Aprovações

O que são aprovações?

Aprovações fornecem uma maneira estruturada e rastreável de revisar e confirmar informações importantes do projeto antes de serem finalizadas. Quer o senhor esteja gerenciando Tickets, documentos ou planos de projeto, as aprovações ajudam a garantir que cada alteração ou envio seja revisado pelas pessoas certas no momento certo.

O uso de aprovações ajuda a manter a responsabilidade, melhorar a colaboração e documentar as decisões, dando às suas equipes de projeto um registro claro de quem aprovou o quê e quando.

Como funcionam as aprovações

O processo de aprovação sempre segue um padrão semelhante:

1. Solicitação: Um usuário cria uma solicitação de aprovação para um Tickets, arquivo ou plano.
2. Fluxo de trabalho: A solicitação segue um fluxo de trabalho de aprovação que define as etapas, os revisores e os prazos.
3. Revisão: Os revisores designados aprovam, rejeitam ou comentam a solicitação.
4. Conclusão: Depois que todas as aprovações necessárias forem concedidas (ou ocorrer alguma rejeição), o status da aprovação final será registrado e ficará visível no sistema.

Fluxos de trabalho de aprovação

Toda solicitação de aprovação é baseada em um fluxo de trabalho de aprovação - um processo definido que determina quem revisa o quê e quando.

Os fluxos de trabalho de aprovação predefinidos funcionam como modelos reutilizáveis que definem como as solicitações de aprovação são processadas, incluindo etapas, revisores e prazos. Os administradores podem criar e gerenciar esses fluxos de trabalho para que as equipes de projeto possam aplicar estruturas de aprovação consistentes.

Leia mais em Create & Manage Approval Workflows (Criar e gerenciar fluxos de trabalho de aprovação) e em Manage Approval Workflows of a Project (Gerenciar fluxos de trabalho de aprovação de um projeto).

Exemplo de um fluxo de trabalho de aprovação para envios com duas etapas e um revisor cada:

Solicitações de aprovação e fluxos de trabalho

Ao criar uma solicitação de aprovação, o senhor pode:

• Selecione um fluxo de trabalho predefinido - use um processo de aprovação padrão da empresa.
• Ajuste o fluxo de trabalho - modifique etapas, revisores ou prazos (se permitido pelas configurações do fluxo de trabalho).
• Defina um fluxo de trabalho em tempo real - crie todas as etapas, revisores e prazos diretamente ao solicitar a aprovação (atualmente não disponível para aprovações em Tickets ).

Tipos de aprovações

As aprovações podem ser usadas em diferentes áreas da plataforma, dependendo do que precisa ser revisado:

• Tickets Approvals - Para revisar e confirmar Tickets, como Submittals ou Change Orders.
• Document Approvals (Aprovações de documentos) - Para revisar documentos, desenhos ou outros arquivos de projeto carregados.
• Aprovações de planos - Para validar versões de planos antes que elas se tornem ativas em uma camada.

Cada tipo usa a mesma lógica e fluxos de trabalho subjacentes, mas as solicitações de aprovação são criadas de forma diferente.

Tickets Aprovações

Tickets suportam inúmeros casos de uso, pois o senhor pode revisar e aprovar qualquer tipo de informação coletada nos formulários personalizados do Tickets, inclusive todos os anexos. Veja Exemplos de casos de uso abaixo.

• O solicitante deve selecionar um fluxo de trabalho predefinido ao solicitar a aprovação de um Tickets.
  Antes que um fluxo de trabalho possa ser selecionado, ele deve ser atribuído ao formulário no projeto. Leia mais em Gerenciar fluxos de trabalho de aprovação de um projeto > Gerenciar fluxos de trabalho de formulários.
  Antes que um fluxo de trabalho possa ser atribuído a um formulário, a opção de formulário 'Fluxos de trabalho de aprovação' deve estar ativada. Leia mais em Form Options > Approval Workflows.
• Uma vez iniciado o processo de aprovação, o site Tickets é bloqueado para impedir alterações em quaisquer campos ou anexos em análise."
• O site Tickets recebe o status final Approved (Aprovado) quando todos os revisores o aprovam.
• Se algum revisor rejeitar a solicitação, o processo de aprovação será encerrado. O site Tickets deve ser desbloqueado para que o senhor possa fazer as correções antes de reiniciar o fluxo de trabalho de aprovação.
• A aprovação se aplica a todo o site Tickets (incluindo todos os anexos). Não há aprovação parcial de campos ou arquivos individuais.
• O status de aprovação de um Tickets é visível em Approvals (Aprovações), Tickets Details (Detalhes), Tickets List View (Visualização de lista) e Tickets Attachments View (Visualização de anexos) em Documents (Documentos).

Leia mais em Request Approval for a Tickets e em Review & Approve Tickets.

Exemplo de um envio Tickets pronto para solicitar aprovação:

Notificações por e-mail para Tickets Aprovações

As regras a seguir definem quem recebe notificações por e-mail durante o processo de aprovação:

• Somente os revisores da etapa ativa são notificados quando a solicitação estiver:
  • Pendente de aprovação
  • Vencimento em 3 dias
  • Vencimento hoje
• Todos os usuários envolvidos - incluindo o solicitante, os revisores, o Tickets criador, o responsável, os receptores (CC) e todos os usuários listados nos campos de usuário personalizados - são notificados quando:
  • Uma solicitação de aprovação foi iniciada.
  • Uma aprovação está vencida.
  • Um revisor aprovou, rejeitou ou comentou uma solicitação (os revisores não são notificados).
  • Todos os revisores concluíram todas as etapas de aprovação.
  • Uma solicitação de aprovação foi cancelada.
  • Um Tickets foi desbloqueado (o status de aprovação é excluído e o processo de aprovação é cancelado).

É possível definir para cada fluxo de trabalho se também deseja notificar receptores e usuários em campos de formulário de usuário personalizados.

Exemplos de casos de uso

Com as aprovações Tickets, o senhor pode cobrir perfeitamente casos de uso complexos, como Submittals e Change Orders, ajustados aos requisitos da sua empresa e do projeto.

Saiba tudo sobre esses casos de uso com exemplos detalhados e explicações completas sobre como configurá-los e processá-los na prática.

Leia mais em Submittal Example: Visão geral e em Change Order Example: Visão geral.

Aprovações de documentos

Solicite aprovação para todos os arquivos salvos em Document Management > All files.

• Use fluxos de trabalho predefinidos ou crie um fluxo de trabalho em tempo real ao solicitar a aprovação de arquivos.
  Antes que um fluxo de trabalho possa ser selecionado, ele deve ser atribuído à seção Documentos no projeto. Leia mais em Gerenciar fluxos de trabalho de aprovação de um projeto > Gerenciar fluxos de trabalho de documentos.
• Uma solicitação de aprovação de documento pode conter até 100 arquivos. Cada arquivo é aprovado ou rejeitado separadamente (ao contrário das aprovações do Tickets, em que todo o Tickets, incluindo todos os anexos, é aprovado ou rejeitado).
• As aprovações de documentos são sempre solicitadas para uma determinada versão de um arquivo. É possível fazer upload e solicitar aprovação para uma nova versão de um arquivo enquanto outra versão tem uma solicitação de aprovação pendente.
  Leia mais em Create & Manage File Versions.
• Os revisores precisam ter acesso a todos os arquivos. Se o controle de acesso estiver ativado, eles precisam ter pelo menos Viewer. Leia mais em Controle de acesso a arquivos/pasta
• Se um revisor rejeitar um arquivo, o status será Rejeitado. No entanto, outros revisores ainda podem enviar seus comentários.
• O senhor não pode solicitar aprovação para pastas e arquivos sob o obsoleto Documents by layers.

Leia mais em Request Approval for Documents e em Review & Approve Documents.

Exemplo de uma solicitação de aprovação para dois arquivos antes de enviar a solicitação:

Aprovações e versão atual

O número da versão do arquivo e o status de aprovação são mostrados para a versão atual na lista de arquivos, na guia File Details (Detalhes do arquivo) e na guia Versions (Versões). Consulte também Document Management > Document Versioning.

Se um arquivo for aprovado (por exemplo, a V1 é aprovada e a versão atual ) e, em seguida, uma versão mais recente estiver pendente de aprovação (por exemplo, V2), isso será indicado ao lado do status de aprovação na lista de arquivos (por exemplo, a versão atual é exibida como V1 e o status de aprovação como "Approved (V2 pending)").

Se as colunas de status de versão ou aprovação não estiverem visíveis na lista de arquivos, clique no ícone de engrenagem da tabela de arquivos e verifique se o senhor configurou a tabela para mostrar essas colunas.

Lembre-se de que, na lista de arquivos e nos detalhes do arquivo, o status é mostrado para a versão atual , conforme definido acima. Portanto, o status Rejected só será exibido se ainda não houver uma versão aprovada.

Operações e aprovações de arquivos

É permitido mover e renomear arquivos com aprovação pendente. No entanto, não é possível mover um arquivo para a Lixeira se ele estiver pendente de aprovação. A duplicação é permitida; o novo arquivo não terá nenhuma associação com a aprovação pendente.

Leia mais em Add & Manage Files/Folders.

Aprovações de planos

As aprovações de planos funcionam de forma semelhante às aprovações de documentos, exceto que o senhor começa fazendo o upload de um plano para uma camada, que só se torna a versão atual do plano depois de aprovada. Atualmente, o senhor não pode selecionar fluxos de trabalho predefinidos ao solicitar a aprovação de planos.

Leia mais em Request Approval for Plans e em Review & Approve Plans.

Exemplo de uma camada com uma aprovação de plano pendente:

Aprovações em várias etapas

É possível adicionar várias etapas para solicitações de aprovação com um ou vários revisores. Durante o processo de revisão, a próxima etapa não será iniciada até que todos os itens tenham sido revisados por todos os revisores da etapa ativa.

Para cada etapa, o senhor define uma duração ou data de vencimento. Se uma etapa estiver vencida, todas as etapas subsequentes atualizarão automaticamente suas datas de vencimento para garantir a mesma duração de revisão definida por etapa.

Cada solicitação de aprovação pode ter até 20 etapas e um número ilimitado de revisores.

Visão geral das aprovações

Visualize todas as solicitações de aprovação pendentes, concluídas e canceladas e filtre-as por projeto na página Approvals (Aprovações). Acesse rapidamente as visualizações filtradas por:

• Tickets Aprovações
• Aprovações de documentos
• Aprovações de planos
• Aguardando sua aprovação
• Criado pelo senhor

Leia mais em View & Manage Approvals.

Exemplo de uma solicitação pendente de aprovação do senhor:

Solicitações de aprovação

Comportamento comum a todos os tipos de solicitação de aprovação:

• Depois de enviada, a solicitação de aprovação não pode ser modificada. Ela só pode ser cancelada.
• Os revisores receberão notificações sobre novas solicitações de aprovação e lembretes sobre datas de vencimento três dias antes da data de vencimento, na data de vencimento e quando estiver vencida. Consulte também Email Notifications for Tickets Approvals acima.
• O assunto de uma solicitação de aprovação ajuda a identificá-la na lista de aprovações. Ele é obrigatório e não deve ser muito longo.
• A mensagem de uma solicitação de aprovação é incluída no e-mail enviado a todos os revisores e fica visível nos detalhes da solicitação de aprovação. Ela é opcional e permite que o solicitante compartilhe informações adicionais com todos os revisores.

Status das solicitações de aprovação

Todas as solicitações de aprovação têm um dos seguintes status:

• Pending: alguns itens ainda estão pendentes de feedback dos revisores.
  • Pending 1/3: caso haja várias etapas, por exemplo, a etapa 1 de 3 etapas está ativa.
  • Pending your approval: caso o senhor seja um revisor e ainda não tenha aprovado ou rejeitado.
  • Overdue: caso esteja pendente e a data de vencimento esteja no passado.
• Concluído: todos os itens foram aprovados ou rejeitados pelos revisores.
• Cancelled (Cancelado): a solicitação de aprovação foi cancelada.

Status de aprovação dos itens

Os itens (Tickets, arquivos ou planos) para os quais a aprovação foi solicitada têm um dos seguintes status:

• Nenhum (-): nenhuma aprovação foi solicitada para o item.
• Pendente:. A aprovação está pendente.
• Aprovado: item foi aprovado por todos os revisores.
• Aprovado com comentários: caso pelo menos um dos revisores tenha adicionado um comentário durante a aprovação.
• Rejeitado: item foi rejeitado por pelo menos um dos revisores