cada flujo de trabajo si también desea notificar a los receptores y usuarios en campos de formulario de usuario personalizados.

Ejemplos de casos de uso

Con las aprobaciones de Tickets puede cubrir perfectamente casos de uso complejos como Presentaciones y Órdenes de cambio, ajustadas a los requisitos de su empresa y proyecto.

Aprenda todo sobre esos casos de uso con ejemplos detallados y explicaciones completas sobre cómo configurarlos y procesarlos en la práctica.

Más información en Ejemplo de presentación: Visión general y en Ejemplo de orden de cambio: Visión general.

Aprobación de documentos

Solicite la aprobación de cualquier archivo guardado en Gestión de documentos > Todos los archivos.

• Utilice flujos de trabajo predefinidos o cree un flujo de trabajo sobre la marcha cuando solicite la aprobación de archivos.
  Antes de poder seleccionar un flujo de trabajo, deberá asignarlo a la sección Documentos del proyecto. Lea más en Gestionar flujos de trabajo de aprobación de un proyecto > Gestionar flujos de trabajo de documentos.
• Una solicitud de aprobación de un documento puede contener hasta 100 archivos. Cada archivo se aprueba o rechaza por separado (al contrario que en las aprobaciones de Tickets, en las que se aprueba o rechaza la totalidad de Tickets, incluidos todos los anexos).
• Las aprobaciones de documentos se solicitan siempre para una versión determinada de un archivo. Es posible cargar y solicitar la aprobación de una nueva versión de un archivo mientras otra versión tiene una solicitud de aprobación pendiente.
  Más información en Crear y gestionar versiones de archivos.
• Los revisores deben tener acceso a todos los archivos. Si el control de acceso está activado, necesitan tener al menos Visor. Más información en Control de acceso a archivos/carpetas
• Si un revisor rechaza un archivo, el estado es Rechazado. Sin embargo, otros revisores pueden seguir enviando sus comentarios.
• No puede solicitar la aprobación de carpetas ni de archivos bajo la obsoleta Documentos por capas.

Obtenga más información en Solicitar la aprobación de documentos y en Revisar y aprobar documentos.

Ejemplo de solicitud de aprobación de dos expedientes antes de enviar la solicitud:

Homologaciones y versión actual

El número de versión del archivo y el estado de aprobación se muestran para la versión actual en la lista de archivos, la pestaña Detalles del archivo y la pestaña Versiones. Consulte también Gestión de documentos > Versionado de documentos.

Si un archivo está aprobado (por ejemplo, V1 está aprobada y la versión actual) y luego una versión más reciente está pendiente de aprobación (por ejemplo, V2) se indica junto al estado de aprobación en la lista de archivos (por ejemplo, versión actual se muestra como V1 y el estado de aprobación como "Aprobado (V2 pendiente)").

Si las columnas de versión o estado de aprobación no están visibles en la lista de archivos, haga clic en el icono de engranaje de la tabla de archivos y asegúrese de que ha configurado la tabla para que muestre estas columnas.

Recuerde que en la lista de archivos y en los detalles del archivo el estado se muestra para la versión actual tal y como se ha definido anteriormente. Por lo tanto, el estado Rechazado sólo se mostrará allí si aún no existe una versión aprobada.

Operaciones y aprobaciones de archivos

Está permitido mover y renombrar archivos pendientes de aprobación. Sin embargo, no es posible mover un archivo a la Papelera si está pendiente de aprobación. Duplicar está permitido; el nuevo archivo no tendrá ninguna asociación con la aprobación pendiente.

Más información en Añadir y gestionar archivos/carpetas.

Aprobación de planes

Las aprobaciones de planos funcionan de forma similar a las aprobaciones de documentos, salvo que se empieza cargando un plano en una capa, que sólo se convierte en la versión actual del plano una vez aprobado. Actualmente no puede seleccionar flujos de trabajo predefinidos al solicitar la aprobación de planos.

Más información en Solicitud de aprobación de planos y en Revisión y aprobación de planos.

Ejemplo de una capa con un plan pendiente de aprobación:

Aprobaciones en varios pasos

Es posible añadir varios pasos para las solicitudes de aprobación con uno o varios revisores. Durante el proceso de revisión, el siguiente paso no se iniciará hasta que todos los elementos hayan sido revisados por todos los revisores del paso activo.

Para cada paso se establece una duración o fecha de vencimiento. Si un paso se retrasa, todos los pasos posteriores actualizarán automáticamente sus fechas de vencimiento para garantizar la misma duración de revisión definida por paso.

Cada solicitud de aprobación puede tener hasta 20 pasos y un número ilimitado de revisores.

Resumen de homologaciones

Vea todas las solicitudes de aprobación pendientes, completadas y canceladas y fíltrelas por proyecto en la página Aprobaciones. Acceda rápidamente a las vistas filtradas por:

• Tickets Homologaciones
• Aprobación de documentos
• Aprobación de planes
• Pendiente de su aprobación
• Creado por usted

Más información en Ver y gestionar aprobaciones.

Ejemplo de solicitud pendiente de su aprobación:

Solicitudes de aprobación

Comportamiento común de todos los tipos de solicitud de autorización:

• Una vez enviada, la solicitud de aprobación no puede modificarse. Sólo puede cancelarse.
• Los revisores recibirán notificaciones sobre las nuevas solicitudes de aprobación y recordatorios de vencimiento tres días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento y cuando esté vencido. Consulte también Notificaciones por correo electrónico para Tickets Aprobaciones más arriba.
• El asunto de una solicitud de aprobación ayuda a identificarla en la lista de aprobaciones. Es obligatorio y no debe ser demasiado largo.
• El mensaje de una solicitud de aprobación se incluye en el correo electrónico que se envía a todos los revisores y es visible en los detalles de la solicitud de aprobación. Es opcional y permite al solicitante compartir información adicional con todos los revisores.

Estado de las solicitudes de aprobación

Todas las solicitudes de aprobación tienen uno de los siguientes estados:

• Pendiente: algunos artículos aún están pendientes de la opinión de los revisores.
  • Pendiente 1/3: en caso de que haya varios pasos, por ejemplo, el paso 1 de 3 pasos está activo.
  • Pendiente de su aprobación: en caso de que sea un revisor y aún no lo haya aprobado o rechazado.
  • Atrasado: en caso de que esté pendiente y la fecha de vencimiento sea pasada.
• Completado: todos los artículos han sido aprobados o rechazados por los revisores.
• Cancelada: la solicitud de aprobación fue cancelada.

Estado de aprobación de los artículos

Los elementos (Tickets, expedientes o planos) para los que se solicitó la aprobación tienen uno de los siguientes estados:

• Ninguno (-): no se ha solicitado la aprobación del punto.
• Pendiente: aprobación está pendiente.
• Aprobado: tema fue aprobado por todos los revisores.
• Aprobado con comentarios: en caso de que al menos uno de los revisores haya añadido un comentario al aprobar.
• Rechazado: artículo fue rechazado por al menos uno de los revisores