Dokumentiranje dokaza i potraživanja: Tijekovi rada u PlanRadaru

Pregled

Ovaj članak prolazi kroz proces dokumentiranja dokaza iz članka Dokumentiranje dokaza i potraživanja: Pregled redoslijedom kojim se odvija: jednokratno postavljanje u uredu, bilježenje događaja na gradilištu, procjena i obavještavanje, zamrzavanje zapisa i pronalaženje dokaza kada se priprema potraživanje.

Primjer je glavni izvođač koji gradi dogradnju škole, s rokom za obavijest od 14 dana, jednim obrascem Dokaz, jednim planom po katu uz situacijski plan i tjednim SiteView obilaskom. Koraci pretpostavljaju da znate kako pojedine značajke funkcioniraju. Svaki korak upućuje na članak o značajci.

Pristup i dozvole

Postavljanje zapisa (ured, webapp)

Izrada popisa

• Kategorija potraživanja: Zakašnjele informacije, Pristup, Uputa, Šteta koju su prouzročili drugi, Nepredviđeni uvjeti, Vremenski uvjeti, Ostalo.

Izrada obrasca

Izradite obrazac pod nazivom Dokaz. Ostavite omogućene privitke, komentare i položaj na planu. Omogućite Zaključavanje te Potpisi ako će osoblje druge strane potpisivati na gradilištu. Omogućite slijed numeriranja s prefiksom EV, kako bi svaki događaj imao broj koji se navodi u obavijesti.

Opće fotografije događaja idu u opće privitke ticketa. Pročitajte više u Izrada i uređivanje obrazaca, Vrste polja i Uredi postavke obrasca.

Uloge i korisnici

• Voditelj gradilišta i poslovođe: interni korisnici s ulogom koja ima dozvole za izradu ticketa, pregled svih ticketa i uređivanje svih ticketa koje korisnik može vidjeti.
• Voditelj projekta i komercijalni voditelj: kao voditelj gradilišta. Komercijalni voditelj treba i pristup mapama u Dokumentima za obavijesti.
• Neka korisničku dozvolu Račun, koja omogućuje otključavanje, ima što manje osoba.

Prijenos planova

Prenesite jedan plan po katu i situacijski plan koji prikazuje pristupne putove, gradilišni prostor i susjedne nekretnine.

Za prijenos planova u webappu:

1. U glavnom izborniku kliknite Nacrti.
2. Odaberite mapu u koju trebaju ići planovi.
3. Kliknite Dodaj novu stavku.
4. Kliknite Prenesi nacrte.
5. Odaberite datoteke na računalu. Planovi mogu biti datoteke PDF, JPG ili PNG. PDF s nekoliko stranica postaje jedan plan po stranici.
6. Kliknite Podiži.

Pročitajte više u Prijenos planova u web aplikaciji.

Postavljanje projekta

• Dodajte obrazac Dokaz u projekt. Pročitajte više u Upravljanje obrascima projekta.
• U Dokumentima izradite mapu "Obavijesti i korespondencija" s jednom podmapom po kategoriji potraživanja. Omogućite kontrolu pristupa kako bi je mogao vidjeti samo projektni tim. Pročitajte više u Dodavanje i upravljanje datotekama/mapama i Kontrola pristupa datotekama/mapama.
• Dodajte obrazac Dokaz u omiljene u mobilnoj aplikaciji, kako bi bilježenje događaja bilo udaljeno jedan dodir. Pročitajte više u Upravljanje omiljenim obrascima za izbornik za brzi pristup.
• Na telefonu svakog voditelja gradilišta dopustite GPS položaje za fotografije. Pročitajte više u Postavke aplikacije u mobilnoj aplikaciji.

Bilježenje događaja (gradilište, mobilna aplikacija)

Na dan kada se dogodi, prije odlaska s gradilišta, u mobilnoj aplikaciji.

1. Dodirnite položaj događaja na planu, na primjer ulaz na gradilište na situacijskom planu, i odaberite obrazac Dokaz. Ticket dobiva svoj broj, na primjer EV-7.
2. Dodirnite ikonu Kamera i snimite široku fotografiju koja pokazuje gdje.
3. Snimite krupnu fotografiju koja pokazuje što i dodirnite ikonu za prijenos kako biste fotografije priložili ticketu. Pročitajte više u Dodavanje privitaka u tikete > Snimanje jedne fotografije.
4. Kod štete se pomaknite do polja Fotografije poslije, dodirnite + Dodaj privitak i umjesto toga ondje dodajte fotografije. Svaku raniju fotografiju istog mjesta dodajte u Fotografije prije. Pročitajte više u Dodavanje privitaka u tikete.
5. Ispunite polja:
   Naziv: "Škola zatvorila pristupnu cestu, dostave vraćene".
   Kategorija potraživanja: Pristup.
   Datum događaja: današnji datum.
   Odgovorna osoba: voditelj projekta.
   Dovršiti do: današnji datum plus 14 dana.
   Opis: "Škola je od 07:30 zatvorila pristupnu cestu zbog ispita. Dostava betona za ploču 2. kata vraćena u 08:10. Domar škole rekao je da je zatvaranje planirano za cijeli sljedeći tjedan."
   Učinak: "Betoniranje ploče 2. kata odgođeno. Betonska ekipa od 6 radnika stoji od 08:00. Ekipa za oplatu premještena na jezgru stubišta."
   Izdiktirajte opis i učinak ako je to brže. Pročitajte više u Popunite polja za ulaznice glasom.
6. Spremite. Voditelj projekta dobiva obavijest e-poštom i push obavijest.

Ako se događaj nastavlja nekoliko dana, svaki dan otvorite isti ticket, dodajte fotografije tog dana i napišite komentar o tome što se toga dana dogodilo. Ne izrađujte novi ticket za svaki dan. Pročitajte više u Komentirajte ulaznicu.

Bez signala nastavite bilježiti. Aplikacija pohranjuje ticket i fotografije i sinkronizira ih kada ponovno bude na mreži. Pročitajte više u Rad izvan mreže.

Šteta koju su prouzročili drugi

Kada drugi izvođač ošteti vaše radove, a njegovo se osoblje na gradilištu složi s činjenicama na licu mjesta:

1. Zabilježite događaj kao gore, s poljem Kategorija potraživanja postavljenim na Šteta koju su prouzročili drugi.
2. Neka njihov predstavnik na vašem telefonu provjeri fotografije i opis.
3. Dodirnite + Dodaj potpis i aktivirajte prekidač Potpišite se kao netko drugi.
4. Unesite njegovo ime, neka nacrta svoj potpis i dodirnite Znak.
5. Ponovno dodirnite + Dodaj potpis, nacrtajte vlastiti potpis i dodirnite Znak.
6. Dodirnite gumb strelica za zatvaranje i spremanje ticketa. Ticket je sada zaključan s oba potpisa.

Pročitajte više u Potpišite ulaznicu.

Procjena i obavještavanje (voditelj projekta, webapp)

Svaki tjedan, a uvijek prije roka za obavijest.

1. Filtrirajte tickete Dokaz sa statusom Otvoreno i spremite filtar kao "Dokazi za procjenu". Pročitajte više u Filter ulaznice.
2. U prikazu popisa razvrstajte tickete po polju Dovršiti do.
3. Za svaki ticket postavite status na U tijeku i odlučite je li potrebna obavijest.
4. Ako jest, napišite obavijest u obliku koji propisuje vaš ugovor, uz navođenje broja ticketa, na primjer "EV-7", i pošaljite je.
5. Pohranite obavijest u Dokumente pod kategorijom potraživanja i priložite je ticketu iz Dokumenata. Pročitajte više u Priložite dokumente uz tikete putem Upravljanja dokumentima u web aplikaciji.
6. Ispunite polje Obavijest poslana dana i postavite status na Riješeno.
7. Ako obavijest nije potrebna, napišite komentar s razlogom i postavite status na Zatvoreno.

Podsjetnici na rok stižu odgovornoj osobi prije roka, prema njezinim postavkama obavijesti. Filtrirajte po Dovršiti u roku od 3 dana kako biste vidjeli kojim obavijestima uskoro istječe rok. Pročitajte više u Konfigurirajte obavijesti putem e-pošte.

Zamrzavanje zapisa

Kada je obavijest poslana, zaključajte ticket tako da se njegova polja i privitci više ne mogu mijenjati.

1. Otvorite ticket.
2. Otvorite izbornik Više, a zatim kliknite Zaključaj ticket.

Kako biste pronašli tickete koje još treba zaključati, filtrirajte riješene tickete Dokaz s kriterijem filtra Zaključano je postavljenim na Ne. Pročitajte više u Zaključaj ulaznicu.

Nakon zaključavanja kasniji razvoj događaja dodajte kao komentare. Odgovor druge strane, revidirani učinak, ishod sastanka: svaki je komentar s datumom na ticketu, pored izvornog zapisa. Status, odgovorna osoba, primatelji, napredak i komentari ostaju uređivi na zaključanom ticketu.

Zapisnik prikazuje svaku promjenu ticketa s korisnikom i vremenom, uključujući i kada je zaključan. Pročitajte više u Pratite aktivnost na ulaznici u dnevniku.

Pregled tko je i kada promijenio ticket

Zapisnik ticketa navodi svaku promjenu ticketa, svaki komentar i svaki dodani ili uklonjeni privitak, svaki s korisnikom i vremenom.

Zapisnik nije dostupan u mobilnoj aplikaciji dok ste izvan mreže. Pročitajte više u Pratite aktivnost na ulaznici u dnevniku.

Pronalaženje dokaza za potraživanje (ured, webapp)

Kada se na kraju projekta priprema potraživanje za produljenje roka:

1. Filtrirajte tickete Dokaz s poljem Kategorija potraživanja Pristup i Zakašnjele informacije, izrađene u razdoblju potraživanja. Pročitajte više u Filter ulaznice.
2. Izradite izvještaj o tim ticketima kao PDF, sa svim fotografijama, opisom, učinkom, komentarima, potpisima i zapisnikom. U osnovnom predlošku izvještaja o ticketima dodajte Opis, Učinak, Fotografije prije i Fotografije poslije kao atribute, odaberite Prikaži potpise i postavite Zapisnik na Uključite zapise aktivnosti i komentare. Pročitajte više u Napravite izvješće o ulaznicama (PDF) i Napravite osnovne predloške izvješća o ulaznicama.
3. Izvezite iste tickete u Excel za analizu terminskog plana. Pročitajte više u Izvezite ulaznice u Excel u Webapp-u.
4. Za svaki događaj otvorite SiteView, odaberite plan i obilazak iz tog tjedna i zabilježite stanje područja. Pročitajte više u Prikaz i upravljanje trčanjima.
5. Preuzmite izvještaje s gradilišta za iste dane radi podataka o vremenskim uvjetima, radnoj snazi i izgubljenim satima. Pročitajte više u Site Reports: Workflows in PlanRadar.
6. Prikupite obavijesti iz mapa u Dokumentima.

Kako biste pronašli sve fotografije dodane u određenom tjednu na sve tickete projekta, koristite prikaz privitaka ticketa u Dokumentima i filtrirajte po Stvoren dana. Pročitajte više u Pregledajte i filtrirajte privitke svih ulaznica u web aplikaciji.

Ako vašem odvjetniku ili savjetniku za potraživanja treba sve, izvezite cijeli projekt kao ZIP datoteku, sa svim ticketima u Excelu, fotografijama, planovima s položajima ticketa, svim projektnim izvješćima i, po izboru, svim dokumentima. Pročitajte više u Izvezite projekt u Webapp.