Gestione di attività e subappaltatori: workflow in PlanRadar

Panoramica

Questo articolo ripercorre il processo delle attività descritto in Gestione di attività e subappaltatori: panoramica nell'ordine in cui avviene: impostazione una tantum in ufficio, creazione e assegnazione delle attività dopo la riunione e il giro di cantiere, lavoro sulle attività come subappaltatore, e verifica fino alla chiusura.

L'esempio è l'impresa generale che allestisce quattro piani di uffici con otto aziende subappaltatrici, un modulo Attività, una planimetria per piano e un gruppo per azienda. I passaggi presuppongono che conosca il funzionamento delle singole funzioni. Ogni passaggio rimanda all'articolo sulla funzione.

Accesso e autorizzazioni

Impostare il processo (ufficio, Webapp)

Eseguito una sola volta dal project manager a livello di account. Il modulo, la lista e i gruppi vengono riutilizzati in ogni progetto.

Creare le liste

• Lavorazione: Cartongesso, Controsoffitti, Impianti elettrici, HVAC, Impianti idraulici, Pavimenti, Falegnameria, Tinteggiature.
• Origine: Riunione di cantiere, Giro di cantiere, Istruzione del committente, Programma lavori.

Creare il modulo

Crei un modulo chiamato Attività e aggiunga i campi seguenti. Nelle impostazioni del modulo lasci attivi allegati, commenti e posizione sulla planimetria. Attivi la numerazione progressiva con il prefisso T, così che le attività siano numerate T-1, T-2 e così via e possano essere citate per numero nella riunione.

Conceda ai subappaltatori l'autorizzazione di modifica per Foto a lavoro finito. Per saperne di più, consulti Creare e modificare i moduli, Modifica le impostazioni del modulo e Modifica le autorizzazioni del campo.

Creare i gruppi dei subappaltatori

Crei e inviti i capisquadra di ogni azienda come utenti subappaltatori. Per creare e invitare un subappaltatore nella webapp:

1. Passi con il mouse su Gestione utenti e clicchi su Utenti. Per saperne di più, consulti Creare e invitare gli utenti > Invitare un subappaltatore.
2. Clicchi su Crea utente, oppure su Invita utente se l'indirizzo e-mail è già utilizzato in un altro account PlanRadar.
3. Selezioni il tipo di utente subappaltatore.
4. Compili nome, cognome e indirizzo e-mail.
5. Selezioni i progetti su cui lavora il subappaltatore.
6. Clicchi su Salva, oppure su Invita utente per un invito.

Il subappaltatore riceve un'e-mail con un link per impostare la password e i link per scaricare l'App mobile. Per saperne di più, consulti Creare e invitare gli utenti.

Crei poi un gruppo per azienda, ad esempio Cartongessi Srl, con il caposquadra come responsabile del gruppo. Per saperne di più, consulti Creare e gestire i gruppi.

Ruoli e utenti

• Capocantiere: un utente interno con un ruolo che ha i permessi sui ticket Creare, Visualizzare tutti i ticket, Modificare tutti i ticket che l'utente può visualizzare.
• Project manager: come il capocantiere, più l'autorizzazione Statistiche.
• Subappaltatori: il tipo di utente subappaltatore. Nessun ruolo necessario.
• Project manager dell'inquilino: un osservatore.

Impostare il progetto

• Carichi una planimetria per piano. Per saperne di più, consulti Caricare planimetrie nella Webapp.
• Aggiunga il modulo Attività al progetto. Per saperne di più, consulti Gestire i moduli di un progetto.
• Aggiunga al progetto i gruppi dei subappaltatori e l'osservatore. Aggiungere un gruppo aggiunge tutti i suoi membri. Per saperne di più, consulti Gestire i gruppi di un progetto.
• Crei e condivida con tutti i partecipanti al progetto due filtri: Attività aperte (stato Aperto, In corso, Feedback) e Attività scadute (In ritardo di almeno 1 giorno). Imposti Visibilità (utente) su Tutti gli utenti, così che possano usarli anche i subappaltatori. Per saperne di più, consulti Filtrare i ticket.
• Facoltativo: aggiunga il modulo Attività ai preferiti, così che sia a portata di un tocco nell'App mobile. Per saperne di più, consulti Gestione dei moduli preferiti per il menu di accesso rapido.

Creare e assegnare le attività (capocantiere)

Dopo la riunione di cantiere

Crei i punti d'azione subito dopo la riunione, nella webapp, finché gli accordi sono freschi.

1. Crei un ticket con il modulo Attività, sulla planimetria nel punto in cui si trova il lavoro. Per saperne di più, consulti Creare un Ticket.
2. Compili i campi:
   Titolo: "Chiudere il cartongesso lato corridoio, locali da 2.10 a 2.14".
   Lavorazione: Cartongesso.
   Origine: Riunione di cantiere.
   Destinatario: il gruppo Cartongessi Srl.
   Data di scadenza: la data concordata nella riunione.
   Descrizione: "La prima fase degli impianti elettrici nella parete del corridoio è terminata. Chiudere e stuccare il lato corridoio, così che il pittore possa iniziare lunedì."
3. Salvi. Lo stato è Aperto. Il gruppo viene avvisato via e-mail e notifica push.

Se il verbale della riunione è tenuto come ticket, crei i punti d'azione come sub-ticket del ticket di riunione, così che il verbale mostri tutti i punti d'azione con il loro stato. Per saperne di più, consulti Utilizzi i ticket secondari.

Durante il giro di cantiere

Il capocantiere percorre i piani con l'App mobile aperta sulla planimetria del piano.

1. Tocchi la posizione sulla planimetria e scelga il modulo Attività.
2. Scatti una foto che mostri cosa va fatto.
3. Compili lavorazione, destinatario, data di scadenza e descrizione, e imposti Origine su Giro di cantiere. Se ha le mani occupate, detti la descrizione. Per saperne di più, consulti Riempire i campi del ticket con la voce.
4. Salvi.

Un'attività per ticket. Se lo stesso punto richiede l'elettricista e il cartongessista, crei due ticket. Per saperne di più, consulti Impostazione del destinatario e dei destinatari di un ticket.

Lavorare sull'attività (subappaltatore, App mobile)

Cosa vede il subappaltatore

Dopo aver effettuato l'accesso all'App mobile, il caposquadra seleziona l'account e il progetto. Se lo ha invitato una sola azienda, la selezione dell'account viene saltata. Nel menu principale, Ticket elenca solo i ticket assegnati a lui o al suo gruppo. In ogni ticket, ogni campo che non può modificare mostra l'icona di un lucchetto. Può modificare stato e avanzamento, scrivere commenti, aggiungere foto e compilare i campi allegato per cui ha l'autorizzazione di modifica. Per saperne di più, consulti Guida rapida per i subappaltatori.

Svolgere l'attività

Applicando il filtro condiviso Attività aperte si vede cosa resta da fare.

1. Apra il ticket, legga la descrizione e trovi la posizione sulla planimetria.
2. Imposti lo stato su In corso quando il lavoro inizia.
3. Aggiorni l'Avanzamento sulle attività che durano più di un giorno.
4. Esegua il lavoro.
5. Carichi una foto del risultato in Foto a lavoro finito.
6. Imposti lo stato su Risolto.

Altri due percorsi:

• L'attività non può essere eseguita come descritto, ad esempio perché la zona non è pronta. Scriva un commento con il motivo e imposti lo stato su Feedback. Il capocantiere risponde nei commenti e riporta lo stato su Aperto o In corso.
• L'attività spetta a un'altra azienda. Scriva un commento e imposti lo stato su Rifiutato. Il capocantiere la riassegna.

Seguire le attività (capocantiere)

Verificare e chiudere

1. Filtri le attività in stato Risolto, per piano o per lavorazione.
2. Verifichi il lavoro, in cantiere o dalla Foto a lavoro finito.
3. Se l'attività è svolta, imposti lo stato su Chiuso. Solo gli utenti interni possono farlo.
4. Se non è svolta, scriva un commento indicando cosa manca, riporti lo stato su In corso e, se necessario, imposti una nuova data di scadenza.

Prima della riunione di cantiere

1. Applichi il filtro Attività scadute nella vista elenco.
2. Ordini l'elenco per destinatario cliccando sull'intestazione della colonna. Per saperne di più, consulti Vista dell'elenco dei ticket.
3. Crei per ogni azienda un report da ticket in PDF con le sue attività aperte e scadute, e lo invii insieme alla convocazione della riunione. Per saperne di più, consulti Creare un rapporto sui ticket (PDF).
4. Nella riunione, esamini l'elenco di ogni azienda. Concordi nuove date di scadenza dove necessario e le modifichi nei ticket, anche più ticket alla volta se serve. Per saperne di più, consulti Modifica di più ticket contemporaneamente nella webapp.

Per verificare se un'azienda ha visto un'attività che ha creato, apra il ticket e guardi il simbolo dell'occhio accanto al destinatario. Per un gruppo, mostra se il responsabile del gruppo ha aperto il ticket. Per elencare tutte le attività non ancora aperte, filtri per Non letto dall'assegnatario. Per saperne di più, consulti Visualizza le ricevute di lettura dei ticket.

La dashboard della webapp mostra il numero di ticket per progetto e quanti sono scaduti, e le sue schede dei ticket mostrano i ticket di tutti i suoi progetti con filtri predefiniti. Per saperne di più, consulti Cruscotto Webapp.

Tra aziende e progetti

Le statistiche rispondono alle domande che emergono a fine mese: quante attività ha aperte ogni azienda, quante per lavorazione, quante sono nate da istruzioni del committente. Crei un grafico a colonne dei ticket Attività raggruppati per destinatario e stato, oppure per Lavorazione e stato. Poiché Lavorazione e Origine sono campi lista di un unico modulo, gli stessi grafici funzionano in ogni progetto che lo usa. Per saperne di più, consulti Statistiche e Creare grafici a barre o a colonne.

Ogni cambio di stato, commento e foto viene registrato nel diario del ticket con utente e ora, quindi la storia di un'attività contestata è sempre disponibile. Per saperne di più, consulti Traccia l'attività su un ticket nel Diario.