Documentação de evidências e pleitos: Visão geral

Sobre a documentação de evidências e pleitos

A documentação de evidências é o registro que você mantém para o caso de algo ser contestado mais tarde. Um atraso causado por informações de projeto entregues com atraso. Um dano causado por outra empresa. Uma instrução dada na obra que mudou o escopo. Um vizinho que diz que a obra rachou a parede dele. Meses depois, quem tem fotos datadas, um autor identificado e um registro que não foi alterado depois geralmente ganha a discussão.

A gestão de pleitos é o que você faz com esse registro. Você notifica a outra parte no prazo, documenta o evento e o seu efeito e monta o pleito de prazo ou de valor a partir das evidências. Os contratos definem prazos rígidos para a notificação, e um pleito com a notificação fora do prazo ou sem registro contemporâneo muitas vezes é perdido, por mais justificado que seja.

As evidências precisam ser reunidas quando o evento acontece, pelas pessoas na obra, como parte do seu trabalho normal. Ninguém consegue voltar e fotografar uma escavação inundada três semanas depois.

Quando as evidências são necessárias

• Um atraso ou uma interferência causados pelo cliente, pela equipe de projeto ou por outra empresa, por exemplo desenhos atrasados, acesso liberado com atraso ou uma decisão tardia.
• Uma instrução do cliente ou do arquiteto que altera escopo, custo ou prazo.
• Danos ao seu trabalho causados por terceiros, ou danos a propriedades de terceiros reclamados contra você.
• Condições imprevistas, por exemplo solo contaminado ou estruturas existentes diferentes dos desenhos.
• Uma disputa sobre se o trabalho foi feito, feito corretamente ou feito no prazo.
• Disputas de pagamento, em que a outra parte contesta o trabalho executado.

Terminologia

Seja qual for o nome no contrato, as evidências precisam responder às mesmas perguntas: o que aconteceu, onde exatamente, quando, quem registrou, qual efeito teve e que o registro não foi alterado depois.

O que o PlanRadar cobre

Um registro de evidência no PlanRadar é um ticket. O ticket contém fotos e vídeos, uma posição na planta, uma descrição, uma categoria e a data do evento. O PlanRadar acrescenta o que faz o registro se sustentar:

• Quem e quando. Cada alteração em um ticket, cada comentário e cada anexo adicionado ou removido é registrado no diário do ticket com usuário e horário. O diário pode ser incluído nos relatórios de tickets.
• Datas das fotos. Os anexos mostram quando foram adicionados e, quando a foto contém essa informação nos metadados, quando foi tirada. O aplicativo móvel pode adicionar a posição GPS aos metadados da foto.
• Bloqueio e assinaturas. Um ticket pode ser bloqueado para que os seus campos e anexos não possam mais ser alterados, e assinado por até 10 pessoas com nome e horário.
• Contexto 360°. As execuções do SiteView registram a obra inteira em uma determinada data, posicionada na planta. As pessoas nas imagens são desfocadas automaticamente.
• Documentos. Correspondências, notificações, desenhos e as suas versões são guardados em Documentos, com um registro de atividades de quem fez o upload ou alterou o quê.

O PlanRadar não decide se um pleito é justificado e não substitui o aconselhamento jurídico nem a notificação formal que o seu contrato exige. Ele garante que, quando a notificação for enviada, as evidências por trás dela já existam, estejam datadas e atribuídas e não tenham sido alteradas.

Funções e fluxo de trabalho

Funções

Quem registra o evento precisa ser um usuário interno, porque os subcontratados não podem criar tickets. Os subcontratados podem adicionar fotos e comentários aos tickets atribuídos a eles, por exemplo quando uma disciplina documenta danos ao seu próprio trabalho. Leia mais em Tipos de usuários.

Fluxo de trabalho

O processo tem quatro etapas: registrar, avaliar e notificar, congelar, consultar.

1. Registrar. No dia do evento, o gerente de obra cria um ticket de evidência na planta com fotos, uma descrição e a categoria de pleito.
2. Avaliar e notificar. O gerente de projeto revisa os novos tickets de evidência toda semana, decide quais eventos precisam de notificação, envia-a dentro do prazo contratual e guarda a notificação em Documentos.
3. Congelar. Depois que um evento é documentado e notificado, o ticket é bloqueado para que o registro não possa ser alterado. Observações posteriores vão para os comentários.
4. Consultar. Quando o pleito é preparado, os tickets de evidência do período são filtrados e exportados como relatório com fotos e diário, junto com as execuções do SiteView e o diário de obra dos mesmos dias.

Cada etapa é explicada em Documentação de evidências e pleitos: Fluxos de trabalho no PlanRadar.

O exemplo destes artigos

Uma construtora executa a ampliação de uma escola ao longo de 18 meses, enquanto a escola existente continua em funcionamento. O contrato exige notificação de qualquer evento que cause atraso em até 14 dias. Durante o projeto, os desenhos estruturais revisados chegam com atraso, a escola fecha a via de acesso nas semanas de provas e uma empresa de andaimes danifica a nova fachada. O gerente de obra registra cada evento no dia, o gerente de projeto envia as notificações, e o pleito de extensão de prazo no final é montado a partir dos tickets.

O exemplo usa um formulário chamado Evidência, uma lista Categoria de pleito, uma planta por pavimento mais uma planta de implantação e uma execução semanal do SiteView. Quando uma decisão poderia razoavelmente ser tomada de outra forma, uma breve nota indica a alternativa.

Planejar a configuração das evidências

Um ticket por evento

Um evento, um ticket. O desenho estrutural atrasado é um ticket. O fechamento da via de acesso é um ticket. Se o fechamento durar três semanas, continua sendo um ticket, com fotos e comentários adicionados nos dias em que ele continua.

Não reúna evidências apenas no relatório diário de obra. O relatório de obra registra o dia. O ticket de evidência registra o evento em todos os dias que ele dura, e o pleito é montado por evento. Mantenha os dois e faça referência de um ao outro. Leia mais em Site Reports: Overview.

Quais campos?

• Categoria de pleito como lista: Informação atrasada, Acesso, Instrução, Danos por terceiros, Condições imprevistas, Clima, Outros. É o campo pelo qual você filtra ao montar o pleito.
• Data do evento como campo de data, o dia em que o evento aconteceu. A data de criação do ticket é registrada automaticamente, mas o evento pode ter começado antes de o ticket ser criado.
• Prazo da notificação como prazo do ticket: a data do evento mais o prazo de notificação do seu contrato. Atribua o ticket ao gerente de projeto responsável pela notificação, que recebe um lembrete antes do prazo.
• Notificação enviada em como campo de data.
• Efeito como campo de texto longo: o que o evento interrompeu ou alterou, quais disciplinas ficaram paradas, quais áreas foram afetadas.
• Fotos antes e Fotos depois como campos de anexo, quando o estado antes e depois importa, por exemplo em danos.

Todo valor que você quiser filtrar ou contar precisa ser um campo de lista, de data ou de número. Leia mais em Tipos de campo.

Como as evidências são congeladas?

Um registro editado é uma evidência mais fraca. Decida quando e como o ticket é congelado:

• Ative Bloqueio nas configurações do formulário. Bloqueie o ticket depois que o evento estiver documentado e a notificação tiver sido enviada. Os campos e anexos de um ticket bloqueado não podem mais ser alterados. Status, responsável, receptores, progresso e comentários continuam editáveis, então os desdobramentos posteriores são adicionados como comentários. Leia mais em Bloquear um tíquete.
• Quando a equipe de obra da outra parte concordar com os fatos no local, por exemplo a extensão de um dano, peça que assine o ticket. Assinar o bloqueia. Leia mais em Assinar um tíquete.
• Desbloquear exige a permissão Conta e remove todas as assinaturas. Deixe essa permissão com o menor número possível de pessoas.

O diário registra cada alteração com usuário e horário, esteja o ticket bloqueado ou não. O bloqueio impede a alteração. O diário mostra que nenhuma foi feita. Leia mais em Acompanhar a atividade em um tíquete no diário.

Assinaturas e bloqueio estão disponíveis em contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022.

Como as fotos são tiradas?

• Tire uma foto ampla que mostre onde e uma foto próxima que mostre o quê.
• Fotografe com o aplicativo PlanRadar de dentro do ticket, para que a foto seja anexada na hora.
• Permita as posições GPS para fotos nas configurações do aplicativo, para que a posição seja guardada nos metadados da foto. Leia mais em Adicionar anexos a tickets e Configurações do aplicativo no aplicativo móvel.
• Se precisar marcar algo em uma foto, tire uma segunda foto e faça as anotações nela com o editor de fotos, para que o original sem marcações seja mantido. Leia mais em Editor de fotos.
• Os vídeos podem ter até 2 minutos e são úteis para infiltração de água ou vibração.

Para onde vão as notificações e as correspondências?

Guarde cada notificação, carta e e-mail sobre um evento em Documentos, em uma pasta por evento ou por categoria de pleito, e anexe uma cópia ao ticket de evidência. O ticket então mostra a evidência e a notificação juntas. O Gerenciamento de documentos está disponível em contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022. Leia mais em Anexar documentos a tickets por meio do gerenciamento de documentos no Webapp e Exibir o registro de atividades de arquivos e pastas no Webapp.

O que evitar

• Registrar o evento no fim da semana. O diário mostra quando o ticket foi criado, e um ticket criado dez dias depois do evento não é contemporâneo.
• Vários eventos em um ticket. Eles serão notificados, avaliados e pleiteados separadamente.
• Fotos sem posição na planta. "Em algum lugar do lado leste" perde em uma disputa.
• Editar a descrição depois de a notificação ter sido enviada. Adicione um comentário em vez disso.
• Evidências no celular de alguém. Se não estiverem em um ticket, desaparecem quando o celular ou a pessoa desaparecer.
• Tratar o ticket como a notificação. O contrato determina como uma notificação é feita. Envie-a dessa forma e guarde-a.

Suporte de IA para a documentação de evidências e pleitos

Um agente de IA só cria um ticket, um comentário ou um e-mail. Ele não pode alterar, bloquear nem excluir evidências. Leia mais em Criar e gerenciar os seus agentes de IA.

Etapas para documentar evidências no PlanRadar

Documentação de evidências e pleitos: Fluxos de trabalho no PlanRadar explica cada etapa: configurar o formulário e as pastas, registrar um evento na obra, avaliar e notificar, congelar o registro e consultar as evidências para um pleito.

Outras possibilidades

• Grave uma execução semanal do SiteView, para que o estado de cada área fique documentado em datas que ninguém imaginava que seriam importantes. Leia mais em SiteView.
• Coloque tickets de evidência na imagem 360° onde está o evento. Leia mais em Adicionar ingressos a imagens de 360° no aplicativo da Web.
• Compare duas datas lado a lado no SiteView. Leia mais em Visualizar e navegar em imagens de 360°.
• Registre eventos off-line. O aplicativo móvel guarda tickets e fotos sem sinal e sincroniza depois. Leia mais em Trabalhando off-line.
• Use o diário de obra para o clima, o efetivo e as horas perdidas, de que o pleito precisa junto com os tickets de evento. Leia mais em Site Reports: Overview.
• Registre os danos existentes antes do início das obras, para que os pleitos contra você possam ser respondidos. Leia mais em Condition Surveys: Overview.
• Exporte o projeto inteiro com todos os tickets, fotos e documentos como arquivo ZIP para o seu advogado. Leia mais em Exportar um projeto no Webapp.