Upravljanje zadacima i podizvođačima: Pregled

O upravljanju zadacima i podizvođačima

Upravljanje zadacima na građevinskom projektu znači delegiranje posla ljudima koji ga obavljaju i nadzor nad tim je li obavljen. Zadatak može biti uputa podizvođaču, točka za postupanje sa sastanka na gradilištu, pripremni radovi za sljedeću struku ili zahtjev vašem vlastitom timu. Svaki zadatak treba odgovornu stranu, rok i status koji svi mogu vidjeti.

Većina ljudi koji obavljaju posao nisu vaši zaposlenici. To su podizvođači s vlastitim poslovođama, vlastitim prioritetima i nekoliko drugih gradilišta. Voditelj gradilišta glavnog izvođača u svakom trenutku mora znati koji su zadaci otvoreni, kojima je rok prekoračen i koji podizvođač kasni, bez obilaženja telefonom.

Upravljanje zadacima blisko je upravljanju nedostacima i oboje koriste iste značajke. Razlika je u tome odakle posao dolazi. Nedostatak je nešto što nije u redu s već izvedenim radom. Zadatak je posao koji tek treba obaviti. Pročitajte više u Defect Management: Overview.

Odakle dolaze zadaci

• Sastanak na gradilištu. Svaki koordinacijski sastanak završava popisom točaka za postupanje: tko radi što i do kada.
• Vremenski plan. Radovi u sljedećih nekoliko tjedana razlažu se na konkretne zadatke po struci.
• Obilasci gradilišta. Voditelj gradilišta uoči nešto što treba napraviti, na primjer nedostajuću zaštitu ruba ili materijal koji blokira pristupni put.
• Upute naručitelja ili arhitekta, proslijeđene struci koja po njima mora postupiti.
• Zahtjevi između struka, na primjer električar treba da se suhi zid zatvori s jedne strane prije polaganja kabela.

Terminologija

Kako god se zadatak zvao, zapis mora odgovoriti na ista pitanja: što treba napraviti, gdje, tko, do kada i je li napravljeno.

Što pokriva PlanRadar

Zadatak u PlanRadaru je ticket. Ticket sadrži opis, lokaciju na planu, odgovornu osobu, rok, prioritet, status i postotak napretka. Odgovorna osoba, korisnik ili grupa, dobiva obavijest e-poštom i push obavijest čim joj se ticket dodijeli te podsjetnik prije roka, prema svojim postavkama obavijesti. Komentari i fotografije na ticketu drže razgovor o zadatku na jednom mjestu, a svaka promjena bilježi se u zapisnik ticketa.

Podizvođači su u PlanRadaru besplatni. Pozovite poslovođe svake tvrtke podizvođača i dodijelite tickete grupi za svaku tvrtku. Svaka tvrtka vidi samo tickete koji su joj dodijeljeni.

Ono što PlanRadar ne radi jest odlučivanje o prioritetima između struka ili provođenje podugovora. On svaki zadatak dostavlja pravoj tvrtki, čini rok vidljivim i pokazuje tko kasni, tako da razgovor na sastanku na gradilištu počinje od činjenica.

Uloge i tijek rada

Uloge

Podizvođači vide samo tickete dodijeljene njima ili grupi kojoj pripadaju. Mogu mijenjati status i napredak, ispunjavati polja kontrolne liste ako imaju dopuštenje za uređivanje odgovarajućeg polja, pisati komentare i dodavati fotografije. Ticket mogu postaviti na Riješeno, ali ne na Zatvoreno, i ne mogu izrađivati tickete ni uređivati ostala polja. Pročitajte više u Vrste korisnika.

Tijek rada

Proces se odvija u četiri faze: postavljanje, dodjela, rad, praćenje.

1. Postavljanje. Voditelj projekta izrađuje obrazac Zadatak i popis Struka, izrađuje jednu grupu po tvrtki podizvođača i dodaje grupe u projekt.
2. Dodjela. Nakon svakog sastanka i obilaska gradilišta voditelj gradilišta izrađuje ticket za svaki zadatak, na planu gdje se rad izvodi, i dodjeljuje ga grupi tvrtke s rokom. Tvrtka dobiva obavijest.
3. Rad. Poslovođa podizvođača postavlja ticket na U tijeku, ažurira napredak, postavlja pitanja u komentarima i, kada je gotovo, postavlja Riješeno s fotografijom.
4. Praćenje. Voditelj gradilišta provjerava riješene tickete i zatvara ih. Prije svakog sastanka na gradilištu filtrira otvorene tickete i tickete s prekoračenim rokom po tvrtki i svakoj šalje njezin popis.

Svaka faza objašnjena je u članku Upravljanje zadacima i podizvođačima: Tijekovi rada u PlanRadaru.

Primjer u ovim člancima

Glavni izvođač tijekom pet mjeseci uređuje četiri kata poslovne zgrade za novog najmoprimca. Na gradilištu radi osam tvrtki podizvođača: suhi zid, stropovi, elektroinstalacije, KGH, vodoinstalacije, podovi, stolarija i ličenje. Koordinacijski sastanak održava se svakog utorka. Voditelj gradilišta točke za postupanje sa sastanka izrađuje kao tickete i dodaje zadatke s dnevnog obilaska gradilišta. Voditelj projekta najmoprimca prati napredak kao promatrač.

Primjer koristi jedan obrazac pod nazivom Zadatak za sve struke, popis Struka, jedan plan po katu i jednu grupu po tvrtki podizvođača. Gdje god bi se odluka razumno mogla donijeti drugačije, kratka napomena upućuje na alternativu.

Planiranje postavljanja upravljanja zadacima

Korisnici podizvođači ili interni korisnici?

Ovo je prva odluka, jer određuje što svaka tvrtka može vidjeti i raditi.

Pročitajte više u Vrste korisnika i Dozvole.

Dodijeliti osobi ili tvrtki?

Dodijelite korisničkoj grupi za svaku tvrtku, a ne jednoj osobi. Tada bilo tko u tvrtki može preuzeti ticket, a promjena poslovođe ne ostavlja tickete bez nikoga. Ticket ima jednu odgovornu osobu, koja može biti korisnik ili grupa. Pročitajte više u Stvaranje i upravljanje grupama i Postavite opunomoćenika i primatelje ulaznice.

Koristite polje Primatelj (Kopija) za osobe koje trebaju pratiti zadatak, a da ga ne izvršavaju, na primjer predstavnika naručitelja na zadatku koji je proizašao iz njegove upute. Primatelji su obaviješteni o aktivnosti na ticketu, prema svojim postavkama obavijesti.

Koji su vam popisi potrebni?

• Struka. Kojoj struci zadatak pripada. Čak i kada odgovorna osoba već navodi tvrtku, popis struka održava statistiku usporedivom na projektima gdje struke izvode različite tvrtke.
• Izvor. Odakle je zadatak došao: Sastanak na gradilištu, Obilazak gradilišta, Uputa naručitelja, Vremenski plan. Izborno, ali naknadno pokazuje koliko je posla došlo iz uputa, a ne iz plana.

Za hitnost koristite ugrađeno polje Prioritet, a ne popis. Pročitajte više u Stvorite i uredite popise i Vrste polja.

Jedan ticket po zadatku ili podređeni ticketi?

Neka pravilo bude jednostavno: jedan ticket, jedna odgovorna osoba, jedan rok. Zadatak za koji su potrebne tri struke čine tri ticketa.

Kada te tri stvari pripadaju zajedno, koristite podređene tickete: nadređeni ticket za ukupni zadatak, na primjer "Pripremiti sobu za sastanke 2.14 za instalatera AV opreme najmoprimca", s jednim podređenim ticketom po struci. Nadređeni ticket prikazuje podređene tickete i njihov status na jednom popisu. Obrazac podređenog ticketa treba polje Nadređen ticket. Pročitajte više u Koristite podulaznice.

Isti obrazac funkcionira i za sastanak na gradilištu: jedan ticket po sastanku sa zapisnikom i jedan podređeni ticket po točki za postupanje, svaki dodijeljen odgovornoj tvrtki. Podređeni ticketi ne prikazuju se u vremenskom planu.

Kako se prate rokovi?

• Postavite rok na svakom zadatku. Zadatak bez roka ne pojavljuje se ni na jednom popisu prekoračenih rokova.
• Odgovorna osoba i primatelji dobivaju podsjetnik prije roka, prema postavkama obavijesti svakog korisnika. Pročitajte više u Postavite datum dospijeća ili datum produljenja za kartu i Konfigurirajte obavijesti putem e-pošte.
• Zamolite svakog podizvođača da postavi obavijesti e-poštom na trenutačne umjesto jedne e-poruke dnevno, kako hitan zadatak ne bi čekao do sljedećeg jutra.
• Prije svakog sastanka na gradilištu filtrirajte tickete s prekoračenim rokom pomoću filtra Rok je prekoračen za najmanje i prođite kroz popis po tvrtki.

Tko je vidio zadatak?

Autor ticketa vidi potvrdu čitanja pored odgovorne osobe: simbol oka, prekrižen dok odgovorna osoba nije otvorila ticket. Odgovara na pitanje "jesi li vidio moj zadatak?" bez telefonskog poziva. Kada je ticket dodijeljen grupi, oko pokazuje je li ga voditelj grupe otvorio. Odgovorne osobe mogu isključiti potvrde čitanja u svojim postavkama, pa prekriženo oko ne znači uvijek da ticket nije otvoren.

Za popis svih zadataka koje odgovorna osoba još nije otvorila filtrirajte po Nadležna osoba nije pročitala poruku. Pročitajte više u Pregledajte potvrde čitanja ulaznica i Filter ulaznice.

Što izbjegavati

• Dodjeljivanje poslovođi umjesto tvrtki. Kada se poslovođa promijeni, ticketi ostaju bez vlasnika.
• Nekoliko zadataka u jednom ticketu. "Elektroinstalacije: točke 1 do 7 sa sastanka" ne može biti napola gotovo, napola s prekoračenim rokom i djelomično zatvoreno.
• Zadatke bez roka. Nikada se ne prikazuju kao zadaci s prekoračenim rokom.
• Puštanje struke da zatvori vlastiti zadatak. Riješeno znači da struka kaže da je gotovo. Zatvoreno znači da ste vi provjerili.
• Slanje popisa zadataka e-poštom umjesto dodjeljivanja ticketa. E-poruka je zastarjela već sljedećeg jutra.
• Držanje točaka za postupanje samo u zapisniku sa sastanka. Ako točka za postupanje nije ticket, nitko nije podsjećan na nju.

AI podrška za upravljanje zadacima i podizvođačima

Agent za provjeru rezolucije izrađuje podređeni ticket za provjeru istim obrascem kao i riješeni zadatak, pa obrazac Zadatak treba polje Nadređen ticket. Zadatak koji je već podređeni ticket, na primjer točka za postupanje ispod ticketa sastanka, ne može dobiti vlastiti podređeni ticket.

AI agent uvijek izrađuje samo ticket, komentar ili e-poruku. Ne može mijenjati, ponovno dodijeliti, zatvoriti ni izbrisati ticket. Pročitajte više u Stvaranje AI agenata i upravljanje njima.

Koraci za upravljanje zadacima i podizvođačima u PlanRadaru

Upravljanje zadacima i podizvođačima: Tijekovi rada u PlanRadaru objašnjava svaku fazu: postavljanje obrasca, popisa i grupa, izradu i dodjelu zadataka nakon sastanka i obilaska gradilišta, rad na njima kao podizvođač i praćenje zadataka s prekoračenim rokom po tvrtki.

Dodatne mogućnosti

• Dodajte zadatke u vremenski plan projekta, kako bi se njihov status i napredak zbrajali u faze. Pročitajte više u Stvorite, dodajte ili uklonite ulaznice iz rasporeda.
• Pregledajte zadatke po roku u kalendarskom prikazu. Pročitajte više u Kalendarski prikaz ulaznica.
• Prije sastanka na gradilištu pošaljite svakom podizvođaču njegove otvorene zadatke kao PDF izvještaj o ticketima. Pročitajte više u Napravite izvješće o ulaznicama (PDF).
• Usporedite tvrtke u Statistici, na primjer broj ticketa po statusu i po odgovornoj osobi. Pročitajte više u Statistika.
• Promijenite odgovornu osobu ili rok mnogih ticketa odjednom. Pročitajte više u Uredite više ulaznica odjednom u Webapp-u.
• Koristite iste grupe i obrazac u svakom projektu. Pročitajte više u Koristite predloške projekta u Webapp-u.