Aufgaben- & Auftragnehmermanagement: Workflows in PlanRadar

Übersicht

Dieser Artikel geht den Aufgabenprozess aus Aufgaben- & Auftragnehmermanagement: Übersicht in der Reihenfolge durch, in der er abläuft: einmalig im Büro einrichten, Aufgaben nach der Baubesprechung und der Baustellenbegehung erstellen und zuweisen, als Auftragnehmer daran arbeiten und nachverfolgen, bis sie abgeschlossen sind.

Das Beispiel ist der Generalunternehmer, der vier Büroetagen mit acht Auftragnehmern ausbaut, mit einem Formular „Aufgabe“, einem Plan pro Etage und einer Gruppe pro Unternehmen. Die Schritte setzen voraus, dass Sie wissen, wie die einzelnen Features funktionieren. Jeder Schritt verlinkt auf den Artikel zum Feature.

Zugang & Berechtigungen

Prozess einrichten (Büro, Webapp)

Wird einmalig vom Projektleiter auf Account-Ebene erledigt. Formular, Liste und Gruppen werden in jedem Projekt wiederverwendet.

Listen erstellen

• Gewerk: Trockenbau, Decken, Elektro, HLK, Sanitär, Bodenbeläge, Tischlerei, Malerarbeiten.
• Quelle: Baubesprechung, Baustellenbegehung, Anweisung Bauherr, Terminplan.

Formular erstellen

Erstellen Sie ein Formular namens „Aufgabe“ und fügen Sie die folgenden Felder hinzu. Lassen Sie Anhänge, Kommentare und Planposition in den Formulareinstellungen aktiviert. Aktivieren Sie die fortlaufende Nummerierung mit dem Präfix T, damit Aufgaben als T-1, T-2 und so weiter nummeriert werden und in der Besprechung über ihre Nummer angesprochen werden können.

Geben Sie Auftragnehmern die Bearbeitungsberechtigung für Foto nach Fertigstellung. Lesen Sie mehr unter Formulare erstellen & bearbeiten, Formular-Einstellungen bearbeiten und Feldberechtigungen bearbeiten.

Auftragnehmergruppen erstellen

Erstellen Sie die Poliere jedes Unternehmens als Auftragnehmer und laden Sie sie ein. So erstellen Sie einen Auftragnehmer in der Webapp und laden ihn ein:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerverwaltung und klicken Sie auf Benutzer. Lesen Sie mehr unter Benutzer erstellen & einladen > Auftragnehmer einladen.
2. Klicken Sie auf Benutzer erstellen oder auf Benutzer einladen, wenn die E-Mail-Adresse bereits in einem anderen PlanRadar-Account verwendet wird.
3. Wählen Sie den Benutzertyp Auftragnehmer aus.
4. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
5. Wählen Sie die Projekte aus, in denen der Auftragnehmer arbeitet.
6. Klicken Sie auf Speichern oder bei einer Einladung auf Benutzer einladen.

Der Auftragnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen des Passworts und Links zum Herunterladen der mobilen App. Lesen Sie mehr unter Benutzer erstellen & einladen.

Erstellen Sie dann eine Gruppe pro Unternehmen, zum Beispiel „Trockenbau GmbH“, mit dem Polier als Gruppenleiter. Lesen Sie mehr unter Gruppen erstellen & verwalten.

Rollen und Benutzer

• Bauleiter: ein In-House Benutzer mit einer Rolle, die bei Tickets die Berechtigungen Erstellen, Anzeigen „Alle Tickets“ und Bearbeiten „Alle Tickets, die der Benutzer einsehen kann“ hat.
• Projektleiter: wie der Bauleiter, zusätzlich mit der Berechtigung Statistiken.
• Auftragnehmer: der Benutzertyp Auftragnehmer. Keine Rolle nötig.
• Projektleiter des Mieters: ein Beobachter.

Projekt einrichten

• Laden Sie einen Plan pro Etage hoch. Lesen Sie mehr unter Pläne in der Webapp hochladen.
• Fügen Sie das Formular „Aufgabe“ dem Projekt hinzu. Lesen Sie mehr unter Formulare eines Projekts verwalten.
• Fügen Sie die Auftragnehmergruppen und den Beobachter dem Projekt hinzu. Wenn Sie eine Gruppe hinzufügen, werden alle ihre Mitglieder hinzugefügt. Lesen Sie mehr unter Gruppen eines Projekts verwalten.
• Erstellen und teilen Sie zwei Filter für alle im Projekt: Offene Aufgaben (Status Offen, In Bearbeitung, Rückfrage) und Überfällige Aufgaben (Überfällig seit mindestens 1 Tag). Setzen Sie Sichtbarkeit (Benutzer) auf Alle Benutzer, damit auch Auftragnehmer sie verwenden können. Lesen Sie mehr unter Tickets filtern.
• Optional: Fügen Sie das Formular „Aufgabe“ zu den Favoriten hinzu, damit es in der mobilen App nur einen Tipp entfernt ist. Lesen Sie mehr unter Favoriten-Formulare für das Schnellzugriff-Menü verwalten.

Aufgaben erstellen und zuweisen (Bauleiter)

Nach der Baubesprechung

Erstellen Sie die Maßnahmen direkt nach der Besprechung in der Webapp, solange die Vereinbarungen frisch sind.

1. Erstellen Sie ein Ticket mit dem Formular „Aufgabe“ auf dem Plan dort, wo die Arbeit ist. Lesen Sie mehr unter Ticket erstellen.
2. Füllen Sie die Felder aus:
   Titel: „Trockenbau flurseitig schließen, Räume 2.10 bis 2.14“.
   Gewerk: Trockenbau.
   Quelle: Baubesprechung.
   Zuständiger: die Gruppe Trockenbau GmbH.
   Erledigen bis: das in der Besprechung vereinbarte Datum.
   Beschreibung: „Die Elektro-Rohinstallation in der Flurwand ist fertig. Bitte die Flurseite schließen und spachteln, damit der Maler am Montag beginnen kann.“
3. Speichern Sie. Der Status ist Offen. Die Gruppe wird per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert.

Wenn das Besprechungsprotokoll als Ticket geführt wird, erstellen Sie die Maßnahmen als untergeordnete Tickets des Besprechungstickets, damit das Protokoll alle Maßnahmen mit ihrem Status zeigt. Lesen Sie mehr unter Untergeordnete Tickets verwenden.

Während der Baustellenbegehung

Der Bauleiter geht die Etagen ab, mit der mobilen App auf dem Grundriss geöffnet.

1. Tippen Sie auf die Position im Plan und wählen Sie das Formular „Aufgabe“.
2. Machen Sie ein Foto, das zeigt, was zu tun ist.
3. Füllen Sie Gewerk, Zuständigen, Fälligkeitsdatum und Beschreibung aus und setzen Sie Quelle auf Baustellenbegehung. Sprechen Sie die Beschreibung ein, wenn Sie die Hände nicht frei haben. Lesen Sie mehr unter Ticketfelder per Spracheingabe ausfüllen.
4. Speichern Sie.

Eine Aufgabe pro Ticket. Wenn an derselben Stelle der Elektriker und der Verputzer gebraucht werden, erstellen Sie zwei Tickets. Lesen Sie mehr unter Zuständigen und Empfänger eines Tickets festlegen.

An der Aufgabe arbeiten (Auftragnehmer, mobile App)

Was der Auftragnehmer sieht

Nach der Anmeldung in der mobilen App wählt der Polier den Account und das Projekt aus. Wenn ihn nur ein Unternehmen eingeladen hat, entfällt die Account-Auswahl. Im Hauptmenü listet Tickets nur die Tickets auf, die ihm oder seiner Gruppe zugewiesen sind. In jedem Ticket zeigt jedes Feld, das er nicht ändern kann, ein Schlosssymbol. Er kann Status und Fortschritt ändern, Kommentare schreiben, Fotos hinzufügen und die Anhangsfelder ausfüllen, für die er die Bearbeitungsberechtigung hat. Lesen Sie mehr unter Kurzanleitung für Auftragnehmer.

Aufgabe abarbeiten

Wenn Sie den geteilten Filter Offene Aufgaben anwenden, sehen Sie, was noch zu tun ist.

1. Öffnen Sie das Ticket, lesen Sie die Beschreibung und suchen Sie die Position auf dem Plan.
2. Setzen Sie den Status auf In Bearbeitung, wenn die Arbeit beginnt.
3. Aktualisieren Sie den Fortschritt bei Aufgaben, die länger als einen Tag dauern.
4. Führen Sie die Arbeit aus.
5. Laden Sie ein Foto des Ergebnisses in Foto nach Fertigstellung hoch.
6. Setzen Sie den Status auf Erledigt.

Zwei andere Wege:

• Die Aufgabe kann nicht wie beschrieben erledigt werden, zum Beispiel weil der Bereich noch nicht bereit ist. Schreiben Sie einen Kommentar mit dem Grund und setzen Sie den Status auf Rückfrage. Der Bauleiter antwortet in den Kommentaren und setzt den Status zurück auf Offen oder In Bearbeitung.
• Die Aufgabe gehört zu einem anderen Unternehmen. Schreiben Sie einen Kommentar und setzen Sie den Status auf Abgelehnt. Der Bauleiter weist sie neu zu.

Nachverfolgen (Bauleiter)

Prüfen und abschließen

1. Filtern Sie nach erledigten Aufgaben, pro Etage oder pro Gewerk.
2. Prüfen Sie die Arbeit, auf der Baustelle oder anhand von Foto nach Fertigstellung.
3. Wenn die Aufgabe erledigt ist, setzen Sie den Status auf Abgeschlossen. Das können nur In-House Benutzer.
4. Wenn sie nicht erledigt ist, schreiben Sie einen Kommentar, was fehlt, setzen Sie den Status zurück auf In Bearbeitung und legen Sie bei Bedarf ein neues Fälligkeitsdatum fest.

Vor der Baubesprechung

1. Wenden Sie in der Listenansicht den Filter Überfällige Aufgaben an.
2. Sortieren Sie die Liste nach Zuständigem, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Lesen Sie mehr unter Tickets Listenansicht.
3. Erstellen Sie pro Unternehmen einen Ticketbericht als PDF mit seinen offenen und überfälligen Aufgaben und schicken Sie ihn mit der Besprechungseinladung. Lesen Sie mehr unter Ticketbericht (PDF) erstellen.
4. Gehen Sie in der Besprechung die Liste jedes Unternehmens durch. Vereinbaren Sie bei Bedarf neue Fälligkeitsdaten und ändern Sie sie in den Tickets, falls nötig mehrere auf einmal. Lesen Sie mehr unter Mehrere Tickets auf einmal in der Webapp bearbeiten.

Um zu prüfen, ob ein Unternehmen eine von Ihnen erstellte Aufgabe gesehen hat, öffnen Sie das Ticket und sehen Sie sich das Augensymbol neben dem Zuständigen an. Bei einer Gruppe zeigt es, ob der Gruppenleiter das Ticket geöffnet hat. Um alle noch nicht geöffneten Aufgaben aufzulisten, filtern Sie nach Ungelesen vom Zuständigen. Lesen Sie mehr unter Lesebestätigungen für Tickets anzeigen.

Das Webapp-Dashboard zeigt die Anzahl der Tickets pro Projekt und wie viele davon überfällig sind, und seine Ticket-Tabs zeigen Tickets über alle Ihre Projekte hinweg mit vordefinierten Filtern. Lesen Sie mehr unter Webapp Dashboard.

Über Unternehmen und Projekte hinweg

Statistiken beantworten die Fragen, die am Monatsende aufkommen: wie viele Aufgaben jedes Unternehmen offen hat, wie viele pro Gewerk, wie viele aus Anweisungen des Bauherrn kamen. Erstellen Sie ein Spaltendiagramm der Tickets mit dem Formular „Aufgabe“, gruppiert nach Zuständigem und Status oder nach Gewerk und Status. Da Gewerk und Quelle Listenfelder in einem Formular sind, funktionieren dieselben Diagramme in jedem Projekt, das dieses Formular verwendet. Lesen Sie mehr unter Statistiken und Erstellen von Balken- oder Spaltendiagrammen.

Jede Statusänderung, jeder Kommentar und jedes Foto wird mit Benutzer und Uhrzeit im Ticket-Journal festgehalten, sodass der Verlauf einer strittigen Aufgabe jederzeit verfügbar ist. Lesen Sie mehr unter Aktivitäten zu einem Ticket im Journal verfolgen.