Aprovações

O que são aprovações?

Aprovações fornecem uma maneira estruturada e rastreável de revisar e confirmar informações importantes do projeto antes de serem finalizadas. Quer o senhor esteja gerenciando tíquetes, documentos ou planos de projeto, as aprovações ajudam a garantir que cada alteração ou envio seja analisado pelas pessoas certas no momento certo.

O uso de aprovações ajuda a manter a responsabilidade, melhorar a colaboração e documentar as decisões, dando às suas equipes de projeto um registro claro de quem aprovou o quê e quando.

Como funcionam as aprovações

O processo de aprovação sempre segue um padrão semelhante:

1. Solicitação: Um usuário cria uma solicitação de aprovação para um Tickets, arquivo ou plano.
2. Fluxo de trabalho: A solicitação segue um fluxo de trabalho de aprovação que define as etapas, os revisores e os prazos.
3. Revisão: Os revisores designados aprovam, rejeitam ou comentam a solicitação.
4. Conclusão: Depois que todas as aprovações necessárias forem concedidas (ou ocorrer alguma rejeição), o status da aprovação final será registrado e ficará visível no sistema.

Fluxos de trabalho de aprovação

Toda solicitação de aprovação é baseada em um fluxo de trabalho de aprovação - um processo definido que determina quem revisa o quê e quando.

Os fluxos de trabalho de aprovação predefinidos funcionam como modelos reutilizáveis que definem como as solicitações de aprovação são processadas, incluindo etapas, revisores e prazos. Os administradores podem criar e gerenciar esses fluxos de trabalho para que as equipes de projeto possam aplicar estruturas de aprovação consistentes.

Exemplo de um fluxo de trabalho de aprovação para envios com duas etapas e um revisor cada:

Solicitações de aprovação e fluxos de trabalho

Ao criar uma solicitação de aprovação, o senhor pode:

• Selecione um fluxo de trabalho predefinido - use um processo de aprovação padrão da empresa.
• Ajuste o fluxo de trabalho - modifique etapas, revisores ou prazos (se permitido pelas configurações do fluxo de trabalho).
• Defina um fluxo de trabalho em tempo real - crie todas as etapas, revisores e prazos diretamente ao solicitar a aprovação. Para aprovações de tíquetes, é necessário que Fluxos de trabalho individuais estejam ativados no formulário. Leia mais em Edit Form Settings > Approval Workflows.

Terminologia: Solicitação de aprovação vs. fluxo de trabalho

Mesmo que o senhor defina um fluxo de trabalho em tempo real, ele ainda funcionará como o fluxo de trabalho para essa solicitação de aprovação - ele simplesmente não é salvo ou reutilizável.

Tipos de aprovações

As aprovações podem ser usadas em diferentes áreas da plataforma, dependendo do que precisa ser revisado:

• Tickets Approvals - Para revisar e confirmar Tickets, como Submittals ou Change Orders.
• Document Approvals (Aprovações de documentos) - Para revisar documentos, desenhos ou outros arquivos de projeto carregados.
• Aprovações de planos - Para validar uma nova versão de uma planta antes que ela se torne a versão atual com que todos trabalham.

Cada tipo usa a mesma lógica e fluxos de trabalho subjacentes, mas as solicitações de aprovação são criadas de forma diferente.

Tickets Aprovações

As aprovações de tíquetes suportam inúmeros casos de uso, pois o senhor pode revisar e aprovar qualquer tipo de informação coletada em seus formulários de tíquetes personalizados, inclusive todos os anexos. Veja Exemplos de casos de uso abaixo.

• Use fluxos de trabalho predefinidos ou crie um fluxo de trabalho em tempo real ao solicitar a aprovação de tíquetes.
  Antes que um fluxo de trabalho possa ser selecionado, ele deve ser atribuído ao formulário no projeto. Leia mais em Gerenciar fluxos de trabalho de aprovação de um projeto > Gerenciar fluxos de trabalho de formulários.
  Antes que um fluxo de trabalho possa ser atribuído a um formulário, a opção de formulário 'Fluxos de trabalho de aprovação' deve estar ativada. Leia mais em Editar configurações de formulário > Fluxos de trabalho de aprovação.
  Se o formulário tiver Fluxos de trabalho individuais ativado, os usuários também podem clicar em Criar fluxo de trabalho individual na caixa de diálogo de solicitação de aprovação para definir um fluxo de trabalho no local. Leia mais em Edit Form Settings > Approval Workflows.
• Quando o processo de aprovação é iniciado, o tíquete é bloqueado para impedir alterações em quaisquer campos ou anexos em análise. Os seguintes campos nunca são bloqueados: Atribuído, Receptor, Progresso, Status e Comentários. Leia mais em Bloquear um tíquete.
• O site Tickets recebe o status final Approved (Aprovado) quando todos os revisores o aprovam.
• Se algum revisor rejeitar a solicitação, o processo de aprovação será encerrado. O site Tickets deve ser desbloqueado para que o senhor possa fazer as correções antes de reiniciar o fluxo de trabalho de aprovação.
• A aprovação se aplica a todo o site Tickets (incluindo todos os anexos). Não há aprovação parcial de campos ou arquivos individuais.
• O status de aprovação de um Tickets é visível em Approvals (Aprovações), Tickets Details (Detalhes), Tickets List View (Visualização de lista) e Tickets Attachments View (Visualização de anexos) em Documents (Documentos).

Exemplo de um envio Tickets pronto para solicitar aprovação:

Notificações por e-mail para Tickets Aprovações

As regras a seguir definem quem recebe notificações por e-mail durante o processo de aprovação.

Grupos de beneficiários

• Revisores da etapa ativa: revisores atribuídos à etapa de aprovação atual (ativa).
• Todos os usuários envolvidos: solicitante do, todos os revisores, criador do tíquete, responsável, destinatários (CC) e quaisquer usuários listados nos campos de usuário personalizados.

Notificações durante uma etapa de aprovação ativa

• Aprovação pendente / prazos futuros (enviado para revisores de etapas ativas apenas):

  • Aprovação pendente
  • Prazo de entrega em 3 dias
  • Prazo de entrega hoje

• Vencida (enviada para todos os usuários envolvidos):

  • Uma aprovação está vencida

Notificações para marcos do processo (enviadas para todos os usuários envolvidos)

• Uma solicitação de aprovação foi iniciada
• Todos os revisores concluíram todas as etapas de aprovação
• Uma solicitação de aprovação foi cancelada
• Um tíquete foi desbloqueado (o status de aprovação é excluído e o processo de aprovação é cancelado)

Notificações para ações do revisor

• Quando um revisor aprova, rejeita ou faz comentários:
  • Notificado: todos os usuários envolvidos exceto o revisor que executou a ação

É possível definir para cada fluxo de trabalho se também deseja notificar receptores e usuários em campos de formulário de usuário personalizados.

Detalhes

• Os usuários não são notificados sobre suas próprias ações: o solicitante não recebe e-mail pelo envio da solicitação, e os revisores não recebem por suas próprias decisões ou comentários. Isso pode ser ativado nas configurações de notificação do usuário.
• Cada lembrete é enviado uma única vez. Não há repetição diária, e um revisor que já decidiu não recebe mais lembretes para essa etapa.
• Os 3 dias são dias corridos, enquanto as datas de vencimento são calculadas em dias úteis do projeto. O lembrete de 3 dias é ignorado se a etapa ficou ativa menos de 3 dias antes do vencimento.

Exemplos de casos de uso

Com as aprovações Tickets, o senhor pode cobrir perfeitamente casos de uso complexos, como Submittals e Change Orders, ajustados aos requisitos da sua empresa e do projeto.

Saiba tudo sobre esses casos de uso com exemplos detalhados e explicações completas sobre como configurá-los e processá-los na prática.

Aprovações de documentos

Solicite aprovação para todos os arquivos salvos em Document Management > All files.

• Use fluxos de trabalho predefinidos ou crie um fluxo de trabalho em tempo real ao solicitar a aprovação de arquivos.
  Antes que um fluxo de trabalho possa ser selecionado, ele deve ser atribuído à seção Documentos no projeto. Leia mais em Gerenciar fluxos de trabalho de aprovação de um projeto > Gerenciar fluxos de trabalho de documentos.
• Uma solicitação de aprovação de documento pode conter até 100 arquivos. Cada arquivo é aprovado ou rejeitado separadamente (ao contrário das aprovações do Tickets, em que todo o Tickets, incluindo todos os anexos, é aprovado ou rejeitado).
• As aprovações de documentos são sempre solicitadas para uma determinada versão de um arquivo. É possível fazer upload e solicitar aprovação para uma nova versão de um arquivo enquanto outra versão tem uma solicitação de aprovação pendente.
  Leia mais em Create & Manage File Versions.
• Os revisores precisam ter acesso a todos os arquivos. Se o controle de acesso estiver ativado, eles precisam ter pelo menos Viewer. Leia mais em Controle de acesso a arquivos/pasta
• Se um revisor rejeitar um arquivo, o status será Rejeitado. No entanto, outros revisores ainda podem enviar seus comentários.
• O senhor não pode solicitar aprovação para pastas e arquivos sob o obsoleto Documentos por localização.

Exemplo de uma solicitação de aprovação para dois arquivos antes de enviar a solicitação:

Aprovações e versão atual

O número da versão do arquivo e o status de aprovação são mostrados para a versão atual &#xNAN;na lista de arquivos, na guia File Details (Detalhes do arquivo) e na guia Versions (Versões). Consulte também Document Management > Document Versioning.

Se um arquivo for aprovado (por exemplo, a V1 é aprovada e a versão atual __) e, em seguida, uma versão mais recente estiver pendente de aprovação (por exemplo, V2), isso será indicado ao lado do status de aprovação na lista de arquivos (por exemplo, a versão atual &#xNAN;é exibida como V1 e o status de aprovação como "Approved (V2 pending)").

Operações e aprovações de arquivos

É permitido mover e renomear arquivos com aprovação pendente. No entanto, não é possível mover um arquivo para a Lixeira se ele estiver pendente de aprovação. A duplicação é permitida; o novo arquivo não terá nenhuma associação com a aprovação pendente.

Notificações por e-mail para aprovações de documentos

Os e-mails de uma aprovação de documentos vão para as duas partes envolvidas: os e-mails de etapa para os revisores dessa etapa, os e-mails de resultado para o solicitante.

Sempre que uma etapa começa, porque a solicitação foi enviada ou a etapa anterior foi concluída, seus revisores recebem "Nova solicitação – sua aprovação está pendente – vence em …". Os revisores de etapas posteriores não são contatados até que sua etapa comece.

Lembretes: vão para os revisores da etapa ativa que ainda não decidiram:

• 3 dias antes do vencimento: "Sua aprovação está pendente"
• no dia do vencimento: "Sua aprovação está pendente – vence hoje"
• no dia seguinte ao vencimento: "Sua aprovação está atrasada"; ao mesmo tempo o solicitante recebe "A aprovação de [nome do revisor] está atrasada", um e-mail por revisor atrasado

E-mails do processo

• um revisor aprovou ou rejeitou um arquivo (incluindo o comentário): o solicitante é notificado
• todas as etapas foram concluídas: os revisores envolvidos são notificados
• a solicitação foi cancelada: todos os envolvidos são notificados

Detalhes

• Cada lembrete é enviado uma única vez. Não há repetição diária, e um revisor que já decidiu não recebe mais lembretes para essa etapa.
• Os 3 dias são dias corridos, enquanto as datas de vencimento são calculadas em dias úteis do projeto. O lembrete de 3 dias é ignorado se a etapa ficou ativa menos de 3 dias antes do vencimento, por exemplo após uma etapa curta ou uma etapa anterior atrasada.
• Lembretes existem para aprovações de documentos e de tickets, não para aprovações de planos.

Aprovações de planos

As aprovações de planos funcionam de forma semelhante às aprovações de documentos, exceto que o senhor começa fazendo o upload de um plano para uma pasta, que só se torna a versão atual do plano depois de aprovada. Atualmente, o senhor não pode selecionar fluxos de trabalho predefinidos ao solicitar a aprovação de planos.

Exemplo de uma pasta com uma aprovação de plano pendente:

Aprovações em várias etapas

É possível adicionar várias etapas às solicitações de aprovação, com um ou vários revisores. As etapas ocorrem estritamente uma após a outra: a próxima etapa começa somente quando a etapa ativa está concluída, ou seja, quando todos os seus revisores decidiram, ou o número exigido de revisores se a etapa o definir. Uma data de vencimento que passa não faz o fluxo de trabalho avançar. A etapa continua ativa e atrasada até que seus revisores decidam.

Para cada etapa, define-se uma duração ou uma data de vencimento. Quando uma etapa é concluída com atraso, as datas de vencimento de todas as etapas restantes são recalculadas a partir do dia da conclusão pelos dias úteis do projeto, de modo que fins de semana e feriados do projeto são ignorados e cada etapa mantém a duração configurada. Uma etapa posterior nunca começa, portanto, com uma data de vencimento no passado.

Cada solicitação de aprovação pode ter até 20 etapas e um número ilimitado de revisores.

Os revisores podem ser usuários individuais ou grupos de usuários inteiros (somente Webapp). Selecionar um grupo adiciona todos os seus membros como revisores, exceto os observadores; os membros são determinados no momento do envio da solicitação. O mesmo usuário ou grupo pode ser revisor em mais de uma etapa, e cada pessoa conta apenas uma vez para os revisores obrigatórios de uma etapa, mesmo que tenha sido adicionada individualmente e por meio de um grupo, ou por meio de vários grupos.

Visão geral das aprovações

Visualize todas as solicitações de aprovação pendentes, concluídas e canceladas e filtre-as por projeto na página Approvals (Aprovações). Acesse rapidamente as visualizações filtradas por:

• Tickets Aprovações
• Aprovações de documentos
• Aprovações de planos
• Aguardando sua aprovação
• Criado pelo senhor

Exemplo de uma solicitação pendente de aprovação do senhor:

Solicitações de aprovação

Comportamento comum a todos os tipos de solicitação de aprovação:

• Depois de enviada, a solicitação de aprovação não pode ser modificada. Ela só pode ser cancelada.
• Depois que a solicitação é enviada, os revisores adicionados por meio de um grupo são tratados como pessoas individuais.
• Os revisores receberão notificações sobre novas solicitações de aprovação e lembretes sobre datas de vencimento três dias antes da data de vencimento, na data de vencimento e quando estiver vencido. Consulte também Email Notifications for Ticket Approvals acima.
• O assunto de uma solicitação de aprovação ajuda a identificá-la na lista de aprovações. Ele é obrigatório e não deve ser muito longo.
• A mensagem de uma solicitação de aprovação é incluída no e-mail enviado a todos os revisores e fica visível nos detalhes da solicitação de aprovação. Ela é opcional e permite que o solicitante compartilhe informações adicionais com todos os revisores.

Status das solicitações de aprovação

Todas as solicitações de aprovação têm um dos seguintes status:

• Pending: alguns itens ainda estão pendentes de feedback dos revisores.

  • Pending 1/3: caso haja várias etapas, por exemplo, a etapa 1 de 3 etapas está ativa.
  • Pending your approval: caso o senhor seja um revisor e ainda não tenha aprovado ou rejeitado.
  • Overdue: caso esteja pendente e a data de vencimento esteja no passado.

• Concluído: todos os itens foram aprovados ou rejeitados pelos revisores.

• Cancelled (Cancelado): a solicitação de aprovação foi cancelada.

Status de aprovação dos itens

Os itens (Tickets, arquivos ou planos) para os quais a aprovação foi solicitada têm um dos seguintes status:

• Nenhum (-): nenhuma aprovação foi solicitada para o item.
• Pendente:. A aprovação está pendente.
• Aprovado: item foi aprovado por todos os revisores.
• Aprovado com comentários: caso pelo menos um dos revisores tenha adicionado um comentário durante a aprovação.
• Rejeitado: item foi rejeitado por pelo menos um dos revisores