Documentation des preuves et des réclamations : Vue d'ensemble

À propos de la documentation des preuves et des réclamations

La documentation des preuves est le relevé que vous conservez au cas où quelque chose serait contesté plus tard. Un retard causé par la remise tardive d'informations de conception. Des dommages causés par une autre entreprise. Une instruction donnée sur le chantier qui a modifié l'étendue des travaux. Un voisin qui affirme que les travaux ont fissuré son mur. Des mois plus tard, c'est généralement la partie qui dispose de photos datées, d'un auteur identifié et d'un relevé non modifié après coup qui l'emporte.

La gestion des réclamations est ce que vous faites de ce relevé. Vous notifiez l'autre partie dans les délais, documentez l'événement et ses effets, et construisez la réclamation de délai ou d'argent à partir des preuves. Les contrats fixent des délais stricts pour la notification, et une réclamation dont la notification est tardive ou qui ne repose sur aucun relevé contemporain est souvent perdue, aussi justifiée soit-elle.

Les preuves doivent être recueillies au moment où l'événement se produit, par les personnes présentes sur le chantier, dans le cadre de leur travail habituel. Personne ne peut revenir photographier une fouille inondée trois semaines plus tard.

Quand des preuves sont nécessaires

• Un retard ou une perturbation causé par le client, l'équipe de conception ou une autre entreprise, par exemple des plans tardifs, un accès tardif ou une décision tardive.
• Une instruction du client ou de l'architecte qui modifie l'étendue des travaux, les coûts ou les délais.
• Des dommages causés à vos travaux par des tiers, ou des dommages aux biens de tiers qui vous sont réclamés.
• Des conditions imprévues, par exemple un sol pollué ou des structures existantes différentes des plans.
• Un litige sur la question de savoir si des travaux ont été réalisés, correctement ou dans les délais.
• Des litiges de paiement, lorsque l'autre partie conteste les travaux réalisés.

Terminologie

Quel que soit le nom employé dans le contrat, les preuves doivent répondre aux mêmes questions : ce qui s'est passé, où exactement, quand, qui l'a consigné, quel effet cela a eu, et que le relevé n'a pas été modifié après coup.

Ce que couvre PlanRadar

Dans PlanRadar, un élément de preuve est un ticket. Le ticket comporte des photos et des vidéos, une position sur le plan, une description, une catégorie et la date de l'événement. PlanRadar ajoute ce qui rend le relevé solide :

• Qui et quand. Chaque modification d'un ticket, chaque commentaire et chaque pièce jointe ajoutée ou supprimée est enregistrée dans le journal du ticket avec l'utilisateur et l'heure. Le journal peut être inclus dans les rapports de ticket.
• Dates des photos. Les pièces jointes indiquent quand elles ont été ajoutées et, lorsque la photo le contient dans ses métadonnées, quand elle a été prise. L'application mobile peut ajouter la position GPS aux métadonnées de la photo.
• Verrouillage et signatures. Un ticket peut être verrouillé afin que ses champs et ses pièces jointes ne puissent plus être modifiés, et signé par jusqu'à 10 personnes avec le nom et l'heure.
• Contexte 360°. Les parcours SiteView enregistrent l'ensemble du chantier à une date donnée, positionnés sur le plan. Les personnes figurant sur les images sont floutées automatiquement.
• Documents. La correspondance, les notifications, les plans et leurs versions sont enregistrés dans Documents, avec un journal d'activité indiquant qui a importé ou modifié quoi.

PlanRadar ne décide pas si une réclamation est justifiée, et ne remplace ni un conseil juridique ni la notification formelle exigée par votre contrat. Il garantit qu'au moment où la notification est envoyée, les preuves qui la sous-tendent existent déjà, sont datées et attribuées, et n'ont pas été modifiées.

Rôles et workflow

Rôles

La personne qui consigne l'événement doit être un utilisateur interne, car les sous-traitants ne peuvent pas créer de tickets. Les sous-traitants peuvent ajouter des photos et des commentaires aux tickets qui leur sont attribués, par exemple lorsqu'un corps de métier documente des dommages causés à ses propres travaux. Pour en savoir plus, consultez Types d'utilisateurs.

Workflow

Le processus se déroule en quatre étapes : consignation, évaluation et notification, gel, consultation.

1. Consignation. Le jour de l'événement, le conducteur de travaux crée un ticket de preuve sur le plan avec des photos, une description et la catégorie de réclamation.
2. Évaluation et notification. Le chef de projet examine chaque semaine les nouveaux tickets de preuve, décide quels événements nécessitent une notification, l'envoie dans le délai contractuel et enregistre la notification dans Documents.
3. Gel. Une fois l'événement documenté et notifié, le ticket est verrouillé afin que le relevé ne puisse plus être modifié. Les observations ultérieures vont dans les commentaires.
4. Consultation. Lors de la préparation de la réclamation, les tickets de preuve de la période sont filtrés et exportés sous forme de rapport avec photos et journal, avec les parcours SiteView et le journal de chantier des mêmes jours.

Chaque étape est expliquée dans Documentation des preuves et des réclamations : Workflows dans PlanRadar.

L'exemple de ces articles

Une entreprise générale construit l'extension d'une école en 18 mois, tandis que l'école existante reste en service. Le contrat exige la notification de tout événement retardant les travaux dans un délai de 14 jours. Pendant le projet, des plans de structure révisés arrivent en retard, l'école ferme la voie d'accès pendant les semaines d'examens, et une entreprise d'échafaudage endommage la nouvelle façade. Le conducteur de travaux consigne chaque événement le jour même, le chef de projet envoie les notifications, et la demande de prolongation de délai finale est construite à partir des tickets.

L'exemple utilise un formulaire nommé Preuve, une liste Catégorie de réclamation, un plan par étage ainsi qu'un plan de masse, et un parcours SiteView hebdomadaire. Lorsqu'une décision pourrait raisonnablement être prise autrement, une courte note signale l'alternative.

Planifier la mise en place de votre documentation des preuves

Un ticket par événement

Un événement, un ticket. Le plan de structure tardif est un ticket. La fermeture de la voie d'accès est un ticket. Si la fermeture dure trois semaines, elle reste un seul ticket, avec des photos et des commentaires ajoutés les jours où elle se poursuit.

Ne recueillez pas les preuves uniquement dans le rapport de chantier quotidien. Le rapport de chantier consigne la journée. Le ticket de preuve consigne l'événement sur tous les jours qu'il dure, et la réclamation est construite par événement. Conservez les deux et faites référence de l'un à l'autre. Pour en savoir plus, consultez Site Reports: Overview.

Quels champs ?

• Catégorie de réclamation sous forme de liste : Informations tardives, Accès, Instruction, Dommages causés par des tiers, Conditions imprévues, Météo, Autre. C'est le champ sur lequel vous filtrez pour construire la réclamation.
• Date de l'événement sous forme de champ date, le jour où l'événement s'est produit. La date de création du ticket est enregistrée automatiquement, mais l'événement peut avoir commencé avant la création du ticket.
• Notification due le comme date d'échéance : la date de l'événement plus le délai de notification de votre contrat. Attribuez le ticket au chef de projet responsable de la notification, qui reçoit un rappel avant la date d'échéance.
• Notification envoyée le sous forme de champ date.
• Effet sous forme de champ de texte long : ce que l'événement a interrompu ou modifié, quels corps de métier sont restés inactifs, quelles zones ont été touchées.
• Photos avant et Photos après sous forme de champs de pièce jointe lorsque l'état avant et après compte, par exemple pour des dommages.

Toute valeur que vous voulez filtrer ou compter doit être un champ de liste, de date ou de nombre. Pour en savoir plus, consultez Types de champs.

Comment les preuves sont-elles gelées ?

Un relevé modifié est une preuve plus faible. Décidez quand et comment le ticket est gelé :

• Activez Verrouillage dans les paramètres du formulaire. Verrouillez le ticket une fois l'événement documenté et la notification envoyée. Les champs et les pièces jointes d'un ticket verrouillé ne peuvent plus être modifiés. Le statut, l'attributaire, les destinataires, l'avancement et les commentaires restent modifiables ; les évolutions ultérieures sont donc ajoutées sous forme de commentaires. Pour en savoir plus, consultez Verrouiller un ticket.
• Lorsque le personnel de chantier de l'autre partie reconnaît les faits sur place, par exemple l'étendue des dommages, faites-lui signer le ticket. La signature le verrouille. Pour en savoir plus, consultez Signer un billet.
• Le déverrouillage nécessite l'autorisation Compte et supprime toutes les signatures. Réservez cette autorisation au moins de personnes possible.

Le journal enregistre chaque modification avec l'utilisateur et l'heure, que le ticket soit verrouillé ou non. Le verrouillage empêche la modification. Le journal montre qu'aucune n'a été faite. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.

Les signatures et le verrouillage sont disponibles pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022.

Comment les photos sont-elles prises ?

• Prenez une photo large qui montre où, et une photo rapprochée qui montre quoi.
• Photographiez avec l'application PlanRadar depuis le ticket, afin que la photo soit jointe sur place.
• Autorisez les positions GPS pour les photos dans les paramètres de l'application, afin que la position soit enregistrée dans les métadonnées de la photo. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des pièces jointes aux tickets et Paramètres de l'application dans l'application mobile.
• Si vous devez annoter une photo, prenez une seconde photo et annotez celle-ci avec l'éditeur de photos, afin de conserver l'original non annoté. Pour en savoir plus, consultez Éditeur de photos.
• Les vidéos peuvent durer jusqu'à 2 minutes et sont utiles pour les infiltrations d'eau ou les vibrations.

Où vont les notifications et la correspondance ?

Enregistrez chaque notification, lettre et e-mail relatif à un événement dans Documents, dans un dossier par événement ou par catégorie de réclamation, et joignez-en une copie au ticket de preuve. Le ticket montre alors les preuves et la notification ensemble. La gestion des documents est disponible pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022. Pour en savoir plus, consultez Joindre des documents aux tickets via la gestion des documents dans l'application Web et Afficher le journal d'activité des fichiers et dossiers dans l'application Web.

Ce qu'il faut éviter

• Consigner l'événement en fin de semaine. Le journal indique quand le ticket a été créé, et un ticket créé dix jours après l'événement n'est pas contemporain.
• Plusieurs événements dans un même ticket. Ils seront notifiés, évalués et réclamés séparément.
• Des photos sans position sur le plan. « Quelque part côté est » ne tient pas en cas de litige.
• Modifier la description après l'envoi de la notification. Ajoutez plutôt un commentaire.
• Des preuves sur le téléphone de quelqu'un. Si elles ne sont pas dans un ticket, elles disparaissent avec le téléphone ou la personne.
• Considérer le ticket comme la notification. Le contrat prescrit la forme de la notification. Envoyez-la de cette manière et conservez-la.

L'IA au service de la documentation des preuves et des réclamations

Un agent IA ne crée jamais qu'un ticket, un commentaire ou un e-mail. Il ne peut ni modifier, ni verrouiller, ni supprimer des preuves. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer vos agents IA.

Étapes pour documenter les preuves dans PlanRadar

Documentation des preuves et des réclamations : Workflows dans PlanRadar explique chaque étape : mettre en place le formulaire et les dossiers, consigner un événement sur le chantier, évaluer et notifier, geler le relevé et retrouver les preuves pour une réclamation.

Autres possibilités

• Enregistrez un parcours SiteView hebdomadaire, afin que l'état de chaque zone soit documenté à des dates dont personne ne pensait qu'elles compteraient. Pour en savoir plus, consultez SiteView.
• Placez les tickets de preuve sur l'image 360° à l'endroit de l'événement. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des billets à des images à 360° dans l'application Web.
• Comparez deux dates côte à côte dans SiteView. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et naviguer dans des images à 360.
• Consignez les événements hors ligne. L'application mobile enregistre les tickets et les photos sans réseau et se synchronise plus tard. Pour en savoir plus, consultez Travailler hors ligne.
• Utilisez le journal de chantier quotidien pour la météo, les effectifs et les heures perdues, dont la réclamation a besoin en plus des tickets d'événement. Pour en savoir plus, consultez Site Reports: Overview.
• Consignez les dommages existants avant le début des travaux, afin de pouvoir répondre aux réclamations formulées contre vous. Pour en savoir plus, consultez Condition Surveys: Overview.
• Exportez l'ensemble du projet avec tous les tickets, photos et documents sous forme de fichier ZIP pour votre avocat. Pour en savoir plus, consultez Exporter un projet dans l'application Web.