Manutenzione e riparazioni: panoramica

Informazioni su manutenzione e riparazioni

La manutenzione mantiene funzionante un edificio in esercizio. Si compone di due parti. La manutenzione programmata avviene a intervalli fissi, che ci sia un problema o no: la sostituzione trimestrale dei filtri di un'unità di trattamento aria, l'ispezione mensile dell'ascensore, il controllo annuale dell'illuminazione di emergenza. Le riparazioni avvengono quando qualcosa si guasta: un rubinetto che perde, un chiudiporta che non chiude più, un circuito di riscaldamento che si è raffreddato.

Entrambe richiedono la stessa registrazione: quale componente, dove si trova, chi ne è responsabile, quando è stato manutenuto l'ultima volta, cosa è stato riscontrato e cosa è stato fatto. Un edificio con qualche centinaio di componenti e cinque ditte di manutenzione produce ogni anno migliaia di queste registrazioni. Tenute su carta o in fogli di calcolo, non riescono a rispondere alla domanda più semplice del proprietario o di un revisore: questa unità è stata manutenuta in tempo, e da chi?

La manutenzione inizia dove finisce la costruzione. I difetti che l'impresa deve ancora eliminare durante il periodo di garanzia sono trattati in Defect Management: Overview. La consegna dell'edificio e della relativa documentazione al gestore è trattata in Consegne dei lavori: panoramica.

Quando sono richieste manutenzione e riparazioni

• Dalla legge, per gli impianti rilevanti ai fini della sicurezza come ascensori, impianti di rivelazione incendi, sprinkler, illuminazione di emergenza e recipienti a pressione, a intervalli fissati dalle normative nazionali.
• Dal produttore, come condizione della garanzia su impianti e apparecchiature.
• Dal contratto di locazione, quando il locatore o il conduttore deve mantenere l'edificio in buono stato.
• Dall'assicuratore, che può chiedere la prova della manutenzione dopo un sinistro.
• Dal proprietario, che vuole conoscere lo stato dei componenti e pianificare il budget per le sostituzioni.

Terminologia

Qualunque sistema e norma segua, la registrazione deve mostrare le stesse cose: quale componente, quale attività, quando era prevista, quando è stata eseguita, da chi e cosa è stato riscontrato.

Cosa copre PlanRadar

In PlanRadar ogni componente è un ticket sulla planimetria del piano. Il ticket del componente contiene i suoi dati, i documenti e le foto, e un codice QR o un tag NFC applicato sul componente stesso apre il ticket sul telefono. Le attività di manutenzione programmata sono ticket che si riaprono automaticamente all'intervallo impostato. Le riparazioni sono ticket creati quando viene segnalato qualcosa, assegnati alla ditta con una priorità e una data di scadenza. Ogni modifica viene registrata nel diario del ticket con utente e ora.

PlanRadar non include un catalogo di componenti né un piano di manutenzione. È lei a decidere quali componenti registrare, quali attività e intervalli si applicano e quale ditta è responsabile. Gli intervalli derivano dalle normative, dal produttore e dai suoi contratti. PlanRadar ricorda, assegna e registra.

PlanRadar copre la parte del facility management che si svolge presso il componente: trovarlo, eseguire il lavoro e dimostrare che il lavoro è stato fatto.

Ruoli e workflow

Ruoli

Le ditte esterne possono lavorare come utenti subappaltatori, gratuitamente. Vedono solo i ticket assegnati a loro o al loro gruppo, possono modificare stato e avanzamento, scrivere commenti e aggiungere foto e file. Non possono compilare campi di testo o numerici e non possono impostare un ticket su Chiuso. Se una ditta deve registrare letture nei campi, le serve un utente interno. Per saperne di più, consulti Tipi di utenti.

Workflow

Due processi si svolgono in parallelo: la manutenzione programmata a un ritmo fisso e le riparazioni ogni volta che viene segnalato qualcosa.

1. Impostare. Il facility manager crea i moduli Componente, Manutenzione e Riparazione, carica una planimetria per piano, crea un ticket per ogni componente, collega un codice QR a ciascuno e crea i ticket di manutenzione ricorrenti.
2. Manutenzione programmata. A ogni intervallo il ticket di manutenzione si riapre. La ditta scansiona il codice QR del componente, esegue il lavoro, registra il risultato e imposta Risolto. Il facility manager verifica e chiude.
3. Riparazioni. Chi trova un guasto crea un ticket di riparazione, sul componente o sulla planimetria, con una foto e una priorità. La ditta lo ripara e imposta Risolto. Il facility manager verifica e chiude.
4. Riferire. Ogni mese il facility manager esamina i ticket scaduti e aperti per ditta e invia al proprietario la documentazione della manutenzione.

Ogni fase è spiegata in Manutenzione e riparazioni: workflow in PlanRadar.

L'esempio di questi articoli

Il team di facility management di una società immobiliare gestisce tre edifici per uffici. Quattro ditte esterne curano la manutenzione degli impianti: HVAC, ascensori, impianti elettrici e rivelazione incendi. Due tecnici interni rilevano le letture dei contatori ed eseguono piccole riparazioni. Ogni edificio è un progetto. Ogni componente soggetto a manutenzione ha un'etichetta con codice QR che apre il suo ticket.

L'esempio usa tre moduli: Componente, Manutenzione e Riparazione. Dove una decisione potrebbe ragionevolmente essere presa in un altro modo, una breve nota indica l'alternativa.

Pianificare l'impostazione della manutenzione

Un progetto per edificio

Crei un progetto per edificio o per sito. Planimetrie, componenti e ditte appartengono all'edificio, e il proprietario di solito vuole la documentazione per edificio. Moduli e liste vengono creati una sola volta a livello di account e assegnati a ogni progetto di edificio. Per saperne di più, consulti Moduli.

Che cos'è il registro dei componenti?

Un ticket per componente, con il modulo Componente, posizionato sulla planimetria del piano nel punto in cui si trova il componente. Il ticket del componente è la voce del registro: tipo, produttore, modello, numero di serie, data di installazione, data di fine garanzia, la ditta responsabile e il manuale e i certificati come allegati.

• Limiti l'elenco dei componenti a ciò che viene effettivamente manutenuto. Un registro con ogni presa elettrica non è mai completo.
• Usi una lista Tipo di componente così che i componenti possano essere filtrati e contati: Unità di trattamento aria, Caldaia, Pompa, Ascensore, Centrale di rivelazione incendi, Lampada di emergenza, Porta tagliafuoco.
• Crei i ticket dei componenti in blocco da un elenco di componenti esistente in Excel. Per saperne di più, consulti Importare e aggiornare i ticket.

Come trova il componente il tecnico?

Una posizione sulla planimetria aiuta, ma in una centrale tecnica con dodici pompe il tecnico deve sapere quale ticket corrisponde a quale pompa. Colleghi un'etichetta con codice QR su ogni componente al rispettivo ticket. Scansionandola con l'app PlanRadar o con la fotocamera del telefono si apre il ticket. I tag NFC funzionano allo stesso modo e resistono dove le etichette si sporcano o vengono verniciate.

Codici QR e tag NFC sono disponibili con i piani Pro ed Enterprise. I codici QR che funzionano con PlanRadar devono essere ordinati con le informazioni fornite da PlanRadar. Contatti il suo customer success manager. I tag NFC si acquistano separatamente e devono supportare NDEF con almeno 100 byte. Per saperne di più, consulti Utilizzi i codici QR per collegare e aprire i ticket e Utilizzi i tag NFC per collegare e aprire i ticket.

Come si ripete la manutenzione programmata?

I due approcci si possono combinare: un ticket di manutenzione ricorrente come promemoria e un sub-ticket per intervento per le attività in cui ogni intervento richiede una propria registrazione. Per saperne di più, consulti Impostare una data di ripetizione per i ticket e Utilizzi i ticket secondari.

La ripetizione riporta soltanto lo stato su Aperto, qualunque sia lo stato attuale. Non modifica la data di scadenza, e i valori dei campi dell'ultimo intervento restano nel ticket finché l'intervento successivo non li modifica. Il diario registra ogni riapertura. Non si affidi alla data di scadenza di un ticket ricorrente per vedere cosa è scaduto: il promemoria è il ticket Manutenzione aperto.

La ripetizione si configura per ogni ticket, nella webapp o nell'app Android. Funziona anche su un sub-ticket. Il modulo richiede l'impostazione del modulo Attività ricorrente. Per saperne di più, consulti Modifica le impostazioni del modulo.

Un sub-ticket non può avere propri sub-ticket. Con i ticket Manutenzione e Riparazione come sub-ticket del ticket del componente, il ticket del componente è l'unico ticket superiore.

Chi registra il risultato?

Questa scelta decide quali campi vanno nel modulo Manutenzione.

• Le ditte esterne come utenti subappaltatori possono impostare stato e avanzamento, commentare e caricare foto e file nei campi allegato. Dia loro un campo allegato per il rapporto di intervento. Non possono compilare campi numerici, quindi non possono registrare letture.
• I tecnici interni possono compilare tutti i campi, compresi i campi numerici per le letture e i campi checklist per i passaggi dell'attività.
• Le ditte esterne come utenti interni possono fare lo stesso, ma richiedono una licenza a pagamento.

Nell'esempio, le ditte caricano il loro rapporto di intervento e una foto, e i tecnici interni rilevano le letture. Per saperne di più, consulti Modifica le autorizzazioni del campo.

Letture e misurazioni

Usi un campo numerico o decimale per ogni valore da confrontare: letture dei contatori, pressioni, temperature. Le statistiche possono calcolare somma, media, minimo e massimo di un campo numerico su più ticket. Usano il valore attuale di ogni ticket, quindi un ticket ricorrente contribuisce solo con la sua ultima lettura. Se le serve lo storico delle letture nei grafici, registri ogni lettura come sub-ticket a sé. Per saperne di più, consulti Statistiche e Tipi di campo.

Riparazioni: priorità e tempi di intervento

Riporti i tempi di intervento delle sue ditte sul campo integrato Priorità e sulla data di scadenza. Ad esempio:

• Alta: riparazione entro 24 ore.
• Normale: riparazione entro 5 giorni lavorativi.
• Bassa: riparazione al prossimo intervento programmato.

Chi segnala imposta la priorità e la data di scadenza. Le riparazioni scadute possono essere filtrate con In ritardo di almeno. Per saperne di più, consulti Impostare una data di scadenza o una data di proroga per un ticket.

Usi una lista Categoria riparazione così che le riparazioni possano essere contate: Riscaldamento, Ventilazione, Impianti idraulici, Impianti elettrici, Porte e finestre, Ascensore, Altro.

Cosa evitare

• Un modulo per edificio. Un unico set di moduli, assegnato a ogni progetto di edificio.
• Tipo di componente e ditta nel titolo invece che in una lista. "UTA 2, Clima Srl" non può essere contato.
• Riparazioni senza collegamento al componente. Quando la stessa pompa si guasta tre volte, vuole vederlo sulla pompa. Crei la riparazione come sub-ticket del ticket del componente quando la riparazione riguarda un componente.
• Lasciare che la ditta chiuda i propri ticket. Risolto significa che la ditta dichiara di aver finito. Chiuso significa che lei ha verificato.
• Letture in campi di testo. Non possono essere calcolate.
• Codici QR ordinati senza le informazioni di PlanRadar. Non apriranno i ticket.

Supporto AI per manutenzione e riparazioni

Un agente AI crea sempre e solo un ticket, un commento o un'e-mail. Reagisce agli eventi di un progetto e non viene eseguito secondo una pianificazione, quindi non sostituisce la ripetizione sui ticket di manutenzione. Per saperne di più, consulti Creare e gestire i vostri agenti AI.

Passaggi per gestire manutenzione e riparazioni in PlanRadar

Manutenzione e riparazioni: workflow in PlanRadar spiega ogni fase: impostare i moduli, il registro dei componenti e i codici QR, impostare i ticket di manutenzione ricorrenti, eseguire in loco la manutenzione programmata e le riparazioni, e riferire al proprietario.

Altre possibilità

• Lavori nelle centrali tecniche e negli scantinati senza segnale. L'App mobile si sincronizza quando torna online. Per saperne di più, consulti Lavorare offline.
• Archivi manuali, certificati e contratti di manutenzione in Documenti, in una cartella per tipo di componente. Per saperne di più, consulti Gestione dei documenti.
• Veda manutenzioni e riparazioni aperte per data di scadenza nella vista calendario. Per saperne di più, consulti Visualizzazione del calendario dei ticket.
• Invii ogni mese a ogni ditta i suoi ticket aperti in PDF. Per saperne di più, consulti Creare un rapporto sui ticket (PDF).
• Conti le riparazioni aperte per categoria, per ditta e per edificio in Statistiche. Per saperne di più, consulti Statistiche.
• Usi il registro antincendio per porte tagliafuoco, serrande e attraversamenti, che segue lo stesso schema con una checklist di ispezione. Per saperne di più, consulti Fire Safety Management: Overview.