Gestion des tâches et des sous-traitants : Workflows dans PlanRadar

Vue d'ensemble

Cet article présente le processus de gestion des tâches décrit dans Gestion des tâches et des sous-traitants : Vue d'ensemble dans l'ordre où il se déroule : mise en place unique au bureau, création et attribution des tâches après la réunion et la visite de chantier, traitement des tâches par le sous-traitant et suivi jusqu'à leur clôture.

L'exemple est celui de l'entreprise générale qui aménage quatre étages de bureaux avec huit entreprises sous-traitantes, un formulaire Tâche, un plan par étage et un groupe par entreprise. Les étapes supposent que vous connaissez le fonctionnement de chaque fonctionnalité. Chaque étape renvoie à l'article de la fonctionnalité.

Accès et autorisations

Mettre en place le processus (bureau, application web)

Effectué une seule fois par le chef de projet au niveau du compte. Le formulaire, la liste et les groupes sont réutilisés dans chaque projet.

Créer les listes

• Lot : Plâtrerie, Plafonds, Électricité, CVC, Plomberie, Revêtements de sol, Menuiserie intérieure, Peinture.
• Source : Réunion de chantier, Visite de chantier, Instruction du client, Planning.

Créer le formulaire

Créez un formulaire nommé Tâche et ajoutez les champs ci-dessous. Laissez les pièces jointes, les commentaires et la position sur le plan activés dans les paramètres du formulaire. Activez la séquence de numérotation avec le préfixe T, afin que les tâches soient numérotées T-1, T-2 et ainsi de suite et puissent être désignées par leur numéro en réunion.

Donnez aux sous-traitants l'autorisation de modifier Photo une fois terminé. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des formulaires, Modifier les paramètres du formulaire et Modifier les autorisations des champs.

Créer les groupes de sous-traitants

Créez et invitez les chefs d'équipe de chaque entreprise en tant qu'utilisateurs sous-traitants. Pour créer et inviter un sous-traitant dans l'application web :

1. Survolez Gestion des utilisateurs et cliquez sur Utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Créer et inviter des utilisateurs > Inviter un sous-traitant.
2. Cliquez sur Créer un utilisateur, ou sur Inviter un utilisateur si l'adresse e-mail est déjà utilisée dans un autre compte PlanRadar.
3. Sélectionnez le type d'utilisateur sous-traitant.
4. Renseignez le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
5. Sélectionnez les projets sur lesquels le sous-traitant intervient.
6. Cliquez sur Sauvegarder, ou sur Inviter un utilisateur pour une invitation.

Le sous-traitant reçoit un e-mail avec un lien pour définir son mot de passe et des liens pour télécharger l'application mobile. Pour en savoir plus, consultez Créer et inviter des utilisateurs.

Créez ensuite un groupe par entreprise, par exemple Plâtrerie SARL, avec le chef d'équipe comme responsable du groupe. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des groupes.

Rôles et utilisateurs

• Conducteur de travaux : un utilisateur interne avec un rôle qui dispose des autorisations de tickets Créer, Voir tous les tickets, Modifier tous les tickets que l'utilisateur peut voir.
• Chef de projet : comme le conducteur de travaux, plus l'autorisation Statistiques.
• Sous-traitants : le type d'utilisateur sous-traitant. Aucun rôle nécessaire.
• Chef de projet du locataire : un observateur.

Mettre en place le projet

• Importez un plan par étage. Pour en savoir plus, consultez Télécharger des plans dans l'application Web.
• Ajoutez le formulaire Tâche au projet. Pour en savoir plus, consultez Gérer les formulaires d'un projet.
• Ajoutez au projet les groupes de sous-traitants et l'observateur. L'ajout d'un groupe ajoute tous ses membres. Pour en savoir plus, consultez Gérer les groupes d'un projet.
• Créez et partagez deux filtres pour tous les participants du projet : Tâches ouvertes (statut Ouvrir, En cours, Retour d'information) et Tâches en retard (En retard d'au moins 1 jour). Réglez Visibilité (utilisateur) sur Tous les utilisateurs, afin que les sous-traitants puissent aussi les utiliser. Pour en savoir plus, consultez Filtrer les billets.
• Facultatif : ajoutez le formulaire Tâche aux favoris pour qu'il soit accessible d'une seule pression dans l'application mobile. Pour en savoir plus, consultez Gérer les formulaires favoris pour le menu d'accès rapide.

Créer et attribuer les tâches (conducteur de travaux)

Après la réunion de chantier

Créez les actions juste après la réunion, dans l'application web, tant que les accords sont frais.

1. Créez un ticket avec le formulaire Tâche, sur le plan à l'endroit des travaux. Pour en savoir plus, consultez Créez un Tâches.
2. Renseignez les champs :
   Titre : « Fermer la cloison côté couloir, pièces 2.10 à 2.14 ».
   Lot : Plâtrerie.
   Source : Réunion de chantier.
   Attributaire : le groupe Plâtrerie SARL.
   Date d'échéance : la date convenue en réunion.
   Description : « Le premier passage électrique dans la cloison du couloir est terminé. Fermez et faites les joints côté couloir pour que le peintre puisse commencer lundi. »
3. Enregistrez. Le statut est Ouvrir. Le groupe est averti par e-mail et par notification push.

Lorsque le compte rendu de réunion est tenu sous forme de ticket, créez les actions comme sous-tickets du ticket de réunion, afin que le compte rendu affiche toutes les actions avec leur statut. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des sous-billets.

Pendant la visite de chantier

Le conducteur de travaux parcourt les étages avec l'application mobile ouverte sur le plan d'étage.

1. Appuyez sur la position sur le plan et choisissez le formulaire Tâche.
2. Prenez une photo qui montre ce qu'il faut faire.
3. Renseignez le lot, l'attributaire, la date d'échéance et la description, et réglez Source sur Visite de chantier. Dictez la description si vous avez les mains occupées. Pour en savoir plus, consultez Remplir les champs des tickets avec la voix.
4. Enregistrez.

Une tâche par ticket. Si le même endroit nécessite l'électricien et le plâtrier, créez deux tickets. Pour en savoir plus, consultez Définir le cessionnaire et les destinataires d'un ticket.

Traiter la tâche (sous-traitant, application mobile)

Ce que voit le sous-traitant

Après s'être connecté à l'application mobile, le chef d'équipe sélectionne le compte et le projet. Si une seule entreprise l'a invité, la sélection du compte est ignorée. Dans le menu principal, Tâches ne liste que les tickets qui lui sont attribués ou à son groupe. Dans chaque ticket, chaque champ qu'il ne peut pas modifier affiche une icône de cadenas. Il peut modifier le statut et l'avancement, rédiger des commentaires, ajouter des photos et remplir les champs de pièce jointe pour lesquels il dispose de l'autorisation de modification. Pour en savoir plus, consultez Guide de démarrage rapide pour les sous-traitants.

Traiter la tâche de bout en bout

L'application du filtre partagé Tâches ouvertes montre ce qui reste à faire.

1. Ouvrez le ticket, lisez la description et repérez la position sur le plan.
2. Passez le statut à En cours lorsque le travail commence.
3. Mettez à jour la Progression pour les tâches qui durent plus d'une journée.
4. Réalisez le travail.
5. Importez une photo du résultat dans Photo une fois terminé.
6. Passez le statut à Résolu.

Deux autres cas de figure :

• La tâche ne peut pas être réalisée comme décrit, par exemple parce que la zone n'est pas prête. Rédigez un commentaire indiquant la raison et passez le statut à Retour d'information. Le conducteur de travaux répond dans les commentaires et repasse le statut à Ouvrir ou En cours.
• La tâche relève d'une autre entreprise. Rédigez un commentaire et passez le statut à Rejeté. Le conducteur de travaux la réattribue.

Assurer le suivi (conducteur de travaux)

Contrôler et fermer

1. Filtrez les tâches au statut Résolu, par étage ou par corps de métier.
2. Contrôlez le travail, sur le chantier ou à partir de la Photo une fois terminé.
3. Si la tâche est réalisée, passez le statut à Fermé. Seuls les utilisateurs internes peuvent le faire.
4. Si elle ne l'est pas, rédigez un commentaire indiquant ce qui manque, repassez le statut à En cours et, si nécessaire, fixez une nouvelle date d'échéance.

Avant la réunion de chantier

1. Appliquez le filtre Tâches en retard dans la vue liste.
2. Triez la liste par attributaire en cliquant sur l'en-tête de colonne. Pour en savoir plus, consultez Vue de la liste des billets.
3. Créez un rapport de ticket en PDF par entreprise avec ses tâches ouvertes et en retard, et envoyez-le avec l'invitation à la réunion. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF).
4. En réunion, passez en revue la liste de chaque entreprise. Convenez de nouvelles dates d'échéance si nécessaire et modifiez-les dans les tickets, plusieurs à la fois si besoin. Pour en savoir plus, consultez Modifier plusieurs tickets à la fois dans l'application Web.

Pour vérifier si une entreprise a vu une tâche que vous avez créée, ouvrez le ticket et regardez le symbole d'œil à côté de l'attributaire. Pour un groupe, il indique si le responsable du groupe a ouvert le ticket. Pour lister toutes les tâches qui n'ont pas encore été ouvertes, filtrez par Non lu par l'attributaire. Pour en savoir plus, consultez Voir les reçus de lecture des billets.

Le tableau de bord de l'application web affiche le nombre de tickets par projet et combien sont en retard, et ses onglets de tickets affichent les tickets de tous vos projets avec des filtres prédéfinis. Pour en savoir plus, consultez Tableau de bord de l'application Web.

Sur l'ensemble des entreprises et des projets

Les statistiques répondent aux questions qui se posent en fin de mois : combien de tâches chaque entreprise a ouvertes, combien par corps de métier, combien proviennent d'instructions du client. Créez un histogramme des tickets Tâche regroupés par attributaire et par statut, ou par Lot et par statut. Comme Lot et Source sont des champs de liste d'un même formulaire, les mêmes graphiques fonctionnent sur chaque projet qui l'utilise. Pour en savoir plus, consultez Statistiques et Création de diagrammes à barres ou à colonnes.

Chaque changement de statut, commentaire et photo est enregistré dans le journal du ticket avec l'utilisateur et l'heure ; l'historique d'une tâche contestée est donc toujours disponible. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.