Entregas de obra: Visión general

Acerca de las entregas de obra

Una entrega es el momento en que la responsabilidad sobre una parte del trabajo pasa de una parte a la siguiente. La entrega final pasa el edificio terminado del contratista al propietario, y con él el riesgo, las llaves, las garantías y todos los documentos que el propietario necesita para explotar el edificio. A lo largo del proyecto hay entregas más pequeñas: una especialidad entrega una zona a la siguiente, el contratista de estructura entrega el edificio al contratista de acabados, el contratista general entrega cada vivienda a su comprador.

Toda entrega tiene las mismas tres partes. Una inspección que establece el estado del trabajo, con una lista de lo que todavía está pendiente. Un registro formal que firman ambas partes. Y un paquete de información que acompaña al trabajo: certificados, manuales, planos as-built, garantías. Si falta cualquiera de ellas, habrá problemas más adelante, normalmente cuando empieza el periodo de garantía y nadie puede demostrar qué estaba pendiente ese día.

La entrega es donde termina la gestión de defectos y empieza el mantenimiento. Los puntos pendientes son defectos. Lea más en Defect Management: Overview. La explotación posterior se trata en Mantenimiento y reparaciones: Visión general.

Dónde se producen las entregas

• Al terminar el edificio, del contratista al propietario y a su facility manager.
• Al terminar cada unidad, del promotor al comprador de una vivienda o al arrendatario de un local.
• Entre especialidades, cuando el trabajo de una especialidad está terminado y la siguiente se hace cargo de la zona.
• Entre contratistas, por ejemplo del contratista de estructura y núcleo al contratista de acabados.
• Dentro de la propia empresa del contratista, del equipo de obra al equipo de posventa o de garantía.

Terminología

Se llame como se llame la entrega en su contrato, el registro tiene que mostrar lo mismo: quién entregó qué a quién, en qué fecha, en qué estado, con qué puntos pendientes y con qué documentos.

Qué cubre PlanRadar

PlanRadar cubre cada una de las tres partes.

• La inspección. Un ticket Entrega por zona o unidad, con un checklist de lo que se comprueba en la entrega. Cada punto pendiente es un ticket de defecto, vinculado al elemento del checklist del que procede, fijado en el plano y asignado a la especialidad que tiene que corregirlo.
• El registro formal. El ticket Entrega lo firman ambas partes y se bloquea. Si su empresa tiene un acta de entrega fija, el acta es un informe de proyecto rellenado a partir de su propio formulario PDF, con los tickets de entrega adjuntos, y no se puede cambiar una vez presentado.
• El paquete de información. Los certificados, manuales, garantías y planos as-built se guardan en Documentos en una estructura de carpetas que el propietario reconoce. El propietario obtiene acceso al proyecto como observador o recibe una exportación de todo el proyecto.

SiteView añade un registro 360° de cada estancia el día de la entrega.

Lo que PlanRadar no decide es si el trabajo está listo para la entrega ni qué cuenta como punto menor. Eso lo determina su contrato. PlanRadar registra qué se inspeccionó, qué estaba pendiente, quién firmó y cuándo, y guarda los documentos junto con el registro.

Roles y flujo de trabajo

Roles

Los subcontratistas son gratuitos. Solo ven los tickets asignados a ellos o a su grupo, y pueden poner Resuelto, pero no Cerrado. Pueden subir archivos a los campos de archivo adjunto para los que tienen permiso de edición, y así es como sus certificados llegan al ticket de entrega. El representante del propietario suele ser un observador: ve todos los tickets del proyecto y sus documentos, y no cambia nada. Lea más en Tipos de usuario.

Flujo de trabajo

El proceso tiene cuatro etapas: preparar, inspeccionar, firmar, cerrar.

1. Preparar. El jefe de proyecto crea el formulario Entrega con su checklist, configura las carpetas de Documentos, pide a cada especialidad sus documentos y crea un ticket Entrega por zona.
2. Inspeccionar. El jefe de obra y el representante del propietario recorren cada zona. Se rellena el checklist, y cada punto pendiente se convierte en un ticket de defecto vinculado al elemento del checklist.
3. Firmar. Ambas partes firman el ticket Entrega en la tableta, lo que lo bloquea. Si se exige un acta de entrega, se rellena como informe de proyecto y se presenta.
4. Cerrar. Las especialidades corrigen los puntos pendientes. El jefe de proyecto los cierra, completa el paquete de documentos y da al propietario acceso o una exportación.

Cada etapa se explica en Entregas de obra: Workflows en PlanRadar.

El ejemplo de estos artículos

Un contratista general entrega un edificio de oficinas de cinco plantas al propietario. El jefe de proyecto técnico del propietario inspecciona cada planta con el jefe de obra del contratista, y el facility manager del propietario se hace cargo de las instalaciones del edificio. Antes de la entrega, cada especialidad tiene que aportar sus certificados, manuales y planos as-built. Los puntos pendientes encontrados en la inspección se tienen que corregir en un plazo de cuatro semanas.

El ejemplo usa un ticket Entrega por planta y uno para las instalaciones del edificio, un formulario Defecto para los puntos pendientes, el acta de entrega propia de la empresa como informe de proyecto y una carpeta de Documentos por especialidad. Cuando una decisión podría tomarse razonablemente de otra manera, una breve nota indica la alternativa.

Planificar la configuración de las entregas

¿Un ticket de entrega por qué?

La mayoría de las entregas de edificios combinan el primero y el último: tickets de zona para la obra civil y los acabados, tickets de instalación para las instalaciones. Lea más en Importar y actualizar tickets para crear tickets de unidad de forma masiva.

¿Qué va en el checklist?

Use un campo de checklist en el formulario Entrega para los puntos que se comprueban en cada entrega. Un conjunto habitual:

• Todos los defectos previos a la entrega cerrados.
• Limpieza hecha.
• Llaves y tarjetas de acceso entregadas.
• Lecturas de contadores registradas.
• Instrucciones de uso dadas al personal de mantenimiento.
• Certificados y manuales aportados.

Mantenga activada Habilitar la vinculación de tickets en el campo de checklist, que es la opción predeterminada, para que un punto pendiente se cree como ticket de defecto directamente desde el elemento del checklist al que pertenece. Puede limitar los tickets vinculados a su formulario Defecto. El defecto vinculado es un ticket propio, con su propio responsable asignado y su propio estado. Los tickets vinculados en checklists están disponibles en las cuentas Pro y Enterprise creadas después de febrero de 2022. Lea más en Utilizar tickets vinculados en listas de comprobación y Editar propiedades de campo.

Los valores que hay que anotar, como las lecturas de contadores o el número de llaves, van en campos numéricos del formulario para que aparezcan en el informe.

¿Cómo se firma la entrega?

Las firmas, el bloqueo y la posibilidad de adjuntar tickets a informes de proyecto están disponibles en las cuentas Pro y Enterprise creadas después de febrero de 2022. Active Firmas en la configuración del formulario, lo que también activa el bloqueo. Lea más en Firmar un billete, Informes de proyectos y Editar la configuración del formulario.

Si el propietario quiere aprobar formalmente cada zona mediante un flujo de trabajo en lugar de firmar en obra, use las aprobaciones de tickets. Lea más en Homologaciones.

¿Cómo se organiza el paquete de documentos?

El propietario buscará los documentos por especialidad o por instalación, años después de que el equipo del contratista se haya ido. Organice Documentos tal como buscará el propietario:

• Una carpeta por especialidad o instalación, por ejemplo "04 Electricidad", con subcarpetas para certificados, manuales de uso y mantenimiento, garantías y planos as-built.
• Una carpeta para el registro de la entrega: el acta firmada, los informes de tickets, la lista de puntos pendientes.
• Suba versiones nuevas de un archivo en lugar de archivos nuevos, para que el propietario abra siempre la versión actual. Las versiones de archivos están disponibles en las cuentas Enterprise creadas después de febrero de 2022. Lea más en Crear y gestionar versiones de archivos.

Si los documentos tienen que revisarse antes de entrar en el paquete, solicite su aprobación. Las aprobaciones están disponibles en las cuentas Pro y Enterprise creadas después de febrero de 2022. Lea más en Solicitud de aprobación de documentos.

La gestión de documentos está disponible en las cuentas Pro y Enterprise creadas después de febrero de 2022. Un archivo puede tener hasta 2 GB. Lea más en Gestión de documentos.

¿Cómo recibe el propietario los datos?

Lea más en Exportar un proyecto en la Webapp y Control de acceso a archivos/carpetas.

Qué evitar

• Reunir los documentos en la última semana. Pida a cada especialidad sus documentos cuando empiece su trabajo, con un campo de archivo adjunto o una carpeta de Documentos donde subirlos.
• Puntos pendientes en un campo de texto del ticket de entrega. No se pueden asignar, seguir ni cerrar. Cada punto es un ticket de defecto.
• Entregar sin firmas. Una lista que nadie ha firmado no demuestra nada sobre lo acordado.
• Editar un ticket de entrega firmado. Al desbloquearlo se eliminan todas las firmas. Si algo cambia después de la entrega, regístrelo en un comentario o en un ticket nuevo.
• Una estructura de documentos que solo entiende el contratista. Use la numeración por especialidad o instalación del propietario si la tiene.
• Eliminar el proyecto después de la entrega. Archívelo, expórtelo o mantenga al propietario como observador.

Soporte de IA para las entregas de obra

El Agente de verificación de resolución crea el subticket de comprobación con el mismo formulario que el defecto resuelto, así que el formulario Defecto necesita el campo Ticket principal.

Un agente de IA solo crea un ticket, un comentario o un correo electrónico. No puede firmar, bloquear ni cerrar un ticket. Lea más en Crear y gestionar sus agentes de IA.

Pasos para gestionar las entregas de obra en PlanRadar

Entregas de obra: Workflows en PlanRadar explica cada etapa: preparar los formularios, las carpetas y la recogida de documentos, hacer la inspección de entrega, firmar la entrega y el acta, cerrar los puntos pendientes y dar los datos al propietario.

Otras posibilidades

• Grabe un recorrido de SiteView de cada planta el día de la entrega, como registro 360° del estado en la entrega. Lea más en SiteView.
• Registre puntos pendientes sin conexión en sótanos y salas de máquinas. La app móvil se sincroniza cuando vuelve a tener conexión. Lea más en Trabajar sin conexión.
• Entregue a cada especialidad sus puntos pendientes en PDF después de la inspección. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF).
• Muestre las firmas con nombre y fecha y hora en el informe del ticket de entrega. Lea más en Firmar un billete.
• Compare la versión final del plano con versiones anteriores antes de subir los planos as-built. Lea más en Ver y comparar versiones de planos en la Webapp.
• Siga con los mismos formularios y el mismo proyecto para los defectos comunicados después de la entrega. Lea más en Defect Management: Workflows in PlanRadar.