Gestión de tareas y subcontratistas: Workflows en PlanRadar

Visión general

Este artículo recorre el proceso de tareas de Gestión de tareas y subcontratistas: Visión general en el orden en que ocurre: configurar una vez en la oficina, crear y asignar tareas después de la reunión de obra y la visita de obra, trabajar en ellas como subcontratista y hacer el seguimiento hasta que se cierran.

El ejemplo es el contratista general que acondiciona cuatro plantas de oficinas con ocho empresas subcontratistas, un formulario Tarea, un plano por planta y un grupo por empresa. Los pasos dan por hecho que usted conoce el funcionamiento de cada función. Cada paso enlaza con el artículo de la función.

Acceso y permisos

Configurar el proceso (oficina, Webapp)

Lo hace una vez el jefe de proyecto a nivel de cuenta. El formulario, la lista y los grupos se reutilizan en todos los proyectos.

Crear las listas

• Especialidad: Tabiquería seca, Techos, Electricidad, Climatización, Fontanería, Pavimentos, Carpintería, Pintura.
• Origen: Reunión de obra, Visita de obra, Instrucción del cliente, Cronograma.

Crear el formulario

Cree un formulario llamado Tarea y añada los campos siguientes. Mantenga activados los archivos adjuntos, los comentarios y la posición en el plano en la configuración del formulario. Active la numeración secuencial con el prefijo T, para que las tareas se numeren T-1, T-2, etc. y se puedan citar por número en la reunión.

Dé a los subcontratistas permiso de edición para Foto al terminar. Lea más en Crear y editar formularios, Editar la configuración del formulario y Editar permisos de campo.

Crear los grupos de subcontratistas

Cree e invite a los encargados de cada empresa como usuarios subcontratistas. Para crear e invitar a un subcontratista en la Webapp:

1. Pase el cursor sobre Gestión de usuarios y haga clic en Usuarios. Lea más en Crear e invitar usuarios > Invitar a un subcontratista.
2. Haga clic en Crear usuario, o en Invitar a usuarios si la dirección de correo electrónico ya se utiliza en otra cuenta de PlanRadar.
3. Seleccione el tipo de usuario subcontratista.
4. Rellene el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico.
5. Seleccione los proyectos en los que trabaja el subcontratista.
6. Haga clic en Guardar, o en Invitar a usuarios para enviar una invitación.

El subcontratista recibe un correo electrónico con un enlace para establecer la contraseña y enlaces para descargar la app móvil. Lea más en Crear e invitar usuarios.

Después, cree un grupo por empresa, por ejemplo Tabiquería S.L., con el encargado como responsable del grupo. Lea más en Crear y gestionar grupos.

Roles y usuarios

• Jefe de obra: un usuario interno con un rol que tiene los permisos de tickets Crear, Ver todos los tickets, Editar todos los tickets que el usuario puede ver.
• Jefe de proyecto: como el jefe de obra, más el permiso de Estadísticas.
• Subcontratistas: el tipo de usuario subcontratista. No necesitan rol.
• Jefe de proyecto del inquilino: un observador.

Configurar el proyecto

• Suba un plano por planta. Lea más en Cargar planos en la Webapp.
• Añada el formulario Tarea al proyecto. Lea más en Gestionar los formularios de un proyecto.
• Añada los grupos de subcontratistas y el observador al proyecto. Al añadir un grupo se añaden todos sus miembros. Lea más en Gestionar los grupos de un proyecto.
• Cree y comparta dos filtros para todos los participantes del proyecto: Tareas abiertas (estado Abierto, En curso, Comentarios) y Tareas atrasadas (Atrasado al menos 1 día). Establezca Visibilidad (usuario) en Todos los usuarios, para que también los subcontratistas puedan usarlos. Lea más en Filtrar entradas.
• Opcional: añada el formulario Tarea a los favoritos para tenerlo a un toque en la app móvil. Lea más en Gestionar formularios favoritos para el menú de acceso rápido.

Crear y asignar tareas (jefe de obra)

Después de la reunión de obra

Cree los puntos de acción justo después de la reunión, en la Webapp, mientras los acuerdos están recientes.

1. Cree un ticket con el formulario Tarea, en el plano donde está el trabajo. Lea más en Crear un Tickets.
2. Rellene los campos:
   Título: "Cerrar la tabiquería seca por el lado del pasillo, salas 2.10 a 2.14".
   Especialidad: Tabiquería seca.
   Origen: Reunión de obra.
   Responsable asignado: el grupo Tabiquería S.L.
   Fecha de vencimiento: la fecha acordada en la reunión.
   Descripción: "Las primeras instalaciones eléctricas en la pared del pasillo están terminadas. Cierren y emplasten el lado del pasillo para que el pintor pueda empezar el lunes."
3. Guarde. El estado es Abierto. El grupo recibe un aviso por correo electrónico y una notificación push.

Si el acta de la reunión se lleva como ticket, cree los puntos de acción como subtickets del ticket de la reunión, para que el acta muestre todos los puntos de acción con su estado. Lea más en Utilizar subbilletes.

Durante la visita de obra

El jefe de obra recorre las plantas con la app móvil abierta en el plano de la planta.

1. Toque la posición en el plano y elija el formulario Tarea.
2. Tome una foto que muestre lo que hay que hacer.
3. Rellene la especialidad, el responsable asignado, la fecha de vencimiento y la descripción, y establezca Origen en Visita de obra. Dicte la descripción si tiene las manos ocupadas. Lea más en Rellene los campos del ticket con la voz.
4. Guarde.

Una tarea por ticket. Si el mismo punto necesita al electricista y al yesero, cree dos tickets. Lea más en Establecer el cesionario y los receptores de un billete.

Trabajar en la tarea (subcontratista, app móvil)

Qué ve el subcontratista

Después de iniciar sesión en la app móvil, el encargado selecciona la cuenta y el proyecto. Si solo le ha invitado una empresa, la selección de cuenta se omite. En el menú principal, Tickets muestra solo los tickets asignados a él o a su grupo. En cada ticket, cada campo que no puede cambiar muestra un icono de candado. Puede cambiar el estado y el progreso, escribir comentarios, añadir fotos y rellenar los campos de archivo adjunto para los que tiene permiso de edición. Lea más en Guía de inicio rápido para subcontratistas.

Realizar la tarea

Al aplicar el filtro compartido Tareas abiertas se ve lo que queda por hacer.

1. Abra el ticket, lea la descripción y busque la posición en el plano.
2. Ponga el estado en En curso cuando empiece el trabajo.
3. Actualice el Progreso en las tareas que duran más de un día.
4. Haga el trabajo.
5. Suba una foto del resultado en Foto al terminar.
6. Ponga el estado en Resuelto.

Otras dos posibilidades:

• La tarea no se puede hacer tal como está descrita, por ejemplo porque la zona no está lista. Escriba un comentario con el motivo y ponga el estado en Comentarios. El jefe de obra responde en los comentarios y vuelve a poner el estado en Abierto o En curso.
• La tarea corresponde a otra empresa. Escriba un comentario y ponga el estado en Rechazado. El jefe de obra la reasigna.

Hacer el seguimiento (jefe de obra)

Comprobar y cerrar

1. Filtre las tareas en Resuelto, por planta o por especialidad.
2. Compruebe el trabajo, en obra o a partir de la Foto al terminar.
3. Si la tarea está hecha, ponga el estado en Cerrado. Solo los usuarios internos pueden hacerlo.
4. Si no está hecha, escriba un comentario diciendo lo que falta, vuelva a poner el estado en En curso y, si hace falta, una nueva fecha de vencimiento.

Antes de la reunión de obra

1. Aplique el filtro Tareas atrasadas en la vista de lista.
2. Ordene la lista por responsable asignado haciendo clic en el encabezado de la columna. Lea más en Vista de la lista de entradas.
3. Cree un informe de tickets en PDF por empresa con sus tareas abiertas y atrasadas, y envíelo con la convocatoria de la reunión. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF).
4. En la reunión, repase la lista de cada empresa. Acuerde nuevas fechas de vencimiento donde haga falta y cámbielas en los tickets, varios a la vez si es necesario. Lea más en Editar varios tickets a la vez en la Webapp.

Para comprobar si una empresa ha visto una tarea que usted creó, abra el ticket y mire el símbolo del ojo junto al responsable asignado. En un grupo, muestra si el responsable del grupo ha abierto el ticket. Para listar todas las tareas que aún no se han abierto, filtre por La persona asignada aún no lo ha leído. Lea más en Ver recibos de lectura de entradas.

El panel de la Webapp muestra el número de tickets por proyecto y cuántos están atrasados, y sus pestañas de tickets muestran los tickets de todos sus proyectos con filtros predefinidos. Lea más en Panel de la aplicación web.

En todas las empresas y proyectos

Las estadísticas responden a las preguntas que surgen a final de mes: cuántas tareas tiene abiertas cada empresa, cuántas por especialidad, cuántas vinieron de instrucciones del cliente. Cree un gráfico de columnas de los tickets Tarea agrupados por responsable asignado y estado, o por Especialidad y estado. Como Especialidad y Origen son campos de lista de un mismo formulario, los mismos gráficos funcionan en todos los proyectos que lo usan. Lea más en Estadísticas y Creación de gráficos de barras o columnas.

Cada cambio de estado, comentario y foto queda registrado en el diario del ticket con el usuario y la hora, así que el historial de una tarea en disputa siempre está disponible. Lea más en Seguimiento de la actividad de un ticket en el diario.