Beweis- & Nachtragsdokumentation: Übersicht

Über Beweis- & Nachtragsdokumentation

Die Beweisdokumentation ist das, was Sie festhalten, falls später etwas strittig wird. Eine Verzögerung durch verspätete Planunterlagen. Ein Schaden, den ein anderes Unternehmen verursacht hat. Eine Anordnung auf der Baustelle, die den Leistungsumfang geändert hat. Ein Nachbar, der behauptet, die Bauarbeiten hätten Risse in seiner Wand verursacht. Monate später gewinnt meist die Seite den Streit, die datierte Fotos, einen namentlich bekannten Verfasser und eine nachträglich unveränderte Dokumentation vorweisen kann.

Nachtragsmanagement ist das, was Sie mit dieser Dokumentation tun. Sie zeigen das Ereignis der Gegenseite rechtzeitig an, dokumentieren das Ereignis und seine Auswirkungen und begründen den Anspruch auf Bauzeit oder Mehrvergütung mit den Beweisen. Verträge setzen strenge Fristen für die Anzeige, und ein Anspruch ohne fristgerechte Anzeige oder ohne zeitnahe Dokumentation geht oft verloren, so berechtigt er auch sein mag.

Die Beweise müssen erfasst werden, wenn das Ereignis eintritt, von den Personen auf der Baustelle, als Teil ihrer normalen Arbeit. Niemand kann drei Wochen später zurückgehen und eine überflutete Baugrube fotografieren.

Wann Beweise nötig sind

• Eine Verzögerung oder Behinderung durch den Auftraggeber, die Planer oder ein anderes Unternehmen, zum Beispiel verspätete Pläne, verspäteter Zugang oder eine verspätete Entscheidung.
• Eine Anordnung des Auftraggebers oder des Architekten, die Leistungsumfang, Kosten oder Bauzeit ändert.
• Schäden an Ihrer Leistung, die andere verursacht haben, oder Schäden an fremdem Eigentum, die gegen Sie geltend gemacht werden.
• Unvorhergesehene Verhältnisse, zum Beispiel kontaminierter Boden oder Bestandsbauteile, die von den Plänen abweichen.
• Ein Streit darüber, ob eine Leistung erbracht wurde, ob sie mangelfrei war oder ob sie fristgerecht erbracht wurde.
• Streit um die Vergütung, wenn die Gegenseite die erbrachte Leistung bestreitet.

Begriffe

Wie auch immer der Vertrag es nennt: Die Beweise müssen dieselben Fragen beantworten. Was ist passiert, wo genau, wann, wer hat es dokumentiert, welche Auswirkungen hatte es, und wurde die Dokumentation nachträglich nicht verändert?

Was PlanRadar abdeckt

Ein Beweis in PlanRadar ist ein Ticket. Das Ticket enthält Fotos und Videos, eine Position auf dem Plan, eine Beschreibung, eine Kategorie und das Datum des Ereignisses. PlanRadar ergänzt, was die Dokumentation belastbar macht:

• Wer und wann. Jede Änderung an einem Ticket, jeder Kommentar und jeder hinzugefügte oder entfernte Anhang wird im Ticketjournal mit Benutzer und Zeitpunkt festgehalten. Das Journal kann in Ticketberichte aufgenommen werden.
• Fotodaten. Anhänge zeigen, wann sie hinzugefügt wurden und, sofern das Foto es in seinen Metadaten enthält, wann es aufgenommen wurde. Die Mobile App kann die GPS-Position in die Metadaten des Fotos schreiben.
• Sperren und Unterschriften. Ein Ticket kann gesperrt werden, sodass seine Felder und Anhänge nicht mehr geändert werden können, und von bis zu 10 Personen mit Name und Zeitpunkt unterschrieben werden.
• 360°-Kontext. SiteView-Begehungen halten die gesamte Baustelle an einem bestimmten Datum fest, positioniert auf dem Plan. Personen in den Bildern werden automatisch unkenntlich gemacht.
• Dokumente. Schriftverkehr, Anzeigen, Pläne und ihre Versionen werden in Dokumenten abgelegt, mit einem Aktivitätsprotokoll, wer was hochgeladen oder geändert hat.

PlanRadar entscheidet nicht, ob ein Anspruch berechtigt ist, und ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die förmliche Anzeige, die Ihr Vertrag verlangt. PlanRadar stellt sicher, dass die Beweise hinter der Anzeige bereits vorhanden, datiert und zugeordnet sind, wenn die Anzeige rausgeht, und dass sie nicht verändert wurden.

Rollen und Workflow

Rollen

Die Person, die das Ereignis erfasst, muss ein In-House Benutzer sein, denn Auftragnehmer können keine Tickets erstellen. Auftragnehmer können Fotos und Kommentare zu Tickets hinzufügen, die ihnen zugewiesen sind, zum Beispiel wenn ein Gewerk Schäden an seiner eigenen Leistung dokumentiert. Lesen Sie mehr unter Benutzertypen.

Workflow

Der Prozess läuft in vier Phasen ab: erfassen, prüfen und anzeigen, sichern, abrufen.

1. Erfassen. Am Tag des Ereignisses erstellt der Bauleiter ein Beweisticket auf dem Plan mit Fotos, einer Beschreibung und der Nachtragskategorie.
2. Prüfen und anzeigen. Der Projektleiter prüft jede Woche die neuen Beweistickets, entscheidet, welche Ereignisse eine Anzeige brauchen, verschickt sie innerhalb der vertraglichen Frist und legt die Anzeige in Dokumenten ab.
3. Sichern. Sobald ein Ereignis dokumentiert und angezeigt ist, wird das Ticket gesperrt, damit die Dokumentation nicht mehr verändert werden kann. Spätere Beobachtungen kommen in Kommentare.
4. Abrufen. Wenn der Anspruch vorbereitet wird, werden die Beweistickets des Zeitraums gefiltert und als Bericht mit Fotos und Journal exportiert, zusammen mit den SiteView-Begehungen und den Bautagesberichten derselben Tage.

Jede Phase wird in Beweis- & Nachtragsdokumentation: Workflows in PlanRadar erklärt.

Das Beispiel in diesen Artikeln

Ein Generalunternehmer baut über 18 Monate einen Erweiterungsbau für eine Schule, während die bestehende Schule weiter in Betrieb ist. Der Vertrag verlangt, dass jedes verzögernde Ereignis innerhalb von 14 Tagen angezeigt wird. Während des Projekts kommen überarbeitete Tragwerkspläne zu spät, die Schule sperrt die Zufahrtsstraße während der Prüfungswochen, und ein Gerüstbauunternehmen beschädigt die neue Fassade. Der Bauleiter erfasst jedes Ereignis am selben Tag, der Projektleiter verschickt die Anzeigen, und der Anspruch auf Bauzeitverlängerung am Ende wird aus den Tickets aufgebaut.

Das Beispiel verwendet ein Formular namens Beweissicherung, eine Liste Nachtragskategorie, einen Plan pro Geschoss plus einen Lageplan und eine wöchentliche SiteView-Begehung. Wo eine Entscheidung auch anders sinnvoll getroffen werden könnte, weist ein kurzer Hinweis auf die Alternative hin.

Planung Ihrer Beweisdokumentation

Ein Ticket pro Ereignis

Ein Ereignis, ein Ticket. Der verspätete Tragwerksplan ist ein Ticket. Die Sperrung der Zufahrtsstraße ist ein Ticket. Dauert die Sperrung drei Wochen, bleibt es ein Ticket, und an den Tagen, an denen sie andauert, kommen Fotos und Kommentare hinzu.

Sammeln Sie Beweise nicht allein im Bautagesbericht. Der Bautagesbericht dokumentiert den Tag. Das Beweisticket dokumentiert das Ereignis über alle Tage, die es andauert, und der Anspruch wird pro Ereignis aufgebaut. Führen Sie beides und verweisen Sie jeweils auf das andere. Lesen Sie mehr unter Site Reports: Overview.

Welche Felder?

• Nachtragskategorie als Liste: Verspätete Informationen, Zugang, Anordnung, Beschädigung durch Dritte, Unvorhergesehene Verhältnisse, Witterung, Sonstiges. Nach diesem Feld filtern Sie, wenn Sie den Anspruch aufbauen.
• Ereignisdatum als Datumsfeld, der Tag, an dem das Ereignis eingetreten ist. Das Erstellungsdatum des Tickets wird automatisch festgehalten, aber das Ereignis kann vor der Erstellung des Tickets begonnen haben.
• Anzeigefrist als Fälligkeitsdatum: das Ereignisdatum plus die Anzeigefrist aus Ihrem Vertrag. Weisen Sie das Ticket dem Projektleiter zu, der für die Anzeige verantwortlich ist. Er erhält vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung.
• Anzeige gesendet am als Datumsfeld.
• Auswirkung als langes Textfeld: was das Ereignis verhindert oder verändert hat, welche Gewerke stillstanden, welche Bereiche betroffen waren.
• Fotos vorher und Fotos nachher als Anhangsfelder, wo der Zustand vor und nach dem Ereignis wichtig ist, zum Beispiel bei Schäden.

Jeder Wert, nach dem Sie filtern oder den Sie zählen möchten, muss ein Listen-, Datums- oder Zahlenfeld sein. Lesen Sie mehr unter Feldtypen.

Wie werden die Beweise gesichert?

Eine bearbeitete Dokumentation ist ein schwächerer Beweis. Legen Sie fest, wann und wie das Ticket gesichert wird:

• Aktivieren Sie Sperren in den Formulareinstellungen. Sperren Sie das Ticket, sobald das Ereignis dokumentiert und die Anzeige verschickt ist. Die Felder und Anhänge eines gesperrten Tickets können nicht mehr geändert werden. Status, Zuständiger, Empfänger, Fortschritt und Kommentare bleiben bearbeitbar, sodass spätere Entwicklungen als Kommentare ergänzt werden. Lesen Sie mehr unter Tickets sperren.
• Wenn das Baustellenpersonal der Gegenseite den Sachverhalt vor Ort bestätigt, zum Beispiel das Ausmaß eines Schadens, lassen Sie es das Ticket unterschreiben. Das Unterschreiben sperrt das Ticket. Lesen Sie mehr unter Tickets unterschreiben.
• Zum Entsperren ist die Berechtigung Account nötig, und dabei werden alle Unterschriften entfernt. Vergeben Sie diese Berechtigung an so wenige Personen wie möglich.

Das Journal hält jede Änderung mit Benutzer und Zeitpunkt fest, ob das Ticket gesperrt ist oder nicht. Das Sperren verhindert die Änderung. Das Journal zeigt, dass keine vorgenommen wurde. Lesen Sie mehr unter Aktivitäten zu einem Ticket im Journal verfolgen.

Unterschriften und Sperren sind für Pro- und Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden.

Wie werden Fotos aufgenommen?

• Machen Sie ein Übersichtsfoto, das zeigt, wo, und ein Detailfoto, das zeigt, was.
• Fotografieren Sie mit der PlanRadar App direkt aus dem Ticket heraus, damit das Foto sofort angehängt wird.
• Erlauben Sie GPS-Positionen für Fotos in den App-Einstellungen, damit die Position in den Metadaten des Fotos gespeichert wird. Lesen Sie mehr unter Anhänge zu Tickets hinzufügen und Anwendungseinstellungen in der Mobile App.
• Wenn Sie etwas auf einem Foto markieren müssen, machen Sie ein zweites Foto und versehen Sie dieses im Foto-Editor mit Anmerkungen, damit das unmarkierte Original erhalten bleibt. Lesen Sie mehr unter Foto-Editor.
• Videos können bis zu 2 Minuten lang sein und eignen sich für Wassereintritt oder Erschütterungen.

Wohin mit Anzeigen und Schriftverkehr?

Legen Sie jede Anzeige, jeden Brief und jede E-Mail zu einem Ereignis in Dokumenten ab, in einem Ordner pro Ereignis oder pro Nachtragskategorie, und hängen Sie eine Kopie an das Beweisticket an. Das Ticket zeigt dann die Beweise und die Anzeige zusammen. Die Dokumentenverwaltung ist für Pro- und Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden. Lesen Sie mehr unter Anhängen von Dokumenten an Tickets über die Dokumentenverwaltung in der Webapp und Aktivitätsprotokoll für Dateien & Ordner in der Webapp anzeigen.

Was Sie vermeiden sollten

• Das Ereignis erst am Ende der Woche erfassen. Das Journal zeigt, wann das Ticket erstellt wurde, und ein Ticket, das zehn Tage nach dem Ereignis erstellt wurde, ist nicht zeitnah.
• Mehrere Ereignisse in einem Ticket. Sie werden getrennt angezeigt, geprüft und geltend gemacht.
• Fotos ohne Planposition. „Irgendwo auf der Ostseite“ verliert im Streitfall.
• Die Beschreibung bearbeiten, nachdem die Anzeige verschickt wurde. Schreiben Sie stattdessen einen Kommentar.
• Beweise auf dem Handy von jemandem. Was nicht in einem Ticket ist, ist weg, wenn das Handy oder die Person weg ist.
• Das Ticket als Anzeige behandeln. Der Vertrag schreibt vor, wie eine Anzeige zu erfolgen hat. Verschicken Sie sie auf diesem Weg und legen Sie sie ab.

KI-Unterstützung für Beweis- & Nachtragsdokumentation

Ein KI-Agent erstellt immer nur ein Ticket, einen Kommentar oder eine E-Mail. Er kann Beweise nicht ändern, sperren oder löschen. Lesen Sie mehr unter KI-Agenten erstellen und verwalten.

Schritte zur Beweisdokumentation in PlanRadar

Beweis- & Nachtragsdokumentation: Workflows in PlanRadar erklärt jede Phase: Formular und Ordner einrichten, ein Ereignis auf der Baustelle erfassen, prüfen und anzeigen, die Dokumentation sichern und die Beweise für einen Anspruch abrufen.

Weitere Möglichkeiten

• Führen Sie eine wöchentliche SiteView-Begehung durch, damit der Zustand jedes Bereichs auch an Tagen dokumentiert ist, von denen niemand dachte, dass sie wichtig werden. Lesen Sie mehr unter SiteView.
• Platzieren Sie Beweistickets auf dem 360°-Bild dort, wo das Ereignis ist. Lesen Sie mehr unter Tickets zu 360°-Bildern in der Webapp hinzufügen.
• Vergleichen Sie in SiteView zwei Termine nebeneinander. Lesen Sie mehr unter 360°-Bilder ansehen & navigieren.
• Erfassen Sie Ereignisse offline. Die Mobile App speichert Tickets und Fotos ohne Netz und synchronisiert sie später. Lesen Sie mehr unter Offline arbeiten.
• Nutzen Sie den Bautagesbericht für Witterung, Personaleinsatz und Ausfallstunden, die der Anspruch neben den Ereignistickets braucht. Lesen Sie mehr unter Site Reports: Overview.
• Dokumentieren Sie bestehende Schäden vor Baubeginn, damit Sie auf Ansprüche gegen Sie reagieren können. Lesen Sie mehr unter Condition Surveys: Overview.
• Exportieren Sie das gesamte Projekt mit allen Tickets, Fotos und Dokumenten als ZIP-Datei für Ihren Rechtsanwalt. Lesen Sie mehr unter Exportieren eines Projekts in der Webapp.