Documentazione di prove e rivendicazioni: panoramica

Informazioni sulla documentazione di prove e rivendicazioni

La documentazione delle prove è la registrazione che si conserva nel caso in cui in seguito qualcosa venga contestato. Un ritardo causato da informazioni di progetto arrivate tardi. Un danno causato da un'altra impresa. Un'istruzione impartita in cantiere che ha modificato l'oggetto dei lavori. Un vicino che sostiene che i lavori gli hanno crepato un muro. Mesi dopo, di solito vince la discussione la parte che ha foto datate, un autore identificato e una registrazione che non è stata modificata in seguito.

La gestione delle rivendicazioni è ciò che si fa con quella registrazione. Si notifica in tempo l'altra parte, si documentano l'evento e i suoi effetti, e si costruisce la richiesta di maggiori tempi o compensi a partire dalle prove. I contratti fissano scadenze rigide per la notifica, e una rivendicazione con una notifica mancata o senza una registrazione contemporanea all'evento viene spesso persa, per quanto sia fondata.

Le prove devono essere raccolte quando l'evento si verifica, dalle persone in cantiere, come parte del loro lavoro normale. Nessuno può tornare indietro e fotografare uno scavo allagato tre settimane dopo.

Quando servono le prove

• Un ritardo o un disturbo causato dal committente, dai progettisti o da un'altra impresa, ad esempio disegni arrivati in ritardo, accesso concesso in ritardo o una decisione tardiva.
• Un'istruzione del committente o dell'architetto che modifica oggetto, costi o tempi dei lavori.
• Danni al proprio lavoro causati da altri, oppure danni a proprietà di terzi di cui si viene chiamati a rispondere.
• Condizioni impreviste, ad esempio terreno contaminato o strutture esistenti diverse da quelle dei disegni.
• Una controversia sul fatto che un lavoro sia stato eseguito, eseguito correttamente o eseguito in tempo.
• Controversie sui pagamenti, in cui l'altra parte contesta i lavori eseguiti.

Terminologia

Comunque il contratto la chiami, la prova deve rispondere alle stesse domande: cosa è successo, dove esattamente, quando, chi lo ha registrato, quali effetti ha avuto, e che la registrazione non è stata modificata in seguito.

Cosa copre PlanRadar

Una registrazione di prova in PlanRadar è un ticket. Il ticket contiene foto e video, una posizione sulla planimetria, una descrizione, una categoria e la data dell'evento. PlanRadar aggiunge ciò che rende solida la registrazione:

• Chi e quando. Ogni modifica a un ticket, ogni commento e ogni allegato aggiunto o rimosso viene registrato nel diario del ticket con utente e ora. Il diario può essere incluso nei report da ticket.
• Date delle foto. Gli allegati mostrano quando sono stati aggiunti e, se la foto lo riporta nei suoi metadati, quando è stata scattata. L'App mobile può aggiungere la posizione GPS ai metadati della foto.
• Blocco e firme. Un ticket può essere bloccato in modo che i suoi campi e allegati non possano più essere modificati, e firmato da un massimo di 10 persone con nome e ora.
• Contesto a 360°. I percorsi SiteView registrano l'intero cantiere in una certa data, posizionati sulla planimetria. Le persone nelle immagini vengono sfocate automaticamente.
• Documenti. Corrispondenza, notifiche, disegni e le loro versioni vengono archiviati in Documenti, con un registro delle attività che mostra chi ha caricato o modificato cosa.

PlanRadar non decide se una rivendicazione è fondata, e non sostituisce la consulenza legale né la notifica formale richiesta dal suo contratto. Garantisce che, quando la notifica parte, le prove che la sostengono esistano già, siano datate e attribuite, e non siano state modificate.

Ruoli e workflow

Ruoli

Chi registra l'evento deve essere un utente interno, perché i subappaltatori non possono creare ticket. I subappaltatori possono aggiungere foto e commenti ai ticket assegnati a loro, ad esempio quando una lavorazione documenta danni al proprio lavoro. Per saperne di più, consulti Tipi di utenti.

Workflow

Il processo si svolge in quattro fasi: registrare, valutare e notificare, congelare, ritrovare.

1. Registrare. Il giorno dell'evento, il capocantiere crea un ticket di prova sulla planimetria con foto, una descrizione e la categoria di rivendicazione.
2. Valutare e notificare. Il project manager esamina ogni settimana i nuovi ticket di prova, decide quali eventi richiedono una notifica, la invia entro la scadenza contrattuale e archivia la notifica in Documenti.
3. Congelare. Una volta che un evento è documentato e notificato, il ticket viene bloccato in modo che la registrazione non possa essere modificata. Le osservazioni successive vanno nei commenti.
4. Ritrovare. Quando si prepara la rivendicazione, i ticket di prova del periodo vengono filtrati ed esportati come report con foto e diario, insieme ai percorsi SiteView e al giornale di cantiere degli stessi giorni.

Ogni fase è spiegata in Documentazione di prove e rivendicazioni: workflow in PlanRadar.

L'esempio di questi articoli

Un'impresa generale costruisce in 18 mesi l'ampliamento di una scuola mentre la scuola esistente resta in uso. Il contratto richiede la notifica di qualsiasi evento che causi ritardi entro 14 giorni. Durante il progetto, i disegni strutturali revisionati arrivano in ritardo, la scuola chiude la strada di accesso durante le settimane degli esami e un'impresa di ponteggi danneggia la nuova facciata. Il capocantiere registra ogni evento il giorno stesso, il project manager invia le notifiche, e alla fine la richiesta di proroga dei termini viene costruita a partire dai ticket.

L'esempio usa un modulo chiamato Prova, una lista Categoria rivendicazione, una planimetria per piano più una planimetria generale del cantiere, e un percorso SiteView settimanale. Dove una decisione potrebbe ragionevolmente essere presa in un altro modo, una breve nota indica l'alternativa.

Pianificare l'impostazione della documentazione delle prove

Un ticket per evento

Un evento, un ticket. Il disegno strutturale arrivato in ritardo è un ticket. La chiusura della strada di accesso è un ticket. Se la chiusura dura tre settimane, resta un unico ticket, con foto e commenti aggiunti nei giorni in cui prosegue.

Non raccolga le prove solo nel rapporto giornaliero di cantiere. Il rapporto di cantiere registra la giornata. Il ticket di prova registra l'evento in tutti i giorni in cui dura, e la rivendicazione si costruisce per evento. Tenga entrambi e faccia riferimento dall'uno all'altro. Per saperne di più, consulti Site Reports: Overview.

Quali campi?

• Categoria rivendicazione come lista: Informazioni tardive, Accesso, Istruzione, Danni causati da terzi, Condizioni impreviste, Meteo, Altro. È il campo su cui filtra quando costruisce la rivendicazione.
• Data dell'evento come campo data, il giorno in cui si è verificato l'evento. La data di creazione del ticket viene registrata automaticamente, ma l'evento può essere iniziato prima della creazione del ticket.
• Scadenza notifica come data di scadenza: la data dell'evento più il termine di notifica previsto dal suo contratto. Assegni il ticket al project manager responsabile della notifica, che riceve un promemoria prima della data di scadenza.
• Notifica inviata il come campo data.
• Effetto come campo di testo lungo: cosa ha fermato o modificato l'evento, quali lavorazioni sono rimaste ferme, quali zone sono state interessate.
• Foto prima e Foto dopo come campi allegato quando conta lo stato prima e dopo, ad esempio per i danni.

Ogni valore che vuole filtrare o contare deve essere un campo lista, data o numerico. Per saperne di più, consulti Tipi di campo.

Come si congela la prova?

Una registrazione modificata è una prova più debole. Decida quando e come il ticket viene congelato:

• Attivi Blocco nelle impostazioni del modulo. Blocchi il ticket una volta documentato l'evento e inviata la notifica. I campi e gli allegati di un ticket bloccato non possono più essere modificati. Stato, destinatario, riceventi, avanzamento e commenti restano modificabili, quindi gli sviluppi successivi vengono aggiunti come commenti. Per saperne di più, consulti Bloccare un ticket.
• Se il personale di cantiere dell'altra parte concorda sui fatti in loco, ad esempio sull'entità di un danno, lo faccia firmare sul ticket. La firma blocca il ticket. Per saperne di più, consulti Firmi un ticket.
• Lo sblocco richiede l'autorizzazione Account ed elimina tutte le firme. Limiti quell'autorizzazione al minor numero possibile di persone.

Il diario registra ogni modifica con utente e ora, che il ticket sia bloccato o no. Il blocco impedisce la modifica. Il diario mostra che non ne è stata fatta nessuna. Per saperne di più, consulti Traccia l'attività su un ticket nel Diario.

Firme e blocco sono disponibili per gli account Pro ed Enterprise creati dopo febbraio 2022.

Come si scattano le foto?

• Scatti una foto d'insieme che mostri dove, e una foto ravvicinata che mostri cosa.
• Fotografi con l'app PlanRadar dall'interno del ticket, così che la foto venga allegata sul posto.
• Consenta le posizioni GPS per le foto nelle impostazioni dell'app, così che la posizione venga salvata nei metadati della foto. Per saperne di più, consulti Aggiungere allegati ai ticket e Impostazioni dell'applicazione nell'App mobile.
• Se deve evidenziare qualcosa su una foto, scatti una seconda foto e annoti quella con l'editor di foto, così che l'originale senza segni venga conservato. Per saperne di più, consulti Editor di foto.
• I video possono durare fino a 2 minuti e sono utili per infiltrazioni d'acqua o vibrazioni.

Dove vanno notifiche e corrispondenza?

Archivi ogni notifica, lettera ed e-mail relativa a un evento in Documenti, in una cartella per evento o per categoria di rivendicazione, e alleghi una copia al ticket di prova. Il ticket mostra così insieme la prova e la notifica. La gestione dei documenti è disponibile per gli account Pro ed Enterprise creati dopo febbraio 2022. Per saperne di più, consulti Allega documenti ai ticket tramite la gestione dei documenti nella webapp e Visualizzare il registro delle attività per i file e le cartelle nella Webapp.

Cosa evitare

• Registrare l'evento a fine settimana. Il diario mostra quando è stato creato il ticket, e un ticket creato dieci giorni dopo l'evento non è contemporaneo.
• Più eventi in un unico ticket. Verranno notificati, valutati e rivendicati separatamente.
• Foto senza posizione sulla planimetria. "Da qualche parte sul lato est" perde in una controversia.
• Modificare la descrizione dopo l'invio della notifica. Aggiunga invece un commento.
• Prove sul telefono di qualcuno. Se non sono in un ticket, spariscono insieme al telefono o alla persona.
• Considerare il ticket come la notifica. Il contratto prescrive come va data una notifica. La invii in quel modo e la archivi.

Supporto AI per la documentazione di prove e rivendicazioni

Un agente AI crea sempre e solo un ticket, un commento o un'e-mail. Non può modificare, bloccare né eliminare le prove. Per saperne di più, consulti Creare e gestire i vostri agenti AI.

Passaggi per documentare le prove in PlanRadar

Documentazione di prove e rivendicazioni: workflow in PlanRadar spiega ogni fase: impostare il modulo e le cartelle, registrare un evento in cantiere, valutare e notificare, congelare la registrazione e ritrovare le prove per una rivendicazione.

Altre possibilità

• Registri un percorso SiteView settimanale, così che lo stato di ogni zona sia documentato in date che nessuno pensava sarebbero state importanti. Per saperne di più, consulti SiteView.
• Posizioni i ticket di prova sull'immagine a 360° nel punto dell'evento. Per saperne di più, consulti Aggiungere ticket alle immagini a 360° nella webapp.
• Confronti fianco a fianco due date in SiteView. Per saperne di più, consulti Visualizzare e navigare le immagini a 360°.
• Registri gli eventi offline. L'App mobile salva ticket e foto senza segnale e si sincronizza in seguito. Per saperne di più, consulti Lavorare offline.
• Usi il giornale di cantiere giornaliero per meteo, manodopera e ore perse, di cui la rivendicazione ha bisogno insieme ai ticket degli eventi. Per saperne di più, consulti Site Reports: Overview.
• Registri i danni esistenti prima dell'inizio dei lavori, così da poter rispondere alle rivendicazioni contro di lei. Per saperne di più, consulti Condition Surveys: Overview.
• Esporti l'intero progetto con tutti i ticket, le foto e i documenti come file ZIP per il suo avvocato. Per saperne di più, consulti Esportazione di un progetto nella Webapp.