Approvazioni

Cosa sono le approvazioni?

Approvazioni fornisce un modo strutturato e tracciabile per rivedere e confermare le informazioni importanti del progetto prima che vengano finalizzate. Sia che gestisca Ticket, documenti o piani di progettazione, le approvazioni aiutano a garantire che ogni modifica o presentazione sia rivista dalle persone giuste al momento giusto.

L'uso delle approvazioni la aiuta a mantenere la responsabilità, a migliorare la collaborazione e a documentare le decisioni, fornendo ai suoi team di progetto un registro chiaro di chi ha approvato cosa e quando.

Come funzionano le approvazioni

Il processo di approvazione segue sempre uno schema simile:

1. Richiesta: Un utente crea una richiesta di approvazione per un Ticket, un file o un piano.
2. Flusso di lavoro: La richiesta segue un flusso di approvazione che definisce le fasi, i revisori e le scadenze.
3. Revisione: I revisori assegnati approvano, rifiutano o commentano la richiesta.
4. Completamento: Una volta ottenute tutte le approvazioni richieste (o in caso di rifiuto), lo stato di approvazione finale viene registrato e visibile nel sistema.

Flussi di lavoro di approvazione

Ogni richiesta di approvazione si basa su un flusso di lavoro di approvazione - un processo definito che determina chi rivede cosa e quando.

I flussi di lavoro di approvazione predefiniti fungono da modelli riutilizzabili che definiscono il modo in cui vengono elaborate le richieste di approvazione, comprese le fasi, i revisori e le scadenze. Gli amministratori possono creare e gestire questi flussi di lavoro, in modo che i team di progetto possano applicare strutture di approvazione coerenti.

Maggiori informazioni in Creare e gestire i flussi di lavoro di approvazione e in Gestire i flussi di lavoro di approvazione di un progetto.

Esempio di flusso di lavoro di approvazione per gli invii con due fasi e un revisore ciascuno:

Richieste di approvazione e flussi di lavoro

Quando crea una richiesta di approvazione, può scegliere tra:

• Selezionare un flusso di lavoro predefinito - utilizzare un processo di approvazione standard aziendale.
• Regolare il flusso di lavoro - modificare le fasi, i revisori o le scadenze (se consentito dalle impostazioni del flusso di lavoro).
• Definire un flusso di lavoro al volo - creare tutte le fasi, i revisori e le scadenze direttamente al momento della richiesta di approvazione (attualmente non disponibile per le approvazioni Ticket ).

Tipi di approvazioni

Le approvazioni possono essere utilizzate in diverse aree della piattaforma, a seconda di ciò che deve essere rivisto:

• Ticket Approvazioni - Per la revisione e la conferma di Ticket, come ad esempio i documenti presentati o gli ordini di modifica.
• Approvazioni dei documenti - Per esaminare i documenti, i disegni o altri file di progetto caricati.
• Approvazioni dei piani - Per convalidare le versioni dei piani prima che diventino attive in un livello.

Ogni tipo utilizza la stessa logica di base e gli stessi flussi di lavoro, ma le richieste di approvazione vengono create in modo diverso.

Ticket Approvazioni

Ticket supporta innumerevoli casi d'uso, perché può rivedere e approvare qualsiasi tipo di informazione raccolta nei suoi moduli personalizzati Ticket - compresi tutti gli allegati. Veda Esempi di casi d'uso qui di seguito.

• Il richiedente deve selezionare un flusso di lavoro predefinito quando richiede l'approvazione di un modulo Ticket.
  Prima che un flusso di lavoro possa essere selezionato, deve essere assegnato al modulo nel progetto. Per saperne di più, consulti Gestire i flussi di lavoro di approvazione di un progetto > Gestire i flussi di lavoro dei moduli.
  Prima di poter assegnare un flusso di lavoro a un modulo, l'opzione del modulo 'Flussi di lavoro di approvazione' deve essere abilitata. Per saperne di più, consulti Opzioni del modulo > Flussi di lavoro di approvazione.
• Una volta avviato il processo di approvazione, il sito Ticket viene bloccato per impedire la modifica dei campi o degli allegati in fase di revisione"
• Il sito Ticket riceve lo stato finale Approvato una volta che tutti i revisori lo hanno approvato.
• Se un revisore rifiuta la richiesta, il processo di approvazione termina. Il sito Ticket deve essere sbloccato per apportare correzioni prima di riavviare il flusso di lavoro di approvazione.
• L'approvazione si applica all'intero Ticket (compresi tutti gli allegati). Non è prevista l'approvazione parziale di singoli campi o file.
• Lo stato di approvazione di un Ticket è visibile in Approvazioni, Ticket Dettagli, Ticket Visualizzazione elenco e Ticket Visualizzazione allegati in Documenti.

Maggiori informazioni in Richiesta di approvazione per un Ticket e in Revisione e approvazione di Ticket.

Esempio di un Submittal Ticket pronto a richiedere l'approvazione:

Notifiche via e-mail per le approvazioni di Ticket

Le seguenti regole definiscono chi riceve le notifiche via e-mail durante il processo di approvazione:

• Solo i revisori della fase attiva ricevono una notifica quando la richiesta è:
  • In attesa di approvazione
  • In scadenza tra 3 giorni
  • In scadenza oggi
• Tutti gli utenti coinvolti - compresi il richiedente, i revisori, il Ticket creatore, l'assegnatario, i destinatari (CC) e qualsiasi utente elencato nei campi utente personalizzati - ricevono una notifica quando:
  • Una richiesta di approvazione è iniziata.
  • Un'approvazione è in ritardo.
  • Un revisore ha approvato, rifiutato o commentato una richiesta (i revisori non vengono avvisati).
  • Tutti i revisori hanno completato tutte le fasi di approvazione.
  • Una richiesta di approvazione è stata annullata.
  • Una Ticket richiesta è stata sbloccata (lo stato di approvazione viene cancellato e il processo di approvazione viene annullato).

Può definire per ogni flusso di lavoro se desidera notificare anche i destinatari e gli utenti nei campi del modulo utente personalizzato.

Casi d'uso esemplificativi

Con le approvazioni di Ticket può coprire perfettamente casi d'uso complessi come Submittals e Change Orders, adattati ai requisiti della sua azienda e del progetto.

Scopra tutti questi casi d'uso con esempi dettagliati e spiegazioni complete su come impostarli ed elaborarli nella pratica.

Per saperne di più, consulti Esempio di invio: Panoramica e in Esempio di ordine di modifica: Panoramica.

Approvazioni dei documenti

Richieda l'approvazione di tutti i file salvati in Gestione documenti > Tutti i file.

• Utilizzi i flussi di lavoro predefiniti o crei un flusso di lavoro al volo quando richiede l'approvazione di file.
  Prima che un flusso di lavoro possa essere selezionato, deve essere assegnato alla sezione Documenti del progetto. Per saperne di più, consulti Gestire i flussi di lavoro di approvazione di un progetto > Gestire i flussi di lavoro dei documenti.
• Una richiesta di approvazione di un documento può contenere fino a 100 file. Ogni file viene approvato o respinto separatamente (contrariamente alle approvazioni di Ticket, dove l'intero Ticket, compresi tutti gli allegati, viene approvato o respinto).
• Le approvazioni dei documenti vengono sempre richieste per una determinata versione di un file. È possibile caricare e richiedere l'approvazione di una nuova versione di un file mentre un'altra versione ha una richiesta di approvazione in sospeso.
  Per saperne di più, consulti Creare e gestire versioni di file.
• I revisori devono avere accesso a tutti i file. Se il controllo dell'accesso è abilitato, devono essere almeno Viewer. Per saperne di più, consulti Controllo di accesso ai file/cartelle
• Se un revisore rifiuta un file, lo stato è Rifiutato. Tuttavia, gli altri revisori possono ancora inviare il loro feedback.
• Non può richiedere l'approvazione per le cartelle e per i file nell'ambito del deprecato Documenti per livelli.

Maggiori informazioni in Richiesta di approvazione dei documenti e in Revisione e approvazione dei documenti.

Esempio di richiesta di approvazione per due file prima dell'invio della richiesta:

Approvazioni e versione attuale

Il numero di versione del file e lo stato di approvazione sono indicati per la versione corrente nell'elenco dei file, nella scheda Dettagli file e nella scheda Versioni. Veda anche Gestione dei documenti > Versioning dei documenti.

Se un file è approvato (ad esempio, V1 è approvato e la versione corrente ) e poi una versione più recente è in attesa di approvazione (ad esempio V2), viene indicato accanto allo stato di approvazione nell'elenco dei file (ad esempio, versione corrente mostra come V1 e lo stato di approvazione come "Approvato (V2 in attesa)").

Se le colonne versione o stato di approvazione non sono visibili nell'elenco dei file, clicchi sull'icona a forma di ingranaggio della tabella dei file e si assicuri di aver configurato la tabella per mostrare queste colonne.

Si ricordi che nell'elenco dei file e nei dettagli del file lo stato viene mostrato per la versione corrente come definito sopra. Pertanto, lo stato Rejected verrà visualizzato solo se non esiste ancora una versione approvata.

Operazioni sui file e approvazioni

Spostare e rinominare i file in attesa di approvazione è consentito. Tuttavia, non è possibile spostare un file nel Cestino se è in attesa di approvazione. La duplicazione è consentita; il nuovo file non sarà associato all'approvazione in corso.

Per saperne di più, consulti Aggiungere e gestire file/cartelle.

Approvazioni dei piani

Le approvazioni dei piani funzionano in modo simile alle approvazioni dei documenti, con la differenza che si inizia caricando un piano su un livello, che diventa la versione attuale del piano solo dopo l'approvazione. Attualmente non può selezionare flussi di lavoro predefiniti quando richiede l'approvazione dei piani.

Maggiori informazioni in Richiesta di approvazione dei piani e in Revisione e approvazione dei piani.

Esempio di un livello con un'approvazione di piano in sospeso:

Approvazioni in più fasi

È possibile aggiungere più fasi per le richieste di approvazione con uno o più revisori. Durante il processo di revisione, la fase successiva non inizierà finché tutti gli elementi non saranno stati revisionati da tutti i revisori della fase attiva.

Per ogni fase, imposta una durata o una data di scadenza. Se una fase è in ritardo, tutte le fasi successive aggiorneranno automaticamente le loro date di scadenza per garantire la stessa durata di revisione definita per ogni fase.

Ogni richiesta di approvazione può avere fino a 20 fasi e un numero illimitato di revisori.

Panoramica delle approvazioni

Visualizza tutte le richieste di approvazione in sospeso, completate e annullate e le filtra per progetto nella pagina Approvazioni. Accede rapidamente alle visualizzazioni filtrate per:

• Ticket Approvazioni
• Approvazioni dei documenti
• Approvazioni dei piani
• In attesa della sua approvazione
• Creato da Lei

Per saperne di più, consulti il sito Visualizza e gestisci le approvazioni.

Esempio di richiesta in attesa della sua approvazione:

Richieste di approvazione

Comportamento comune a tutti i tipi di richiesta di approvazione:

• Una volta inviata, la richiesta di approvazione non può essere modificata. Può solo essere annullata.
• I revisori riceveranno notifiche sulle nuove richieste di approvazione e promemoria per le scadenze tre giorni prima della data di scadenza, alla data di scadenza e quando sono in ritardo. Veda anche Notifiche via e-mail per le approvazioni Ticket sopra.
• L'oggetto di una richiesta di approvazione aiuta a identificarla nell'elenco delle approvazioni. È obbligatorio e non deve essere troppo lungo.
• Il messaggio di una richiesta di approvazione è incluso nell'e-mail inviata a tutti i revisori ed è visibile nei dettagli della richiesta di approvazione. È opzionale e consente al richiedente di condividere informazioni aggiuntive con tutti i revisori.

Stato delle richieste di approvazione

Tutte le richieste di approvazione hanno uno dei seguenti stati:

• In attesa: alcuni articoli sono ancora in attesa di feedback da parte dei revisori.
  • In attesa di 1/3: nel caso in cui ci siano più fasi, ad esempio la fase 1 di 3 fasi è attiva.
  • In attesa della sua approvazione: nel caso in cui lei sia un revisore e non abbia ancora approvato o rifiutato.
  • In ritardo: nel caso in cui sia in attesa e la data di scadenza sia passata.
• Completato: tutti gli articoli sono stati approvati o respinti dai revisori.
• Annullata: la richiesta di approvazione è stata annullata.

Stato di approvazione degli articoli

Gli elementi (Ticket, file o piani) per i quali è stata richiesta l'approvazione hanno uno dei seguenti stati:

• Nessuno (-): non è stata richiesta alcuna approvazione per il punto.
• In attesa: l'approvazione di è in attesa.
• Approvato: articolo è stato approvato da tutti i revisori.
• Approvato con commenti: nel caso in cui almeno uno dei revisori abbia aggiunto un commento al momento dell'approvazione.
• Rifiutato: articolo è stato rifiutato da almeno uno dei revisori