Odobrenja

Što su odobrenja?

Odobrenja pružaju strukturiran i sljediv način pregleda i potvrde važnih informacija o projektu prije njegovog finaliziranja. Bez obzira upravljate li ticketi dokumentima ili nacrtima dizajna, odobrenja pomažu u osiguravanju da svaku promjenu ili podnesak pregledaju prave osobe u pravo vrijeme.

Korištenje odobrenja pomaže vam u održavanju odgovornosti, poboljšanju suradnje i dokumentiranju odluka – pružajući vašim projektnim timovima jasan zapis o tome tko je što odobrio i kada.

Kako funkcioniraju odobrenja

Proces odobravanja uvijek slijedi sličan obrazac:

1. Zahtjev: Korisnik stvara zahtjev za odobrenje za ticketi, datoteku ili plan.
2. Tijek rada: Zahtjev slijedi tijek rada odobrenja koji definira korake, pregledatelje i rokove.
3. Pregled: Dodijeljeni recenzenti odobravaju, odbijaju ili komentiraju zahtjev.
4. Završetak: Nakon što su dana sva potrebna odobrenja (ili dođe do bilo kakvog odbijanja), konačni status odobrenja se bilježi i vidljiv je u sustavu.

Tijekovi odobravanja

Svaki zahtjev za odobrenje temelji se na tijeku rada odobrenja - definiranom procesu koji određuje tko što pregledava i kada.

Unaprijed definirani tijekovi rada za odobrenje djeluju kao predlošci za višekratnu upotrebu koji definiraju način obrade zahtjeva za odobrenje - uključujući korake, pregledatelje i rokove. Administratori mogu stvarati i upravljati tim tijekovima rada kako bi projektni timovi mogli primjenjivati ​​dosljedne strukture odobrenja.

Više pročitajte u Stvaranje i upravljanje tijekovima rada za odobravanje i u Upravljanje tijekovima rada za odobravanje projekta.

Primjer tijeka rada za odobravanje podnesaka s dva koraka i jednim recenzentom po koraku:

Zahtjevi za odobrenje i tijekovi rada

Prilikom izrade zahtjeva za odobrenje možete:

• Odaberite unaprijed definirani tijek rada — koristite standardni postupak odobravanja tvrtke.
• Prilagodite tijek rada — izmijenite korake, recenzente ili rokove (ako to dopuštaju postavke tijeka rada).
• Definirajte tijek rada u hodu — kreirajte sve korake, recenzente i rokove izravno prilikom zahtjeva za odobrenje (trenutno nije dostupno za ticketi odobrenja).

Vrste odobrenja

Odobrenja se mogu koristiti u različitim područjima platforme, ovisno o tome što treba pregledati:

• ticketi Odobrenja — Za pregled i potvrđivanje ticketi kao što su podneske ili promjene naloga.
• Odobrenja dokumenata — Za pregled prenesenih dokumenata, crteža ili drugih datoteka projekta.
• Odobrenja plana — Za provjeru valjanosti verzija plana prije nego što postanu aktivne u sloju.

Svaka vrsta koristi istu temeljnu logiku i tijekove rada, ali zahtjevi za odobrenje kreiraju se drugačije.

ticketi Odobrenja

ticketi odobrenja podržavaju bezbroj slučajeva upotrebe jer možete pregledati i odobriti bilo koju vrstu informacija prikupljenih u vašim prilagođenim ticketi obrascima – uključujući sve priloge. Pogledajte primjere slučajeva upotrebe u nastavku.

• Podnositelj zahtjeva mora odabrati unaprijed definirani tijek rada prilikom zahtjeva za odobrenje za ticketi.
  Prije nego što se tijek rada može odabrati, mora biti dodijeljen obrascu u projektu. Više pročitajte u Upravljanje tijekovima rada odobrenja projekta > Upravljanje tijekovima rada obrazaca.
  Prije nego što se tijek rada može dodijeliti obrascu, mora biti omogućena opcija obrasca 'Tijekovi rada odobrenja'. Više pročitajte u Opcije obrasca > Tijekovi rada odobrenja.
• Nakon što započne proces odobravanja, ticketi se zaključava kako bi se spriječile promjene polja ili privitaka koji se pregledavaju.
• Stavka ticketi dobiva konačni status Odobreno nakon što je odobre svi recenzenti.
• Ako bilo koji recenzent odbije zahtjev, postupak odobravanja završava. ticketi mora biti otključan kako bi se mogle izvršiti ispravke prije ponovnog pokretanja tijeka rada odobravanja.
• Odobrenje se odnosi na cijeli ticketi (uključujući sve priloge). Ne postoji djelomično odobrenje pojedinačnih polja ili datoteka.
• Status odobrenja za ticketi vidljiv je u Odobrenjima, ticketi Detaljima, ticketi Prikazu popisa i ticketi Prikazu privitaka u Dokumentima.

Više pročitajte u Zahtjev za odobrenje za ticketi i u Pregled i odobrenje ticketi.

Primjer podneska ticketi spremnog za zahtjev za odobrenje:

Obavijesti e-poštom za odobrenja ticketi

Sljedeća pravila definiraju tko prima obavijesti e-poštom tijekom postupka odobravanja:

• Samo recenzenti aktivnog koraka dobivaju obavijest kada je zahtjev:
  • Čeka njihovo odobrenje
  • Rok: 3 dana
  • Rok: danas
• Svi uključeni korisnici — uključujući podnositelja zahtjeva, recenzente, ticketi kreatora, dodijeljenog primatelja, primatelje (CC) i sve korisnike navedene u prilagođenim poljima za korisnike — obavještavaju se kada:
  • Započet je zahtjev za odobrenje.
  • Odobrenje je prekoračeno.
  • Recenzent je odobrio, odbio ili komentirao zahtjev (Recenzenti se ne obavještavaju.)
  • Svi recenzenti su dovršili sve korake odobrenja.
  • Zahtjev za odobrenje je otkazan.
  • A ticketi je otključan (status odobrenja je izbrisan i postupak odobrenja je otkazan).

Za svaki tijek rada možete definirati želite li obavijestiti i primatelje i korisnike u prilagođenim poljima obrasca za korisnike.

Primjeri upotrebe

S ticketi odobrenjima možete savršeno pokriti složene slučajeve upotrebe poput podnošenja zahtjeva i izmjena naloga, prilagođene zahtjevima vaše tvrtke i projekta.

Naučite sve o tim slučajevima upotrebe s detaljnim primjerima i potpunim objašnjenjima o tome kako ih postaviti i obraditi u praksi.

Više pročitajte u Primjer podnošenja: Pregled i u Primjer promjene narudžbe: Pregled.

Odobrenja dokumenata

Zatražite odobrenje za sve datoteke spremljene u Upravljanje dokumentima > Sve datoteke.

• Koristite unaprijed definirane tijekove rada ili stvorite tijek rada u hodu prilikom zahtjeva za odobrenje datoteka.
  Prije nego što se tijek rada može odabrati, mora se dodijeliti odjeljku Dokumenti u projektu. Pročitajte više u Upravljanje tijekovima rada odobrenja projekta > Upravljanje tijekovima rada dokumenata.
• Zahtjev za odobrenje dokumenta može sadržavati do 100 datoteka. Svaka se datoteka zasebno odobrava ili odbija (za razliku od odobrenja ticketi, gdje se odobrava ili odbija cijeli ticketi, uključujući sve priloge).
• Odobrenja dokumenata uvijek se traže za određenu verziju datoteke. Moguće je prenijeti i zatražiti odobrenje za novu verziju datoteke dok druga verzija ima zahtjev za odobrenje na čekanju.
  Pročitajte više u Izrada i upravljanje verzijama datoteka.
• Recenzenti moraju imati pristup svim datotekama. Ako je omogućena kontrola pristupa, moraju biti barem Pregledač. Više pročitajte u Kontrola pristupa datotekama/mapama
• Ako je jedan recenzent odbio datoteku, status je Odbijeno. Međutim, drugi recenzenti i dalje mogu poslati svoje povratne informacije.
• Ne možete zatražiti odobrenje za mape i datoteke pod zastarjelim Dokumenti po slojevima.

Više pročitajte u Zahtjev za odobrenje dokumenata i u Pregled i odobrenje dokumenata.

Primjer zahtjeva za odobrenje za dvije datoteke prije slanja zahtjeva:

Odobrenja i trenutna verzija

Broj verzije datoteke i status odobrenja prikazani su za trenutnu verziju na popisu datoteka, na kartici Detalji datoteke i kartici Verzije. Pogledajte i Upravljanje dokumentima > Verziranje dokumenata.

Ako je datoteka odobrena (npr. V1 je odobrena i trenutna verzija), a zatim novija verzija čeka odobrenje (npr. V2), to je naznačeno pored statusa odobrenja u popisu datoteka (npr. trenutna verzija prikazuje se kao V1, a status odobrenja kao "Odobreno (V2 na čekanju)").

Ako stupci verzije ili statusa odobrenja nisu vidljivi na popisu datoteka, kliknite ikonu zupčanika u tablici datoteka i provjerite jeste li konfigurirali tablicu da prikazuje te stupce.

Imajte na umu da se u popisu datoteka i detaljima datoteke prikazuje status za trenutnu verziju kako je gore definirano. Stoga će se status Odbijeno prikazati samo ako još ne postoji odobrena verzija.

Operacije s datotekama i odobrenja

Premještanje i preimenovanje datoteka koje čekaju odobrenje je dopušteno. Međutim, nije moguće premjestiti datoteku u Smeće ako čeka odobrenje. Dupliciranje je dopušteno; nova datoteka neće imati nikakvu vezu s datotekom koja čeka odobrenje.

Više pročitajte u odjeljku Dodavanje i upravljanje datotekama/mapama.

Odobrenja plana

Odobrenja plana funkcioniraju slično kao i odobrenja dokumenata, osim što započinjete prijenosom plana u sloj, koji postaje trenutna verzija plana tek nakon što bude odobren. Trenutno ne možete odabrati unaprijed definirane tijekove rada prilikom zahtjeva za odobrenje planova.

Više pročitajte u Zahtjev za odobrenje planova i u Pregled i odobrenje planova.

Primjer sloja s odobrenjem plana na čekanju:

Višestepena odobrenja

Moguće je dodati više koraka za zahtjeve za odobrenje s jednim ili više recenzenata. Tijekom postupka pregleda, sljedeći korak neće započeti dok svi recenzenti u aktivnom koraku ne pregledaju sve stavke.

Za svaki korak postavljate trajanje ili datum dospijeća. Ako je rok za neki korak zakašnjeo, svi sljedeći koraci automatski će ažurirati svoje datume dospijeća kako bi se osiguralo isto trajanje pregleda definirano po koraku.

Svaki zahtjev za odobrenje može imati do 20 koraka i neograničen broj recenzenata.

Pregled odobrenja

Na stranici Odobrenja pogledajte sve zahtjeve za odobrenje na čekanju, dovršene i otkazane te ih filtrirajte po projektu. Brzo pristupite prikazima filtriranim prema:

• ticketi Odobrenja
• Odobrenja dokumenata
• Odobrenja plana
• Čeka se vaše odobrenje
• Izradio/la si ti

Više pročitajte u odjeljku Pregled i upravljanje odobrenjima.

Primjer zahtjeva koji čeka vaše odobrenje:

Zahtjevi za odobrenje

Uobičajeno ponašanje svih vrsta zahtjeva za odobrenje:

• Nakon što je poslan, zahtjev za odobrenje ne može se mijenjati. Može se samo otkazati.
• Recenzenti će primati obavijesti o novim zahtjevima za odobrenje i podsjetnike za rokove tri dana prije roka, na sam rok i kada rok istekne. Također pogledajte Obavijesti e-poštom za ticketi odobrenja iznad.
• Predmet zahtjeva za odobrenje pomaže u njegovom prepoznavanju na popisu odobrenja. Obavezan je i ne bi trebao biti predug.
• Poruka zahtjeva za odobrenje uključena je u e-poruku poslanu svim recenzentima i vidljiva je u detaljima zahtjeva za odobrenje. Nije obavezna i omogućuje podnositelju zahtjeva da podijeli dodatne informacije sa svim recenzentima.

Status zahtjeva za odobrenje

Svi zahtjevi za odobrenje imaju jedan od sljedećih statusa:

• Na čekanju: neke stavke još uvijek čekaju povratne informacije recenzenata.
  • Na čekanju 1/3: u slučaju da postoji više koraka, npr. Korak 1 od 3 koraka je aktivan.
  • Čeka vaše odobrenje: u slučaju da ste recenzent i još niste odobrili ili odbili.
  • Prekoračeno: u slučaju da je na čekanju i datum dospijeća je u prošlosti.
• Završeno: recenzenti su odobrili ili odbacili sve stavke.
• Otkazano: zahtjev za odobrenje je otkazan.

Status odobrenja stavki

Stavke (ticketi, datoteke ili planovi) za koje je zatraženo odobrenje imaju jedan od sljedećih statusa:

• Ništa (-): nije zatraženo odobrenje za stavku.
• Na čekanju: odobrenje je na čekanju.
• Odobreno: stavku su odobrili svi recenzenti.
• Odobreno s komentarima: u slučaju da je barem jedan od recenzenata dodao komentar prilikom odobravanja.
• Odbijeno: stavku je odbacio barem jedan od recenzenata