Održavanje i popravci: Tijekovi rada u PlanRadaru

Pregled

Ovaj članak prolazi kroz proces održavanja iz članka Održavanje i popravci: Pregled redoslijedom kojim se odvija: postavljanje registra opreme u uredu, postavljanje ponavljajućeg održavanja, izvođenje planiranog održavanja i popravaka na lokaciji te izvještavanje vlasnika.

Primjer je tim za upravljanje objektima koji upravlja trima poslovnim zgradama s četiri vanjska izvođača održavanja i dva interna tehničara, jednim projektom po zgradi i naljepnicom s QR kodom na svakom komadu opreme. Koraci pretpostavljaju da znate kako pojedine značajke funkcioniraju. Svaki korak upućuje na članak o značajci.

Pristup i dozvole

Postavljanje registra (ured, webapp)

Izrada popisa

• Vrsta opreme: Klima-komora, Kotao, Pumpa, Rashladnik, Dizalo, Centrala vatrodojave, Sigurnosna svjetiljka, Razdjelni ormar.
• Vrsta održavanja: Servis, Pregled, Zakonsko ispitivanje, Očitanje.
• Kategorija popravka: Grijanje, Ventilacija, Vodoinstalacije, Elektroinstalacije, Vrata i prozori, Dizalo, Ostalo.

Izrada obrasca Oprema

Izradite obrazac pod nazivom Oprema. Ostavite omogućene privitke i položaj na planu. Omogućite slijed numeriranja s prefiksom kao što je AS, kako bi oprema dobila redni broj koji se može napisati na naljepnicu opreme.

Izrada obrasca Održavanje

Izradite obrazac pod nazivom Održavanje u Obrasci i popisi ticketa > Obrasci ticketa pomoću Novi obrazac ticketa. Dodajte unaprijed definirana polja kao što su Status i Nadređen ticket iz Dodajte unaprijed definirano polje, a prilagođena polja iz Izradi polje. Pročitajte više u Izrada i uređivanje obrazaca. Kliknite polje kako biste postavili njegova svojstva, na primjer kako biste ga učinili obaveznim ili mu dodijelili popis Vrsta održavanja. Pročitajte više u Uredi svojstva polja.

Omogućite postavku obrasca Ponavljajuća aktivnost, kako bi se ticketi s ovim obrascem mogli ponavljati. Dodajte polje Nadređen ticket, kako bi se svaki ticket održavanja nalazio ispod svoje opreme.

Dajte podizvođačima dozvolu za uređivanje polja Servisni izvještaj. Pročitajte više u Izrada i uređivanje obrazaca, Vrste polja, Uredi postavke obrasca i Uredi dopuštenja polja.

Izrada obrasca Popravak

Izradite obrazac pod nazivom Popravak s poljima Naziv, Kategorija popravka, Odgovorna osoba, Prioritet, Dovršiti do, Status, poljem dugog teksta Opis, poljem privitka Fotografija nakon popravka koje podizvođači mogu uređivati te poljem Nadređen ticket za popravke na opremi.

Uloge i korisnici

• Upravitelj objekta: interni korisnik s ulogom koja ima dozvole za izradu ticketa, pregled svih ticketa i uređivanje svih ticketa koje korisnik može vidjeti.
• Interni tehničari: interni korisnici s istom ulogom, u grupi pod nazivom Tehničari.
• Izvođači: korisnici podizvođači, jedna grupa po tvrtki izvođača, na primjer KGH d.o.o. Pročitajte više u Stvaranje i upravljanje grupama.
• Vlasnik ili upravitelj imovine: promatrač.

Postavljanje projekta za svaku zgradu

1. Izradite jedan projekt po zgradi: kliknite Projekti, kliknite + Dodaj novi projekt, unesite naziv zgrade kao naziv projekta i kliknite Spremite. Pročitajte više u Stvorite i uredite projekt.
2. Prenesite jedan plan po katu, uz krov i strojarnice. Pročitajte više u Prijenos planova u web aplikaciji.
3. Dodajte tri obrasca u projekt. Pročitajte više u Upravljanje obrascima projekta.
4. Dodajte grupe izvođača, grupu Tehničari i promatrača vlasnika. Pročitajte više u Upravljanje grupama projekta.
5. Izradite tickete opreme. Za više od nekoliko desetaka komada opreme uvezite ih iz postojećeg popisa opreme. Uvoz postavlja svaki ticket na njegov plan ili mapu putem stupca Lokacija, ali ne postavlja položaj pribadače. Pročitajte više u Uvoz i ažuriranje ulaznica.
6. Postavite položaj na planu za svaki ticket opreme. Pročitajte više u Postavite, promijenite ili izbrišite plansku poziciju karte.

Povezivanje QR kodova

Naručite naljepnice s QR kodovima s informacijama koje daje PlanRadar, putem svog voditelja za uspjeh korisnika. Zatim na lokaciji, u mobilnoj aplikaciji:

1. Jednom omogućite značajku QR koda u postavkama aplikacije.
2. Otvorite ticket opreme.
3. Otvorite izbornik Više, a zatim dodirnite Poveznica na QR kod.
4. Skenirajte naljepnicu na opremi.

Svaki ticket može se povezati s jednim QR kodom. Nekoliko ticketa može se povezati s istim QR kodom, pa naljepnica opreme može otvarati i njezine tickete održavanja i popravaka: skeniranje tada prikazuje popis za odabir. Pročitajte više u Koristite QR kodove za povezivanje i otvaranje ulaznica.

Postavljanje ponavljajućeg održavanja (ured, webapp)

Izradite jedan ticket Održavanje po komadu opreme i ponavljajućem zadatku, kao podređeni ticket opreme.

1. Izradite ticket s obrascem Održavanje na položaju opreme na planu. Pročitajte više u Izradi ticketi.
2. Ispunite naziv, na primjer "Klima-komora 2, tromjesečna zamjena filtara", vrstu održavanja i grupu izvođača kao odgovornu osobu.
3. U polju Nadređen ticket odaberite ticket opreme, na primjer "Klima-komora 2, strojarnica na krovu". Pročitajte više u Koristite podulaznice.
4. Spremite ticket.
5. Kliknite Konfigurirajte vrijeme ponavljanja.
6. Označite potvrdni okvir Aktivirajte ponavljanje.
7. Odaberite Mjesečno i označite potvrdni okvir Ponoviti svaki tjedan.
8. U padajućim izbornicima odaberite prvi ponedjeljak u mjesecu. Unesite 3 kao broj mjeseci i 07:00 kao vrijeme.
9. Izborno: odaberite Dodajte bilješku i upišite referencu na standard održavanja ili ugovor. Bilješka je vidljiva samo korisnicima koji mogu postavljati ponavljanja.
10. Kliknite Spremite.

U svakom razmaku status ticketa vraća se na Otvoreno, a zadatak se ponovno pojavljuje na svakom popisu otvorenih ticketa. Ništa se drugo na ticketu ne mijenja: rok ostaje kakav jest, a polja zadržavaju vrijednosti iz zadnjeg posjeta dok ih sljedeći posjet ne promijeni. Pročitajte više u Postavite datum ponavljanja za ulaznice.

Za opremu s mnogo ponavljajućih zadataka, na primjer dizalo s mjesečnim servisom i godišnjim zakonskim ispitivanjem, izradite jedan ticket Održavanje po zadatku s vlastitim ponavljanjem.

Izvođenje planiranog održavanja (lokacija, mobilna aplikacija)

Izvođač ili interni tehničar vidi otvorene tickete Održavanje dodijeljene njegovoj grupi.

1. Dođite do opreme i skenirajte njezin QR kod aplikacijom PlanRadar ili kamerom telefona.
2. S popisa odaberite ticket Održavanje.
3. Postavite status na U tijeku.
4. Obavite radove.
5. Interni tehničari: označite stavke kontrolne liste i unesite Očitanje. Izvođači: prenesite servisni izvještaj i fotografiju u polje Servisni izvještaj.
6. Napišite komentar ako je utvrđeno nešto što zahtijeva popravak, na primjer "Buka ležaja na motoru ventilatora, preporučuje se zamjena".
7. Postavite status na Riješeno.

Ako se pri posjetu utvrdi kvar, upravitelj objekta izrađuje ticket Popravak ispod opreme kako je opisano u odjeljku Prijava i otklanjanje kvara u nastavku.

U strojarnicama često nema signala. Nastavite raditi. Aplikacija se sinkronizira kasnije. Pročitajte više u Rad izvan mreže.

Provjera i zatvaranje

1. Filtrirajte riješene tickete Održavanje. Pročitajte više u Filter ulaznice.
2. Provjerite servisni izvještaj, kontrolnu listu i očitanje.
3. Postavite status na Zatvoreno. To mogu napraviti samo interni korisnici.

Ticket ostaje Zatvoreno dok ga sljedeći razmak ponovno ne otvori. Promjene statusa, komentari, očitanja i privitci svakog posjeta bilježe se u zapisnik ticketa s korisnikom i vremenom, tako da je povijest održavanja opreme na jednom mjestu. Pročitajte više u Pratite aktivnost na ulaznici u dnevniku.

Prijava i otklanjanje kvara

Prijava (domar, tehničar ili upravitelj objekta)

1. Dodirnite položaj kvara na planu i odaberite obrazac Popravak. Ako je kvar na opremi, u polju Nadređen ticket dodirnite Dodaj roditeljsku kartu i odaberite ticket opreme, kako bi se popravak prikazao ispod opreme.
2. Fotografirajte kvar.
3. Ispunite polja:
   Naziv: "Pokvaren zatvarač vrata, protupožarna vrata stubište B, 2. kat".
   Kategorija popravka: Vrata i prozori.
   Prioritet: Visoki.
   Odgovorna osoba: odgovorna grupa izvođača.
   Dovršiti do: prema vremenu odziva za taj prioritet.
   Opis: što nije u redu. Izdiktirajte ga ako su vam ruke zauzete. Pročitajte više u Popunite polja za ulaznice glasom.
4. Spremite. Grupa izvođača dobiva obavijest e-poštom i push obavijest.

Otklanjanje (izvođač)

1. Otvorite ticket i postavite status na U tijeku.
2. Otklonite kvar.
3. Prenesite fotografiju rezultata u polje Fotografija nakon popravka.
4. Postavite status na Riješeno.

Ako je za popravak potreban dio koji se mora naručiti, napišite komentar s očekivanim datumom i postavite status na Povratne informacije. Upravitelj objekta postavlja novi rok. Pročitajte više u Postavite status i napredak tiketa.

Provjera i zatvaranje (upravitelj objekta)

Provjerite fotografiju ili popravak na lokaciji i postavite status na Zatvoreno ili ga vratite na U tijeku uz komentar.

Izvještavanje vlasnika (ured, webapp)

Mjesečno

1. Za svaku zgradu filtrirajte tickete Održavanje i Popravak koji nisu Zatvoreno te tickete Popravak za koje vrijedi Rok je prekoračen za najmanje 1 dan. Ticket Održavanje koji je nakon svog razmaka i dalje Otvoreno zadatak je s prekoračenim rokom, jer ponavljanje ne pomiče rok.
2. Svakom izvođaču pošaljite izvještaj o ticketima kao PDF s njegovim otvorenim ticketima i ticketima s prekoračenim rokom. Pročitajte više u Napravite izvješće o ulaznicama (PDF).
3. Vlasniku pošaljite izvještaj o ticketima zatvorenima u tom mjesecu, uključujući zapisnik kada vlasnik treba vidjeti kada je koji zadatak obavljen. Pročitajte više u Izvješća o ulaznicama.

Po svim zgradama

Statistika na ploči računa prikazuje trenutačno stanje u svim zgradama: otvorene popravke po kategoriji, po izvođaču i po zgradi te tickete Održavanje po statusu. Za očitanja grafikon može prikazati zbroj, prosjek, minimum ili maksimum trenutačnih vrijednosti polja Očitanje. Pročitajte više u Statistika.

Za reviziju

Kada revizor ili osiguravatelj traži dokaz da je oprema održavana:

1. Otvorite ticket opreme i njegove podređene tickete Održavanje i Popravak.
2. Izradite izvještaj o tim ticketima sa zapisnikom, servisnim izvještajima i fotografijama. U predlošku izvještaja o ticketima postavite Zapisnik na Uključite zapise aktivnosti i komentare i dodajte Servisni izvještaj i Fotografija nakon popravka kao atribute, kako bi njihove fotografije bile uključene. Za uključivanje servisnih izvještaja u PDF-u odaberite i Uključite samo dokumente ticketa. Pročitajte više u Napravite osnovne predloške izvješća o ulaznicama.
3. Izvezite tickete u Excel ako revizor želi popis. Pročitajte više u Izvezite ulaznice u Excel u Webapp-u.