Zatwierdzenia

Czym są zatwierdzenia?

Zatwierdzenia zapewniają ustrukturyzowany i identyfikowalny sposób przeglądania i potwierdzania ważnych informacji projektowych przed ich sfinalizowaniem. Niezależnie od tego, czy zarządzają Państwo Zadania, dokumentami czy planami projektowymi, zatwierdzenia pomagają zapewnić, że każda zmiana lub zgłoszenie jest sprawdzane przez właściwe osoby we właściwym czasie.

Korzystanie z zatwierdzeń pomaga zachować odpowiedzialność, usprawnić współpracę i dokumentować decyzje - dając zespołom projektowym jasny zapis tego, kto i kiedy zatwierdził co.

Jak działają zatwierdzenia?

Proces zatwierdzania zawsze przebiega według podobnego schematu:

1. Żądanie: Użytkownik tworzy żądanie zatwierdzenia dla Zadania, pliku lub planu.
2. Przepływ pracy: Żądanie jest zgodne z przepływem pracy zatwierdzania, który określa kroki, recenzentów i terminy.
3. Przegląd: Przydzieleni recenzenci zatwierdzają, odrzucają lub komentują wniosek.
4. Zakończenie: Po udzieleniu wszystkich wymaganych zatwierdzeń (lub odrzuceniu), ostateczny status zatwierdzenia jest rejestrowany i widoczny w systemie.

Przepływy pracy zatwierdzania

Każdy wniosek o zatwierdzenie opiera się na przepływie pracy zatwierdzania - zdefiniowanym procesie, który określa, kto i kiedy dokonuje przeglądu.

Predefiniowane przepływy pracy zatwierdzania działają jako szablony wielokrotnego użytku, które definiują sposób przetwarzania wniosków o zatwierdzenie - w tym kroki, recenzentów i terminy. Administratorzy mogą tworzyć te przepływy pracy i zarządzać nimi, aby zespoły projektowe mogły stosować spójne struktury zatwierdzania.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie i zarządzanie przepływami zatwierdzania oraz na stronie Zarządzanie przepływami zatwierdzania projektu.

Przykład przepływu pracy zatwierdzania zgłoszeń z dwoma krokami i jednym recenzentem:

Wnioski o zatwierdzenie i przepływy pracy

Podczas tworzenia żądania zatwierdzenia mogą Państwo

• Proszę wybrać predefiniowany przepływ pracy - proszę zastosować standardowy dla firmy proces zatwierdzania.
• Dostosowanie przepływu pracy - modyfikacja kroków, recenzentów lub terminów (jeśli zezwalają na to ustawienia przepływu pracy).
• Definiowanie przepływu pracy w locie - tworzenie wszystkich kroków, recenzentów i terminów bezpośrednio podczas żądania zatwierdzenia (obecnie niedostępne dla zatwierdzeń Zadania ).

Rodzaje zatwierdzeń

Zatwierdzenia mogą być używane w różnych obszarach platformy, w zależności od tego, co należy sprawdzić:

• Zadania Zatwierdzenia - Do przeglądania i potwierdzania Zadania takich jak Zgłoszenia lub Zlecenia Zmian.
• Zatwierdzanie dokumentów - służy do przeglądania przesłanych dokumentów, rysunków lub innych plików projektu.
• Plan Approvals - służy do zatwierdzania wersji planów, zanim staną się one aktywne w warstwie.

Każdy typ wykorzystuje tę samą logikę i przepływy pracy, ale żądania zatwierdzenia są tworzone w inny sposób.

Zadania Zatwierdzenia

Zadania obsługuje niezliczone przypadki użycia, ponieważ można przeglądać i zatwierdzać wszelkiego rodzaju informacje zebrane w niestandardowych formularzach Zadania - w tym wszystkie załączniki. Proszę zobaczyć Przykładowe przypadki użycia poniżej.

• Wnioskodawca musi wybrać predefiniowany przepływ pracy podczas wnioskowania o zatwierdzenie dla Zadania.
  Zanim przepływ pracy może zostać wybrany, musi zostać przypisany do formularza w projekcie. Więcej informacji można znaleźć na stronie Zarządzanie przepływami zatwierdzania projektu > Zarządzanie przepływami formularzy.
  Zanim przepływ będzie mógł zostać przypisany do formularza, opcja formularza "Przepływy zatwierdzania" musi być włączona. Więcej informacji znajdą Państwo na stronie Opcje formularza > Przepływy zatwierdzania.
• Po rozpoczęciu procesu zatwierdzania strona Zadania zostaje zablokowana, aby uniemożliwić wprowadzanie zmian w jakichkolwiek polach lub załącznikach poddawanych weryfikacji"
• Strona Zadania otrzymuje ostateczny status Zatwierdzony po zatwierdzeniu przez wszystkich recenzentów.
• Jeśli którykolwiek z recenzentów odrzuci wniosek, proces zatwierdzania zostanie zakończony. Strona Zadania musi zostać odblokowana w celu wprowadzenia poprawek przed ponownym uruchomieniem procesu zatwierdzania.
• Zatwierdzenie dotyczy całej strony Zadania (w tym wszystkich załączników). Nie ma możliwości częściowego zatwierdzenia pojedynczych pól lub plików.
• Status zatwierdzenia strony Zadania jest widoczny w sekcji Zatwierdzenia, Zadania Szczegóły, Zadania Widok listy i Zadania Widok załączników w sekcji Dokumenty.

Więcej informacji można znaleźć na stronie w sekcji Wniosek o zatwierdzenie strony Zadania oraz na stronie w sekcji Przeglądanie i zatwierdzanie strony Zadania.

Przykład zgłoszenia Zadania gotowego do zatwierdzenia:

Powiadomienia e-mail dotyczące zatwierdzeń Zadania

Poniższe reguły określają, kto otrzymuje powiadomienia e-mail podczas procesu zatwierdzania:

• Tylko recenzenci aktywnego kroku są powiadamiani, gdy wniosek jest:
  • Oczekuje na zatwierdzenie
  • Termin za 3 dni
  • Termin dzisiaj
• Wszyscy zaangażowani użytkownicy - w tym wnioskodawca, recenzenci, Zadania twórca, cesjonariusz, odbiorcy (CC) i wszyscy użytkownicy wymienieni w niestandardowych polach użytkownika - są powiadamiani, gdy:
  • Żądanie zatwierdzenia zostało uruchomione.
  • Zatwierdzenie jest zaległe.
  • Recenzent zatwierdził, odrzucił lub skomentował żądanie (Recenzenci nie są powiadamiani).
  • Wszyscy recenzenci ukończyli wszystkie kroki zatwierdzania.
  • Żądanie zatwierdzenia zostało anulowane.
  • A Zadania został odblokowany (status zatwierdzenia został usunięty, a proces zatwierdzania został anulowany).

Dla każdego przepływu pracy można określić, czy odbiorcy i użytkownicy mają być również powiadamiani w niestandardowych polach formularza użytkownika.

Przykładowe przypadki użycia

Dzięki zatwierdzeniom Zadania mogą Państwo doskonale obsługiwać złożone przypadki użycia, takie jak Submittittals i Change Orders, dostosowane do wymagań Państwa firmy i projektu.

Dowiedz się wszystkiego o tych przypadkach użycia ze szczegółowymi przykładami i kompletnymi wyjaśnieniami, jak je skonfigurować i przetwarzać w praktyce.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Przykład zgłoszenia: Przegląd oraz w Przykład zlecenia zmiany: Przegląd.

Zatwierdzanie dokumentów

Proszę poprosić o zatwierdzenie wszystkich plików zapisanych na stronie Document Management > All files.

• Podczas żądania zatwierdzenia plików można korzystać z predefiniowanych przepływów pracy lub tworzyć przepływy pracy na bieżąco.
  Przed wybraniem przepływu pracy należy go przypisać do sekcji Dokumenty w projekcie. Więcej informacji można znaleźć na stronie Zarządzanie przepływami zatwierdzania projektu > Zarządzanie przepływami dokumentów.
• Żądanie zatwierdzenia dokumentu może zawierać do 100 plików. Każdy plik jest zatwierdzany lub odrzucany oddzielnie (w przeciwieństwie do zatwierdzeń Zadania, w których cały Zadania wraz ze wszystkimi załącznikami jest zatwierdzany lub odrzucany).
• Zatwierdzenie dokumentu jest zawsze wymagane dla określonej wersji pliku. Możliwe jest przesłanie i zażądanie zatwierdzenia nowej wersji pliku, podczas gdy inna wersja oczekuje na zatwierdzenie.
  Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie wersji plików i zarządzanie nimi.
• Recenzenci muszą mieć dostęp do wszystkich plików. Jeśli kontrola dostępu jest włączona, muszą mieć co najmniej Viewer. Proszę przeczytać więcej w Kontrola dostępu do plików/folderów
• Jeśli jeden recenzent odrzucił plik, jego status to Odrzucony. Inni recenzenci mogą jednak nadal przesyłać swoje opinie.
• Nie można zażądać zatwierdzenia folderów i plików w ramach przestarzałej usługi Documents by layers.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Wniosek o zatwierdzenie dokumentów oraz na stronie Przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów.

Przykład żądania zatwierdzenia dwóch plików przed wysłaniem żądania:

Zatwierdzenia i aktualna wersja

Numer wersji pliku i status zatwierdzenia są wyświetlane dla bieżącej wersji na liście plików, karcie Szczegóły pliku i karcie Wersje. Proszę również zobaczyć Zarządzanie dokumentami > Wersjonowanie dokumentów.

Jeśli plik jest zatwierdzony (np. V1 jest zatwierdzona i aktualna wersja), a następnie nowsza wersja oczekuje na zatwierdzenie (np. V2), jest to wskazane obok statusu zatwierdzenia na liście plików (np. aktualna wersja wyświetlana jako V1 i status zatwierdzenia jako "Zatwierdzony (V2 oczekuje)").

Jeśli kolumny wersji lub statusu zatwierdzenia nie są widoczne na liście plików, należy kliknąć ikonę koła zębatego tabeli plików i upewnić się, że tabela została skonfigurowana tak, aby wyświetlać te kolumny.

Proszę pamiętać, że na liście plików i w szczegółach pliku status jest wyświetlany dla bieżącej wersji , jak zdefiniowano powyżej. Dlatego status Odrzucony pojawi się tam tylko wtedy, gdy nie istnieje jeszcze zatwierdzona wersja.

Operacje na plikach i zatwierdzenia

Przenoszenie i zmienianie nazw plików oczekujących na zatwierdzenie jest dozwolone. Nie można jednak przenieść pliku do Kosza, jeśli oczekuje on na zatwierdzenie. Powielanie jest dozwolone; nowy plik nie będzie powiązany z oczekującym zatwierdzeniem.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami.

Zatwierdzenia planów

Zatwierdzanie planów działa podobnie do zatwierdzania dokumentów, z tą różnicą, że rozpoczyna się od przesłania planu do warstwy, która staje się aktualną wersją planu dopiero po jego zatwierdzeniu. Obecnie nie można wybrać predefiniowanych przepływów pracy podczas żądania zatwierdzenia planów.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Wniosek o zatwierdzenie planów oraz na stronie Przeglądanie i zatwierdzanie planów.

Przykład warstwy z oczekującym zatwierdzeniem planu:

Wieloetapowe zatwierdzenia

Możliwe jest dodanie wielu kroków dla wniosków o zatwierdzenie z jednym lub wieloma recenzentami. Podczas procesu weryfikacji następny krok nie rozpocznie się, dopóki wszystkie elementy nie zostaną zweryfikowane przez wszystkich recenzentów w aktywnym kroku.

Dla każdego kroku ustawia się czas trwania lub termin płatności. Jeśli krok jest przeterminowany, wszystkie kolejne kroki automatycznie zaktualizują swoje terminy płatności, aby zapewnić taki sam czas trwania przeglądu, jak zdefiniowany dla kroku.

Każdy wniosek o zatwierdzenie może mieć do 20 kroków i nieograniczoną liczbę recenzentów.

Przegląd zatwierdzeń

Wyświetlanie wszystkich oczekujących, zakończonych i anulowanych wniosków o zatwierdzenie oraz filtrowanie ich według projektów na stronie Zatwierdzenia. Szybki dostęp do widoków filtrowanych według:

• Zadania Zatwierdzenia
• Zatwierdzanie dokumentów
• Zatwierdzenia planów
• W oczekiwaniu na Państwa zatwierdzenie
• Stworzone przez Państwa

Więcej informacji można znaleźć na stronie Wyświetlanie i zarządzanie zatwierdzeniami.

Przykład wniosku oczekującego na Państwa zatwierdzenie:

Wnioski o zatwierdzenie

Wspólne zachowanie wszystkich typów żądań zatwierdzenia:

• Po wysłaniu wniosku o zatwierdzenie nie można go zmodyfikować. Można je jedynie anulować.
• Recenzenci będą otrzymywać powiadomienia o nowych wnioskach o zatwierdzenie i przypomnienia o terminach na trzy dni przed terminem, w dniu terminu i po upływie terminu. Proszę również zobaczyć Powiadomienia e-mail dla Zadania Zatwierdzenia powyżej.
• Temat wniosku o zatwierdzenie pomaga zidentyfikować go na liście zatwierdzeń. Jest on obowiązkowy i nie powinien być zbyt długi.
• Wiadomość z prośbą o zatwierdzenie jest dołączana do wiadomości e-mail wysyłanej do wszystkich recenzentów i jest widoczna w szczegółach prośby o zatwierdzenie. Jest ona opcjonalna i umożliwia wnioskodawcy udostępnienie dodatkowych informacji wszystkim recenzentom.

Status wniosków o zatwierdzenie

Wszystkie wnioski o zatwierdzenie mają jeden z następujących statusów:

• Oczekujące: niektóre elementy nadal oczekują na opinię recenzentów.
  • Oczekujące 1/3: w przypadku, gdy istnieje wiele kroków, np. krok 1 z 3 kroków jest aktywny.
  • Oczekujące na zatwierdzenie: w przypadku, gdy jesteś recenzentem i jeszcze nie zatwierdziłeś ani nie odrzuciłeś.
  • Zaległe: w przypadku, gdy jest w toku, a termin upłynął.
• Zakończono: wszystkie elementy zostały zatwierdzone lub odrzucone przez recenzentów.
• Anulowano: wniosek o zatwierdzenie został anulowany.

Status zatwierdzenia pozycji

Pozycje (Zadania, pliki lub plany), w odniesieniu do których złożono wniosek o zatwierdzenie, mają jeden z następujących statusów:

• Brak (-): nie wnioskowano o zatwierdzenie tej pozycji.
• Oczekuje na zatwierdzenie: oczekuje na zatwierdzenie.
• Zatwierdzono: pozycja została zatwierdzona przez wszystkich recenzentów.
• Zatwierdzono z komentarzami: w przypadku, gdy przynajmniej jeden z recenzentów dodał komentarz podczas zatwierdzania.
• Odrzucono: pozycja została odrzucona przez co najmniej jednego z recenzentów