Upravljanje zadacima i podizvođačima: Tijekovi rada u PlanRadaru

Pregled

Ovaj članak prolazi kroz proces upravljanja zadacima iz članka Upravljanje zadacima i podizvođačima: Pregled redoslijedom kojim se odvija: jednokratno postavljanje u uredu, izrada i dodjela zadataka nakon sastanka i obilaska gradilišta, rad na njima kao podizvođač i praćenje dok se ne zatvore.

Primjer je glavni izvođač koji uređuje četiri uredska kata s osam tvrtki podizvođača, jednim obrascem Zadatak, jednim planom po katu i jednom grupom po tvrtki. Koraci pretpostavljaju da znate kako pojedine značajke funkcioniraju. Svaki korak upućuje na članak o značajci.

Pristup i dozvole

Postavljanje procesa (ured, webapp)

Jednom ga izvodi voditelj projekta na razini računa. Obrazac, popis i grupe ponovno se koriste u svakom projektu.

Izrada popisa

• Struka: Suhi zid, Stropovi, Elektroinstalacije, KGH, Vodoinstalacije, Podovi, Stolarija, Ličenje.
• Izvor: Sastanak na gradilištu, Obilazak gradilišta, Uputa naručitelja, Vremenski plan.

Izrada obrasca

Izradite obrazac pod nazivom Zadatak i dodajte polja u nastavku. U postavkama obrasca ostavite omogućene privitke, komentare i položaj na planu. Omogućite slijed numeriranja s prefiksom T, kako bi zadaci bili numerirani T-1, T-2 i tako dalje te kako bi se na sastanku na njih moglo pozivati brojem.

Dajte podizvođačima dozvolu za uređivanje polja Fotografija po završetku. Pročitajte više u Izrada i uređivanje obrazaca, Uredi postavke obrasca i Uredi dopuštenja polja.

Izrada grupa podizvođača

Izradite i pozovite poslovođe svake tvrtke kao korisnike podizvođače. Za izradu i pozivanje podizvođača u webappu:

1. Postavite pokazivač iznad Upravljanje korisnicima i kliknite Korisnici. Pročitajte više u Stvorite i pozovite korisnike > Pozovite podizvođača.
2. Kliknite Stvorite korisnika ili Pozovite korisnika ako se adresa e-pošte već koristi na drugom PlanRadar računu.
3. Odaberite vrstu korisnika podizvođač.
4. Ispunite ime, prezime i adresu e-pošte.
5. Odaberite projekte na kojima podizvođač radi.
6. Kliknite Spremite ili, za pozivnicu, Pozovite korisnika.

Podizvođač prima e-poruku s poveznicom za postavljanje lozinke i poveznicama za preuzimanje mobilne aplikacije. Pročitajte više u Stvorite i pozovite korisnike.

Zatim izradite jednu grupu po tvrtki, na primjer Suhi zid d.o.o., s poslovođom kao voditeljem grupe. Pročitajte više u Stvaranje i upravljanje grupama.

Uloge i korisnici

• Voditelj gradilišta: interni korisnik s ulogom koja ima dozvole za izradu ticketa, pregled svih ticketa i uređivanje svih ticketa koje korisnik može vidjeti.
• Voditelj projekta: kao voditelj gradilišta, uz dozvolu za Statistiku.
• Podizvođači: vrsta korisnika podizvođač. Uloga nije potrebna.
• Voditelj projekta najmoprimca: promatrač.

Postavljanje projekta

• Prenesite jedan plan po katu. Pročitajte više u Prijenos planova u web aplikaciji.
• Dodajte obrazac Zadatak u projekt. Pročitajte više u Upravljanje obrascima projekta.
• Dodajte grupe podizvođača i promatrača u projekt. Dodavanjem grupe dodaju se svi njezini članovi. Pročitajte više u Upravljanje grupama projekta.
• Izradite i podijelite dva filtra za sve na projektu: Otvoreni zadaci (status Otvoreno, U tijeku, Povratne informacije) i Zadaci s prekoračenim rokom (Rok je prekoračen za najmanje 1 dan). Postavite Vidljivost (korisnik) na Svi korisnici, kako bi ih mogli koristiti i podizvođači. Pročitajte više u Filter ulaznice.
• Izborno: dodajte obrazac Zadatak u omiljene, kako bi u mobilnoj aplikaciji bio udaljen jedan dodir. Pročitajte više u Upravljanje omiljenim obrascima za izbornik za brzi pristup.

Izrada i dodjela zadataka (voditelj gradilišta)

Nakon sastanka na gradilištu

Izradite točke za postupanje odmah nakon sastanka, u webappu, dok su dogovori još svježi.

1. Izradite ticket s obrascem Zadatak, na planu gdje se rad izvodi. Pročitajte više u Izradi ticketi.
2. Ispunite polja:
   Naziv: "Zatvoriti suhi zid sa strane hodnika, prostorije 2.10 do 2.14".
   Struka: Suhi zid.
   Izvor: Sastanak na gradilištu.
   Odgovorna osoba: grupa Suhi zid d.o.o.
   Dovršiti do: datum dogovoren na sastanku.
   Opis: "Grubo razvođenje elektroinstalacija u zidu hodnika je završeno. Zatvoriti i zagladiti stranu hodnika kako bi ličilac mogao početi u ponedjeljak."
3. Spremite. Status je Otvoreno. Grupa dobiva obavijest e-poštom i push obavijest.

Ako se zapisnik sa sastanka vodi kao ticket, izradite točke za postupanje kao podređene tickete ticketa sastanka, tako da zapisnik prikazuje sve točke za postupanje s njihovim statusom. Pročitajte više u Koristite podulaznice.

Tijekom obilaska gradilišta

Voditelj gradilišta obilazi katove s mobilnom aplikacijom otvorenom na planu kata.

1. Dodirnite položaj na planu i odaberite obrazac Zadatak.
2. Snimite fotografiju koja pokazuje što treba napraviti.
3. Ispunite struku, odgovornu osobu, rok i opis te postavite Izvor na Obilazak gradilišta. Izgovorite opis ako su vam ruke zauzete. Pročitajte više u Popunite polja za ulaznice glasom.
4. Spremite.

Jedan zadatak po ticketu. Ako na istom mjestu trebaju električar i gipsar, izradite dva ticketa. Pročitajte više u Postavite opunomoćenika i primatelje ulaznice.

Rad na zadatku (podizvođač, mobilna aplikacija)

Što podizvođač vidi

Nakon prijave u mobilnu aplikaciju poslovođa odabire račun i projekt. Ako ga je pozvala samo jedna tvrtka, odabir računa se preskače. U glavnom izborniku Ticketi prikazuje samo tickete dodijeljene njemu ili njegovoj grupi. U svakom ticketu svako polje koje ne može mijenjati prikazuje ikonu lokota. Može mijenjati status i napredak, pisati komentare, dodavati fotografije i ispunjavati polja privitaka za koja ima dozvolu uređivanja. Pročitajte više u Kratki vodič za podizvođače.

Izvršavanje zadatka

Primjena zajedničkog filtra Otvoreni zadaci prikazuje što još treba napraviti.

1. Otvorite ticket, pročitajte opis i pronađite položaj na planu.
2. Postavite status na U tijeku kada rad počne.
3. Ažurirajte Napredak na zadacima koji traju dulje od jednog dana.
4. Obavite posao.
5. Prenesite fotografiju rezultata u polje Fotografija po završetku.
6. Postavite status na Riješeno.

Dva druga puta:

• Zadatak se ne može izvršiti kako je opisano, na primjer zato što područje nije spremno. Napišite komentar s razlogom i postavite status na Povratne informacije. Voditelj gradilišta odgovara u komentarima i vraća status na Otvoreno ili U tijeku.
• Zadatak pripada drugoj tvrtki. Napišite komentar i postavite status na Odbijeno. Voditelj gradilišta ga ponovno dodjeljuje.

Praćenje (voditelj gradilišta)

Provjera i zatvaranje

1. Filtrirajte riješene zadatke, po katu ili po struci.
2. Provjerite posao, na gradilištu ili na temelju polja Fotografija po završetku.
3. Ako je zadatak obavljen, postavite status na Zatvoreno. To mogu napraviti samo interni korisnici.
4. Ako nije obavljen, napišite komentar o tome što nedostaje, vratite status na U tijeku i po potrebi postavite novi rok.

Prije sastanka na gradilištu

1. U prikazu popisa primijenite filtar Zadaci s prekoračenim rokom.
2. Razvrstajte popis po odgovornoj osobi klikom na zaglavlje stupca. Pročitajte više u Prikaz popisa ulaznica.
3. Izradite izvještaj o ticketima kao PDF za svaku tvrtku s njezinim otvorenim zadacima i zadacima s prekoračenim rokom i pošaljite ga uz pozivnicu za sastanak. Pročitajte više u Napravite izvješće o ulaznicama (PDF).
4. Na sastanku prođite kroz popis svake tvrtke. Gdje je potrebno, dogovorite nove rokove i promijenite ih u ticketima, po potrebi nekoliko odjednom. Pročitajte više u Uredite više ulaznica odjednom u Webapp-u.

Kako biste provjerili je li tvrtka vidjela zadatak koji ste izradili, otvorite ticket i pogledajte simbol oka pored odgovorne osobe. Za grupu on pokazuje je li voditelj grupe otvorio ticket. Za popis svih zadataka koji još nisu otvoreni filtrirajte po Nadležna osoba nije pročitala poruku. Pročitajte više u Pregledajte potvrde čitanja ulaznica.

Nadzorna ploča webappa prikazuje broj ticketa po projektu i koliko ih ima prekoračen rok, a njezine kartice ticketa prikazuju tickete sa svih vaših projekata s unaprijed definiranim filtrima. Pročitajte više u Nadzorna ploča Webapp-a.

Po tvrtkama i projektima

Statistika odgovara na pitanja koja se postavljaju na kraju mjeseca: koliko otvorenih zadataka ima svaka tvrtka, koliko po struci, koliko ih je došlo iz uputa naručitelja. Izradite stupčasti grafikon ticketa Zadatak grupiranih po odgovornoj osobi i statusu ili po polju Struka i statusu. Budući da su Struka i Izvor polja popisa na jednom obrascu, isti grafikoni funkcioniraju na svakom projektu koji ga koristi. Pročitajte više u Statistika i Stvaranje trakastih ili stupčastih grafikona.

Svaka promjena statusa, komentar i fotografija bilježe se u zapisnik ticketa s korisnikom i vremenom, tako da je povijest spornog zadatka uvijek dostupna. Pročitajte više u Pratite aktivnost na ulaznici u dnevniku.