Manutenção e reparos: Visão geral

Sobre manutenção e reparos

A manutenção mantém um edifício em operação funcionando. Ela tem duas partes. A manutenção planejada acontece em intervalos fixos, haja algo de errado ou não: a troca trimestral de filtros de uma unidade de tratamento de ar, a inspeção mensal do elevador, a verificação anual da iluminação de emergência. Os reparos acontecem quando algo quebra: uma torneira pingando, um fecha-porta que não fecha mais, um circuito de aquecimento que esfriou.

Ambos precisam do mesmo registro: qual ativo, onde ele está, quem é o responsável, quando foi a última manutenção, o que foi encontrado e o que foi feito. Um edifício com algumas centenas de ativos e cinco prestadores de manutenção gera milhares desses registros por ano. Mantidos em papel ou em planilhas, eles não conseguem responder à pergunta mais simples do proprietário ou de um auditor: esta unidade recebeu manutenção no prazo, e por quem?

A manutenção começa onde a construção termina. Os defeitos que a construtora ainda precisa corrigir durante o período de garantia são tratados em Defect Management: Overview. A entrega do edifício e da sua documentação ao operador é tratada em Entregas: Visão geral.

Onde manutenção e reparos são exigidos

• Por lei, para sistemas relevantes para a segurança, como elevadores, alarmes de incêndio, sprinklers, iluminação de emergência e vasos de pressão, em intervalos definidos pela regulamentação nacional.
• Pelo fabricante, como condição da garantia de instalações e equipamentos.
• Pelo contrato de locação, quando o locador ou o locatário precisa manter o edifício em bom estado.
• Pela seguradora, que pode pedir comprovação da manutenção após um sinistro.
• Pelo proprietário, que quer conhecer o estado dos ativos e planejar o orçamento para substituições.

Terminologia

Seja qual for o sistema e a norma que você segue, o registro precisa mostrar as mesmas coisas: qual ativo, qual tarefa, quando estava prevista, quando foi feita, por quem e o que foi encontrado.

O que o PlanRadar cobre

No PlanRadar, cada ativo é um ticket na planta do pavimento. O ticket do ativo contém os dados do ativo, os seus documentos e fotos, e um código QR ou uma etiqueta NFC no próprio ativo abre o ticket no celular. As tarefas de manutenção planejada são tickets que reabrem automaticamente no intervalo que você definir. Os reparos são tickets criados quando algo é relatado, atribuídos ao prestador com uma prioridade e um prazo. Cada alteração é registrada no diário do ticket com usuário e horário.

O PlanRadar não vem com um catálogo de ativos nem com um plano de manutenção. Você decide quais ativos registra, quais tarefas e intervalos se aplicam e qual prestador é responsável. Os intervalos vêm da regulamentação, do fabricante e dos seus contratos. O PlanRadar lembra, atribui e registra.

O PlanRadar cobre a parte do facility management que acontece junto ao ativo: encontrá-lo, executar o trabalho e comprovar que o trabalho foi feito.

Funções e fluxo de trabalho

Funções

Os prestadores externos podem trabalhar como usuários subcontratados, gratuitamente. Eles veem apenas os tickets atribuídos a eles ou ao seu grupo, podem alterar o status e o progresso, escrever comentários e adicionar fotos e arquivos. Não podem preencher campos de texto ou de número e não podem definir um ticket como Fechado. Se um prestador precisar registrar leituras em campos, ele precisa de um usuário interno. Leia mais em Tipos de usuários.

Fluxo de trabalho

Dois processos correm lado a lado: a manutenção planejada em um ritmo fixo e os reparos sempre que algo é relatado.

1. Configurar. O gerente de facilities cria os formulários Ativo, Manutenção e Reparo, faz o upload de uma planta por pavimento, cria um ticket por ativo, vincula um código QR a cada um e cria os tickets de manutenção recorrentes.
2. Manutenção planejada. A cada intervalo, o ticket de manutenção reabre. O prestador lê o código QR do ativo, executa o trabalho, registra o resultado e define Resolvido. O gerente de facilities confere e fecha.
3. Reparos. Quem encontra uma falha cria um ticket de reparo, no ativo ou na planta, com uma foto e uma prioridade. O prestador corrige e define Resolvido. O gerente de facilities confere e fecha.
4. Relatar. Todo mês, o gerente de facilities revisa os tickets atrasados e abertos por prestador e envia ao proprietário o registro de manutenção.

Cada etapa é explicada em Manutenção e reparos: Fluxos de trabalho no PlanRadar.

O exemplo destes artigos

A equipe de facility management de uma empresa imobiliária administra três edifícios de escritórios. Quatro prestadores externos fazem a manutenção das instalações prediais: ar-condicionado e ventilação, elevadores, elétrica e alarme de incêndio. Dois técnicos internos fazem as leituras dos medidores e pequenos reparos. Cada edifício é um projeto. Cada ativo mantido tem uma etiqueta com código QR que abre o seu ticket.

O exemplo usa três formulários: Ativo, Manutenção e Reparo. Quando uma decisão poderia razoavelmente ser tomada de outra forma, uma breve nota indica a alternativa.

Planejar a configuração da manutenção

Um projeto por edifício

Crie um projeto por edifício ou por local. Plantas, ativos e prestadores pertencem ao edifício, e o proprietário geralmente quer o registro por edifício. Formulários e listas são criados uma vez no nível da conta e atribuídos a cada projeto de edifício. Leia mais em Formulários.

O que é o cadastro de ativos?

Um ticket por ativo, com o formulário Ativo, fixado na planta do pavimento onde o ativo está. O ticket do ativo é a entrada do cadastro: tipo, fabricante, modelo, número de série, data de instalação, data de fim da garantia, o prestador responsável e o manual e os certificados como anexos.

• Limite a lista de ativos ao que de fato recebe manutenção. Um cadastro com cada tomada nunca fica completo.
• Use uma lista Tipo de ativo para que os ativos possam ser filtrados e contados: Unidade de tratamento de ar, Caldeira, Bomba, Elevador, Central de alarme de incêndio, Luminária de emergência, Porta corta-fogo.
• Crie os tickets de ativos em massa a partir de uma lista de ativos existente no Excel. Leia mais em Importar e atualizar tíquetes.

Como o técnico encontra o ativo?

Uma posição na planta ajuda, mas em uma casa de máquinas com doze bombas o técnico precisa saber qual ticket é qual. Vincule uma etiqueta com código QR em cada ativo ao seu ticket. Lê-la com o aplicativo PlanRadar ou com a câmera do celular abre o ticket. As etiquetas NFC funcionam da mesma forma e resistem onde as etiquetas ficam sujas ou são pintadas por cima.

Os códigos QR e as etiquetas NFC estão disponíveis nos planos Pro e Enterprise. Os códigos QR que funcionam com o PlanRadar precisam ser encomendados com informações fornecidas pelo PlanRadar. Entre em contato com o seu customer success manager. As etiquetas NFC são compradas separadamente e precisam ser compatíveis com NDEF com pelo menos 100 bytes. Leia mais em Use códigos QR para vincular e abrir ingressos e Use etiquetas NFC para vincular e abrir tickets.

Como a manutenção planejada é repetida?

As duas podem ser combinadas: um ticket de manutenção recorrente como lembrete e um subticket por visita para tarefas em que cada visita precisa do seu próprio registro. Leia mais em Definir uma data de repetição para os tíquetes e Usar subtíquetes.

A repetição apenas volta o status para Aberto, seja qual for o status atual. Ela não altera o prazo, e os valores dos campos da última visita permanecem no ticket até a próxima visita alterá-los. O diário registra cada reabertura. Não dependa do prazo de um ticket recorrente para mostrar o que está atrasado: um ticket de manutenção aberto é o lembrete.

A repetição é configurada por ticket, no Webapp ou no aplicativo Android. Ela também funciona em um subticket. O formulário precisa da configuração de formulário Atividade recorrente. Leia mais em Editar configurações do formulário.

Um subticket não pode ter subtickets próprios. Com os tickets de manutenção e de reparo como subtickets do ticket do ativo, o ticket do ativo é o único ticket principal.

Quem registra o resultado?

Isso define quais campos vão no formulário Manutenção.

• Prestadores externos como usuários subcontratados podem definir o status e o progresso, comentar e fazer o upload de fotos e arquivos em campos de anexo. Dê a eles um campo de anexo para o relatório de serviço. Eles não podem preencher campos de número, então não podem registrar leituras.
• Técnicos internos podem preencher todos os campos, incluindo campos de número para leituras e campos de checklist para as etapas da tarefa.
• Prestadores externos como usuários internos podem fazer o mesmo, mas precisam de uma licença paga.

No exemplo, os prestadores fazem o upload do relatório de serviço e de uma foto, e os técnicos internos fazem as leituras. Leia mais em Editar permissões de campo.

Leituras e medições

Use um campo de número ou de decimal para cada valor que você precisa comparar: leituras de medidores, pressões, temperaturas. As estatísticas podem calcular a soma, a média, o mínimo e o máximo de um campo de número entre tickets. Elas usam o valor atual de cada ticket, então um ticket recorrente contribui apenas com a sua leitura mais recente. Se você precisar do histórico das leituras em gráficos, registre cada leitura como um subticket próprio. Leia mais em Estatísticas e Tipos de campo.

Reparos: prioridades e tempos de resposta

Mapeie os tempos de resposta dos seus prestadores no campo padrão Prioridade e no prazo. Por exemplo:

• Alta: corrigir em até 24 horas.
• Média: corrigir em até 5 dias úteis.
• Baixa: corrigir na próxima visita planejada.

Quem relata define a prioridade e o prazo. Os reparos atrasados podem ser filtrados com Atrasado há pelo menos. Leia mais em Definir uma data de vencimento ou uma data de prorrogação para um ticket.

Use uma lista Categoria de reparo para que os reparos possam ser contados: Aquecimento, Ventilação, Hidráulica, Elétrica, Portas e janelas, Elevador, Outros.

O que evitar

• Um formulário por edifício. Um único conjunto de formulários, atribuído a cada projeto de edifício.
• Tipo de ativo e prestador no título em vez de em uma lista. "UTA 2, Climatização Ltda." não pode ser contado.
• Reparos sem vínculo com o ativo. Quando a mesma bomba falha três vezes, você quer ver isso na bomba. Crie o reparo como subticket do ticket do ativo quando o reparo se referir a um ativo.
• Deixar o prestador fechar os próprios tickets. Resolvido significa que o prestador diz que terminou. Fechado significa que você conferiu.
• Leituras em campos de texto. Elas não podem ser calculadas.
• Códigos QR encomendados sem as informações do PlanRadar. Eles não abrirão tickets.

Suporte de IA para manutenção e reparos

Um agente de IA só cria um ticket, um comentário ou um e-mail. Ele reage a eventos em um projeto e não é executado em uma programação de horário, então não substitui a repetição nos tickets de manutenção. Leia mais em Criar e gerenciar os seus agentes de IA.

Etapas para gerenciar manutenção e reparos no PlanRadar

Manutenção e reparos: Fluxos de trabalho no PlanRadar explica cada etapa: configurar os formulários, o cadastro de ativos e os códigos QR, configurar os tickets de manutenção recorrentes, executar a manutenção planejada e os reparos no local e relatar ao proprietário.

Outras possibilidades

• Trabalhe em casas de máquinas e subsolos sem sinal. O aplicativo móvel sincroniza quando volta a ficar online. Leia mais em Trabalhando off-line.
• Guarde manuais, certificados e contratos de serviço em Documentos, em uma pasta por tipo de ativo. Leia mais em Gerenciamento de documentos.
• Veja a manutenção e os reparos abertos por prazo na visualização de calendário. Leia mais em Visualização do calendário de ingressos.
• Envie todo mês a cada prestador os seus tickets abertos em PDF. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF).
• Conte os reparos abertos por categoria, por prestador e por edifício nas Estatísticas. Leia mais em Estatísticas.
• Use o registro de segurança contra incêndio para portas corta-fogo, dampers e passagens, que segue o mesmo padrão com um checklist de inspeção. Leia mais em Fire Safety Management: Overview.