Documentación de evidencias y reclamaciones: Visión general

Acerca de la documentación de evidencias y reclamaciones

La documentación de evidencias es el registro que usted conserva por si algo se discute más adelante. Un retraso causado por información de diseño entregada tarde. Daños causados por otro contratista. Una instrucción dada en obra que cambió el alcance. Un vecino que dice que las obras le agrietaron la pared. Meses después, quien tiene fotos con fecha, un autor identificado y un registro que no se cambió después suele ganar la discusión.

La gestión de reclamaciones es lo que usted hace con ese registro. Notifica a la otra parte a tiempo, documenta el hecho y su efecto, y construye la reclamación de plazo o de dinero a partir de las evidencias. Los contratos fijan plazos estrictos para la notificación, y una reclamación con una notificación fuera de plazo o sin registros contemporáneos a menudo se pierde por justificada que sea.

Las evidencias tienen que recogerse cuando ocurre el hecho, por las personas que están en obra, como parte de su trabajo normal. Nadie puede volver tres semanas después a fotografiar una excavación inundada.

Cuándo se necesitan evidencias

• Un retraso o una perturbación causados por el cliente, el equipo de diseño u otro contratista, por ejemplo planos que llegan tarde, un acceso tardío o una decisión tardía.
• Una instrucción del cliente o del arquitecto que cambia el alcance, el coste o el plazo.
• Daños en su trabajo causados por otros, o daños a bienes de terceros que se le reclaman a usted.
• Condiciones imprevistas, por ejemplo terreno contaminado o estructuras existentes que no coinciden con los planos.
• Una disputa sobre si un trabajo se hizo, se hizo correctamente o se hizo a tiempo.
• Disputas de pago, en las que la otra parte cuestiona el trabajo realizado.

Terminología

Lo llame como lo llame el contrato, las evidencias tienen que responder a las mismas preguntas: qué pasó, dónde exactamente, cuándo, quién lo registró, qué efecto tuvo y que el registro no se cambió después.

Qué cubre PlanRadar

Un registro de evidencias en PlanRadar es un ticket. El ticket contiene fotos y vídeos, una posición en el plano, una descripción, una categoría y la fecha del hecho. PlanRadar añade lo que hace que el registro se sostenga:

• Quién y cuándo. Cada cambio en un ticket, cada comentario y cada archivo adjunto añadido o eliminado queda registrado en el diario del ticket con el usuario y la hora. El diario se puede incluir en los informes de tickets.
• Fechas de las fotos. Los archivos adjuntos muestran cuándo se añadieron y, cuando la foto lo lleva en sus metadatos, cuándo se tomó. La app móvil puede añadir la posición GPS a los metadatos de la foto.
• Bloqueo y firmas. Un ticket se puede bloquear para que sus campos y archivos adjuntos ya no se puedan cambiar, y lo pueden firmar hasta 10 personas con nombre y hora.
• Contexto 360°. Los recorridos de SiteView registran toda la obra en una fecha determinada, posicionados en el plano. Las personas que aparecen en las imágenes se difuminan automáticamente.
• Documentos. La correspondencia, las notificaciones, los planos y sus versiones se guardan en Documentos, con un registro de actividad de quién subió o cambió qué.

PlanRadar no decide si una reclamación está justificada, y no sustituye al asesoramiento jurídico ni a la notificación formal que exige su contrato. Se asegura de que, cuando sale la notificación, las evidencias que la respaldan ya existen, tienen fecha y autor, y no se han cambiado.

Roles y flujo de trabajo

Roles

La persona que registra el hecho debe ser un usuario interno, porque los subcontratistas no pueden crear tickets. Los subcontratistas pueden añadir fotos y comentarios a los tickets asignados a ellos, por ejemplo cuando una especialidad documenta daños en su propio trabajo. Lea más en Tipos de usuario.

Flujo de trabajo

El proceso tiene cuatro etapas: registrar, evaluar y notificar, congelar, consultar.

1. Registrar. El día del hecho, el jefe de obra crea un ticket de evidencia en el plano con fotos, una descripción y la categoría de reclamación.
2. Evaluar y notificar. El jefe de proyecto revisa cada semana los tickets de evidencia nuevos, decide qué hechos necesitan una notificación, la envía dentro del plazo contractual y guarda la notificación en Documentos.
3. Congelar. Una vez que un hecho está documentado y notificado, el ticket se bloquea para que el registro no se pueda cambiar. Las observaciones posteriores van en comentarios.
4. Consultar. Cuando se prepara la reclamación, se filtran los tickets de evidencia del periodo y se exportan como informe con fotos y diario, junto con los recorridos de SiteView y el diario de obra de los mismos días.

Cada etapa se explica en Documentación de evidencias y reclamaciones: Workflows en PlanRadar.

El ejemplo de estos artículos

Un contratista general construye la ampliación de un colegio en 18 meses mientras el colegio existente sigue en uso. El contrato exige notificar cualquier hecho que cause retraso en un plazo de 14 días. Durante el proyecto, los planos de estructura revisados llegan tarde, el colegio cierra la vía de acceso durante las semanas de exámenes y una empresa de andamios daña la fachada nueva. El jefe de obra registra cada hecho el mismo día, el jefe de proyecto envía las notificaciones, y la reclamación de ampliación de plazo al final se construye a partir de los tickets.

El ejemplo usa un formulario llamado Evidencia, una lista Categoría de reclamación, un plano por planta más un plano de emplazamiento, y un recorrido semanal de SiteView. Cuando una decisión podría tomarse razonablemente de otra manera, una breve nota indica la alternativa.

Planificar la configuración de las evidencias

Un ticket por hecho

Un hecho, un ticket. El plano de estructura que llegó tarde es un ticket. El cierre de la vía de acceso es un ticket. Si el cierre dura tres semanas, sigue siendo un ticket, al que se añaden fotos y comentarios los días en que continúa.

No reúna las evidencias solo en el parte diario de obra. El parte de obra registra el día. El ticket de evidencia registra el hecho a lo largo de todos los días que dura, y la reclamación se construye por hecho. Mantenga ambos y haga referencia de uno a otro. Lea más en Site Reports: Overview.

¿Qué campos?

• Categoría de reclamación como lista: Información tardía, Acceso, Instrucción, Daños causados por otros, Condiciones imprevistas, Meteorología, Otros. Es el campo por el que filtra cuando construye la reclamación.
• Fecha del hecho como campo de fecha, el día en que ocurrió el hecho. La fecha de creación del ticket se registra automáticamente, pero el hecho puede haber empezado antes de que se creara el ticket.
• Notificación antes del como fecha de vencimiento: la fecha del hecho más el plazo de notificación de su contrato. Asigne el ticket al jefe de proyecto responsable de la notificación, que recibe un recordatorio antes de la fecha de vencimiento.
• Notificación enviada el como campo de fecha.
• Efecto como campo de texto largo: qué paralizó o cambió el hecho, qué especialidades estuvieron paradas, qué zonas se vieron afectadas.
• Fotos antes y Fotos después como campos de archivo adjunto cuando importa el estado anterior y posterior, por ejemplo en caso de daños.

Todo valor que quiera filtrar o contar tiene que ser un campo de lista, de fecha o numérico. Lea más en Tipos de campo.

¿Cómo se congelan las evidencias?

Un registro editado es una evidencia más débil. Decida cuándo y cómo se congela el ticket:

• Active Bloqueando en la configuración del formulario. Bloquee el ticket una vez que el hecho esté documentado y se haya enviado la notificación. Los campos y los archivos adjuntos de un ticket bloqueado ya no se pueden cambiar. El estado, el responsable asignado, los destinatarios, el progreso y los comentarios siguen siendo editables, así que la evolución posterior se añade en comentarios. Lea más en Bloquear un billete.
• Cuando el personal de obra de la otra parte esté de acuerdo con los hechos en obra, por ejemplo con el alcance de los daños, pídales que firmen el ticket. Al firmar, el ticket se bloquea. Lea más en Firmar un billete.
• Para desbloquear se necesita el permiso Cuenta, y al desbloquear se eliminan todas las firmas. Limite ese permiso al menor número posible de personas.

El diario registra cada cambio con el usuario y la hora, esté bloqueado el ticket o no. El bloqueo impide el cambio. El diario demuestra que no se hizo ninguno. Lea más en Seguimiento de la actividad de un ticket en el diario.

Las firmas y el bloqueo están disponibles en las cuentas Pro y Enterprise creadas después de febrero de 2022.

¿Cómo se toman las fotos?

• Tome una foto amplia que muestre dónde, y una foto de cerca que muestre qué.
• Fotografíe con la app de PlanRadar desde dentro del ticket, para que la foto quede adjunta en el momento.
• Permita las posiciones GPS para las fotos en la configuración de la app, para que la posición se guarde en los metadatos de la foto. Lea más en Añadir archivos adjuntos a tickets y Configuración de la aplicación en la aplicación móvil.
• Si necesita marcar algo en una foto, tome una segunda foto y anote esa con el editor de fotos, para conservar el original sin marcas. Lea más en Editor de fotos.
• Los vídeos pueden durar hasta 2 minutos y son útiles para entradas de agua o vibraciones.

¿Dónde van las notificaciones y la correspondencia?

Guarde cada notificación, carta y correo electrónico sobre un hecho en Documentos, en una carpeta por hecho o por categoría de reclamación, y adjunte una copia al ticket de evidencia. Así el ticket muestra juntas las evidencias y la notificación. La gestión de documentos está disponible en las cuentas Pro y Enterprise creadas después de febrero de 2022. Lea más en Adjuntar documentos a los tickets mediante la gestión de documentos en la Webapp y Ver el registro de actividad de archivos y carpetas en la aplicación web.

Qué evitar

• Registrar el hecho a final de semana. El diario muestra cuándo se creó el ticket, y un ticket creado diez días después del hecho no es contemporáneo.
• Varios hechos en un ticket. Se notificarán, evaluarán y reclamarán por separado.
• Fotos sin posición en el plano. "En algún sitio del lado este" pierde en una disputa.
• Editar la descripción después de enviar la notificación. Añada un comentario en su lugar.
• Evidencias en el teléfono de alguien. Si no están en un ticket, desaparecen cuando desaparece el teléfono o la persona.
• Tratar el ticket como la notificación. El contrato establece cómo se da una notificación. Envíela de esa forma y guárdela.

Soporte de IA para la documentación de evidencias y reclamaciones

Un agente de IA solo crea un ticket, un comentario o un correo electrónico. No puede cambiar, bloquear ni eliminar evidencias. Lea más en Crear y gestionar sus agentes de IA.

Pasos para documentar evidencias en PlanRadar

Documentación de evidencias y reclamaciones: Workflows en PlanRadar explica cada etapa: configurar el formulario y las carpetas, registrar un hecho en obra, evaluar y notificar, congelar el registro y consultar las evidencias para una reclamación.

Otras posibilidades

• Grabe un recorrido semanal de SiteView, para que el estado de cada zona quede documentado en fechas que nadie pensó que fueran a importar. Lea más en SiteView.
• Coloque los tickets de evidencia en la imagen 360° donde está el hecho. Lea más en Añadir entradas a imágenes de 360° en la aplicación web.
• Compare dos fechas una al lado de la otra en SiteView. Lea más en Ver y navegar por imágenes de 360.
• Registre hechos sin conexión. La app móvil guarda tickets y fotos sin cobertura y los sincroniza más tarde. Lea más en Trabajar sin conexión.
• Use el diario de obra para la meteorología, el personal y las horas perdidas, que la reclamación necesita junto con los tickets de los hechos. Lea más en Site Reports: Overview.
• Registre los daños existentes antes de que empiecen las obras, para poder responder a las reclamaciones contra usted. Lea más en Condition Surveys: Overview.
• Exporte todo el proyecto con todos los tickets, fotos y documentos como archivo ZIP para su abogado. Lea más en Exportar un proyecto en la Webapp.