Zarządzanie zadaniami i podwykonawcami: Przepływy pracy w PlanRadar

Przegląd

Ten artykuł przeprowadza przez proces zarządzania zadaniami z Zarządzanie zadaniami i podwykonawcami: Przegląd w kolejności, w jakiej się odbywa: jednorazowa konfiguracja w biurze, tworzenie i przypisywanie zadań po naradzie koordynacyjnej i obchodzie budowy, praca nad nimi jako podwykonawca oraz kontrola realizacji aż do ich zamknięcia.

Przykładem jest generalny wykonawca wykańczający cztery piętra biurowe z ośmioma firmami podwykonawczymi, jednym formularzem Zadanie, jednym planem na piętro i jedną grupą na firmę. Kroki zakładają, że wiesz, jak działają poszczególne funkcje. Każdy krok zawiera link do artykułu o danej funkcji.

Dostęp i uprawnienia

Konfiguracja procesu (biuro, aplikacja internetowa)

Wykonuje to jednorazowo kierownik projektu na poziomie konta. Formularz, lista i grupy są używane ponownie w każdym projekcie.

Utwórz listy

• Branża: Suche zabudowy, Sufity, Instalacje elektryczne, HVAC, Instalacje sanitarne, Posadzki, Stolarka, Malowanie.
• Źródło: Narada koordynacyjna, Obchód budowy, Polecenie inwestora, Harmonogram.

Utwórz formularz

Utwórz formularz o nazwie Zadanie i dodaj poniższe pola. W ustawieniach formularza pozostaw włączone załączniki, komentarze i pozycję na planie. Włącz sekwencję numeracji z prefiksem T, aby zadania były numerowane T-1, T-2 i tak dalej i można było odwoływać się do nich na naradzie po numerze.

Nadaj podwykonawcom uprawnienie do edycji pola Zdjęcie po wykonaniu. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja formularzy, Edycja ustawień formularza i Uprawnienia do edycji pola.

Utwórz grupy podwykonawców

Utwórz i zaproś brygadzistów każdej firmy jako użytkowników podwykonawców. Aby utworzyć i zaprosić podwykonawcę w aplikacji internetowej:

1. Najedź kursorem na Zarządzanie użytkownikami i kliknij Użytkownicy. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i zapraszanie użytkowników > Zaproś podwykonawcę.
2. Kliknij Utwórz użytkownika lub Zaproś użytkownika, jeśli adres e-mail jest już używany na innym koncie PlanRadar.
3. Wybierz typ użytkownika podwykonawca.
4. Wpisz imię, nazwisko i adres e-mail.
5. Wybierz projekty, w których pracuje podwykonawca.
6. Kliknij Zapisz lub Zaproś użytkownika w przypadku zaproszenia.

Podwykonawca otrzymuje e-mail zawierający link do ustawienia hasła i linki do pobrania aplikacji mobilnej. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i zapraszanie użytkowników.

Następnie utwórz jedną grupę na firmę, na przykład Suche Zabudowy Sp. z o.o., z brygadzistą jako liderem grupy. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i zarządzanie grupami.

Role i użytkownicy

• Kierownik budowy: użytkownik wewnętrzny z rolą, która ma uprawnienia do tworzenia zgłoszeń, wyświetlania wszystkich zgłoszeń i edycji wszystkich zgłoszeń, które użytkownik może wyświetlać.
• Kierownik projektu: jak kierownik budowy, a dodatkowo uprawnienie do Statystyk.
• Podwykonawcy: typ użytkownika podwykonawca. Rola nie jest potrzebna.
• Kierownik projektu najemcy: obserwator.

Skonfiguruj projekt

• Prześlij jeden plan na piętro. Więcej informacji znajdziesz w Przesyłanie planów w aplikacji internetowej.
• Dodaj formularz Zadanie do projektu. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie formami projektu.
• Dodaj do projektu grupy podwykonawców i obserwatora. Dodanie grupy dodaje wszystkich jej członków. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie grupami projektu.
• Utwórz i udostępnij dwa filtry dla wszystkich w projekcie: Otwarte zadania (status Otwarte, W toku, Uwagi) i Przeterminowane zadania (Zaległe o co najmniej 1 dzień). Ustaw Widoczność (użytkownik) na Wszyscy użytkownicy, aby podwykonawcy też mogli z nich korzystać. Więcej informacji znajdziesz w Proszę filtrować bilety.
• Opcjonalnie: dodaj formularz Zadanie do ulubionych, aby w aplikacji mobilnej był dostępny jednym dotknięciem. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie ulubionymi formularzami dla menu szybkiego dostępu.

Tworzenie i przypisywanie zadań (kierownik budowy)

Po naradzie koordynacyjnej

Utwórz ustalenia zaraz po naradzie, w aplikacji internetowej, póki uzgodnienia są świeże.

1. Utwórz zgłoszenie z formularzem Zadanie, na planie w miejscu, gdzie jest praca. Więcej informacji znajdziesz w Proszę utworzyć Zadania.
2. Wypełnij pola:
   Tytuł: „Zamknąć suchą zabudowę od strony korytarza, pomieszczenia 2.10 do 2.14”.
   Branża: Suche zabudowy.
   Źródło: Narada koordynacyjna.
   Wykonawca zadania: grupa Suche Zabudowy Sp. z o.o.
   Zrealizować do: data uzgodniona na naradzie.
   Opis: „Instalacje elektryczne podtynkowe w ścianie korytarza są gotowe. Zamknąć i zaszpachlować stronę korytarza, aby malarz mógł zacząć w poniedziałek.”
3. Zapisz. Status to Otwarte. Grupa otrzymuje powiadomienie e-mail i push.

Jeśli protokół z narady jest prowadzony jako zgłoszenie, utwórz ustalenia jako podzgłoszenia zgłoszenia narady, aby protokół pokazywał wszystkie ustalenia z ich statusem. Więcej informacji znajdziesz w Proszę używać biletów cząstkowych.

Podczas obchodu budowy

Kierownik budowy obchodzi piętra z aplikacją mobilną otwartą na planie piętra.

1. Dotknij pozycji na planie i wybierz formularz Zadanie.
2. Zrób zdjęcie, które pokazuje, co trzeba zrobić.
3. Wypełnij branżę, wykonawcę zadania, termin i opis, a pole Źródło ustaw na Obchód budowy. Jeśli masz zajęte ręce, podyktuj opis. Więcej informacji znajdziesz w Wypełnianie pól biletów głosem.
4. Zapisz.

Jedno zadanie na zgłoszenie. Jeśli w tym samym miejscu potrzebny jest elektryk i tynkarz, utwórz dwa zgłoszenia. Więcej informacji znajdziesz w Ustawianie cesjonariusza i odbiorców biletu.

Praca nad zadaniem (podwykonawca, aplikacja mobilna)

Co widzi podwykonawca

Po zalogowaniu się w aplikacji mobilnej brygadzista wybiera konto i projekt. Jeśli zaprosiła go tylko jedna firma, wybór konta jest pomijany. W menu głównym pozycja Zadania pokazuje tylko zgłoszenia przypisane do niego lub do jego grupy. W każdym zgłoszeniu przy każdym polu, którego nie może zmienić, wyświetla się ikona kłódki. Może zmieniać status i postęp, pisać komentarze, dodawać zdjęcia i wypełniać pola załączników, do których edycji ma uprawnienie. Więcej informacji znajdziesz w Poradnik szybkiego startu dla podwykonawców.

Wykonaj zadanie

Zastosowanie udostępnionego filtra Otwarte zadania pokazuje, co jeszcze zostało do zrobienia.

1. Otwórz zgłoszenie, przeczytaj opis i znajdź pozycję na planie.
2. Ustaw status na W toku, gdy praca się rozpocznie.
3. W zadaniach trwających dłużej niż dzień aktualizuj Postęp.
4. Wykonaj pracę.
5. Prześlij zdjęcie efektu do pola Zdjęcie po wykonaniu.
6. Ustaw status na Rozwiązane.

Dwie inne ścieżki:

• Zadania nie da się wykonać zgodnie z opisem, na przykład dlatego, że obszar nie jest gotowy. Napisz komentarz z przyczyną i ustaw status na Uwagi. Kierownik budowy odpowiada w komentarzach i przywraca status Otwarte lub W toku.
• Zadanie należy do innej firmy. Napisz komentarz i ustaw status na Odrzucone. Kierownik budowy przypisze je ponownie.

Kontrola realizacji (kierownik budowy)

Sprawdź i zamknij

1. Przefiltruj zadania Rozwiązane według piętra lub branży.
2. Sprawdź pracę na budowie albo na podstawie pola Zdjęcie po wykonaniu.
3. Jeśli zadanie jest wykonane, ustaw status na Zamknięte. Mogą to zrobić tylko użytkownicy wewnętrzni.
4. Jeśli nie jest wykonane, napisz komentarz, czego brakuje, przywróć status W toku i w razie potrzeby ustaw nowy termin.

Przed naradą koordynacyjną

1. Zastosuj filtr Przeterminowane zadania w widoku listy.
2. Posortuj listę według wykonawcy zadania, klikając nagłówek kolumny. Więcej informacji znajdziesz w Widok listy biletów.
3. Utwórz dla każdej firmy raport zgłoszeń w PDF z jej otwartymi i przeterminowanymi zadaniami i wyślij go razem z zaproszeniem na naradę. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie raportu biletu (PDF).
4. Na naradzie przejdź przez listę każdej firmy. W razie potrzeby uzgodnij nowe terminy i zmień je w zgłoszeniach, w razie potrzeby kilka naraz. Więcej informacji znajdziesz w Edycja wielu biletów jednocześnie w aplikacji internetowej.

Aby sprawdzić, czy firma widziała utworzone przez Ciebie zadanie, otwórz zgłoszenie i spójrz na symbol oka obok wykonawcy zadania. W przypadku grupy pokazuje on, czy lider grupy otworzył zgłoszenie. Aby wyświetlić wszystkie jeszcze nieotwarte zadania, przefiltruj według Nieprzeczytane przez wykonawcę zadania. Więcej informacji znajdziesz w Wyświetlanie odczytanych pokwitowań biletów.

Pulpit aplikacji internetowej pokazuje liczbę zgłoszeń w każdym projekcie i liczbę przeterminowanych, a jego karty zgłoszeń pokazują zgłoszenia ze wszystkich Twoich projektów z predefiniowanymi filtrami. Więcej informacji znajdziesz w Pulpit nawigacyjny aplikacji internetowej.

We wszystkich firmach i projektach

Statystyki odpowiadają na pytania, które pojawiają się pod koniec miesiąca: ile otwartych zadań ma każda firma, ile przypada na każdą branżę, ile wynikło z poleceń inwestora. Utwórz wykres kolumnowy zgłoszeń Zadanie pogrupowanych według wykonawcy zadania i statusu albo według pola Branża i statusu. Ponieważ Branża i Źródło są polami listy w jednym formularzu, te same wykresy działają w każdym projekcie, który go używa. Więcej informacji znajdziesz w Statystyki i Tworzenie wykresów słupkowych lub kolumnowych.

Każda zmiana statusu, komentarz i zdjęcie są zapisywane w dzienniku zgłoszenia z użytkownikiem i godziną, więc historia spornego zadania jest zawsze dostępna. Więcej informacji znajdziesz w Śledzenie aktywności na bilecie w dzienniku.