Kontrola dostępu do plików/folderów

Przegląd

Proszę kontrolować, którzy użytkownicy lub role mają dostęp do określonych plików lub folderów w Document Management. Proszę określić, co mogą robić, nadając im uprawnienia przeglądającego, współtwórcy lub menedżera.

Dostęp i uprawnienia

• Uprawnienie roli 'Admin' można przyznać, aby upewnić się, że zawsze jest ktoś, kto ma pełny dostęp do każdego pliku i folderu, zastępując indywidualne ustawienia dostępu do niektórych plików lub folderów.
• Podwykonawcom można przyznać uprawnienia do przeglądania, ale nigdy nie mogą oni modyfikować ani tworzyć nowych plików lub folderów.
• Obserwatorzy mogą przeglądać wszystkie pliki i foldery, dopóki kontrola dostępu jest wyłączona. Po włączeniu kontroli dostępu mogą przeglądać tylko te pliki i foldery, do których otrzymali dostęp — indywidualnie lub przez grupę. Podobnie jak podwykonawcy, nigdy nie mogą modyfikować ani tworzyć plików ani folderów.

Jak działa kontrola dostępu

• Przyznanie dostępu roli lub grupie daje każdemu jej członkowi wybrane uprawnienie.
• Jeśli użytkownik ma dostęp z więcej niż jednego źródła (indywidualnie, przez rolę lub przez grupę), obowiązuje najwyższy poziom uprawnień.
• Gdy zmienia się przynależność użytkownika do grupy lub roli, jego dostęp jest aktualizowany automatycznie.
• Ustawienia dostępu folderu są dziedziczone przez wszystkie jego podfoldery i pliki. Można to zmienić lub przywrócić, patrz Dziedziczone ustawienia dostępu.
• Podwykonawcy i obserwatorzy są zawsze ograniczeni do przeglądania, nawet jeśli grupa lub rola, do której należą, ma uprawnienie Contributor lub Menedżer.

Na przykład, jeśli użytkownik nie ma uprawnień roli do usuwania elementów w Zarządzaniu dokumentami, ale ma uprawnienia Menedżera dla elementu, wówczas może usunąć plik.

Jak uzyskać dostęp do zarządzania dokumentami Ustawienia dostępu

Aplikacja internetowa

1. Proszę kliknąć Dokumenty
2. Otworzyć menu więcej pliku lub folderu
3. Proszę kliknąć Szczegóły folderu (lub Szczegóły pliku)
4. Proszę zobaczyć Ustawienia dostępu

Mobilny

1. Proszę dotknąć Dokumenty
   

   

2. Proszę otworzyć menu More pliku lub folderu
   

   

3. Dotknij Szczegóły
   

   

4. Proszę zobaczyć Ustawienia dostępu
   

   

Proszę włączyć kontrolę dostępu

Aby zdefiniować uprawnienia dostępu do określonych plików lub folderów, należy najpierw włączyć kontrolę dostępu. Proszę przejść do ustawień dostępu, jak opisano powyżej w Jak uzyskać dostęp do ustawień dostępu zarządzania dokumentami:

Aplikacja internetowa

1. Activate Access Control toggle

Mobilny

1. Proszę aktywować Kontrola dostępu przełącznik

Pan, jako osoba, która aktywowała przełącznik, zostanie automatycznie dodany jako użytkownik z uprawnieniem "Menedżer". Nikt inny nie będzie miał dostępu do tego pliku lub folderu, dopóki nie zostanie dodany zgodnie z opisem w następnych krokach.

Jedynym wyjątkiem są użytkownicy z uprawnieniami roli "Admin", które dają im bezwarunkowy dostęp do każdego pliku i folderu, jak opisano powyżej w Dostęp i uprawnienia.

Dodawanie roli lub użytkownika

Gdy kontrola dostępu jest włączona, można określić, kto może uzyskać dostęp do pliku lub folderu.

Aby dodać rolę lub użytkownika:

Aplikacja internetowa

1. Proszę kliknąć Dodaj rolę lub użytkownika
2. Opcjonalnie: Proszę użyć pola wyszukiwania
3. Proszę kliknąć + obok roli lub użytkownika (proszę powtórzyć w razie potrzeby)
4. Proszę kliknąć Potwierdź

Aby zobaczyć pierwszych 5 użytkowników grupy lub roli:

1. Proszę najechać kursorem na grupę lub rolę w sekcji Who has access.
   

   

Aby zobaczyć wszystkich użytkowników grupy lub roli:

1. Proszę najechać kursorem na grupę lub rolę w sekcji Who has access.
2. Proszę kliknąć + 3 more (liczba zależy od tego, ilu jest pozostałych członków).
   

   

3. Widoczni są wszyscy członkowie
   

   

Mobilny

1. Proszę dotknąć + Dodaj rolę lub użytkownika
   

   

2. Opcjonalnie: Proszę użyć pola wyszukiwania
3. Proszę wybrać role i użytkowników
4. Proszę dotknąć Gotowe
   

   

Zmiana uprawnień dla roli lub użytkownika

Dostępne są następujące uprawnienia:

• Przeglądarka = Tylko przeglądanie (jest automatycznie przypisywana do dodanych ról i użytkowników)
• Contributor = Dodawanie, edytowanie i przenoszenie plików i folderów
• Menedżer = dodawanie, edytowanie, przenoszenie, usuwanie plików i folderów, zarządzanie kontrolą dostępu

Aby zmienić uprawnienia dla roli lub użytkownika:

Aplikacja internetowa

1. Proszę otworzyć menu rozwijane, które pokazuje bieżące uprawnienie, np. Viewer
2. Proszę wybrać nowe uprawnienie, np. Contributor lub Manager

Mobilny

1. Proszę otworzyć menu More odpowiedniej roli lub użytkownika
   

   

2. Proszę wybrać nowe uprawnienie Manager, Contributor lub Viewer
   

   

Usuwanie uprawnień dla roli lub użytkownika

Aby usunąć rolę lub użytkownika i jego uprawnienia do wybranego pliku lub folderu:

Aplikacja internetowa

1. Proszę otworzyć menu rozwijane, które pokazuje bieżące uprawnienie, np. Viewer
2. Proszę kliknąć Usuń użytkownika

Mobilny

1. Proszę otworzyć menu More odpowiedniej roli lub użytkownika
   

   

2. Proszę dotknąć Usuń
   

   

Wyłącz kontrolę dostępu

Wyłącz kontrolę dostępu, aby dezaktywować wszystkie ustawienia dostępu i ponownie udostępnić plik lub folder dla wszystkich.

Aplikacja internetowa

1. Deactivate Access Control toggle
2. Proszę kliknąć i tak usunąć

Mobilny

1. Deactivate Access Control toggle
   

   

2. Proszę kliknąć i tak usunąć
   

   

Dziedziczone ustawienia dostępu

Ustawienia dostępu do folderu są automatycznie dziedziczone przez wszystkie podfoldery i pliki.

Po otwarciu ustawień dostępu elementu, który odziedziczył ustawienia dostępu, przełącznik Access Control jest włączony, ale wyszarzony, ponieważ nie można go wyłączyć.

Zmiana

Nie jest możliwe wyłączenie kontroli dostępu dla elementów z odziedziczonymi ustawieniami dostępu, ale można je zmienić w sposób opisany powyżej:

• Dodawanie roli lub użytkownika
• Zmiana uprawnień dla roli lub użytkownika
• Usuwanie uprawnień dla roli lub użytkownika

Przywrócić

Po wprowadzeniu zmian w uprawnieniach dziedziczenie zostanie wyłączone dla tego elementu.

Aby usunąć zmiany i ponownie aktywować dziedziczenie:

Aplikacja internetowa

1. Proszę kliknąć Przywróć zmiany

Mobilny

1. Proszę dotknąć . Przywróć zmiany

Przenoszenie plików/folderów z ustawieniami dostępu

Pliki i foldery można przenosić w sposób opisany w sekcji Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami > Przenoszenie plików/folderów.

Otrzymają Państwo dodatkowy komunikat potwierdzający w przypadku, gdy przeniesiony element ma odziedziczone ustawienia dostępu i/lub folder docelowy ma (odziedziczone) ustawienia dostępu:

'Podczas przenoszenia elementów ich ustawienia dostępu zmienią się, aby dopasować je do ustawień nowego folderu.'

Aplikacja internetowa

1. Proszę kliknąć Move anyway

Mobilny

1. Proszę dotknąć i tak przenieść

Wyświetlanie udostępnionych elementów

Aby wyświetlić listę wszystkich plików i folderów udostępnionych użytkownikowi za pomocą ustawień dostępu:

Aplikacja internetowa

1. Proszę kliknąć Dokumenty
2. Proszę kliknąć Udostępnione elementy

Mobilny

1. Proszę dotknąć Dokumenty
   

   

2. Proszę otworzyć menu More
   

   

3. Proszę dotknąć Udostępnione elementy