Réception des travaux : Vue d'ensemble

À propos de la réception des travaux

La réception est le moment où la responsabilité d'un ouvrage passe d'une partie à la suivante. La réception finale transfère le bâtiment achevé de l'entreprise au maître d'ouvrage, et avec lui les risques, les clés, les garanties et tous les documents dont le maître d'ouvrage a besoin pour exploiter le bâtiment. Des remises plus modestes ont lieu tout au long du projet : un corps de métier remet une zone au suivant, l'entreprise de gros œuvre remet le bâtiment à l'entreprise d'aménagement, l'entreprise générale livre les appartements un par un à leurs acquéreurs.

Chaque réception comporte les trois mêmes éléments. Une inspection qui établit l'état des travaux, avec la liste de ce qui reste à faire. Un document formel signé par les deux parties. Et un ensemble d'informations qui accompagne l'ouvrage : certificats, notices, plans de récolement, garanties. L'absence de l'un d'eux pose problème plus tard, généralement lorsque la période de garantie commence et que personne ne peut prouver ce qui restait à faire le jour de la réception.

La réception est le moment où la gestion des défauts s'arrête et où la maintenance commence. Les réserves sont des défauts. Pour en savoir plus, consultez Defect Management: Overview. L'exploitation qui suit est traitée dans Maintenance et réparations : Vue d'ensemble.

Quand ont lieu les réceptions

• À l'achèvement du bâtiment, de l'entreprise au maître d'ouvrage et à son gestionnaire technique.
• À l'achèvement de chaque logement, du promoteur à l'acquéreur d'un appartement ou au locataire d'un lot.
• Entre corps de métier, lorsque les travaux d'un corps de métier sont terminés et que le suivant prend possession de la zone.
• Entre entreprises, par exemple de l'entreprise de clos et couvert à l'entreprise d'aménagement.
• Au sein de l'entreprise elle-même, de l'équipe travaux au service après-vente ou garantie.

Terminologie

Quel que soit le nom de la réception dans votre contrat, le document doit montrer les mêmes éléments : qui a remis quoi à qui, à quelle date, dans quel état, avec quelles réserves et avec quels documents.

Ce que couvre PlanRadar

PlanRadar couvre chacun des trois éléments.

• L'inspection. Un ticket Réception par zone ou par logement, avec une liste de contrôle de ce qui est vérifié à la réception. Chaque réserve est un ticket de défaut, lié à l'élément de la liste de contrôle dont elle provient, épinglé sur le plan et attribué au corps de métier qui doit la lever.
• Le document formel. Le ticket Réception est signé par les deux parties puis verrouillé. Lorsque votre entreprise dispose d'un procès-verbal de réception type, ce procès-verbal est un rapport de projet rempli à partir de votre propre formulaire PDF, avec les tickets de réception joints, et il ne peut plus être modifié une fois soumis.
• L'ensemble d'informations. Les certificats, notices, garanties et plans de récolement sont enregistrés dans Documents, dans une arborescence de dossiers que le maître d'ouvrage reconnaît. Le maître d'ouvrage obtient l'accès au projet en tant qu'observateur, ou reçoit un export de l'ensemble du projet.

SiteView ajoute un relevé 360° de chaque pièce le jour de la réception.

Ce que PlanRadar ne décide pas, c'est si les travaux sont prêts pour la réception ou ce qui constitue un point mineur. Ces éléments relèvent de votre contrat. PlanRadar enregistre ce qui a été inspecté, ce qui restait à faire, qui a signé et quand, et conserve les documents avec le relevé.

Rôles et workflow

Rôles

Les sous-traitants sont gratuits. Ils ne voient que les tickets qui leur sont attribués ou à leur groupe, et peuvent définir le statut Résolu mais pas Fermé. Ils peuvent importer des fichiers dans les champs de pièce jointe pour lesquels ils disposent de l'autorisation de modification ; c'est ainsi que leurs certificats parviennent au ticket de réception. Le représentant du maître d'ouvrage est généralement un observateur : il voit tous les tickets du projet et ses documents, et ne modifie rien. Pour en savoir plus, consultez Types d'utilisateurs.

Workflow

Le processus se déroule en quatre étapes : préparation, inspection, signature, clôture.

1. Préparation. Le chef de projet crée le formulaire Réception avec sa liste de contrôle, met en place les dossiers de Documents, demande ses documents à chaque corps de métier et crée un ticket Réception par zone.
2. Inspection. Le conducteur de travaux et le représentant du maître d'ouvrage parcourent chaque zone. La liste de contrôle est remplie, et chaque réserve devient un ticket de défaut lié à l'élément de la liste de contrôle.
3. Signature. Les deux parties signent le ticket Réception sur la tablette, ce qui le verrouille. Lorsqu'un procès-verbal de réception est exigé, il est rempli sous forme de rapport de projet et soumis.
4. Clôture. Les corps de métier lèvent les réserves. Le chef de projet les ferme, complète le dossier documentaire et donne au maître d'ouvrage un accès ou un export.

Chaque étape est expliquée dans Réception des travaux : Workflows dans PlanRadar.

L'exemple de ces articles

Une entreprise générale remet un immeuble de bureaux de cinq étages au maître d'ouvrage. Le chef de projet technique du maître d'ouvrage inspecte chaque étage avec le conducteur de travaux de l'entreprise, et le gestionnaire technique du maître d'ouvrage reprend les équipements techniques du bâtiment. Avant la réception, chaque corps de métier doit fournir ses certificats, ses notices et ses plans de récolement. Les réserves relevées lors de l'inspection doivent être levées dans un délai de quatre semaines.

L'exemple utilise un ticket Réception par étage et un pour les équipements techniques, un formulaire Défaut pour les réserves, le procès-verbal de réception propre à l'entreprise sous forme de rapport de projet, et un dossier de Documents par corps de métier. Lorsqu'une décision pourrait raisonnablement être prise autrement, une courte note signale l'alternative.

Planifier la mise en place de vos réceptions

Un ticket Réception pour quoi ?

La plupart des réceptions de bâtiments combinent la première et la dernière approche : des tickets de zone pour le bâti, des tickets de système pour les équipements techniques. Pour créer en masse les tickets de logement, consultez Importer et mettre à jour des tickets.

Que contient la liste de contrôle ?

Utilisez un champ de liste de contrôle sur le formulaire Réception pour les éléments vérifiés à chaque réception. Un ensemble courant :

• Tous les défauts antérieurs à la réception sont fermés.
• Le nettoyage est fait.
• Les clés et les badges d'accès sont remis.
• Les relevés de compteurs sont consignés.
• Les instructions d'utilisation sont transmises au personnel d'exploitation.
• Les certificats et les notices sont fournis.

Laissez Activer la liaison des tâches activé pour le champ de liste de contrôle, ce qui est le réglage par défaut, afin qu'une réserve soit créée sous forme de ticket de défaut directement à partir de l'élément de la liste de contrôle auquel elle se rapporte. Vous pouvez limiter les tickets liés à votre formulaire Défaut. Le défaut lié est un ticket à part entière, avec son propre attributaire et son propre statut. Les tickets liés dans les listes de contrôle sont disponibles pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les tickets liés dans les listes de contrôle et Modifier les propriétés d'un champ.

Les valeurs qui doivent être consignées, comme les relevés de compteurs ou le nombre de clés, vont dans des champs de nombre du formulaire, afin d'apparaître dans le rapport.

Comment la réception est-elle signée ?

Les signatures, le verrouillage et l'ajout de tickets aux rapports de projet sont disponibles pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022. Activez Signatures dans les paramètres du formulaire, ce qui active également le verrouillage. Pour en savoir plus, consultez Signer un billet, Rapports de projet et Modifier les paramètres du formulaire.

Lorsque le maître d'ouvrage souhaite approuver formellement chaque zone via un circuit d'approbation plutôt que signer sur place, utilisez les approbations de tickets. Pour en savoir plus, consultez Agréments.

Comment le dossier documentaire est-il organisé ?

Le maître d'ouvrage cherchera les documents par corps de métier ou par système, des années après le départ de l'équipe de l'entreprise. Organisez Documents comme le maître d'ouvrage effectuera ses recherches :

• Un dossier par corps de métier ou par système, par exemple « 04 Électricité », avec des sous-dossiers pour les certificats, les DOE, les garanties et les plans de récolement.
• Un dossier pour le relevé de réception : le procès-verbal signé, les rapports de ticket, la liste des réserves.
• Importez de nouvelles versions d'un fichier plutôt que de nouveaux fichiers, afin que le maître d'ouvrage ouvre toujours la version actuelle. Les versions de fichiers sont disponibles pour les comptes Enterprise créés après février 2022. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des versions de fichiers.

Lorsque des documents doivent être vérifiés avant d'entrer dans le dossier, demandez leur approbation. Les approbations sont disponibles pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022. Pour en savoir plus, consultez Demande d'approbation de documents.

La gestion des documents est disponible pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022. Un fichier peut atteindre 2 Go. Pour en savoir plus, consultez Gestion des documents.

Comment le maître d'ouvrage obtient-il les données ?

Pour en savoir plus, consultez Exporter un projet dans l'application Web et Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers.

Ce qu'il faut éviter

• Recueillir les documents la dernière semaine. Demandez ses documents à chaque corps de métier dès le début de ses travaux, avec un champ de pièce jointe ou un dossier de Documents pour les importer.
• Des réserves dans un champ de texte du ticket de réception. Elles ne peuvent être ni attribuées, ni suivies, ni fermées. Chaque réserve est un ticket de défaut.
• Réceptionner sans signatures. Une liste que personne n'a signée ne prouve rien de ce qui a été convenu.
• Modifier un ticket de réception signé. Le déverrouillage supprime toutes les signatures. Si quelque chose change après la réception, consignez-le dans un commentaire ou un nouveau ticket.
• Une structure documentaire que seule l'entreprise comprend. Utilisez la numérotation par corps de métier ou par système du maître d'ouvrage s'il en a une.
• Supprimer le projet après la réception. Archivez-le, exportez-le ou conservez le maître d'ouvrage comme observateur.

L'IA au service de la réception des travaux

L'Agent de vérification de la résolution crée le sous-ticket de contrôle avec le même formulaire que le défaut résolu ; le formulaire Défaut a donc besoin du champ Tâche principale.

Un agent IA ne crée jamais qu'un ticket, un commentaire ou un e-mail. Il ne peut ni signer, ni verrouiller, ni fermer un ticket. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer vos agents IA.

Étapes pour gérer les réceptions dans PlanRadar

Réception des travaux : Workflows dans PlanRadar explique chaque étape : préparer les formulaires, les dossiers et la collecte des documents, effectuer la visite de réception, signer la réception et le procès-verbal, lever les réserves et transmettre les données au maître d'ouvrage.

Autres possibilités

• Enregistrez un parcours SiteView de chaque étage le jour de la réception, comme relevé 360° de l'état à la réception. Pour en savoir plus, consultez SiteView.
• Consignez les réserves hors ligne dans les sous-sols et les locaux techniques. L'application mobile se synchronise dès le retour en ligne. Pour en savoir plus, consultez Travailler hors ligne.
• Remettez à chaque corps de métier ses réserves au format PDF après l'inspection. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF).
• Affichez les signatures avec le nom et l'horodatage dans le rapport de ticket de réception. Pour en savoir plus, consultez Signer un billet.
• Comparez la version finale d'un plan avec les versions précédentes avant d'importer les plans de récolement. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et comparer les versions de plan dans l'application Web.
• Continuez avec les mêmes formulaires et le même projet pour les défauts signalés après la réception. Pour en savoir plus, consultez Defect Management: Workflows in PlanRadar.