Wartung & Instandsetzung: Übersicht

Über Wartung & Instandsetzung

Wartung hält ein Gebäude im Betrieb funktionsfähig. Sie besteht aus zwei Teilen. Die geplante Wartung erfolgt in festen Intervallen, unabhängig davon, ob etwas defekt ist oder nicht: der vierteljährliche Filterwechsel an einem RLT-Gerät, die monatliche Aufzugsprüfung, die jährliche Prüfung der Notbeleuchtung. Instandsetzungen erfolgen, wenn etwas kaputtgeht: ein tropfender Wasserhahn, ein Türschließer, der nicht mehr schließt, ein Heizkreis, der kalt geblieben ist.

Beide benötigen dieselbe Dokumentation: welche Anlage, wo sie sich befindet, wer zuständig ist, wann sie zuletzt gewartet wurde, was festgestellt und was getan wurde. Ein Gebäude mit einigen hundert Anlagen und fünf Wartungsfirmen erzeugt Tausende solcher Einträge pro Jahr. Auf Papier oder in Tabellen geführt, können sie die einfachste Frage des Eigentümers oder eines Prüfers nicht beantworten: Wurde diese Anlage rechtzeitig gewartet, und von wem?

Die Wartung beginnt dort, wo der Bau endet. Mängel, die der Auftragnehmer während der Gewährleistungsfrist noch beheben muss, werden in Defect Management: Overview behandelt. Die Übergabe des Gebäudes und seiner Dokumentation an den Betreiber wird in Übergaben: Übersicht behandelt.

Wo Wartung & Instandsetzung erforderlich sind

Gesetzlich, für sicherheitsrelevante Anlagen wie Aufzüge, Brandmeldeanlagen, Sprinkleranlagen, Notbeleuchtung und Druckbehälter, in Intervallen, die nationale Vorschriften festlegen.
Vom Hersteller, als Bedingung für die Garantie auf Anlagen und Geräte.
Durch den Mietvertrag, wenn der Vermieter oder der Mieter das Gebäude instand halten muss.
Vom Versicherer, der nach einem Schadensfall einen Nachweis der Wartung verlangen kann.
Vom Eigentümer, der den Zustand der Anlagen kennen und das Budget für Ersatzbeschaffungen planen möchte.

Terminologie

Begriff	Bedeutung
Geplante vorbeugende Wartung (PPM)	Wartung in festen Intervallen, um Ausfälle zu verhindern, zum Beispiel eine vierteljährliche Wartung
Reaktive Instandhaltung, Reparatur	Arbeiten, die durchgeführt werden, nachdem etwas ausgefallen ist oder gemeldet wurde
Instandhaltung	Deutschland, Österreich. Der Oberbegriff für den Erhalt der Funktionsfähigkeit einer Anlage. Die DIN 31051 unterteilt sie in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung
Anlagenverzeichnis	Die Liste aller gewarteten Objekte in einem Gebäude, mit ihrem Ort, ihrem Typ und ihren Wartungsanforderungen
SFG20	Großbritannien. Die Standardbibliothek für Wartungsaufgaben und -intervalle der technischen Gebäudeausrüstung
Service-Level, Reaktionszeit	Die vereinbarte Zeit, innerhalb derer eine Firma auf eine gemeldete Störung reagieren oder sie beheben muss, meist nach Priorität
CAFM	Computer-Aided Facility Management. Software zur Verwaltung von Gebäudebetrieb, Anlagen und Flächen

Welches System und welchen Standard Sie auch verwenden, die Dokumentation muss immer dasselbe zeigen: welche Anlage, welche Aufgabe, wann sie fällig war, wann sie erledigt wurde, von wem und was festgestellt wurde.

Was PlanRadar abdeckt

In PlanRadar ist jede Anlage ein Ticket auf dem Grundrissplan. Das Anlagenticket enthält die Daten der Anlage, ihre Dokumente und Fotos, und ein QR-Code oder NFC-Tag an der Anlage selbst öffnet das Ticket auf dem Smartphone. Geplante Wartungsaufgaben sind Tickets, die sich in dem von Ihnen festgelegten Intervall automatisch wieder öffnen. Reparaturen sind Tickets, die bei einer Meldung erstellt und der Firma mit einer Priorität und einem Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Jede Änderung wird mit Benutzer und Zeitpunkt im Journal des Tickets festgehalten.

PlanRadar enthält keinen Anlagenkatalog und keinen Wartungsplan. Sie entscheiden, welche Anlagen Sie erfassen, welche Aufgaben und Intervalle gelten und welche Firma zuständig ist. Die Intervalle ergeben sich aus den Vorschriften, den Herstellerangaben und Ihren Verträgen. PlanRadar erinnert, weist zu und dokumentiert.

PlanRadar deckt den Teil des Facility Managements ab, der direkt an der Anlage stattfindet: sie finden, die Arbeit ausführen und nachweisen, dass die Arbeit erledigt wurde.

Rollen und Workflow

Rollen

Rolle im Prozess	Typische Funktion	Wo sie arbeiten	Was sie in PlanRadar tun
Verzeichnis einrichten	Facility Manager, technisches Property Management	Webapp, Büro	Erstellt die Formulare und Listen, lädt Pläne hoch, erstellt oder importiert die Anlagentickets, richtet die wiederkehrenden Wartungstickets ein
Störung melden	Hausmeister, Haustechniker, Facility Manager	Mobile App oder Webapp	Erstellt ein Reparaturticket auf dem Plan oder über den QR-Code der Anlage, mit Foto
Arbeit ausführen	Wartungsfirma, Haustechniker	Mobile App, vor Ort	Öffnet das Ticket per QR-Code, führt die Arbeit aus, dokumentiert das Ergebnis und setzt den Status
Prüfen und berichten	Facility Manager	Webapp, Büro	Prüft erledigte Arbeiten, schließt Tickets ab, verfolgt überfällige Aufgaben, berichtet an den Eigentümer
Empfangen	Eigentümer, Asset Manager, Prüfer	PDF oder Webapp als Beobachter	Liest die Wartungsdokumentation, prüft die Einhaltung der Vorgaben

Externe Wartungsfirmen können kostenlos als Auftragnehmer arbeiten. Sie sehen nur die Tickets, die ihnen oder ihrer Gruppe zugewiesen sind, können Status und Fortschritt ändern, Kommentare schreiben sowie Fotos und Dateien hinzufügen. Sie können keine Text- oder Zahlenfelder ausfüllen und kein Ticket auf Abgeschlossen setzen. Wenn eine Firma Messwerte in Feldern erfassen muss, benötigt sie einen In-House Benutzer. Lesen Sie mehr unter Benutzertypen.

Workflow

Zwei Prozesse laufen parallel: die geplante Wartung in einem festen Rhythmus und Reparaturen, sobald etwas gemeldet wird.

Einrichten. Der Facility Manager erstellt die Formulare Anlage, Wartung und Reparatur, lädt einen Plan pro Geschoss hoch, erstellt ein Anlagenticket pro Anlage, verknüpft jedes mit einem QR-Code und erstellt die wiederkehrenden Wartungstickets.
Geplante Wartung. In jedem Intervall öffnet sich das Wartungsticket wieder. Die Firma scannt den QR-Code der Anlage, führt die Arbeit aus, dokumentiert das Ergebnis und setzt den Status auf Erledigt. Der Facility Manager prüft und schließt ab.
Reparaturen. Wer eine Störung feststellt, erstellt ein Reparaturticket an der Anlage oder auf dem Plan, mit Foto und Priorität. Die Firma behebt die Störung und setzt den Status auf Erledigt. Der Facility Manager prüft und schließt ab.
Berichten. Jeden Monat prüft der Facility Manager die überfälligen und offenen Tickets pro Firma und sendet dem Eigentümer die Wartungsdokumentation.

Jeder Schritt wird in Wartung & Instandsetzung: Workflows in PlanRadar erläutert.

Das Beispiel in diesen Artikeln

Das Facility-Management-Team eines Immobilienunternehmens betreut drei Bürogebäude. Vier externe Firmen warten die technische Gebäudeausrüstung: HLK, Aufzüge, Elektro und Brandmeldeanlage. Zwei Haustechniker lesen Zähler ab und führen kleine Reparaturen aus. Jedes Gebäude ist ein Projekt. Jede gewartete Anlage hat ein QR-Code-Etikett, das ihr Ticket öffnet.

Das Beispiel verwendet drei Formulare: Anlage, Wartung und Reparatur. Wo eine Entscheidung sinnvollerweise auch anders getroffen werden könnte, weist ein kurzer Hinweis auf die Alternative hin.

Wartung planen

Ein Projekt pro Gebäude

Erstellen Sie ein Projekt pro Gebäude oder pro Standort. Pläne, Anlagen und Firmen gehören zum Gebäude, und der Eigentümer möchte die Dokumentation meist pro Gebäude. Formulare und Listen werden einmal auf Account-Ebene erstellt und jedem Gebäudeprojekt zugewiesen. Lesen Sie mehr unter Formulare.

Was ist das Anlagenverzeichnis?

Ein Ticket pro Anlage, mit dem Formular Anlage, auf dem Grundrissplan dort gepinnt, wo sich die Anlage befindet. Das Anlagenticket ist der Eintrag im Verzeichnis: Typ, Hersteller, Modell, Seriennummer, Installationsdatum, Garantieende, die zuständige Firma sowie Handbuch und Zertifikate als Anhänge.

Beschränken Sie die Anlagenliste auf das, was tatsächlich gewartet wird. Ein Verzeichnis, das jede Steckdose enthält, wird nie vollständig.
Verwenden Sie eine Liste Anlagentyp, damit Anlagen gefiltert und gezählt werden können: RLT-Gerät, Heizkessel, Pumpe, Aufzug, Brandmeldezentrale, Notleuchte, Brandschutztür.
Erstellen Sie die Anlagentickets gesammelt aus einer vorhandenen Anlagenliste in Excel. Lesen Sie mehr unter Tickets importieren & aktualisieren.

Wie findet der Techniker die Anlage?

Eine Planposition hilft, aber in einer Technikzentrale mit zwölf Pumpen muss der Techniker wissen, welches Ticket zu welcher Pumpe gehört. Verknüpfen Sie ein QR-Code-Etikett an jeder Anlage mit ihrem Ticket. Wenn Sie es mit der PlanRadar App oder der Kamera des Smartphones scannen, öffnet sich das Ticket. NFC-Tags funktionieren auf die gleiche Weise und halten auch dort, wo Etiketten verschmutzen oder überstrichen werden.

QR-Codes und NFC-Tags sind in den Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar. QR-Codes, die mit PlanRadar funktionieren, müssen mit den von PlanRadar bereitgestellten Informationen bestellt werden. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager. NFC-Tags werden separat gekauft und müssen NDEF mit mindestens 100 Byte unterstützen. Lesen Sie mehr unter Verwendung von QR-Codes zum Verknüpfen und Öffnen von Tickets und Verwendung von NFC-Tags zum Verknüpfen und Öffnen von Tickets.

Wie wird die geplante Wartung wiederholt?

Ansatz	Geeignet für	Zu bedenken
Ein wiederkehrendes Wartungsticket pro Anlage und Aufgabe	Routineaufgaben mit festem Intervall, zum Beispiel ein vierteljährlicher Filterwechsel	Legen Sie im Ticket eine Wiederholung fest: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. In jedem Intervall wird der Status automatisch auf Offen zurückgesetzt. Wenige Tickets. Jeder Einsatz überschreibt das vorherige Ergebnis in den Feldern, das Journal bewahrt den Verlauf. Dies ist die Einrichtung im Beispiel
Ein untergeordnetes Ticket pro Einsatz unter dem Anlagenticket	Jeder Einsatz muss einzeln berichtet und gezählt werden, zum Beispiel gesetzliche Aufzugsprüfungen	Vollständiger Verlauf, jeder Einsatz mit eigenem Ticket und eigenem Datum. Mehr Tickets, und die Einsatztickets werden manuell erstellt

Beide lassen sich kombinieren: ein wiederkehrendes Wartungsticket als Erinnerung und ein untergeordnetes Ticket pro Einsatz für Aufgaben, bei denen jeder Einsatz eine eigene Dokumentation braucht. Lesen Sie mehr unter Setzen eines Wiederholungsdatums für Tickets und Untergeordnete Tickets verwenden.

Die Wiederholung setzt nur den Status auf Offen zurück, unabhängig vom aktuellen Status. Sie ändert nicht das Fälligkeitsdatum, und die Feldwerte des letzten Einsatzes bleiben im Ticket, bis der nächste Einsatz sie ändert. Das Journal hält jedes erneute Öffnen fest. Verlassen Sie sich nicht auf das Fälligkeitsdatum eines wiederkehrenden Tickets, um Überfälliges zu erkennen: Ein offenes Wartungsticket ist die Erinnerung.

Die Wiederholung wird pro Ticket konfiguriert, in der Webapp oder der Android-App. Sie funktioniert auch bei einem untergeordneten Ticket. Das Formular benötigt die Formular-Einstellung Wiederholende Aktivität. Lesen Sie mehr unter Formular-Einstellungen bearbeiten.

Ein untergeordnetes Ticket kann selbst keine untergeordneten Tickets haben. Wenn Wartungs- und Reparaturtickets untergeordnete Tickets des Anlagentickets sind, ist das Anlagenticket das einzige übergeordnete Ticket.

Wer dokumentiert das Ergebnis?

Davon hängt ab, welche Felder in das Formular Wartung gehören.

Externe Firmen als Auftragnehmer können Status und Fortschritt setzen, kommentieren sowie Fotos und Dateien in Anhangsfelder hochladen. Geben Sie ihnen ein Anhangsfeld für ihren Servicebericht. Sie können keine Zahlenfelder ausfüllen und daher keine Messwerte erfassen.
Haustechniker können jedes Feld ausfüllen, einschließlich Zahlenfeldern für Messwerte und Checklistenfeldern für die Schritte der Aufgabe.
Externe Firmen als In-House Benutzer können dasselbe, benötigen aber eine kostenpflichtige Lizenz.

Im Beispiel laden die Firmen ihren Servicebericht und ein Foto hoch, und die Haustechniker erfassen die Messwerte. Lesen Sie mehr unter Feldberechtigungen bearbeiten.

Messwerte und Messungen

Verwenden Sie ein Zahlen- oder Kommazahlfeld für jeden Wert, den Sie vergleichen müssen: Zählerstände, Drücke, Temperaturen. Statistiken können die Summe, den Mittelwert, das Minimum und das Maximum eines Zahlenfelds über mehrere Tickets berechnen. Sie verwenden den aktuellen Wert jedes Tickets, daher trägt ein wiederkehrendes Ticket nur seinen letzten Messwert bei. Wenn Sie den Verlauf der Messwerte in Diagrammen benötigen, erfassen Sie jeden Messwert als eigenes untergeordnetes Ticket. Lesen Sie mehr unter Statistiken und Feldtypen.

Reparaturen: Prioritäten und Reaktionszeiten

Bilden Sie die Reaktionszeiten Ihrer Firmen über das integrierte Feld Priorität und das Fälligkeitsdatum ab. Zum Beispiel:

Hoch: Behebung innerhalb von 24 Stunden.
Normal: Behebung innerhalb von 5 Arbeitstagen.
Niedrig: Behebung beim nächsten geplanten Einsatz.

Die meldende Person setzt die Priorität und das Fälligkeitsdatum. Überfällige Reparaturen lassen sich mit Überfällig seit mindestens filtern. Lesen Sie mehr unter Fälligkeitsdatum oder Verlängerungsdatum für Tickets festlegen.

Verwenden Sie eine Liste Reparaturkategorie, damit Reparaturen gezählt werden können: Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro, Türen und Fenster, Aufzug, Sonstiges.

Was Sie vermeiden sollten

Ein Formular pro Gebäude. Ein Satz Formulare, zugewiesen an jedes Gebäudeprojekt.
Anlagentyp und Firma im Titel statt in einer Liste. „RLT 2, HLK GmbH“ lässt sich nicht zählen.
Reparaturen ohne Verknüpfung zur Anlage. Wenn dieselbe Pumpe dreimal ausfällt, möchten Sie das an der Pumpe sehen. Erstellen Sie die Reparatur als untergeordnetes Ticket des Anlagentickets, wenn die Reparatur eine Anlage betrifft.
Die Firma ihre eigenen Tickets abschließen lassen. Erledigt bedeutet, dass die Firma sagt, die Arbeit ist getan. Abgeschlossen bedeutet, dass Sie es geprüft haben.
Messwerte in Textfeldern. Mit ihnen lässt sich nicht rechnen.
QR-Codes, die ohne die Informationen von PlanRadar bestellt wurden. Sie öffnen keine Tickets.

KI-Unterstützung für Wartung & Instandsetzung

Schritt	Wie KI hilft	Feature
Formulare erstellen	Ihre vorhandene Wartungscheckliste oder Ihr Serviceblatt in ein Formular umwandeln	Erstellen und Bearbeiten von Formularen mit KI
Störung vor Ort melden	Die Beschreibung der Störung diktieren, während Sie das Smartphone an die Anlage halten	Ticketfelder per Spracheingabe ausfüllen
Eine Reparatur wird ohne Foto gespeichert	Ein Agent markiert Tickets, denen erforderliche Fotos oder Felder fehlen	Agent für Ticket-Vollständigkeit (Vorlage)
Eine Firma setzt den Status auf Erledigt	Ein Agent kommentiert das Ticket oder sendet dem Facility Manager eine E-Mail, damit die Prüfung nicht vergessen wird	Benutzerdefinierter Agent
Eine Reparatur mit hoher Priorität wird gemeldet	Ein Agent sendet dem Facility Manager sofort eine E-Mail	Benutzerdefinierter Agent
Wartungsintervall prüfen	Das unter Dokumente gespeicherte Herstellerhandbuch fragen, welches Wartungsintervall für ein Gerät gilt	Dokumenteneinblicke mit KI-Assistenten erhalten
Monatsbericht vorbereiten	In natürlicher Sprache suchen, zum Beispiel „offene Reparaturen mit hoher Priorität in Gebäude B“, und das Ergebnis als Filter speichern	Suchen nach Tickets mit KI-Assistenten, Erstellen von Ticket-Filtern mit KI-Assistenten

Ein KI-Agent erstellt immer nur ein Ticket, einen Kommentar oder eine E-Mail. Er reagiert auf Ereignisse in einem Projekt und läuft nicht nach Zeitplan, daher ersetzt er nicht die Wiederholung bei Wartungstickets. Lesen Sie mehr unter KI-Agenten erstellen und verwalten.

Schritte für Wartung & Instandsetzung in PlanRadar

Wartung & Instandsetzung: Workflows in PlanRadar erläutert jeden Schritt: die Formulare, das Anlagenverzeichnis und die QR-Codes einrichten, die wiederkehrenden Wartungstickets einrichten, geplante Wartung und Reparaturen vor Ort durchführen und an den Eigentümer berichten.

Weitere Möglichkeiten

Arbeiten Sie in Technikräumen und Kellern ohne Empfang. Die mobile App synchronisiert, sobald sie wieder online ist. Lesen Sie mehr unter Offline arbeiten.
Speichern Sie Handbücher, Zertifikate und Wartungsverträge unter Dokumente, in einem Ordner pro Anlagentyp. Lesen Sie mehr unter Dokumentenmanagement.
Sehen Sie offene Wartungen und Reparaturen nach Fälligkeitsdatum in der Kalenderansicht. Lesen Sie mehr unter Tickets-Kalenderansicht.
Senden Sie jeder Firma jeden Monat ihre offenen Tickets als PDF. Lesen Sie mehr unter Ticketbericht (PDF) erstellen.
Zählen Sie offene Reparaturen pro Kategorie, pro Firma und pro Gebäude in Statistiken. Lesen Sie mehr unter Statistiken.
Verwenden Sie das Brandschutzverzeichnis für Brandschutztüren, Brandschutzklappen und Durchführungen, das demselben Muster mit einer Prüfcheckliste folgt. Lesen Sie mehr unter Fire Safety Management: Overview.

Aktualisiert am 29. Oktober 2026