Dokumentiranje dokaza i potraživanja: Pregled

O dokumentiranju dokaza i potraživanja

Dokumentiranje dokaza je zapis koji vodite za slučaj da nešto kasnije postane sporno. Kašnjenje uzrokovano zakašnjelim projektnim informacijama. Šteta koju je prouzročio drugi izvođač. Uputa dana na gradilištu koja je promijenila opseg radova. Susjed koji tvrdi da su mu radovi napukli zid. Mjesecima kasnije spor obično dobiva strana koja ima fotografije s datumom, imenovanog autora i zapis koji naknadno nije mijenjan.

Upravljanje potraživanjima je ono što radite s tim zapisom. Pravodobno obavještavate drugu stranu, dokumentirate događaj i njegov učinak te iz dokaza gradite potraživanje za vrijeme ili novac. Ugovori postavljaju stroge rokove za obavijest, a potraživanje s propuštenom obaviješću ili bez istodobnog zapisa često se izgubi, koliko god bilo opravdano.

Dokazi se moraju prikupiti kada se događaj dogodi, od strane ljudi na gradilištu, kao dio njihova uobičajenog posla. Nitko se ne može vratiti i fotografirati poplavljeni iskop tri tjedna kasnije.

Kada su potrebni dokazi

• Kašnjenje ili ometanje koje je uzrokovao naručitelj, projektantski tim ili drugi izvođač, na primjer zakašnjeli nacrti, zakašnjeli pristup ili zakašnjela odluka.
• Uputa naručitelja ili arhitekta koja mijenja opseg, troškove ili vrijeme.
• Šteta na vašim radovima koju su prouzročili drugi ili šteta na imovini trećih osoba koja se potražuje od vas.
• Nepredviđeni uvjeti, na primjer onečišćeno tlo ili postojeće konstrukcije koje se razlikuju od nacrta.
• Spor o tome jesu li radovi izvedeni, izvedeni ispravno ili izvedeni na vrijeme.
• Sporovi oko plaćanja, kada druga strana osporava izvedene radove.

Terminologija

Kako god ga ugovor nazivao, dokaz mora odgovoriti na ista pitanja: što se dogodilo, gdje točno, kada, tko je to zabilježio, kakav je učinak imalo i da zapis naknadno nije mijenjan.

Što pokriva PlanRadar

Zapis o dokazu u PlanRadaru je ticket. Ticket sadrži fotografije i videozapise, položaj na planu, opis, kategoriju i datum događaja. PlanRadar dodaje ono što zapisu daje težinu:

• Tko i kada. Svaka promjena ticketa, svaki komentar i svaki dodani ili uklonjeni privitak bilježe se u zapisnik ticketa s korisnikom i vremenom. Zapisnik se može uključiti u izvještaje o ticketima.
• Datumi fotografija. Privitci pokazuju kada su dodani i, ako fotografija to sadrži u metapodacima, kada je snimljena. Mobilna aplikacija može dodati GPS položaj u metapodatke fotografije.
• Zaključavanje i potpisi. Ticket se može zaključati tako da se njegova polja i privitci više ne mogu mijenjati, a može ga potpisati do 10 osoba s imenom i vremenom.
• Kontekst od 360°. SiteView obilasci bilježe cijelo gradilište na određeni datum, postavljeno na plan. Osobe na slikama automatski se zamućuju.
• Dokumenti. Korespondencija, obavijesti, nacrti i njihove verzije pohranjuju se u Dokumente, sa zapisnikom aktivnosti o tome tko je što prenio ili promijenio.

PlanRadar ne odlučuje je li potraživanje opravdano i ne zamjenjuje pravni savjet ni formalnu obavijest koju zahtijeva vaš ugovor. On osigurava da, kada obavijest bude poslana, dokazi iza nje već postoje, imaju datum i autora i nisu mijenjani.

Uloge i tijek rada

Uloge

Osoba koja bilježi događaj mora biti interni korisnik, jer podizvođači ne mogu izrađivati tickete. Podizvođači mogu dodavati fotografije i komentare na tickete koji su im dodijeljeni, na primjer kada struka dokumentira štetu na vlastitim radovima. Pročitajte više u Vrste korisnika.

Tijek rada

Proces se odvija u četiri faze: bilježenje, procjena i obavještavanje, zamrzavanje, pronalaženje.

1. Bilježenje. Na dan događaja voditelj gradilišta izrađuje ticket dokaza na planu s fotografijama, opisom i kategorijom potraživanja.
2. Procjena i obavještavanje. Voditelj projekta svaki tjedan pregledava nove tickete dokaza, odlučuje za koje je događaje potrebna obavijest, šalje je u ugovornom roku i pohranjuje obavijest u Dokumente.
3. Zamrzavanje. Kada je događaj dokumentiran i prijavljen, ticket se zaključava tako da se zapis ne može mijenjati. Kasnija zapažanja idu u komentare.
4. Pronalaženje. Kada se priprema potraživanje, ticketi dokaza za razdoblje filtriraju se i izvoze kao izvještaj s fotografijama i zapisnikom, zajedno sa SiteView obilascima i dnevnikom gradilišta za iste dane.

Svaka faza objašnjena je u članku Dokumentiranje dokaza i potraživanja: Tijekovi rada u PlanRadaru.

Primjer u ovim člancima

Glavni izvođač tijekom 18 mjeseci gradi dogradnju škole dok postojeća škola ostaje u uporabi. Ugovor zahtijeva obavijest o svakom događaju koji uzrokuje kašnjenje u roku od 14 dana. Tijekom projekta revidirani statički nacrti stižu sa zakašnjenjem, škola zatvara pristupnu cestu tijekom tjedana ispita, a tvrtka za skele oštećuje novo pročelje. Voditelj gradilišta bilježi svaki događaj na dan kada se dogodi, voditelj projekta šalje obavijesti, a potraživanje za produljenje roka na kraju se gradi iz ticketa.

Primjer koristi jedan obrazac pod nazivom Dokaz, popis Kategorija potraživanja, jedan plan po katu uz situacijski plan i tjedni SiteView obilazak. Gdje bi se odluka razumno mogla donijeti i drugačije, kratka napomena upućuje na alternativu.

Planiranje postavljanja dokumentiranja dokaza

Jedan ticket po događaju

Jedan događaj, jedan ticket. Zakašnjeli statički nacrt je jedan ticket. Zatvaranje pristupne ceste je jedan ticket. Ako zatvaranje traje tri tjedna, ostaje jedan ticket, s fotografijama i komentarima dodanima u danima u kojima se nastavlja.

Ne prikupljajte dokaze samo u dnevnom izvještaju s gradilišta. Izvještaj s gradilišta bilježi dan. Ticket dokaza bilježi događaj kroz sve dane koliko traje, a potraživanje se gradi po događaju. Vodite oboje i upućujte s jednog na drugo. Pročitajte više u Site Reports: Overview.

Koja polja?

• Kategorija potraživanja kao popis: Zakašnjele informacije, Pristup, Uputa, Šteta koju su prouzročili drugi, Nepredviđeni uvjeti, Vremenski uvjeti, Ostalo. Ovo je polje po kojem filtrirate kada gradite potraživanje.
• Datum događaja kao polje datuma, dan kada se događaj dogodio. Datum izrade ticketa bilježi se automatski, ali događaj je možda počeo prije nego što je ticket izrađen.
• Rok za obavijest kao rok ticketa: datum događaja uvećan za rok za obavijest iz vašeg ugovora. Dodijelite ticket voditelju projekta odgovornom za obavijest, koji dobiva podsjetnik prije roka.
• Obavijest poslana dana kao polje datuma.
• Učinak kao polje dugog teksta: što je događaj zaustavio ili promijenio, koje su struke stajale, na koja je područja utjecao.
• Fotografije prije i Fotografije poslije kao polja privitka kada je važno stanje prije i poslije, na primjer kod štete.

Svaka vrijednost koju želite filtrirati ili brojiti mora biti polje popisa, datuma ili broja. Pročitajte više u Vrste polja.

Kako se dokazi zamrzavaju?

Uređeni zapis slabiji je dokaz. Odlučite kada se ticket zamrzava i kako:

• U postavkama obrasca omogućite Zaključavanje. Zaključajte ticket kada je događaj dokumentiran i obavijest poslana. Polja i privitci zaključanog ticketa više se ne mogu mijenjati. Status, odgovorna osoba, primatelji, napredak i komentari ostaju uređivi, pa se kasniji razvoj događaja dodaje kao komentar. Pročitajte više u Zaključaj ulaznicu.
• Ako se osoblje druge strane na gradilištu složi s činjenicama na licu mjesta, na primjer s opsegom štete, neka potpišu ticket. Potpisivanje ga zaključava. Pročitajte više u Potpišite ulaznicu.
• Za otključavanje je potrebna dozvola Račun, a njime se uklanjaju svi potpisi. Neka tu dozvolu ima što manje osoba.

Zapisnik bilježi svaku promjenu s korisnikom i vremenom, bez obzira na to je li ticket zaključan ili ne. Zaključavanje sprječava promjenu. Zapisnik pokazuje da promjene nije bilo. Pročitajte više u Pratite aktivnost na ulaznici u dnevniku.

Potpisi i zaključavanje dostupni su na računima Pro i Enterprise izrađenima nakon veljače 2022.

Kako se snimaju fotografije?

• Snimite jednu široku fotografiju koja pokazuje gdje i jednu krupnu koja pokazuje što.
• Fotografirajte aplikacijom PlanRadar unutar ticketa, kako bi se fotografija odmah priložila.
• U postavkama aplikacije dopustite GPS položaje za fotografije, kako bi se položaj pohranio u metapodatke fotografije. Pročitajte više u Dodavanje privitaka u tikete i Postavke aplikacije u mobilnoj aplikaciji.
• Ako na fotografiji trebate nešto označiti, snimite drugu fotografiju i označite nju u uređivaču fotografija, kako bi neoznačeni izvornik bio sačuvan. Pročitajte više u Uređivač slika.
• Videozapisi mogu trajati do 2 minute i korisni su za prodor vode ili vibracije.

Kamo idu obavijesti i korespondencija?

Pohranite svaku obavijest, dopis i e-poruku o događaju u Dokumente, u mapu po događaju ili po kategoriji potraživanja, i priložite kopiju ticketu dokaza. Ticket tada prikazuje dokaze i obavijest zajedno. Upravljanje dokumentima dostupno je na računima Pro i Enterprise izrađenima nakon veljače 2022. Pročitajte više u Priložite dokumente uz tikete putem Upravljanja dokumentima u web aplikaciji i Prikaz zapisnika aktivnosti za datoteke i mape u web aplikaciji.

Što izbjegavati

• Bilježenje događaja na kraju tjedna. Zapisnik pokazuje kada je ticket izrađen, a ticket izrađen deset dana nakon događaja nije istodoban.
• Nekoliko događaja u jednom ticketu. Oni će se zasebno prijavljivati, procjenjivati i potraživati.
• Fotografije bez položaja na planu. "Negdje na istočnoj strani" gubi u sporu.
• Uređivanje opisa nakon što je obavijest poslana. Umjesto toga dodajte komentar.
• Dokaze na nečijem telefonu. Ako nisu u ticketu, nestaju kada nestane telefon ili osoba.
• Smatranje ticketa obaviješću. Ugovor propisuje kako se obavijest daje. Pošaljite je na taj način i pohranite je.

AI podrška za dokumentiranje dokaza i potraživanja

AI agent uvijek izrađuje samo ticket, komentar ili e-poruku. Ne može mijenjati, zaključati ni izbrisati dokaze. Pročitajte više u Stvaranje AI agenata i upravljanje njima.

Koraci za dokumentiranje dokaza u PlanRadaru

Dokumentiranje dokaza i potraživanja: Tijekovi rada u PlanRadaru objašnjava svaku fazu: postavljanje obrasca i mapa, bilježenje događaja na gradilištu, procjenu i obavještavanje, zamrzavanje zapisa i pronalaženje dokaza za potraživanje.

Dodatne mogućnosti

• Snimajte tjedni SiteView obilazak, kako bi stanje svakog područja bilo dokumentirano na datume za koje nitko nije mislio da će biti važni. Pročitajte više u SiteView.
• Postavite tickete dokaza na sliku od 360° ondje gdje je događaj. Pročitajte više u Dodajte ulaznice slikama od 360° u web aplikaciji.
• Usporedite dva datuma jedan pored drugoga u SiteViewu. Pročitajte više u Pregledajte i krećite se slikama od 360°.
• Bilježite događaje izvan mreže. Mobilna aplikacija pohranjuje tickete i fotografije bez signala i sinkronizira ih kasnije. Pročitajte više u Rad izvan mreže.
• Koristite dnevnik gradilišta za vrijeme, radnu snagu i izgubljene sate, koji su potraživanju potrebni uz tickete događaja. Pročitajte više u Site Reports: Overview.
• Zabilježite postojeća oštećenja prije početka radova, kako biste mogli odgovoriti na potraživanja protiv vas. Pročitajte više u Condition Surveys: Overview.
• Izvezite cijeli projekt sa svim ticketima, fotografijama i dokumentima kao ZIP datoteku za svog odvjetnika. Pročitajte više u Izvezite projekt u Webapp.