Este artículo ha sido traducido automáticamente del inglés.

Mantenimiento y reparaciones: Visión general

Acerca del mantenimiento y las reparaciones

El mantenimiento mantiene en funcionamiento un edificio en uso. Tiene dos partes. El mantenimiento planificado se hace a intervalos fijos, haya o no algún problema: el cambio trimestral de filtros de una unidad de tratamiento de aire, la inspección mensual del ascensor, la revisión anual del alumbrado de emergencia. Las reparaciones se hacen cuando algo se estropea: un grifo que gotea, un cierrapuertas que ya no cierra, un circuito de calefacción que se ha enfriado.

Ambas necesitan el mismo registro: qué activo, dónde está, quién es responsable, cuándo se revisó por última vez, qué se encontró y qué se hizo. Un edificio con unos cientos de activos y cinco empresas de mantenimiento genera miles de estos registros al año. En papel o en hojas de cálculo, no pueden responder a la pregunta más sencilla del propietario o de un auditor: ¿se revisó este equipo a tiempo, y quién lo hizo?

El mantenimiento empieza donde termina la construcción. Los defectos que el contratista todavía tiene que corregir durante el periodo de garantía se tratan en Defect Management: Overview. La entrega del edificio y su documentación al operador se trata en Entregas de obra: Visión general.

Dónde se exigen el mantenimiento y las reparaciones

La ley, para instalaciones relevantes para la seguridad como ascensores, alarmas de incendio, rociadores, alumbrado de emergencia y equipos a presión, a intervalos fijados por la normativa nacional.
El fabricante, como condición de la garantía de instalaciones y equipos.
El contrato de arrendamiento, cuando el arrendador o el arrendatario tiene que mantener el edificio en buen estado.
La aseguradora, que puede pedir prueba del mantenimiento después de un siniestro.
El propietario, que quiere conocer el estado de los activos y planificar el presupuesto de sustituciones.

Terminología

Término	Qué significa
Mantenimiento preventivo planificado (PPM)	Mantenimiento que se hace a intervalos fijos para evitar averías, por ejemplo una revisión trimestral
Mantenimiento correctivo, reparación	Trabajo que se hace después de que algo haya fallado o se haya comunicado
Instandhaltung	Alemania, Austria. El término general para mantener un activo en funcionamiento. La DIN 31051 lo divide en Wartung (mantenimiento), Inspektion (inspección), Instandsetzung (reparación) y Verbesserung (mejora)
Inventario de activos	La lista de todos los elementos mantenidos en un edificio, con su ubicación, tipo y requisitos de mantenimiento
SFG20	Reino Unido. La biblioteca estándar de tareas e intervalos de mantenimiento para instalaciones de edificios
Nivel de servicio, tiempo de respuesta	El plazo acordado en el que una empresa debe responder a una avería comunicada o repararla, normalmente según la prioridad
CAFM	Computer-aided facility management. Software para gestionar la explotación de edificios, los activos y los espacios

Siga el sistema y la norma que siga, el registro tiene que mostrar lo mismo: qué activo, qué tarea, cuándo vencía, cuándo se hizo, quién la hizo y qué se encontró.

Qué cubre PlanRadar

En PlanRadar cada activo es un ticket en el plano de planta. El ticket del activo contiene sus datos, sus documentos y sus fotos, y un código QR o una etiqueta NFC en el propio activo abre el ticket en el teléfono. Las tareas de mantenimiento planificado son tickets que se reabren automáticamente al intervalo que usted establezca. Las reparaciones son tickets que se crean cuando se comunica algo, asignados a la empresa con una prioridad y una fecha de vencimiento. Cada cambio queda registrado en el diario del ticket con el usuario y la hora.

PlanRadar no incluye un catálogo de activos ni un plan de mantenimiento. Usted decide qué activos registra, qué tareas e intervalos se aplican y qué empresa es responsable. Los intervalos vienen de la normativa, del fabricante y de sus contratos. PlanRadar recuerda, asigna y registra.

PlanRadar cubre la parte de la gestión de instalaciones que ocurre en el activo: encontrarlo, hacer el trabajo y demostrar que se hizo.

Roles y flujo de trabajo

Roles

Rol en el proceso	Puesto habitual	Dónde trabajan	Qué hacen en PlanRadar
Configurar el inventario	Facility manager, gestor técnico del inmueble	Webapp, oficina	Crea los formularios y las listas, sube los planos, crea o importa los tickets de activos, configura los tickets de mantenimiento recurrentes
Comunicar una avería	Conserje, técnico propio, facility manager	App móvil o Webapp	Crea un ticket de reparación en el plano o desde el código QR del activo, con una foto
Hacer el trabajo	Empresa de mantenimiento, técnico propio	App móvil, en el edificio	Abre el ticket con el código QR, hace el trabajo, registra el resultado y establece el estado
Comprobar e informar	Facility manager	Webapp, oficina	Comprueba el trabajo terminado, cierra tickets, hace el seguimiento de las tareas atrasadas, informa al propietario
Recibir	Propietario, gestor de activos, auditor	PDF o Webapp como observador	Lee el registro de mantenimiento, comprueba el cumplimiento

Las empresas externas pueden trabajar como usuarios subcontratistas, de forma gratuita. Solo ven los tickets asignados a ellas o a su grupo, pueden cambiar el estado y el progreso, escribir comentarios y añadir fotos y archivos. No pueden rellenar campos de texto ni numéricos y no pueden poner un ticket en Cerrado. Si una empresa tiene que registrar lecturas en campos, necesita un usuario interno. Lea más en Tipos de usuario.

Flujo de trabajo

Dos procesos funcionan en paralelo: el mantenimiento planificado con un ritmo fijo, y las reparaciones cada vez que se comunica algo.

Configurar. El facility manager crea los formularios Activo, Mantenimiento y Reparación, sube un plano por planta, crea un ticket por activo, vincula un código QR a cada uno y crea los tickets de mantenimiento recurrentes.
Mantenimiento planificado. En cada intervalo, el ticket de mantenimiento se reabre. La empresa escanea el código QR del activo, hace el trabajo, registra el resultado y pone Resuelto. El facility manager comprueba y cierra.
Reparaciones. Quien encuentra una avería crea un ticket de reparación, en el activo o en el plano, con una foto y una prioridad. La empresa la repara y pone Resuelto. El facility manager comprueba y cierra.
Informar. Cada mes, el facility manager revisa los tickets atrasados y abiertos por empresa y envía al propietario el registro de mantenimiento.

Cada etapa se explica en Mantenimiento y reparaciones: Workflows en PlanRadar.

El ejemplo de estos artículos

El equipo de gestión de instalaciones de una empresa inmobiliaria gestiona tres edificios de oficinas. Cuatro empresas externas mantienen las instalaciones: climatización, ascensores, electricidad y alarma de incendios. Dos técnicos propios toman las lecturas de contadores y hacen pequeñas reparaciones. Cada edificio es un proyecto. Cada activo mantenido tiene una etiqueta con código QR que abre su ticket.

El ejemplo usa tres formularios: Activo, Mantenimiento y Reparación. Cuando una decisión podría tomarse razonablemente de otra manera, una breve nota indica la alternativa.

Planificar la configuración del mantenimiento

Un proyecto por edificio

Cree un proyecto por edificio o por emplazamiento. Los planos, los activos y las empresas pertenecen al edificio, y el propietario suele querer el registro por edificio. Los formularios y las listas se crean una vez a nivel de cuenta y se asignan a cada proyecto de edificio. Lea más en Formularios.

¿Qué es el inventario de activos?

Un ticket por activo, con el formulario Activo, fijado en el plano de planta donde está el activo. El ticket del activo es la entrada del inventario: tipo, fabricante, modelo, número de serie, fecha de instalación, fecha de fin de garantía, la empresa responsable, y el manual y los certificados como archivos adjuntos.

Limite la lista de activos a lo que realmente se mantiene. Un inventario con cada enchufe nunca está completo.
Use una lista Tipo de activo para poder filtrar y contar los activos: Unidad de tratamiento de aire, Caldera, Bomba, Ascensor, Central de alarma de incendios, Luz de emergencia, Puerta cortafuegos.
Cree los tickets de activos de forma masiva a partir de una lista de activos existente en Excel. Lea más en Importar y actualizar tickets.

¿Cómo encuentra el técnico el activo?

Una posición en el plano ayuda, pero en una sala de máquinas con doce bombas el técnico necesita saber qué ticket es cuál. Vincule una etiqueta con código QR de cada activo a su ticket. Al escanearla con la app de PlanRadar o con la cámara del teléfono se abre el ticket. Las etiquetas NFC funcionan igual y aguantan donde las etiquetas de papel se ensucian o se pintan encima.

Los códigos QR y las etiquetas NFC están disponibles en los planes Pro y Enterprise. Los códigos QR que funcionan con PlanRadar deben pedirse con la información que facilita PlanRadar. Póngase en contacto con su customer success manager. Las etiquetas NFC se compran por separado y deben ser compatibles con NDEF con al menos 100 bytes. Lea más en Utilice códigos QR para enlazar y abrir entradas y Utilice etiquetas NFC para vincular y abrir entradas.

¿Cómo se repite el mantenimiento planificado?

Enfoque	Úselo cuando	Tenga en cuenta
Un ticket de mantenimiento recurrente por activo y tarea	Tareas rutinarias con un intervalo fijo, por ejemplo un cambio trimestral de filtros	Configure una repetición en el ticket: diaria, semanal, mensual o anual. En cada intervalo el estado vuelve automáticamente a Abierto. Pocos tickets. Cada visita sobrescribe el resultado anterior en los campos, y el diario conserva el historial. Esta es la configuración del ejemplo
Un subticket por visita bajo el ticket del activo	Cada visita tiene que documentarse y contarse por separado, por ejemplo las inspecciones reglamentarias de ascensores	Historial completo, cada visita con su propio ticket y su propia fecha. Más tickets, y los tickets de visita se crean a mano

Las dos opciones se pueden combinar: un ticket de mantenimiento recurrente como recordatorio y un subticket por visita para las tareas en las que cada visita necesita su propio registro. Lea más en Establecer una fecha de repetición para las entradas y Utilizar subbilletes.

La repetición solo vuelve a poner el estado en Abierto, sea cual sea el estado actual. No cambia la fecha de vencimiento, y los valores de los campos de la última visita se quedan en el ticket hasta que la siguiente visita los cambie. El diario registra cada reapertura. No confíe en la fecha de vencimiento de un ticket recurrente para ver lo que está atrasado: un ticket Mantenimiento abierto es el recordatorio.

La repetición se configura por ticket, en la Webapp o en la app de Android. También funciona en un subticket. El formulario necesita la opción de formulario Actividad recurrente. Lea más en Editar la configuración del formulario.

Un subticket no puede tener subtickets propios. Con los tickets Mantenimiento y Reparación como subtickets del ticket del activo, el ticket del activo es el único ticket principal.

¿Quién registra el resultado?

Esto decide qué campos van en el formulario Mantenimiento.

Empresas externas como usuarios subcontratistas pueden establecer el estado y el progreso, comentar y subir fotos y archivos a los campos de archivo adjunto. Deles un campo de archivo adjunto para su informe de servicio. No pueden rellenar campos numéricos, así que no pueden registrar lecturas.
Técnicos propios pueden rellenar todos los campos, incluidos los campos numéricos para las lecturas y los campos de checklist para los pasos de la tarea.
Empresas externas como usuarios internos pueden hacer lo mismo, pero necesitan una licencia de pago.

En el ejemplo, las empresas suben su informe de servicio y una foto, y los técnicos propios toman las lecturas. Lea más en Editar permisos de campo.

Lecturas y mediciones

Use un campo numérico o decimal para cada valor que necesite comparar: lecturas de contadores, presiones, temperaturas. Las estadísticas pueden calcular la suma, la media, el mínimo y el máximo de un campo numérico en varios tickets. Usan el valor actual de cada ticket, así que un ticket recurrente solo aporta su última lectura. Si necesita el historial de lecturas en gráficos, registre cada lectura como un subticket propio. Lea más en Estadísticas y Tipos de campo.

Reparaciones: prioridades y tiempos de respuesta

Traslade los tiempos de respuesta de sus empresas al campo predefinido Prioridad y a la fecha de vencimiento. Por ejemplo:

Alto: reparar en 24 horas.
Normal: reparar en 5 días laborables.
Bajo: reparar en la próxima visita planificada.

Quien comunica la avería establece la prioridad y la fecha de vencimiento. Las reparaciones atrasadas se pueden filtrar con Atrasado al menos. Lea más en Establecer una fecha de vencimiento o de prórroga para un ticket.

Use una lista Categoría de reparación para poder contar las reparaciones: Calefacción, Ventilación, Fontanería, Electricidad, Puertas y ventanas, Ascensor, Otros.

Qué evitar

Un formulario por edificio. Un solo juego de formularios, asignado a cada proyecto de edificio.
El tipo de activo y la empresa en el título en lugar de en una lista. "UTA 2, Climatización S.L." no se puede contar.
Reparaciones sin vínculo con el activo. Cuando la misma bomba falla tres veces, usted quiere verlo en la bomba. Cree la reparación como subticket del ticket del activo cuando la reparación afecte a un activo.
Dejar que la empresa cierre sus propios tickets. Resuelto significa que la empresa dice que está hecho. Cerrado significa que usted lo ha comprobado.
Lecturas en campos de texto. No se pueden calcular.
Códigos QR pedidos sin la información de PlanRadar. No abrirán tickets.

Soporte de IA para el mantenimiento y las reparaciones

Paso	Cómo ayuda la IA	Función
Crear los formularios	Convertir su checklist de mantenimiento o su hoja de servicio actual en un formulario	Crear y editar formularios con IA
Comunicar una avería en el edificio	Dictar la descripción de la avería con el teléfono delante del activo	Rellenar campos del ticket con la voz
Una reparación se guarda sin foto	Un agente señala los tickets a los que les faltan fotos o campos obligatorios	Agente de completitud de tickets (plantilla)
Una empresa pone Resuelto	Un agente comenta en el ticket o envía un correo electrónico al facility manager, para que no se olvide la comprobación	Agente personalizado
Se comunica una reparación de prioridad alta	Un agente envía de inmediato un correo electrónico al facility manager	Agente personalizado
Consultar el intervalo de mantenimiento	Preguntar al manual del fabricante guardado en Documentos cuál es el intervalo de mantenimiento de un equipo	Obtener información de documentos con el Asistente de IA
Preparar el informe mensual	Buscar en lenguaje natural, por ejemplo "reparaciones abiertas de prioridad alta en el edificio B", y guardar el resultado como filtro	Buscar tickets con el Asistente de IA, crear filtros de tickets con el Asistente de IA

Un agente de IA solo crea un ticket, un comentario o un correo electrónico. Reacciona a eventos en un proyecto y no se ejecuta según una programación, así que no sustituye a la repetición de los tickets de mantenimiento. Lea más en Crear y gestionar sus agentes de IA.

Pasos para gestionar el mantenimiento y las reparaciones en PlanRadar

Mantenimiento y reparaciones: Workflows en PlanRadar explica cada etapa: configurar los formularios, el inventario de activos y los códigos QR, configurar los tickets de mantenimiento recurrentes, hacer el mantenimiento planificado y las reparaciones en el edificio e informar al propietario.

Otras posibilidades

Trabaje en salas de máquinas y sótanos sin cobertura. La app móvil se sincroniza cuando vuelve a tener conexión. Lea más en Trabajar sin conexión.
Guarde manuales, certificados y contratos de mantenimiento en Documentos, en una carpeta por tipo de activo. Lea más en Gestión de documentos.
Vea el mantenimiento y las reparaciones abiertos por fecha de vencimiento en la vista de calendario. Lea más en Vista del calendario de entradas.
Envíe cada mes a cada empresa sus tickets abiertos en PDF. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF).
Cuente las reparaciones abiertas por categoría, por empresa y por edificio en Estadísticas. Lea más en Estadísticas.
Use el registro de protección contra incendios para puertas cortafuegos, compuertas y pasos de instalaciones, que sigue el mismo patrón con un checklist de inspección. Lea más en Fire Safety Management: Overview.

Actualizado el 29 de octubre de 2026