Créez et gérez des annotations sur les PDF dans l'application Web

Vue d'ensemble

Les annotations PDF vous permettent d'ajouter des signatures, des dessins, des formes et des commentaires directement aux fichiers PDF.
Cela améliore la clarté des révisions, accélère les approbations et favorise la collaboration en temps réel.
Pour en savoir plus, consultez Réviser et approuver des documents et Réviser et approuver un ticket.

Actuellement, les annotations PDF sont disponibles pour :

• PDF enregistrés dans Documents > Tous les fichiers y compris Approbations de fichiers, Favoris, et Éléments partagés. Pour en savoir plus, consultez View & Find Files/Folders.
• PDF joints aux tickets. Pour en savoir plus, consultez View Ticket Attachments.

Cette fonctionnalité est déjà disponible pour l'application Web. La prise en charge de l'application mobile suivra.

Les annotations PDF ne sont pas encore disponibles pour Rapports de projet. Vous ne pouvez toujours pas y enregistrer directement des annotations. Pour en savoir plus, consultez PDF Viewer > Sign Document / Add Annotations.

Collaboration et visibilité

• Les annotations apparaissent instantanément pour tous les utilisateurs, ce qui permet une collaboration en temps réel.
• Les marques peuvent être modifiées ou supprimées par tout utilisateur disposant d'autorisations de modification, même si elles ont été créées par quelqu'un d'autre.
• Pour les PDF enregistrés dans Documents:
  • Les annotations sont enregistrées automatiquement dans la version actuelle du PDF.
  • Les modifications des annotations sont enregistrées dans le journal d'activité du fichier.
    Pour en savoir plus, consultez Voir le journal d'activité des fichiers et des dossiers dans l'application Web.
  • Dans la liste des fichiers, il y a une colonne appelée Dernières annotations modifiées et vous pouvez filtrer les fichiers avec des annotations.
    Pour en savoir plus, consultez View & Find Files/Folders > Filter.
  • Les annotations peuvent être créées et modifiées indépendamment des approbations en cours ou achevées.
• • Pour les PDF joints aux tickets :
  • Les changements de balises sont enregistrés dans le journal des tickets.
    Lire plus dans Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.
  • Il y a une colonne appelée Dernières balises modifiées dans la vue de la liste de la galerie des pièces jointes aux tickets.
    Lire plus dans Voir les pièces jointes aux tickets > Galeries des pièces jointes > Options d'affichage.
  • La vue de la liste des pièces jointes dans Documents et vous pouvez filtrer les tickets avec des annotations.
    Plus d'informations dans Voir et filtrer les pièces jointes de tous les tickets dans l'application Web.
• Pendant et après l'approbation des tickets, les annotations ne peuvent être créées et modifiées que par les réviseurs de l'étape d'approbation active. Les tickets verrouillés empêchent les autres utilisateurs de créer ou d'éditer des annotations.
  Pour en savoir plus, consultez Review & Approve a Ticket et Lock a Ticket.

Comment accéder

Pour afficher un PDF dans Documents :

1. Cliquez sur Documents
2. Sélectionnez un projet
3. Cliquez sur Tous les fichiers ou Favoris ou Éléments partagés
4. Cliquez sur le PDF

Pour consulter un PDF joint à un ticket :

1. Cliquez sur Tickets
2. Cliquez sur le billet
   
3. Cliquez sur le PDF
   

Pour en savoir plus, consultez le site Voir les pièces jointes aux billets.

Créer des annotations

Le nombre d'annotations par PDF est limité à 500.

Pour ajouter des annotations dans un PDF :

1. Activer l'option Edit markups toggle
   
2. Cliquez sur l'un des outils de balisage. Pour en savoir plus, consultez la page Markup Tools & Options.
   
3. Cliquez ou dessinez n'importe où dans le PDF pour ajouter le marquage à cet endroit
4. Optionnel: Ajustez les options de marquage
   

Outils et options de balisage

Il existe plusieurs outils de balisage qui vous permettent d'ajouter et de personnaliser des annotations.

Certains outils de balisage proposent des outils supplémentaires dans les menus déroulants. Tous les outils offrent des options de formatage en fonction de l'outil sélectionné, par exemple pour modifier l'épaisseur ou la couleur du trait.

1. Sélectionnez l'outil, par exemple Dessin
2. Sélectionnez un outil dans la liste déroulante, par exemple Freeform Highlighter
3. Ajustez les options de formatage dans le panneau de gauche

Les outils de balisage suivants sont disponibles :

Dessin

Dessinez une ligne de forme libre.

Surligneur Freeform

Tracez une ligne transparente épaisse pour mettre les zones en évidence.

Gomme

La gomme permet d'effacer des parties de dessins à main levée.

Surligneur de texte

Sélectionnez le texte et mettez-le en évidence.

Il existe également des options de formatage en ligne lors de la sélection d'un texte pour le barré, le souligné et le souligné ondulé rouge :

Lignes et formes

Ajoutez une ligne ou une forme, y compris :

• Ligne
• Flèche
• Rectangle
• Ellipse
• Polygone
• Polygone nuageux
• Polyligne

Texte et texte d'appel

Ajoutez du texte ou un texte d'appel. Un appel est une zone de texte avec une flèche flexible.

Note

Ajoutez une note pour placer une icône qui affiche votre texte lorsqu'on clique dessus.

Lien

Ajoutez un lien vers une page du PDF ou vers l'URL d'un site web externe.

Les liens sont transparents, de sorte que vous pouvez les placer au-dessus d'autres marques.
Pour sélectionner ou modifier un lien, utilisez l'outil de sélection - voir Select Markups ci-dessous.

Signature

Ajoutez une signature en dessinant à main levée, en téléchargeant une image ou en tapant votre nom.

Modifier les annotations

Pour modifier une balise :

1. Cliquez sur la balise
2. Appliquez vos modifications en utilisant les options de formatage disponibles comme décrit ci-dessus
3. OR Déplacer ou supprimer une marque comme décrit ci-dessous

Sélectionner les annotations

Pour sélectionner une ou plusieurs annotations :

1. Cliquez sur l'icône Select Multiple Annotations
2. Sélectionnez une zone en maintenant le bouton de la souris enfoncé

Déplacer les annotations

Pour déplacer une balise :

1. Faites glisser la balise à la position souhaitée

Supprimer les annotations

Pour supprimer une balise :

1. Cliquez sur l'icône Trash
2. Ou appuyez sur Del ou Backspace sur votre clavier

Annuler et refaire

Vous pouvez annuler ou rétablir des modifications lorsque vous êtes dans une session d'édition de balises.

Pour annuler une action :

1. Cliquez sur l'icône Undo

Pour refaire une action (après l'avoir annulée) :

1. Cliquez sur l'icône Redo

Afficher/masquer les annotations

L'affichage ou le masquage des annotations ne s'applique qu'à votre session de visualisation en cours. Ce paramètre n'est pas enregistré et n'affecte pas ce que les autres utilisateurs voient. Lorsque vous ouvrez un PDF, les annotations sont affichées par défaut.

Pour masquer toutes les marques :

1. Cliquez sur l'icône Hide markups

Pour afficher toutes les majorations cachées :

1. Cliquez sur l'icône Show markups

Imprimer et télécharger

Les annotations ne sont incluses dans le PDF imprimé que si elles sont visibles. Lorsque vous enregistrez un PDF sur votre ordinateur, exportez-le pour inclure les annotations ou téléchargez-le pour les exclure.

Pour imprimer un PDF avec les annotations:

1. Cliquez sur l'icône Show markups
2. Cliquez sur l'icône Print

Pour imprimer un PDF sans les annotations de:

1. Cliquez sur l'icône Hide markups
2. Cliquez sur l'icône Print

Pour exporter un PDF avec les annotations:

1. Cliquez sur l'icône Export PDF

Pour télécharger un PDF sans markups :

1. Ouvrez le menu More
2. Cliquez sur Télécharger

Recherche de PDF comportant des annotations

Trouvez des PDF avec des annotations en les filtrant. Pour en savoir plus, consultez View & Find Files/Folders > Filter.

Vous pouvez déterminer si un PDF contient des annotations sans l'ouvrir :

• Par l'icône et l'horodatage dans la colonne Marques de la dernière modification dans la vue en liste du fichier
  
  
• Par l'icône de la vignette dans la grille d'affichage du fichier
  
  
• Par l'icône sur la vignette dans la grille d'affichage des pièces jointes
  
  
• En cliquant sur l'icône de la vignette dans la galerie de pièces jointes d'un billet
  
  
• Par l'icône dans les détails de la demande d'approbation du dossier sous Éléments à réviser: