Maintenance et réparations : Vue d'ensemble

À propos de la maintenance et des réparations

La maintenance assure le bon fonctionnement d'un bâtiment en exploitation. Elle comporte deux volets. La maintenance planifiée a lieu à intervalles fixes, qu'il y ait un problème ou non : le changement trimestriel des filtres d'une centrale de traitement d'air, l'inspection mensuelle des ascenseurs, le contrôle annuel de l'éclairage de sécurité. Les réparations interviennent lorsque quelque chose tombe en panne : un robinet qui fuit, un ferme-porte qui ne ferme plus, un circuit de chauffage qui ne chauffe plus.

Les deux nécessitent le même relevé : quel équipement, où il se trouve, qui en est responsable, quand il a été entretenu pour la dernière fois, ce qui a été constaté et ce qui a été fait. Un bâtiment comptant quelques centaines d'équipements et cinq prestataires de maintenance produit des milliers de ces relevés par an. Tenus sur papier ou dans des tableurs, ils ne permettent pas de répondre à la question la plus simple du propriétaire ou d'un auditeur : cette unité a-t-elle été entretenue à temps, et par qui ?

La maintenance commence là où la construction s'arrête. Les défauts que l'entreprise doit encore corriger pendant la période de garantie sont traités dans Defect Management: Overview. La remise du bâtiment et de sa documentation à l'exploitant est traitée dans Réception des travaux : Vue d'ensemble.

Quand la maintenance et les réparations sont exigées

• Par la loi, pour les installations relevant de la sécurité comme les ascenseurs, les alarmes incendie, les sprinklers, l'éclairage de sécurité et les équipements sous pression, à des intervalles fixés par la réglementation nationale.
• Par le fabricant, comme condition de la garantie sur les installations et les équipements.
• Par le bail, lorsque le bailleur ou le locataire doit maintenir le bâtiment en bon état.
• Par l'assureur, qui peut demander une preuve d'entretien après un sinistre.
• Par le propriétaire, qui veut connaître l'état des équipements et prévoir le budget de leur remplacement.

Terminologie

Quels que soient le système et la norme que vous suivez, le relevé doit montrer les mêmes éléments : quel équipement, quelle tâche, quand elle était due, quand elle a été réalisée, par qui, et ce qui a été constaté.

Ce que couvre PlanRadar

Dans PlanRadar, chaque équipement est un ticket sur le plan d'étage. Le ticket d'équipement contient les données de l'équipement, ses documents et ses photos, et un QR code ou une étiquette NFC posé sur l'équipement lui-même ouvre le ticket sur le téléphone. Les tâches de maintenance planifiée sont des tickets qui se rouvrent automatiquement à l'intervalle que vous définissez. Les réparations sont des tickets créés lors d'un signalement, attribués au prestataire avec une priorité et une date d'échéance. Chaque modification est enregistrée dans le journal du ticket avec l'utilisateur et l'heure.

PlanRadar n'est pas fourni avec un catalogue d'équipements ni un plan de maintenance. Vous décidez quels équipements vous enregistrez, quelles tâches et quels intervalles s'appliquent, et quel prestataire est responsable. Les intervalles proviennent de la réglementation, du fabricant et de vos contrats. PlanRadar rappelle, attribue et enregistre.

PlanRadar couvre la partie de la gestion technique qui se passe au niveau de l'équipement : le trouver, réaliser l'intervention et prouver qu'elle a été faite.

Rôles et workflow

Rôles

Les prestataires externes peuvent travailler en tant qu'utilisateurs sous-traitants, gratuitement. Ils ne voient que les tickets qui leur sont attribués ou à leur groupe, peuvent modifier le statut et l'avancement, rédiger des commentaires et ajouter des photos et des fichiers. Ils ne peuvent pas remplir les champs de texte ou de nombre et ne peuvent pas passer un ticket au statut Fermé. Si un prestataire doit consigner des relevés dans des champs, il a besoin d'un utilisateur interne. Pour en savoir plus, consultez Types d'utilisateurs.

Workflow

Deux processus se déroulent en parallèle : la maintenance planifiée selon un rythme fixe, et les réparations dès qu'un problème est signalé.

1. Mise en place. Le responsable technique crée les formulaires Équipement, Maintenance et Réparation, importe un plan par étage, crée un ticket d'équipement par équipement, associe un QR code à chacun et crée les tickets de maintenance récurrents.
2. Maintenance planifiée. À chaque intervalle, le ticket de maintenance se rouvre. Le prestataire scanne le QR code de l'équipement, réalise l'intervention, consigne le résultat et passe le ticket au statut Résolu. Le responsable technique contrôle et ferme le ticket.
3. Réparations. La personne qui constate une panne crée un ticket de réparation, sur l'équipement ou sur le plan, avec une photo et une priorité. Le prestataire répare et passe le ticket au statut Résolu. Le responsable technique contrôle et ferme le ticket.
4. Rapport. Chaque mois, le responsable technique passe en revue les tickets en retard et ouverts par prestataire et envoie au propriétaire le relevé de maintenance.

Chaque étape est expliquée dans Maintenance et réparations : Workflows dans PlanRadar.

L'exemple de ces articles

L'équipe de gestion technique d'une société immobilière exploite trois immeubles de bureaux. Quatre prestataires externes assurent la maintenance des équipements techniques : CVC, ascenseurs, électricité et alarme incendie. Deux techniciens internes relèvent les compteurs et effectuent les petites réparations. Chaque bâtiment est un projet. Chaque équipement entretenu porte une étiquette QR code qui ouvre son ticket.

L'exemple utilise trois formulaires : Équipement, Maintenance et Réparation. Lorsqu'une décision pourrait raisonnablement être prise autrement, une courte note signale l'alternative.

Planifier la mise en place de votre maintenance

Un projet par bâtiment

Créez un projet par bâtiment ou par site. Les plans, les équipements et les prestataires appartiennent au bâtiment, et le propriétaire veut généralement le relevé par bâtiment. Les formulaires et les listes sont créés une seule fois au niveau du compte et attribués à chaque projet de bâtiment. Pour en savoir plus, consultez Formulaires.

Qu'est-ce que le registre des équipements ?

Un ticket par équipement, avec le formulaire Équipement, épinglé sur le plan d'étage à l'endroit où se trouve l'équipement. Le ticket d'équipement est l'entrée du registre : type, fabricant, modèle, numéro de série, date d'installation, date de fin de garantie, prestataire responsable, ainsi que la notice et les certificats en pièces jointes.

• Limitez la liste des équipements à ce qui est réellement entretenu. Un registre qui contient chaque prise n'est jamais complet.
• Utilisez une liste Type d'équipement pour pouvoir filtrer et compter les équipements : Centrale de traitement d'air, Chaudière, Pompe, Ascenseur, Centrale d'alarme incendie, Éclairage de sécurité, Porte coupe-feu.
• Créez les tickets d'équipement en masse à partir d'une liste d'équipements existante dans Excel. Pour en savoir plus, consultez Importer et mettre à jour des tickets.

Comment le technicien trouve-t-il l'équipement ?

Une position sur le plan aide, mais dans une chaufferie comptant douze pompes, le technicien doit savoir quel ticket correspond à quelle pompe. Associez une étiquette QR code sur chaque équipement à son ticket. La scanner avec l'application PlanRadar ou avec l'appareil photo du téléphone ouvre le ticket. Les étiquettes NFC fonctionnent de la même manière et résistent là où les étiquettes se salissent ou sont recouvertes de peinture.

Les QR codes et les étiquettes NFC sont disponibles dans les formules Pro et Enterprise. Les QR codes compatibles avec PlanRadar doivent être commandés avec les informations fournies par PlanRadar. Contactez votre customer success manager. Les étiquettes NFC s'achètent séparément et doivent prendre en charge NDEF avec au moins 100 octets. Pour en savoir plus, consultez Utilisez les codes QR pour relier et ouvrir les billets et Utilisez des étiquettes NFC pour relier et ouvrir des billets.

Comment la maintenance planifiée est-elle répétée ?

Les deux peuvent être combinés : un ticket de maintenance récurrent comme rappel, et un sous-ticket par intervention pour les tâches où chaque intervention nécessite son propre relevé. Pour en savoir plus, consultez Fixer une date de répétition pour les billets et Utiliser des sous-billets.

La répétition ne fait que repasser le statut à Ouvrir, quel que soit le statut actuel. Elle ne modifie pas la date d'échéance, et les valeurs des champs de la dernière intervention restent dans le ticket jusqu'à ce que l'intervention suivante les modifie. Le journal enregistre chaque réouverture. Ne vous fiez pas à la date d'échéance d'un ticket récurrent pour savoir ce qui est en retard : c'est un ticket Maintenance ouvert qui sert de rappel.

La répétition se configure par ticket, dans l'application web ou l'application Android. Elle fonctionne aussi sur un sous-ticket. Le formulaire a besoin du paramètre de formulaire Activité récurrente. Pour en savoir plus, consultez Modifier les paramètres du formulaire.

Un sous-ticket ne peut pas avoir ses propres sous-tickets. Lorsque les tickets Maintenance et Réparation sont des sous-tickets du ticket d'équipement, le ticket d'équipement est le seul ticket parent.

Qui consigne le résultat ?

Ce choix détermine les champs du formulaire Maintenance.

• Les prestataires externes en tant qu'utilisateurs sous-traitants peuvent définir le statut et l'avancement, commenter, et importer des photos et des fichiers dans les champs de pièce jointe. Donnez-leur un champ de pièce jointe pour leur rapport d'intervention. Ils ne peuvent pas remplir les champs de nombre et ne peuvent donc pas consigner de relevés.
• Les techniciens internes peuvent remplir tous les champs, y compris les champs de nombre pour les relevés et les champs de liste de contrôle pour les étapes de la tâche.
• Les prestataires externes en tant qu'utilisateurs internes peuvent faire de même, mais ont besoin d'une licence payante.

Dans l'exemple, les prestataires importent leur rapport d'intervention et une photo, et les techniciens internes effectuent les relevés. Pour en savoir plus, consultez Modifier les autorisations des champs.

Relevés et mesures

Utilisez un champ de nombre ou de décimal pour chaque valeur que vous devez comparer : relevés de compteurs, pressions, températures. Les statistiques peuvent calculer la somme, la moyenne, le minimum et le maximum d'un champ de nombre sur l'ensemble des tickets. Elles utilisent la valeur actuelle de chaque ticket ; un ticket récurrent ne fournit donc que son dernier relevé. Si vous avez besoin de l'historique des relevés dans des graphiques, consignez chaque relevé dans son propre sous-ticket. Pour en savoir plus, consultez Statistiques et Types de champs.

Réparations : priorités et délais d'intervention

Reportez les délais d'intervention de vos prestataires sur le champ intégré Priorité et sur la date d'échéance. Par exemple :

• Haut : réparation sous 24 heures.
• Normal : réparation sous 5 jours ouvrés.
• Bas : réparation lors de la prochaine intervention planifiée.

La personne qui signale définit la priorité et la date d'échéance. Les réparations en retard peuvent être filtrées avec En retard d'au moins. Pour en savoir plus, consultez Fixer une date d'échéance ou de prolongation pour un ticket.

Utilisez une liste Catégorie de réparation pour pouvoir compter les réparations : Chauffage, Ventilation, Plomberie, Électricité, Portes et fenêtres, Ascenseur, Autre.

Ce qu'il faut éviter

• Un formulaire par bâtiment. Un seul jeu de formulaires, attribué à chaque projet de bâtiment.
• Le type d'équipement et le prestataire dans le titre plutôt que dans une liste. « CTA 2, CVC SARL » ne peut pas être compté.
• Des réparations sans lien avec l'équipement. Lorsque la même pompe tombe en panne trois fois, vous voulez le voir sur la pompe. Créez la réparation comme sous-ticket du ticket d'équipement lorsqu'elle concerne un équipement.
• Laisser le prestataire fermer ses propres tickets. Résolu signifie que le prestataire déclare avoir terminé. Fermé signifie que vous avez vérifié.
• Des relevés dans des champs de texte. Ils ne peuvent pas être calculés.
• Des QR codes commandés sans les informations de PlanRadar. Ils n'ouvriront pas les tickets.

L'IA au service de la maintenance et des réparations

Un agent IA ne crée jamais qu'un ticket, un commentaire ou un e-mail. Il réagit à des événements dans un projet et ne s'exécute pas selon un calendrier ; il ne remplace donc pas la répétition des tickets de maintenance. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer vos agents IA.

Étapes pour gérer la maintenance et les réparations dans PlanRadar

Maintenance et réparations : Workflows dans PlanRadar explique chaque étape : mettre en place les formulaires, le registre des équipements et les QR codes, mettre en place les tickets de maintenance récurrents, réaliser la maintenance planifiée et les réparations sur site, et rendre compte au propriétaire.

Autres possibilités

• Travaillez dans les locaux techniques et les sous-sols sans réseau. L'application mobile se synchronise dès le retour en ligne. Pour en savoir plus, consultez Travailler hors ligne.
• Enregistrez les notices, les certificats et les contrats de maintenance dans Documents, dans un dossier par type d'équipement. Pour en savoir plus, consultez Gestion des documents.
• Visualisez la maintenance et les réparations ouvertes par date d'échéance dans la vue calendrier. Pour en savoir plus, consultez Vue du calendrier des billets.
• Envoyez chaque mois à chaque prestataire ses tickets ouverts au format PDF. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF).
• Comptez les réparations ouvertes par catégorie, par prestataire et par bâtiment dans Statistiques. Pour en savoir plus, consultez Statistiques.
• Utilisez le registre de sécurité incendie pour les portes coupe-feu, les clapets et les traversées, qui suit le même principe avec une liste de contrôle d'inspection. Pour en savoir plus, consultez Fire Safety Management: Overview.