Gestão de tarefas e subcontratados: Fluxos de trabalho no PlanRadar

Visão geral

Este artigo percorre o processo de tarefas de Gestão de tarefas e subcontratados: Visão geral na ordem em que ele acontece: configurar uma vez no escritório, criar e atribuir tarefas depois da reunião de obra e da vistoria, trabalhar nelas como subcontratado e acompanhá-las até serem fechadas.

O exemplo é a construtora que executa o fit-out de quatro pavimentos de escritórios com oito empresas subcontratadas, um formulário Tarefa, uma planta por pavimento e um grupo por empresa. As etapas pressupõem que você sabe como funcionam os recursos individuais. Cada etapa tem um link para o artigo do recurso.

Acesso e permissões

Configurar o processo (escritório, Webapp)

Feito uma vez pelo gerente de projeto no nível da conta. O formulário, a lista e os grupos são reutilizados em todos os projetos.

Criar as listas

• Disciplina: Drywall, Forros, Elétrica, Ar-condicionado e ventilação, Hidráulica, Pisos, Marcenaria, Pintura.
• Origem: Reunião de obra, Vistoria, Instrução do cliente, Cronograma.

Criar o formulário

Crie um formulário chamado Tarefa e adicione os campos abaixo. Mantenha anexos, comentários e posição na planta ativados nas configurações do formulário. Ative a sequência de numeração com o prefixo T, para que as tarefas sejam numeradas T-1, T-2 e assim por diante e possam ser mencionadas pelo número na reunião.

Dê aos subcontratados permissão de edição para Foto da conclusão. Leia mais em Criar e editar formulários, Editar configurações do formulário e Editar permissões de campo.

Criar os grupos de subcontratados

Crie e convide os encarregados de cada empresa como usuários subcontratados. Para criar e convidar um subcontratado no Webapp:

1. Passe o mouse sobre Gerenciamento de usuários e clique em Usuários. Leia mais em Criar e convidar usuários > Convidar um subcontratado.
2. Clique em Criar usuário, ou em Convidar usuário se o endereço de e-mail já estiver sendo usado em outra conta do PlanRadar.
3. Selecione o tipo de usuário subcontratado.
4. Preencha o nome, o sobrenome e o endereço de e-mail.
5. Selecione os projetos em que o subcontratado trabalha.
6. Clique em Salvar, ou em Convidar usuário para um convite.

O subcontratado recebe um e-mail com um link para definir a senha e links para baixar o aplicativo móvel. Leia mais em Criar e convidar usuários.

Depois, crie um grupo por empresa, por exemplo Drywall Ltda., com o encarregado como líder do grupo. Leia mais em Criar e gerenciar grupos.

Funções e usuários

• Gerente de obra: um usuário interno com uma função que tem, para tickets, Criar, Visualizar todos os tickets e Editar todos os tickets que o usuário pode visualizar.
• Gerente de projeto: igual ao gerente de obra, mais a permissão Estatísticas.
• Subcontratados: o tipo de usuário subcontratado. Não é necessária nenhuma função.
• Gerente de projeto do locatário: um observador.

Configurar o projeto

• Faça o upload de uma planta por pavimento. Leia mais em Carregar plantas no Webapp.
• Adicione o formulário Tarefa ao projeto. Leia mais em Gerenciar formulários de um projeto.
• Adicione os grupos de subcontratados e o observador ao projeto. Adicionar um grupo adiciona todos os seus membros. Leia mais em Gerenciar grupos de um projeto.
• Crie e compartilhe dois filtros para todos no projeto: Tarefas abertas (status Aberto, Em andamento, Feedback) e Tarefas atrasadas (Atrasado há pelo menos 1 dia). Defina Visibilidade (usuário) como Todos os usuários, para que os subcontratados também possam usá-los. Leia mais em Filtrar ingressos.
• Opcional: adicione o formulário Tarefa aos favoritos, para que ele fique a um toque de distância no aplicativo móvel. Leia mais em Gerenciar formulários favoritos para o menu de acesso rápido.

Criar e atribuir tarefas (gerente de obra)

Depois da reunião de obra

Crie as ações logo após a reunião, no Webapp, enquanto os acordos ainda estão frescos.

1. Crie um ticket com o formulário Tarefa, na planta onde está o trabalho. Leia mais em Criar um Tickets.
2. Preencha os campos:
   Título: "Fechar drywall do lado do corredor, salas 2.10 a 2.14".
   Disciplina: Drywall.
   Origem: Reunião de obra.
   Responsável: o grupo Drywall Ltda.
   Prazo: a data combinada na reunião.
   Descrição: "A 1ª fase de elétrica na parede do corredor está concluída. Feche e trate o lado do corredor para que o pintor possa começar na segunda-feira."
3. Salve. O status é Aberto. O grupo é notificado por e-mail e por notificação push.

Quando a ata da reunião é mantida como um ticket, crie as ações como subtickets do ticket da reunião, para que a ata mostre todas as ações com o seu status. Leia mais em Usar subtíquetes.

Durante a vistoria

O gerente de obra percorre os pavimentos com o aplicativo móvel aberto na planta do pavimento.

1. Toque na posição na planta e escolha o formulário Tarefa.
2. Tire uma foto que mostre o que precisa ser feito.
3. Preencha a disciplina, o responsável, o prazo e a descrição e defina Origem como Vistoria. Fale a descrição se estiver com as mãos ocupadas. Leia mais em Preencher os campos do tíquete com voz.
4. Salve.

Uma tarefa por ticket. Se o mesmo local precisar do eletricista e do gesseiro, crie dois tickets. Leia mais em Definir o Assignee & Receivers de um ticket.

Trabalhar na tarefa (subcontratado, aplicativo móvel)

O que o subcontratado vê

Depois de entrar no aplicativo móvel, o encarregado seleciona a conta e o projeto. Se apenas uma empresa o convidou, a seleção da conta é pulada. No menu principal, Tickets lista apenas os tickets atribuídos a ele ou ao seu grupo. Em cada ticket, todo campo que ele não pode alterar mostra um ícone de cadeado. Ele pode alterar o status e o progresso, escrever comentários, adicionar fotos e preencher os campos de anexo para os quais tem permissão de edição. Leia mais em Guia de início rápido para subempreiteiros.

Executar a tarefa

Aplicar o filtro compartilhado Tarefas abertas mostra o que ainda falta fazer.

1. Abra o ticket, leia a descrição e encontre a posição na planta.
2. Defina o status como Em andamento quando o trabalho começar.
3. Atualize o Progresso em tarefas que levam mais de um dia.
4. Execute o trabalho.
5. Faça o upload de uma foto do resultado em Foto da conclusão.
6. Defina o status como Resolvido.

Dois outros caminhos:

• A tarefa não pode ser executada como descrita, por exemplo porque a área não está pronta. Escreva um comentário com o motivo e defina o status como Feedback. O gerente de obra responde nos comentários e volta o status para Aberto ou Em andamento.
• A tarefa pertence a outra empresa. Escreva um comentário e defina o status como Rejeitado. O gerente de obra a reatribui.

Acompanhar (gerente de obra)

Conferir e fechar

1. Filtre as tarefas resolvidas, por pavimento ou por disciplina.
2. Confira o trabalho, na obra ou pela Foto da conclusão.
3. Se a tarefa estiver concluída, defina o status como Fechado. Somente usuários internos podem fazer isso.
4. Se não estiver, escreva um comentário dizendo o que falta, volte o status para Em andamento e, se necessário, defina um novo prazo.

Antes da reunião de obra

1. Aplique o filtro Tarefas atrasadas na visualização em lista.
2. Ordene a lista por responsável clicando no cabeçalho da coluna. Leia mais em Visualização da lista de ingressos.
3. Crie um relatório de tickets em PDF por empresa, com as suas tarefas abertas e atrasadas, e envie-o junto com o convite da reunião. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF).
4. Na reunião, percorra a lista de cada empresa. Combine novos prazos quando necessário e altere-os nos tickets, vários de uma vez se preciso. Leia mais em Editar vários tickets de uma só vez no aplicativo da Web.

Para verificar se uma empresa viu uma tarefa que você criou, abra o ticket e veja o símbolo de olho ao lado do responsável. Para um grupo, ele mostra se o líder do grupo abriu o ticket. Para listar todas as tarefas ainda não abertas, filtre por Não lido pelo responsável. Leia mais em Exibir recibos de leitura de bilhetes.

O painel do Webapp mostra o número de tickets por projeto e quantos estão atrasados, e as suas abas de tickets mostram os tickets de todos os seus projetos com filtros predefinidos. Leia mais em Painel do Webapp.

Entre empresas e projetos

As estatísticas respondem às perguntas que surgem no fim do mês: quantas tarefas cada empresa tem abertas, quantas por disciplina, quantas vieram de instruções do cliente. Crie um gráfico de colunas dos tickets Tarefa agrupados por responsável e status, ou por Disciplina e status. Como Disciplina e Origem são campos de lista em um único formulário, os mesmos gráficos funcionam em todos os projetos que o usam. Leia mais em Estatísticas e Criação de gráficos de barras ou colunas.

Toda mudança de status, comentário e foto é registrada no diário do ticket com usuário e horário, então o histórico de uma tarefa contestada está sempre disponível. Leia mais em Acompanhar a atividade em um tíquete no diário.