Maintenance et réparations : Workflows dans PlanRadar

Vue d'ensemble

Cet article présente le processus de maintenance décrit dans Maintenance et réparations : Vue d'ensemble dans l'ordre où il se déroule : mise en place du registre des équipements au bureau, mise en place de la maintenance récurrente, réalisation de la maintenance planifiée et des réparations sur site, et compte rendu au propriétaire.

L'exemple est celui de l'équipe de gestion technique qui exploite trois immeubles de bureaux avec quatre prestataires de maintenance externes et deux techniciens internes, un projet par bâtiment et une étiquette QR code sur chaque équipement. Les étapes supposent que vous connaissez le fonctionnement de chaque fonctionnalité. Chaque étape renvoie à l'article de la fonctionnalité.

Accès et autorisations

Mettre en place le registre (bureau, application web)

Créer les listes

• Type d'équipement : Centrale de traitement d'air, Chaudière, Pompe, Groupe froid, Ascenseur, Centrale d'alarme incendie, Éclairage de sécurité, Tableau de distribution.
• Type de maintenance : Entretien, Inspection, Contrôle réglementaire, Relevé.
• Catégorie de réparation : Chauffage, Ventilation, Plomberie, Électricité, Portes et fenêtres, Ascenseur, Autre.

Créer le formulaire Équipement

Créez un formulaire nommé Équipement. Laissez les pièces jointes et la position sur le plan activées. Activez la séquence de numérotation avec un préfixe tel que EQ, afin que les équipements reçoivent un numéro séquentiel pouvant être inscrit sur l'étiquette de l'équipement.

Créer le formulaire Maintenance

Créez un formulaire nommé Maintenance dans Formulaires et listes > Formulaires avec + Créer un nouveau formulaire. Ajoutez des champs prédéfinis comme Statut et Tâche principale depuis Ajouter un champ prédéfini, et les champs personnalisés depuis Créer un champ. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des formulaires. Cliquez sur un champ pour définir ses propriétés, par exemple pour le rendre obligatoire ou pour lui attribuer la liste Type de maintenance. Pour en savoir plus, consultez Modifier les propriétés d'un champ.

Activez le paramètre de formulaire Activité récurrente, afin que les tickets utilisant ce formulaire puissent se répéter. Ajoutez le champ Tâche principale, afin que chaque ticket de maintenance soit rattaché à son équipement.

Donnez aux sous-traitants l'autorisation de modifier Rapport d'intervention. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des formulaires, Types de champs, Modifier les paramètres du formulaire et Modifier les autorisations des champs.

Créer le formulaire Réparation

Créez un formulaire nommé Réparation avec Titre, Catégorie de réparation, Attributaire, Priorité, Date d'échéance, Statut, un champ de texte long Description, un champ de pièce jointe Photo après réparation modifiable par les sous-traitants, et le champ Tâche principale pour les réparations sur un équipement.

Rôles et utilisateurs

• Responsable technique : un utilisateur interne avec un rôle qui dispose des autorisations de tickets Créer, Voir tous les tickets, Modifier tous les tickets que l'utilisateur peut voir.
• Techniciens internes : des utilisateurs internes avec le même rôle, dans un groupe nommé Techniciens.
• Prestataires : des utilisateurs sous-traitants, un groupe par entreprise prestataire, par exemple CVC SARL. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des groupes.
• Propriétaire ou gestionnaire d'actifs : un observateur.

Mettre en place chaque projet de bâtiment

1. Créez un projet par bâtiment : cliquez sur Projets, cliquez sur + Ajouter un nouveau projet, saisissez le nom du bâtiment comme nom de projet et cliquez sur Enregistrer. Pour en savoir plus, consultez Créer et modifier un projet.
2. Importez un plan par étage, ainsi que la toiture et les locaux techniques. Pour en savoir plus, consultez Télécharger des plans dans l'application Web.
3. Ajoutez les trois formulaires au projet. Pour en savoir plus, consultez Gérer les formulaires d'un projet.
4. Ajoutez les groupes de prestataires, le groupe Techniciens et l'observateur du propriétaire. Pour en savoir plus, consultez Gérer les groupes d'un projet.
5. Créez les tickets d'équipement. Au-delà de quelques dizaines d'équipements, importez-les depuis votre liste d'équipements existante. L'importation place chaque ticket sur son plan ou dans son dossier via la colonne Emplacement, mais ne définit pas la position de l'épingle. Pour en savoir plus, consultez Importer et mettre à jour des tickets.
6. Définissez la position sur le plan de chaque ticket d'équipement. Pour en savoir plus, consultez Définir, modifier ou supprimer la position du plan d'un billet.

Associer les QR codes

Commandez les étiquettes QR code avec les informations fournies par PlanRadar, par l'intermédiaire de votre customer success manager. Ensuite, sur site, avec l'application mobile :

1. Activez une fois la fonction QR code dans les paramètres de l'application.
2. Ouvrez le ticket d'équipement.
3. Ouvrez le menu More, puis appuyez sur Link to QR code.
4. Scannez l'étiquette sur l'équipement.

Chaque ticket peut être associé à un seul QR code. Plusieurs tickets peuvent être associés au même QR code ; l'étiquette de l'équipement peut donc aussi ouvrir ses tickets de maintenance et de réparation : le scan affiche alors une liste dans laquelle choisir. Pour en savoir plus, consultez Utilisez les codes QR pour relier et ouvrir les billets.

Mettre en place la maintenance récurrente (bureau, application web)

Créez un ticket Maintenance par équipement et par tâche récurrente, en tant que sous-ticket de l'équipement.

1. Créez un ticket avec le formulaire Maintenance à la position de l'équipement sur le plan. Pour en savoir plus, consultez Créez un Tâches.
2. Renseignez le titre, par exemple « CTA 2, changement de filtres trimestriel », le type de maintenance et le groupe du prestataire comme attributaire.
3. Dans Tâche principale, sélectionnez le ticket d'équipement, par exemple « CTA 2, local technique en toiture ». Pour en savoir plus, consultez Utiliser des sous-billets.
4. Enregistrez le ticket.
5. Cliquez sur Configurer le timing de répétition.
6. Cochez la case Activer rappels.
7. Sélectionnez Tous les mois et cochez la case Rappel (jour de la semaine).
8. Dans les menus déroulants, choisissez le premier lundi du mois. Saisissez 3 comme nombre de mois et 07:00 comme heure.
9. Facultatif : sélectionnez Ajouter une note et indiquez la référence de la norme ou du contrat de maintenance. La note n'est visible que par les utilisateurs autorisés à définir des répétitions.
10. Cliquez sur Enregistrer.

À chaque intervalle, le statut du ticket repasse à Ouvrir, et la tâche réapparaît dans toutes les listes de tickets ouverts. Rien d'autre ne change sur le ticket : la date d'échéance reste inchangée, et les champs conservent les valeurs de la dernière intervention jusqu'à ce que l'intervention suivante les modifie. Pour en savoir plus, consultez Fixer une date de répétition pour les billets.

Pour un équipement comportant plusieurs tâches récurrentes, par exemple un ascenseur avec un entretien mensuel et un contrôle réglementaire annuel, créez un ticket Maintenance par tâche avec sa propre répétition.

Réaliser la maintenance planifiée (site, application mobile)

Le prestataire, ou le technicien interne, voit les tickets Maintenance ouverts attribués à son groupe.

1. Rendez-vous à l'équipement et scannez son QR code avec l'application PlanRadar ou l'appareil photo du téléphone.
2. Choisissez le ticket Maintenance dans la liste.
3. Passez le statut à En cours.
4. Réalisez l'intervention.
5. Techniciens internes : cochez les éléments de la liste de contrôle et saisissez le Relevé. Prestataires : importez le rapport d'intervention et une photo dans Rapport d'intervention.
6. Rédigez un commentaire si vous avez constaté un problème nécessitant une réparation, par exemple « Bruit de roulement sur le moteur du ventilateur, remplacement recommandé ».
7. Passez le statut à Résolu.

Si l'intervention révèle une panne, le responsable technique crée un ticket Réparation sous l'équipement comme décrit dans Signaler et réparer une panne ci-dessous.

Les locaux techniques n'ont souvent pas de réseau. Continuez à travailler. L'application se synchronise plus tard. Pour en savoir plus, consultez Travailler hors ligne.

Contrôler et fermer

1. Filtrez les tickets Maintenance au statut Résolu. Pour en savoir plus, consultez Filtrer les billets.
2. Contrôlez le rapport d'intervention, la liste de contrôle et le relevé.
3. Passez le statut à Fermé. Seuls les utilisateurs internes peuvent le faire.

Le ticket reste Fermé jusqu'à ce que l'intervalle suivant le rouvre. Les changements de statut, les commentaires, les relevés et les pièces jointes de chaque intervention sont enregistrés dans le journal du ticket avec l'utilisateur et l'heure ; l'historique de la maintenance de l'équipement est donc réuni en un seul endroit. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.

Signaler et réparer une panne

Signaler (gardien, technicien ou responsable technique)

1. Appuyez sur la position de la panne sur le plan et choisissez le formulaire Réparation. Si la panne concerne un équipement, appuyez sur Ajouter un ticket parent dans le champ Tâche principale et sélectionnez le ticket d'équipement, afin que la réparation apparaisse sous l'équipement.
2. Prenez une photo de la panne.
3. Renseignez les champs :
   Titre : « Ferme-porte cassé, porte coupe-feu escalier B, niveau 2 ».
   Catégorie de réparation : Portes et fenêtres.
   Priorité : Haut.
   Attributaire : le groupe du prestataire responsable.
   Date d'échéance : selon le délai d'intervention correspondant à la priorité.
   Description : ce qui ne va pas. Dictez-la si vous avez les mains occupées. Pour en savoir plus, consultez Remplir les champs des tickets avec la voix.
4. Enregistrez. Le groupe du prestataire est averti par e-mail et par notification push.

Réparer (prestataire)

1. Ouvrez le ticket et passez le statut à En cours.
2. Réparez la panne.
3. Importez une photo du résultat dans Photo après réparation.
4. Passez le statut à Résolu.

Si la réparation nécessite une pièce à commander, rédigez un commentaire avec la date prévue et passez le statut à Retour d'information. Le responsable technique fixe une nouvelle date d'échéance. Pour en savoir plus, consultez Définir le statut et l'état d'avancement d'un ticket.

Contrôler et fermer (responsable technique)

Contrôlez la photo ou la réparation sur site et passez le statut à Fermé, ou repassez-le à En cours avec un commentaire.

Rendre compte au propriétaire (bureau, application web)

Chaque mois

1. Dans chaque bâtiment, filtrez les tickets Maintenance et Réparation qui ne sont pas au statut Fermé, ainsi que les tickets Réparation qui sont En retard d'au moins 1 jour. Un ticket Maintenance encore au statut Ouvrir après son intervalle est la tâche en retard, car la répétition ne déplace pas la date d'échéance.
2. Envoyez à chaque prestataire un rapport de ticket en PDF avec ses tickets ouverts et en retard. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF).
3. Envoyez au propriétaire un rapport de ticket des tickets fermés du mois, en incluant le journal lorsque le propriétaire doit voir quand chaque tâche a été réalisée. Pour en savoir plus, consultez Rapports sur les billets.

Sur l'ensemble des bâtiments

Les statistiques d'un tableau de bord de compte montrent l'état actuel de tous les bâtiments : réparations ouvertes par catégorie, par prestataire et par bâtiment, et tickets Maintenance par statut. Pour les relevés, un graphique peut afficher la somme, la moyenne, le minimum ou le maximum des valeurs actuelles du champ Relevé. Pour en savoir plus, consultez Statistiques.

Pour un audit

Lorsqu'un auditeur ou un assureur demande la preuve qu'un équipement a été entretenu :

1. Ouvrez le ticket d'équipement et ses sous-tickets Maintenance et Réparation.
2. Créez un rapport de ticket de ces tickets avec le journal, les rapports d'intervention et les photos. Dans le modèle de rapport de ticket, réglez Journal sur Inclure le registre d'activités et les commentaires, et ajoutez Rapport d'intervention et Photo après réparation comme attributs, afin que leurs photos soient incluses. Pour inclure les rapports d'intervention au format PDF, sélectionnez également Inclure uniquement les documents de la tâche. Pour en savoir plus, consultez Créer des modèles de rapport de ticket de base.
3. Exportez les tickets vers Excel si l'auditeur souhaite une liste. Pour en savoir plus, consultez Exporter des tickets vers Excel dans l'application Web.