Renseigner et modifier les attributs de document dans l'application Web

Vue d'ensemble

Les attributs ajoutent des informations structurées à vos fichiers dans Documents – par exemple le corps de métier, le type de document, le bâtiment ou un statut. Vous les voyez sous forme de colonnes dans la liste des fichiers et dans les détails du fichier, et vous pouvez trier et filtrer la liste selon ces attributs pour trouver rapidement les bons fichiers.

Les fichiers portent des attributs, les dossiers non. Les attributs d'un fichier dépendent de son projet : seuls les attributs appliqués dans Documents apparaissent ici. Pour en savoir plus, consultez Gérer les attributs d'un projet.

Accès et autorisations

Voir les attributs d'un fichier

Chaque attribut est une colonne de la liste des fichiers, avec le nom de l'attribut comme en-tête. Les lignes des dossiers restent vides.

Pour afficher ou masquer les colonnes d'attributs :

1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée au-dessus de la liste.
2. Dans Afficher les options, sélectionnez ou désélectionnez les attributs.

Pour trier la liste selon un attribut, cliquez sur l'en-tête de sa colonne.

Pour voir tous les attributs d'un fichier, y compris ceux masqués dans la liste, ouvrez les détails du fichier. La section Attributs affiche chaque attribut avec sa valeur.

Modifier les attributs d'un fichier

Les nouveaux fichiers reçoivent la valeur par défaut de chaque attribut lors de leur téléchargement. Vous pouvez modifier les valeurs par la suite.

Pour modifier les attributs d'un fichier :

1. Ouvrez les détails du fichier.
2. Cliquez sur Modifier dans la section Attributs.
3. Saisissez ou modifiez les valeurs.
4. Cliquez sur Confirmer.

Vous pouvez aussi modifier une valeur directement dans la liste des fichiers : cliquez sur la cellule, modifiez la valeur et confirmez-la.

Chaque modification est enregistrée dans le journal d'activité du fichier. Pour en savoir plus, consultez Afficher le journal d'activité des fichiers et dossiers dans l'application Web.

Modifier plusieurs fichiers à la fois

Pour définir les mêmes valeurs sur plusieurs fichiers :

1. Sélectionnez les fichiers.
2. Ouvrez Action groupée.
3. Cliquez sur Modifier les attributs.
4. Saisissez les valeurs. Les champs qui diffèrent entre les fichiers sélectionnés affichent Valeurs multiples – laissez-les tels quels pour conserver la valeur de chaque fichier.
5. Cliquez sur Confirmer.

Les dossiers de la sélection sont ignorés.

Filtrer les fichiers par attributs

Les attributs sont des filtres dans la barre de filtres de Documents, à côté des filtres standard. Pour en savoir plus, consultez Afficher et trouver des fichiers/dossiers.

Pour n'afficher que les fichiers ayant certaines valeurs :

1. Cliquez sur l'icône de filtre.
2. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez l'attribut sous Attributs.
3. Saisissez la valeur que vous recherchez, ou sélectionnez un ou plusieurs éléments de liste.

Selon le type, vous pouvez filtrer sur un texte qu'une valeur contient ou auquel elle est égale, sur des nombres et des dates dans une plage, ou sur des éléments de liste. Vous pouvez aussi n'afficher que les fichiers pour lesquels un attribut est vide ou renseigné. Les attributs de type case à cocher et heure ne peuvent pas servir de filtres. Si vous filtrez selon plusieurs attributs, seuls les fichiers qui les remplissent tous sont affichés.

Le filtre n'affiche que des fichiers, aucun dossier. Comme tout filtre dans Documents, il s'applique à ce que vous consultez : le dossier actuel, ou tous les fichiers si vous affichez tous les fichiers ou effectuez une recherche dans les sous-dossiers.

Copier et déplacer des fichiers

Lorsque vous déplacez un fichier, il conserve toutes ses valeurs d'attribut. Lorsque vous copiez un fichier au sein du projet, la copie conserve les valeurs des attributs qui s'appliquent à son nouvel emplacement.