Konserwacja i naprawy: Przepływy pracy w PlanRadar

Przegląd

Ten artykuł przeprowadza przez proces konserwacji z Konserwacja i naprawy: Przegląd w kolejności, w jakiej się odbywa: konfiguracja rejestru urządzeń w biurze, konfiguracja konserwacji cyklicznej, wykonywanie konserwacji planowej i napraw na miejscu oraz raportowanie właścicielowi.

Przykładem jest zespół zarządzania nieruchomościami obsługujący trzy budynki biurowe z czterema zewnętrznymi firmami serwisowymi i dwoma technikami wewnętrznymi, z jednym projektem na budynek i etykietą z kodem QR na każdym urządzeniu. Kroki zakładają, że wiesz, jak działają poszczególne funkcje. Każdy krok zawiera link do artykułu o danej funkcji.

Dostęp i uprawnienia

Konfiguracja rejestru (biuro, aplikacja internetowa)

Utwórz listy

• Typ urządzenia: Centrala wentylacyjna, Kocioł, Pompa, Agregat chłodniczy, Dźwig, Centrala sygnalizacji pożaru, Oprawa oświetlenia awaryjnego, Rozdzielnica.
• Rodzaj konserwacji: Serwis, Przegląd, Badanie ustawowe, Odczyt.
• Kategoria naprawy: Ogrzewanie, Wentylacja, Instalacje sanitarne, Instalacje elektryczne, Drzwi i okna, Dźwig, Inne.

Utwórz formularz urządzenia

Utwórz formularz o nazwie Urządzenie. Pozostaw włączone załączniki i pozycję na planie. Włącz sekwencję numeracji z prefiksem, na przykład AS, aby urządzenia otrzymywały kolejny numer, który można zapisać na etykiecie urządzenia.

Utwórz formularz konserwacji

Utwórz formularz o nazwie Konserwacja w Formularze i listy > Formularze za pomocą Nowy formularz. Dodaj pola predefiniowane, takie jak Status i Zadanie nadrzędne, za pomocą Dodaj pole predefiniowane, a pola niestandardowe za pomocą Utwórz pole. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja formularzy. Kliknij pole, aby ustawić jego właściwości, na przykład aby uczynić je obowiązkowym lub przypisać mu listę Rodzaj konserwacji. Więcej informacji znajdziesz w Edycja właściwości pola.

Włącz ustawienie formularza Aktywność cykliczna, aby zgłoszenia z tym formularzem mogły się powtarzać. Dodaj pole Zadanie nadrzędne, aby każde zgłoszenie konserwacji znajdowało się pod swoim urządzeniem.

Nadaj podwykonawcom uprawnienie do edycji pola Raport serwisowy. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja formularzy, Typy pól, Edycja ustawień formularza i Uprawnienia do edycji pola.

Utwórz formularz naprawy

Utwórz formularz o nazwie Naprawa z polami Tytuł, Kategoria naprawy, Wykonawca zadania, Priorytet, Zrealizować do, Status, polem długiego tekstu Opis, polem załącznika Zdjęcie po naprawie, które podwykonawcy mogą edytować, oraz polem Zadanie nadrzędne dla napraw urządzeń.

Role i użytkownicy

• Facility manager: użytkownik wewnętrzny z rolą, która ma uprawnienia do tworzenia zgłoszeń, wyświetlania wszystkich zgłoszeń i edycji wszystkich zgłoszeń, które użytkownik może wyświetlać.
• Technicy wewnętrzni: użytkownicy wewnętrzni z tą samą rolą, w grupie o nazwie Technicy.
• Wykonawcy: użytkownicy podwykonawcy, jedna grupa na każdą firmę wykonawczą, na przykład HVAC Sp. z o.o. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i zarządzanie grupami.
• Właściciel lub asset manager: obserwator.

Skonfiguruj projekt każdego budynku

1. Utwórz jeden projekt na budynek: kliknij Projekty, kliknij + Dodaj nowy projekt, wpisz nazwę budynku jako nazwę projektu i kliknij Zapisz. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja projektu.
2. Prześlij jeden plan na piętro oraz plany dachu i maszynowni. Więcej informacji znajdziesz w Przesyłanie planów w aplikacji internetowej.
3. Dodaj trzy formularze do projektu. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie formami projektu.
4. Dodaj grupy wykonawców, grupę Technicy i obserwatora właściciela. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie grupami projektu.
5. Utwórz zgłoszenia urządzeń. Przy więcej niż kilkudziesięciu urządzeniach zaimportuj je z istniejącej listy urządzeń. Import umieszcza każde zgłoszenie na jego planie lub w folderze za pomocą kolumny Lokalizacja, ale nie ustawia pozycji pinezki. Więcej informacji znajdziesz w Importowanie i aktualizowanie biletów.
6. Ustaw pozycję na planie każdego zgłoszenia urządzenia. Więcej informacji znajdziesz w Ustawianie, zmienianie lub usuwanie pozycji biletu w planie.

Połącz kody QR

Zamów etykiety z kodami QR z informacjami dostarczonymi przez PlanRadar, za pośrednictwem swojego customer success managera. Następnie na miejscu, w aplikacji mobilnej:

1. Jednorazowo włącz funkcję kodów QR w ustawieniach aplikacji.
2. Otwórz zgłoszenie urządzenia.
3. Otwórz menu More, a następnie dotknij Link do kodu QR.
4. Zeskanuj etykietę na urządzeniu.

Każde zgłoszenie można połączyć z jednym kodem QR. Kilka zgłoszeń można połączyć z tym samym kodem QR, więc etykieta urządzenia może też otwierać jego zgłoszenia konserwacji i napraw: po zeskanowaniu wyświetla się wtedy lista do wyboru. Więcej informacji znajdziesz w Proszę używać kodów QR do łączenia i otwierania biletów.

Konfiguracja konserwacji cyklicznej (biuro, aplikacja internetowa)

Utwórz jedno zgłoszenie Konserwacja na każde urządzenie i zadanie cykliczne, jako podzgłoszenie urządzenia.

1. Utwórz zgłoszenie z formularzem Konserwacja w miejscu urządzenia na planie. Więcej informacji znajdziesz w Proszę utworzyć Zadania.
2. Wpisz tytuł, na przykład „AHU 2, kwartalna wymiana filtrów”, rodzaj konserwacji i grupę wykonawcy jako wykonawcę zadania.
3. W polu Zadanie nadrzędne wybierz zgłoszenie urządzenia, na przykład „AHU 2, maszynownia na dachu”. Więcej informacji znajdziesz w Proszę używać biletów cząstkowych.
4. Zapisz zgłoszenie.
5. Kliknij Ustal częstotliwość powtarzania.
6. Zaznacz pole wyboru Włącz przypomnienie.
7. Wybierz Co miesiąc i zaznacz pole wyboru Uruchom w konkretny dzień tygodnia.
8. Na listach rozwijanych wybierz pierwszy poniedziałek miesiąca. Wpisz 3 jako liczbę miesięcy i 07:00 jako godzinę.
9. Opcjonalnie: wybierz Dodaj notatkę i wpisz odniesienie do normy konserwacyjnej lub umowy. Notatka jest widoczna tylko dla użytkowników, którzy mogą ustawiać powtarzanie.
10. Kliknij Zapisz.

W każdym interwale status zgłoszenia jest przywracany na Otwarte, a zadanie pojawia się ponownie na każdej liście otwartych zgłoszeń. Nic innego w zgłoszeniu się nie zmienia: termin pozostaje bez zmian, a pola zachowują wartości z ostatniej wizyty, dopóki następna wizyta ich nie zmieni. Więcej informacji znajdziesz w Proszę ustawić datę powtórzenia dla biletów.

Dla urządzenia z wieloma zadaniami cyklicznymi, na przykład dźwigu z comiesięcznym serwisem i corocznym badaniem ustawowym, utwórz jedno zgłoszenie Konserwacja na zadanie, z własnym powtarzaniem.

Wykonywanie konserwacji planowej (na miejscu, aplikacja mobilna)

Wykonawca lub technik wewnętrzny widzi otwarte zgłoszenia Konserwacja przypisane do jego grupy.

1. Podejdź do urządzenia i zeskanuj jego kod QR aplikacją PlanRadar lub aparatem telefonu.
2. Wybierz zgłoszenie Konserwacja z listy.
3. Ustaw status na W toku.
4. Wykonaj pracę.
5. Technicy wewnętrzni: zaznacz pozycje listy kontrolnej i wpisz Odczyt. Wykonawcy: prześlij raport serwisowy i zdjęcie do pola Raport serwisowy.
6. Napisz komentarz, jeśli stwierdzono coś, co wymaga naprawy, na przykład „Hałas łożyska silnika wentylatora, zalecana wymiana”.
7. Ustaw status na Rozwiązane.

Jeśli podczas wizyty zostanie wykryta usterka, facility manager tworzy zgłoszenie Naprawa pod urządzeniem, jak opisano poniżej w Zgłoś i usuń usterkę.

W maszynowniach często nie ma zasięgu. Pracuj dalej. Aplikacja zsynchronizuje dane później. Więcej informacji znajdziesz w Praca w trybie offline.

Sprawdź i zamknij

1. Przefiltruj zgłoszenia Konserwacja ze statusem Rozwiązane. Więcej informacji znajdziesz w Proszę filtrować bilety.
2. Sprawdź raport serwisowy, listę kontrolną i odczyt.
3. Ustaw status na Zamknięte. Mogą to zrobić tylko użytkownicy wewnętrzni.

Zgłoszenie pozostaje Zamknięte, dopóki następny interwał go nie otworzy. Zmiany statusu, komentarze, odczyty i załączniki z każdej wizyty są zapisywane w dzienniku zgłoszenia z użytkownikiem i godziną, więc historia konserwacji urządzenia jest w jednym miejscu. Więcej informacji znajdziesz w Śledzenie aktywności na bilecie w dzienniku.

Zgłoś i usuń usterkę

Zgłoszenie (dozorca, technik lub facility manager)

1. Dotknij miejsca usterki na planie i wybierz formularz Naprawa. Jeśli usterka dotyczy urządzenia, dotknij Add parent ticket w polu Zadanie nadrzędne i wybierz zgłoszenie urządzenia, aby naprawa pojawiła się pod urządzeniem.
2. Zrób zdjęcie usterki.
3. Wypełnij pola:
   Tytuł: „Uszkodzony samozamykacz, drzwi przeciwpożarowe klatka B, piętro 2”.
   Kategoria naprawy: Drzwi i okna.
   Priorytet: Wysoki.
   Wykonawca zadania: grupa odpowiedzialnego wykonawcy.
   Zrealizować do: zgodnie z czasem reakcji dla danego priorytetu.
   Opis: co jest nie tak. Jeśli masz zajęte ręce, podyktuj go. Więcej informacji znajdziesz w Wypełnianie pól biletów głosem.
4. Zapisz. Grupa wykonawcy otrzymuje powiadomienie e-mail i push.

Usunięcie (wykonawca)

1. Otwórz zgłoszenie i ustaw status na W toku.
2. Usuń usterkę.
3. Prześlij zdjęcie efektu do pola Zdjęcie po naprawie.
4. Ustaw status na Rozwiązane.

Jeśli naprawa wymaga części, którą trzeba zamówić, napisz komentarz z przewidywaną datą i ustaw status na Uwagi. Facility manager ustawia nowy termin. Więcej informacji znajdziesz w Ustawianie statusu i postępu zgłoszenia.

Sprawdzenie i zamknięcie (facility manager)

Sprawdź zdjęcie lub naprawę na miejscu i ustaw status na Zamknięte albo przywróć W toku z komentarzem.

Raportowanie właścicielowi (biuro, aplikacja internetowa)

Co miesiąc

1. W każdym budynku przefiltruj zgłoszenia Konserwacja i Naprawa, które nie są Zamknięte, oraz zgłoszenia Naprawa, które są Zaległe o co najmniej 1 dzień. Zgłoszenie Konserwacja, które po swoim interwale jest nadal Otwarte, to zadanie przeterminowane, ponieważ powtarzanie nie przesuwa terminu.
2. Wyślij każdemu wykonawcy raport zgłoszeń w PDF z jego otwartymi i przeterminowanymi zgłoszeniami. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie raportu biletu (PDF).
3. Wyślij właścicielowi raport zgłoszeń zamkniętych w danym miesiącu, z dziennikiem, jeśli właściciel musi widzieć, kiedy wykonano każde zadanie. Więcej informacji znajdziesz w Raporty o biletach.

We wszystkich budynkach

Statystyki na panelu konta pokazują bieżący stan we wszystkich budynkach: otwarte naprawy według kategorii, wykonawcy i budynku oraz zgłoszenia Konserwacja według statusu. W przypadku odczytów wykres może pokazać sumę, średnią, minimum lub maksimum bieżących wartości pola Odczyt. Więcej informacji znajdziesz w Statystyki.

Na potrzeby audytu

Gdy audytor lub ubezpieczyciel prosi o dowód, że urządzenie było konserwowane:

1. Otwórz zgłoszenie urządzenia i jego podzgłoszenia Konserwacja i Naprawa.
2. Utwórz raport zgłoszeń z tych zgłoszeń z dziennikiem, raportami serwisowymi i zdjęciami. W szablonie raportu zgłoszeń ustaw Dziennik na Zawrzyj rejestr działań i i komentarze i dodaj Raport serwisowy oraz Zdjęcie po naprawie jako atrybuty, aby ich zdjęcia zostały uwzględnione. Aby uwzględnić raporty serwisowe w PDF, zaznacz też Dołącz tylko dokumenty zadania. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie podstawowych szablonów raportów biletów.
3. Wyeksportuj zgłoszenia do Excela, jeśli audytor chce listę. Więcej informacji znajdziesz w Eksportowanie zgłoszeń do programu Excel w aplikacji internetowej.