Mantenimiento y reparaciones: Workflows en PlanRadar

Visión general

Este artículo recorre el proceso de mantenimiento de Mantenimiento y reparaciones: Visión general en el orden en que ocurre: configurar el inventario de activos en la oficina, configurar el mantenimiento recurrente, hacer el mantenimiento planificado y las reparaciones en el edificio e informar al propietario.

El ejemplo es el equipo de gestión de instalaciones que gestiona tres edificios de oficinas con cuatro empresas de mantenimiento externas y dos técnicos propios, un proyecto por edificio y una etiqueta con código QR en cada activo. Los pasos dan por hecho que usted conoce el funcionamiento de cada función. Cada paso enlaza con el artículo de la función.

Acceso y permisos

Configurar el inventario (oficina, Webapp)

Crear las listas

• Tipo de activo: Unidad de tratamiento de aire, Caldera, Bomba, Enfriadora, Ascensor, Central de alarma de incendios, Luz de emergencia, Cuadro eléctrico.
• Tipo de mantenimiento: Revisión, Inspección, Prueba reglamentaria, Lectura.
• Categoría de reparación: Calefacción, Ventilación, Fontanería, Electricidad, Puertas y ventanas, Ascensor, Otros.

Crear el formulario de activos

Cree un formulario llamado Activo. Mantenga activados los archivos adjuntos y la posición en el plano. Active la numeración secuencial con un prefijo como AS, para que los activos tengan un número correlativo que se pueda escribir en la etiqueta del activo.

Crear el formulario de mantenimiento

Cree un formulario llamado Mantenimiento en Listas y formularios > Formularios con + Crear nuevo formulario. Añada campos predefinidos como Estado y Ticket principal desde Añadir un campo predefinido, y los campos personalizados desde Crear un campo. Lea más en Crear y editar formularios. Haga clic en un campo para configurar sus propiedades, por ejemplo para hacerlo obligatorio o para asignarle la lista Tipo de mantenimiento. Lea más en Editar propiedades de campo.

Active la opción de formulario Actividad recurrente, para que los tickets con este formulario se puedan repetir. Añada el campo Ticket principal, para que cada ticket de mantenimiento quede bajo su activo.

Dé a los subcontratistas permiso de edición para Informe de servicio. Lea más en Crear y editar formularios, Tipos de campo, Editar la configuración del formulario y Editar permisos de campo.

Crear el formulario de reparaciones

Cree un formulario llamado Reparación con Título, Categoría de reparación, Responsable asignado, Prioridad, Fecha de vencimiento, Estado, un campo de texto largo Descripción, un campo de archivo adjunto Foto después de la reparación que los subcontratistas puedan editar, y el campo Ticket principal para las reparaciones en un activo.

Roles y usuarios

• Facility manager: un usuario interno con un rol que tiene los permisos de tickets Crear, Ver todos los tickets, Editar todos los tickets que el usuario puede ver.
• Técnicos propios: usuarios internos con el mismo rol, en un grupo llamado Técnicos.
• Empresas: usuarios subcontratistas, un grupo por empresa, por ejemplo Climatización S.L. Lea más en Crear y gestionar grupos.
• Propietario o gestor de activos: un observador.

Configurar cada proyecto de edificio

1. Cree un proyecto por edificio: haga clic en Proyectos, haga clic en + Añadir nuevo proyecto, introduzca el nombre del edificio como nombre del proyecto y haga clic en Guardar. Lea más en Crear y editar un proyecto.
2. Suba un plano por planta, más la cubierta y las salas de máquinas. Lea más en Cargar planos en la Webapp.
3. Añada los tres formularios al proyecto. Lea más en Gestionar los formularios de un proyecto.
4. Añada los grupos de las empresas, el grupo Técnicos y el observador del propietario. Lea más en Gestionar los grupos de un proyecto.
5. Cree los tickets de activos. Para más de unas pocas docenas de activos, impórtelos desde su lista de activos existente. La importación coloca cada ticket en su plano o carpeta mediante la columna Ubicación, pero no fija la posición del pin. Lea más en Importar y actualizar tickets.
6. Fije la posición en el plano de cada ticket de activo. Lea más en Establecer, modificar o eliminar la posición en planta de una entrada.

Vincular los códigos QR

Pida las etiquetas con código QR con la información que facilita PlanRadar, a través de su customer success manager. Después, en el edificio, con la app móvil:

1. Active una vez la función de código QR en la configuración de la app.
2. Abra el ticket del activo.
3. Abra el menú Más y toque Enlace al código QR.
4. Escanee la etiqueta del activo.

Cada ticket se puede vincular a un código QR. Se pueden vincular varios tickets al mismo código QR, así que la etiqueta del activo también puede abrir sus tickets de mantenimiento y de reparación: al escanearla se muestra una lista para elegir. Lea más en Utilice códigos QR para enlazar y abrir entradas.

Configurar el mantenimiento recurrente (oficina, Webapp)

Cree un ticket Mantenimiento por activo y tarea recurrente, como subticket del activo.

1. Cree un ticket con el formulario Mantenimiento en la posición del activo en el plano. Lea más en Crear un Tickets.
2. Rellene el título, por ejemplo "UTA 2, cambio trimestral de filtros", el tipo de mantenimiento y el grupo de la empresa como responsable asignado.
3. En Ticket principal, seleccione el ticket del activo, por ejemplo "UTA 2, sala de máquinas de cubierta". Lea más en Utilizar subbilletes.
4. Guarde el ticket.
5. Haga clic en Configurar el tiempo de repetición.
6. Marque la casilla Activar recordatorio.
7. Seleccione Mensual y marque la casilla Ejecutar en un día de la semana específico.
8. En los desplegables, elija el primer lunes del mes. Introduzca 3 como número de meses y 07:00 como hora.
9. Opcional: seleccione Añadir una nota y escriba la referencia a la norma o al contrato de mantenimiento. La nota solo la ven los usuarios que pueden configurar repeticiones.
10. Haga clic en Guardar.

En cada intervalo, el estado del ticket vuelve a Abierto y la tarea aparece de nuevo en todas las listas de tickets abiertos. Nada más cambia en el ticket: la fecha de vencimiento se queda como está, y los campos conservan los valores de la última visita hasta que la siguiente visita los cambie. Lea más en Establecer una fecha de repetición para las entradas.

Para un activo con muchas tareas recurrentes, por ejemplo un ascensor con una revisión mensual y una prueba reglamentaria anual, cree un ticket Mantenimiento por tarea con su propia repetición.

Hacer el mantenimiento planificado (edificio, app móvil)

La empresa, o el técnico propio, ve los tickets Mantenimiento abiertos asignados a su grupo.

1. Vaya al activo y escanee su código QR con la app de PlanRadar o con la cámara del teléfono.
2. Elija el ticket Mantenimiento de la lista.
3. Ponga el estado en En curso.
4. Haga el trabajo.
5. Técnicos propios: marque los elementos del checklist e introduzca la Lectura. Empresas: suban el informe de servicio y una foto en Informe de servicio.
6. Escriba un comentario si ha encontrado algo que necesita una reparación, por ejemplo "Ruido de rodamiento en el motor del ventilador, se recomienda sustituirlo".
7. Ponga el estado en Resuelto.

Si en la visita se encuentra una avería, el facility manager crea un ticket Reparación bajo el activo, tal como se describe más abajo en Comunicar y reparar una avería.

Las salas de máquinas a menudo no tienen cobertura. Siga trabajando. La app se sincroniza más tarde. Lea más en Trabajar sin conexión.

Comprobar y cerrar

1. Filtre los tickets Mantenimiento en Resuelto. Lea más en Filtrar entradas.
2. Compruebe el informe de servicio, el checklist y la lectura.
3. Ponga el estado en Cerrado. Solo los usuarios internos pueden hacerlo.

El ticket se queda en Cerrado hasta que el siguiente intervalo lo reabre. Los cambios de estado, los comentarios, las lecturas y los archivos adjuntos de cada visita quedan registrados en el diario del ticket con el usuario y la hora, así que el historial de mantenimiento del activo está en un solo lugar. Lea más en Seguimiento de la actividad de un ticket en el diario.

Comunicar y reparar una avería

Comunicar (conserje, técnico o facility manager)

1. Toque la posición de la avería en el plano y elija el formulario Reparación. Si la avería está en un activo, toque Añadir ticket de padres en el campo Ticket principal y seleccione el ticket del activo, para que la reparación aparezca bajo el activo.
2. Tome una foto de la avería.
3. Rellene los campos:
   Título: "Cierrapuertas roto, puerta cortafuegos escalera B, planta 2".
   Categoría de reparación: Puertas y ventanas.
   Prioridad: Alto.
   Responsable asignado: el grupo de la empresa responsable.
   Fecha de vencimiento: según el tiempo de respuesta para la prioridad.
   Descripción: qué está mal. Díctelo si tiene las manos ocupadas. Lea más en Rellene los campos del ticket con la voz.
4. Guarde. El grupo de la empresa recibe un aviso por correo electrónico y una notificación push.

Reparar (empresa)

1. Abra el ticket y ponga el estado en En curso.
2. Repare la avería.
3. Suba una foto del resultado en Foto después de la reparación.
4. Ponga el estado en Resuelto.

Si la reparación necesita una pieza que hay que pedir, escriba un comentario con la fecha prevista y ponga el estado en Comentarios. El facility manager establece una nueva fecha de vencimiento. Lea más en Establecer el estado y el progreso de un ticket.

Comprobar y cerrar (facility manager)

Compruebe la foto o la reparación en el edificio y ponga el estado en Cerrado, o vuelva a ponerlo en En curso con un comentario.

Informar al propietario (oficina, Webapp)

Mensualmente

1. En cada edificio, filtre los tickets Mantenimiento y Reparación que no estén en Cerrado, y los tickets Reparación con Atrasado al menos 1 día. Un ticket Mantenimiento que sigue en Abierto después de su intervalo es la tarea atrasada, porque la repetición no mueve la fecha de vencimiento.
2. Envíe a cada empresa un informe de tickets en PDF con sus tickets abiertos y atrasados. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF).
3. Envíe al propietario un informe de tickets con los tickets cerrados del mes, incluido el diario cuando el propietario necesite ver cuándo se hizo cada tarea. Lea más en Informes de entradas.

En todos los edificios

Las estadísticas en un panel de la cuenta muestran el estado actual de todos los edificios: reparaciones abiertas por categoría, por empresa y por edificio, y tickets Mantenimiento por estado. Para las lecturas, un gráfico puede mostrar la suma, la media, el mínimo o el máximo de los valores actuales de Lectura. Lea más en Estadísticas.

Para una auditoría

Cuando un auditor o una aseguradora pide prueba de que un activo se ha mantenido:

1. Abra el ticket del activo y sus subtickets Mantenimiento y Reparación.
2. Cree un informe de tickets de estos tickets con el diario, los informes de servicio y las fotos. En la plantilla del informe de tickets, establezca Diario en Incluir registro de actividad y comentarios, y añada Informe de servicio y Foto después de la reparación como atributos, para que se incluyan sus fotos. Para incluir los informes de servicio en PDF, seleccione también Incluir solo los documentos del ticket. Lea más en Crear plantillas básicas de informes de entradas.
3. Exporte los tickets a Excel si el auditor quiere una lista. Lea más en Exportar tickets a Excel en la Webapp.