Dokumentacja dowodowa i roszczeń: Przegląd

Czym jest dokumentacja dowodowa i roszczeń

Dokumentacja dowodowa to zapis, który prowadzisz na wypadek, gdyby coś zostało później zakwestionowane. Opóźnienie spowodowane spóźnionymi informacjami projektowymi. Szkoda wyrządzona przez innego wykonawcę. Polecenie wydane na budowie, które zmieniło zakres robót. Sąsiad, który twierdzi, że roboty spowodowały pęknięcie jego ściany. Po miesiącach spór zwykle wygrywa strona, która ma datowane zdjęcia, wskazanego autora i zapis, który nie był później zmieniany.

Zarządzanie roszczeniami to to, co robisz z tym zapisem. Zawiadamiasz drugą stronę w terminie, dokumentujesz zdarzenie i jego skutki, a na podstawie dowodów budujesz roszczenie o czas lub pieniądze. Umowy wyznaczają ścisłe terminy na zawiadomienie, a roszczenie z niedotrzymanym terminem zawiadomienia lub bez bieżącej dokumentacji często przepada, niezależnie od tego, jak bardzo jest uzasadnione.

Dowody trzeba zbierać w chwili zdarzenia, przez osoby na budowie, w ramach ich normalnej pracy. Nikt nie może wrócić i sfotografować zalanego wykopu trzy tygodnie później.

Kiedy potrzebne są dowody

• Opóźnienie lub zakłócenie spowodowane przez inwestora, zespół projektowy lub innego wykonawcę, na przykład spóźnione rysunki, spóźniony dostęp lub spóźniona decyzja.
• Polecenie inwestora lub architekta, które zmienia zakres, koszt lub czas.
• Szkoda w Twoich robotach wyrządzona przez innych lub szkoda w mieniu osób trzecich, za którą żąda się od Ciebie odszkodowania.
• Nieprzewidziane warunki, na przykład skażony grunt lub istniejące konstrukcje odbiegające od rysunków.
• Spór o to, czy roboty zostały wykonane, wykonane prawidłowo lub wykonane w terminie.
• Spory o płatność, gdy druga strona kwestionuje wykonane roboty.

Terminologia

Niezależnie od tego, jak nazywa to umowa, dowody muszą odpowiadać na te same pytania: co się wydarzyło, gdzie dokładnie, kiedy, kto to zarejestrował, jaki miało to skutek i czy zapis nie został później zmieniony.

Co obejmuje PlanRadar

Zapis dowodowy w PlanRadar to zgłoszenie. Zgłoszenie zawiera zdjęcia i filmy, pozycję na planie, opis, kategorię i datę zdarzenia. PlanRadar dodaje to, dzięki czemu zapis się obroni:

• Kto i kiedy. Każda zmiana w zgłoszeniu, każdy komentarz i każdy dodany lub usunięty załącznik są zapisywane w dzienniku zgłoszenia z użytkownikiem i godziną. Dziennik można dołączyć do raportów zgłoszeń.
• Daty zdjęć. Załączniki pokazują, kiedy zostały dodane, a jeśli zdjęcie zawiera tę informację w metadanych, również kiedy zostało zrobione. Aplikacja mobilna może dodawać pozycję GPS do metadanych zdjęcia.
• Blokowanie i podpisy. Zgłoszenie można zablokować, tak aby jego pól i załączników nie dało się już zmienić, oraz podpisać przez maksymalnie 10 osób z nazwiskiem i godziną.
• Kontekst 360°. Ścieżki SiteView rejestrują całą budowę w danym dniu, z położeniem na planie. Osoby na obrazach są automatycznie rozmywane.
• Dokumenty. Korespondencja, zawiadomienia, rysunki i ich wersje są przechowywane w Dokumentach, z dziennikiem aktywności pokazującym, kto co przesłał lub zmienił.

PlanRadar nie decyduje, czy roszczenie jest uzasadnione, i nie zastępuje porady prawnej ani formalnego zawiadomienia wymaganego przez Twoją umowę. Dba o to, aby w chwili wysłania zawiadomienia stojące za nim dowody już istniały, były datowane i przypisane do autora oraz nie zostały zmienione.

Role i przepływ pracy

Role

Osoba rejestrująca zdarzenie musi być użytkownikiem wewnętrznym, ponieważ podwykonawcy nie mogą tworzyć zgłoszeń. Podwykonawcy mogą dodawać zdjęcia i komentarze do przypisanych do nich zgłoszeń, na przykład gdy branża dokumentuje szkodę we własnych robotach. Więcej informacji znajdziesz w Typy użytkowników.

Przepływ pracy

Proces przebiega w czterech etapach: rejestracja, ocena i zawiadomienie, zamrożenie, odtwarzanie.

1. Rejestracja. W dniu zdarzenia kierownik budowy tworzy zgłoszenie dowodowe na planie ze zdjęciami, opisem i kategorią roszczenia.
2. Ocena i zawiadomienie. Kierownik projektu co tydzień przegląda nowe zgłoszenia dowodowe, decyduje, które zdarzenia wymagają zawiadomienia, wysyła je w terminie umownym i zapisuje zawiadomienie w Dokumentach.
3. Zamrożenie. Gdy zdarzenie jest udokumentowane i zgłoszone, zgłoszenie jest blokowane, aby zapisu nie dało się zmienić. Późniejsze obserwacje trafiają do komentarzy.
4. Odtwarzanie. Gdy przygotowuje się roszczenie, zgłoszenia dowodowe z danego okresu są filtrowane i eksportowane jako raport ze zdjęciami i dziennikiem, razem ze ścieżkami SiteView i dziennikiem budowy z tych samych dni.

Każdy etap jest opisany w Dokumentacja dowodowa i roszczeń: Przepływy pracy w PlanRadar.

Przykład w tych artykułach

Generalny wykonawca w ciągu 18 miesięcy rozbudowuje szkołę, która w tym czasie nadal działa. Umowa wymaga zawiadomienia o każdym zdarzeniu powodującym opóźnienie w ciągu 14 dni. W trakcie projektu zmienione rysunki konstrukcyjne docierają z opóźnieniem, szkoła zamyka drogę dojazdową na czas egzaminów, a firma rusztowaniowa uszkadza nową elewację. Kierownik budowy rejestruje każde zdarzenie w dniu, w którym nastąpiło, kierownik projektu wysyła zawiadomienia, a końcowe roszczenie o przedłużenie terminu jest budowane na podstawie zgłoszeń.

Przykład używa jednego formularza o nazwie Dowód, listy Kategoria roszczenia, jednego planu na piętro oraz planu zagospodarowania terenu i cotygodniowej ścieżki SiteView. Tam, gdzie decyzję można rozsądnie podjąć inaczej, krótka uwaga wskazuje alternatywę.

Planowanie konfiguracji dokumentacji dowodowej

Jedno zgłoszenie na zdarzenie

Jedno zdarzenie, jedno zgłoszenie. Spóźniony rysunek konstrukcyjny to jedno zgłoszenie. Zamknięcie drogi dojazdowej to jedno zgłoszenie. Jeśli zamknięcie trwa trzy tygodnie, pozostaje jednym zgłoszeniem, do którego w kolejnych dniach dodaje się zdjęcia i komentarze.

Nie zbieraj dowodów wyłącznie w dziennym raporcie z budowy. Raport z budowy dokumentuje dzień. Zgłoszenie dowodowe dokumentuje zdarzenie przez wszystkie dni jego trwania, a roszczenie buduje się dla każdego zdarzenia. Prowadź oba i odwołuj się z jednego do drugiego. Więcej informacji znajdziesz w Site Reports: Overview.

Jakie pola?

• Kategoria roszczenia jako lista: Spóźnione informacje, Dostęp, Polecenie, Szkoda wyrządzona przez innych, Nieprzewidziane warunki, Pogoda, Inne. To pole, według którego filtrujesz, budując roszczenie.
• Data zdarzenia jako pole daty, dzień, w którym zdarzenie nastąpiło. Data utworzenia zgłoszenia jest zapisywana automatycznie, ale zdarzenie mogło się rozpocząć przed utworzeniem zgłoszenia.
• Termin zawiadomienia jako termin zgłoszenia: data zdarzenia plus okres zawiadomienia z Twojej umowy. Przypisz zgłoszenie do kierownika projektu odpowiedzialnego za zawiadomienie, który przed terminem otrzyma przypomnienie.
• Data wysłania zawiadomienia jako pole daty.
• Skutek jako pole długiego tekstu: co zdarzenie wstrzymało lub zmieniło, które branże stały bezczynnie, których obszarów dotyczyło.
• Zdjęcia przed i Zdjęcia po jako pola załączników, gdy liczy się stan przed i po, na przykład w przypadku szkód.

Każda wartość, którą chcesz filtrować lub liczyć, musi być polem listy, daty lub liczby. Więcej informacji znajdziesz w Typy pól.

Jak zamrozić dowody?

Edytowany zapis to słabszy dowód. Zdecyduj, kiedy i jak zgłoszenie zostaje zamrożone:

• Włącz Blokowanie w ustawieniach formularza. Zablokuj zgłoszenie, gdy zdarzenie jest udokumentowane, a zawiadomienie wysłane. Pól i załączników zablokowanego zgłoszenia nie można już zmienić. Status, wykonawca zadania, odbiorcy, postęp i komentarze pozostają edytowalne, więc późniejsze wydarzenia dodaje się jako komentarze. Więcej informacji znajdziesz w Blokowanie biletu.
• Gdy personel drugiej strony na budowie uzgadnia fakty na miejscu, na przykład rozmiar szkody, poproś o podpisanie zgłoszenia. Podpisanie je blokuje. Więcej informacji znajdziesz w Proszę podpisać bilet.
• Odblokowanie wymaga uprawnienia Konto i usuwa wszystkie podpisy. Ogranicz to uprawnienie do jak najmniejszej liczby osób.

Dziennik zapisuje każdą zmianę z użytkownikiem i godziną, niezależnie od tego, czy zgłoszenie jest zablokowane. Blokada zapobiega zmianie. Dziennik pokazuje, że żadnej nie wprowadzono. Więcej informacji znajdziesz w Śledzenie aktywności na bilecie w dzienniku.

Podpisy i blokowanie są dostępne na kontach Pro i Enterprise utworzonych po lutym 2022 r.

Jak robić zdjęcia?

• Zrób jedno szerokie zdjęcie, które pokazuje gdzie, i jedno bliskie, które pokazuje co.
• Rób zdjęcia aplikacją PlanRadar z poziomu zgłoszenia, aby zdjęcie zostało od razu dołączone.
• Zezwól na pozycje GPS dla zdjęć w ustawieniach aplikacji, aby pozycja była zapisywana w metadanych zdjęcia. Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie załączników do zgłoszeń i Ustawienia aplikacji w aplikacji mobilnej.
• Jeśli musisz coś zaznaczyć na zdjęciu, zrób drugie zdjęcie i dodaj adnotacje na nim w edytorze zdjęć, aby zachować nieoznaczony oryginał. Więcej informacji znajdziesz w Edytor zdjęć.
• Filmy mogą trwać do 2 minut i przydają się przy wnikaniu wody lub drganiach.

Gdzie trafiają zawiadomienia i korespondencja?

Przechowuj każde zawiadomienie, pismo i e-mail dotyczące zdarzenia w Dokumentach, w folderze dla każdego zdarzenia lub każdej kategorii roszczenia, i dołącz kopię do zgłoszenia dowodowego. Zgłoszenie pokazuje wtedy dowody i zawiadomienie razem. Zarządzanie dokumentami jest dostępne na kontach Pro i Enterprise utworzonych po lutym 2022 r. Więcej informacji znajdziesz w Dołączanie dokumentów do zgłoszeń za pośrednictwem zarządzania dokumentami w aplikacji internetowej i Wyświetlanie dziennika aktywności dla plików i folderów w aplikacji internetowej.

Czego unikać

• Rejestrowania zdarzenia pod koniec tygodnia. Dziennik pokazuje, kiedy utworzono zgłoszenie, a zgłoszenie utworzone dziesięć dni po zdarzeniu nie jest dokumentacją bieżącą.
• Kilku zdarzeń w jednym zgłoszeniu. Będą zgłaszane, oceniane i dochodzone osobno.
• Zdjęć bez pozycji na planie. „Gdzieś po wschodniej stronie” przegrywa w sporze.
• Edytowania opisu po wysłaniu zawiadomienia. Zamiast tego dodaj komentarz.
• Dowodów w czyimś telefonie. Jeśli nie ma ich w zgłoszeniu, przepadną razem z telefonem lub osobą.
• Traktowania zgłoszenia jako zawiadomienia. Umowa określa, jak należy dokonać zawiadomienia. Wyślij je w ten sposób i je zachowaj.

Wsparcie AI w dokumentacji dowodowej i roszczeń

Agent AI tworzy wyłącznie zgłoszenie, komentarz lub wiadomość e-mail. Nie może zmienić, zablokować ani usunąć dowodów. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie agentów AI i zarządzanie nimi.

Kroki dokumentowania dowodów w PlanRadar

Dokumentacja dowodowa i roszczeń: Przepływy pracy w PlanRadar opisuje każdy etap: konfigurację formularza i folderów, rejestrację zdarzenia na budowie, ocenę i zawiadomienie, zamrożenie zapisu oraz odtwarzanie dowodów na potrzeby roszczenia.

Dodatkowe możliwości

• Nagrywaj cotygodniową ścieżkę SiteView, aby stan każdego obszaru był udokumentowany w dniach, o których nikt nie sądził, że będą istotne. Więcej informacji znajdziesz w SiteView.
• Umieszczaj zgłoszenia dowodowe na obrazie 360° w miejscu zdarzenia. Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie biletów do obrazów 360° w aplikacji internetowej.
• Porównuj dwie daty obok siebie w SiteView. Więcej informacji znajdziesz w Wyświetlanie i nawigacja obrazów 360.
• Rejestruj zdarzenia offline. Aplikacja mobilna przechowuje zgłoszenia i zdjęcia bez zasięgu i synchronizuje je później. Więcej informacji znajdziesz w Praca w trybie offline.
• Korzystaj z dziennika budowy do zapisywania pogody, liczby pracowników i straconych godzin, których roszczenie potrzebuje obok zgłoszeń zdarzeń. Więcej informacji znajdziesz w Site Reports: Overview.
• Dokumentuj istniejące uszkodzenia przed rozpoczęciem robót, aby móc odpowiedzieć na roszczenia wobec Ciebie. Więcej informacji znajdziesz w Condition Surveys: Overview.
• Wyeksportuj cały projekt ze wszystkimi zgłoszeniami, zdjęciami i dokumentami jako plik ZIP dla swojego prawnika. Więcej informacji znajdziesz w Eksportowanie projektu w aplikacji internetowej.