Wartung & Instandsetzung: Workflows in PlanRadar

Übersicht

Dieser Artikel führt durch den Wartungsprozess aus Wartung & Instandsetzung: Übersicht in der Reihenfolge, in der er abläuft: das Anlagenverzeichnis im Büro einrichten, die wiederkehrende Wartung einrichten, geplante Wartung und Reparaturen vor Ort durchführen und an den Eigentümer berichten.

Das Beispiel ist das Facility-Management-Team, das drei Bürogebäude mit vier externen Wartungsfirmen und zwei Haustechnikern betreut, mit einem Projekt pro Gebäude und einem QR-Code-Etikett an jeder Anlage. Die Schritte setzen voraus, dass Sie wissen, wie die einzelnen Features funktionieren. Jeder Schritt verlinkt auf den Artikel zum jeweiligen Feature.

Zugang & Berechtigungen

Verzeichnis einrichten (Büro, Webapp)

Listen erstellen

• Anlagentyp: RLT-Gerät, Heizkessel, Pumpe, Kältemaschine, Aufzug, Brandmeldezentrale, Notleuchte, Unterverteilung.
• Wartungsart: Service, Inspektion, Gesetzliche Prüfung, Ablesung.
• Reparaturkategorie: Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro, Türen und Fenster, Aufzug, Sonstiges.

Formular Anlage erstellen

Erstellen Sie ein Formular mit dem Namen Anlage. Lassen Sie Anhänge und Planposition aktiviert. Aktivieren Sie die Nummerierung mit einem Präfix wie AN, damit Anlagen eine fortlaufende Nummer erhalten, die auf das Anlagenetikett geschrieben werden kann.

Formular Wartung erstellen

Erstellen Sie unter Formulare und Listen > Formulare mit Neues Formular ein Formular mit dem Namen Wartung. Fügen Sie vordefinierte Felder wie Status und Übergeordnetes Ticket über Vordefiniertes Feld hinzufügen hinzu und die benutzerdefinierten Felder über Ein Feld erstellen. Lesen Sie mehr unter Formulare erstellen & bearbeiten. Klicken Sie auf ein Feld, um seine Eigenschaften festzulegen, zum Beispiel um es zum Pflichtfeld zu machen oder ihm die Liste Wartungsart zuzuweisen. Lesen Sie mehr unter Feldeigenschaften bearbeiten.

Aktivieren Sie die Formular-Einstellung Wiederholende Aktivität, damit sich Tickets mit diesem Formular wiederholen können. Fügen Sie das Feld Übergeordnetes Ticket hinzu, damit jedes Wartungsticket unter seiner Anlage liegt.

Geben Sie Auftragnehmern die Bearbeitungsberechtigung für Servicebericht. Lesen Sie mehr unter Formulare erstellen & bearbeiten, Feldtypen, Formular-Einstellungen bearbeiten und Feldberechtigungen bearbeiten.

Formular Reparatur erstellen

Erstellen Sie ein Formular mit dem Namen Reparatur mit Titel, Reparaturkategorie, Zuständiger, Priorität, Erledigen bis, Status, einem Feld Beschreibung vom Typ Langer Text, einem Anhangsfeld Foto nach Reparatur, das Auftragnehmer bearbeiten können, und dem Feld Übergeordnetes Ticket für Reparaturen an einer Anlage.

Rollen und Benutzer

• Facility Manager: ein In-House Benutzer mit einer Rolle, die bei Tickets Erstellen, Betrachten aller Tickets und Bearbeiten aller Tickets, die der Benutzer sehen kann, erlaubt.
• Haustechniker: In-House Benutzer mit derselben Rolle, in einer Gruppe mit dem Namen Techniker.
• Firmen: Auftragnehmer, eine Gruppe pro Firma, zum Beispiel HLK GmbH. Lesen Sie mehr unter Gruppen erstellen & verwalten.
• Eigentümer oder Asset Manager: ein Beobachter.

Gebäudeprojekte einrichten

1. Erstellen Sie ein Projekt pro Gebäude: Klicken Sie auf Projekte, klicken Sie auf + Neues Projekt erstellen, geben Sie den Namen des Gebäudes als Projektnamen ein und klicken Sie auf Speichern. Lesen Sie mehr unter Projekt erstellen & bearbeiten.
2. Laden Sie einen Plan pro Geschoss hoch, dazu das Dach und die Technikzentralen. Lesen Sie mehr unter Pläne in der Webapp hochladen.
3. Fügen Sie dem Projekt die drei Formulare hinzu. Lesen Sie mehr unter Formulare eines Projekts verwalten.
4. Fügen Sie die Firmengruppen, die Gruppe Techniker und den Beobachter des Eigentümers hinzu. Lesen Sie mehr unter Gruppen eines Projekts verwalten.
5. Erstellen Sie die Anlagentickets. Bei mehr als ein paar Dutzend Anlagen importieren Sie sie aus Ihrer vorhandenen Anlagenliste. Der Import legt jedes Ticket über die Spalte Location in seinem Plan oder Ordner ab, setzt aber nicht die Pin-Position. Lesen Sie mehr unter Tickets importieren & aktualisieren.
6. Legen Sie die Planposition jedes Anlagentickets fest. Lesen Sie mehr unter Planposition eines Tickets festlegen, ändern oder löschen.

QR-Codes verknüpfen

Bestellen Sie QR-Code-Etiketten mit den Informationen, die PlanRadar bereitstellt, über Ihren Customer Success Manager. Danach vor Ort in der mobilen App:

1. Aktivieren Sie das QR-Code-Feature einmalig in den App-Einstellungen.
2. Öffnen Sie das Anlagenticket.
3. Öffnen Sie das Menü Mehr und tippen Sie auf Link zum QR-Code.
4. Scannen Sie das Etikett an der Anlage.

Jedes Ticket kann mit einem QR-Code verknüpft werden. Mehrere Tickets können mit demselben QR-Code verknüpft werden, sodass das Etikett der Anlage auch ihre Wartungs- und Reparaturtickets öffnen kann: Beim Scannen erscheint dann eine Liste zur Auswahl. Lesen Sie mehr unter Verwendung von QR-Codes zum Verknüpfen und Öffnen von Tickets.

Wiederkehrende Wartung einrichten (Büro, Webapp)

Erstellen Sie ein Wartungsticket pro Anlage und wiederkehrender Aufgabe, als untergeordnetes Ticket der Anlage.

1. Erstellen Sie ein Ticket mit dem Formular Wartung an der Position der Anlage auf dem Plan. Lesen Sie mehr unter Ticket erstellen.
2. Füllen Sie den Titel aus, zum Beispiel „RLT 2, vierteljährlicher Filterwechsel“, sowie die Wartungsart und die Firmengruppe als Zuständigen.
3. Wählen Sie unter Übergeordnetes Ticket das Anlagenticket aus, zum Beispiel „RLT 2, Technikzentrale Dach“. Lesen Sie mehr unter Untergeordnete Tickets verwenden.
4. Speichern Sie das Ticket.
5. Klicken Sie auf Wiederholungszeiten konfigurieren.
6. Aktivieren Sie die Checkbox Wiederkehrende Aktivität aktivieren.
7. Wählen Sie Monatlich und aktivieren Sie die Checkbox Wiederkehrende Aktivität an einem Wochentag.
8. Wählen Sie in den Dropdown-Menüs den ersten Montag des Monats. Geben Sie 3 als Anzahl der Monate und 07:00 als Uhrzeit ein.
9. Optional: Aktivieren Sie Notiz hinzufügen und notieren Sie den Verweis auf die Wartungsnorm oder den Vertrag. Die Notiz ist nur für Benutzer sichtbar, die Wiederholungen festlegen können.
10. Klicken Sie auf Speichern.

In jedem Intervall wird der Status des Tickets auf Offen zurückgesetzt, und die Aufgabe erscheint wieder in jeder Liste offener Tickets. Sonst ändert sich nichts am Ticket: Das Fälligkeitsdatum bleibt unverändert, und die Felder behalten die Werte des letzten Einsatzes, bis der nächste Einsatz sie ändert. Lesen Sie mehr unter Setzen eines Wiederholungsdatums für Tickets.

Für eine Anlage mit mehreren wiederkehrenden Aufgaben, zum Beispiel einen Aufzug mit monatlicher Wartung und jährlicher gesetzlicher Prüfung, erstellen Sie ein Wartungsticket pro Aufgabe mit eigener Wiederholung.

Geplante Wartung durchführen (vor Ort, mobile App)

Die Firma oder der Haustechniker sieht die offenen Wartungstickets, die ihrer Gruppe zugewiesen sind.

1. Gehen Sie zur Anlage und scannen Sie ihren QR-Code mit der PlanRadar App oder der Kamera des Smartphones.
2. Wählen Sie das Wartungsticket aus der Liste.
3. Setzen Sie den Status auf In Bearbeitung.
4. Führen Sie die Arbeit aus.
5. Haustechniker: Haken Sie die Punkte der Checkliste ab und geben Sie den Messwert ein. Firmen: Laden Sie den Servicebericht und ein Foto in Servicebericht hoch.
6. Schreiben Sie einen Kommentar, wenn etwas festgestellt wurde, das eine Reparatur erfordert, zum Beispiel „Lagergeräusch am Ventilatormotor, Austausch empfohlen“.
7. Setzen Sie den Status auf Erledigt.

Wenn beim Einsatz eine Störung festgestellt wird, erstellt der Facility Manager ein Reparaturticket unter der Anlage, wie unten in Reparatur melden und beheben beschrieben.

Technikzentralen haben oft keinen Empfang. Arbeiten Sie einfach weiter. Die App synchronisiert später. Lesen Sie mehr unter Offline arbeiten.

Prüfen und abschließen

1. Filtern Sie nach Wartungstickets mit dem Status Erledigt. Lesen Sie mehr unter Tickets filtern.
2. Prüfen Sie den Servicebericht, die Checkliste und den Messwert.
3. Setzen Sie den Status auf Abgeschlossen. Das können nur In-House Benutzer.

Das Ticket bleibt abgeschlossen, bis das nächste Intervall es wieder öffnet. Die Statusänderungen, Kommentare, Messwerte und Anhänge jedes Einsatzes werden mit Benutzer und Zeitpunkt im Journal des Tickets festgehalten, sodass der Wartungsverlauf der Anlage an einem Ort liegt. Lesen Sie mehr unter Aktivitäten zu einem Ticket im Journal verfolgen.

Reparatur melden und beheben

Melden (Hausmeister, Techniker oder Facility Manager)

1. Tippen Sie auf die Position der Störung auf dem Plan und wählen Sie das Formular Reparatur. Wenn die Störung an einer Anlage auftritt, tippen Sie im Feld Übergeordnetes Ticket auf Übergeordnetes Ticket festlegen und wählen Sie das Anlagenticket aus, damit die Reparatur unter der Anlage erscheint.
2. Machen Sie ein Foto der Störung.
3. Füllen Sie die Felder aus:
   Titel: „Türschließer defekt, Brandschutztür Treppenhaus B, 2. OG“.
   Reparaturkategorie: Türen und Fenster.
   Priorität: Hoch.
   Zuständiger: die zuständige Firmengruppe.
   Erledigen bis: gemäß der Reaktionszeit für die Priorität.
   Beschreibung: was defekt ist. Diktieren Sie es, wenn Sie die Hände voll haben. Lesen Sie mehr unter Ticketfelder per Spracheingabe ausfüllen.
4. Speichern Sie. Die Gruppe der Firma wird per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert.

Beheben (Firma)

1. Öffnen Sie das Ticket und setzen Sie den Status auf In Bearbeitung.
2. Beheben Sie die Störung.
3. Laden Sie ein Foto des Ergebnisses in Foto nach Reparatur hoch.
4. Setzen Sie den Status auf Erledigt.

Wenn für die Reparatur ein Teil bestellt werden muss, schreiben Sie einen Kommentar mit dem voraussichtlichen Datum und setzen Sie den Status auf Rückfrage. Der Facility Manager legt ein neues Fälligkeitsdatum fest. Lesen Sie mehr unter Status und Fortschritt eines Tickets setzen.

Prüfen und abschließen (Facility Manager)

Prüfen Sie das Foto oder die Reparatur vor Ort und setzen Sie den Status auf Abgeschlossen, oder setzen Sie ihn mit einem Kommentar zurück auf In Bearbeitung.

An den Eigentümer berichten (Büro, Webapp)

Monatlich

1. Filtern Sie jedes Gebäude nach Wartungs- und Reparaturtickets, die nicht abgeschlossen sind, und nach Reparaturtickets, die Überfällig seit mindestens 1 Tag sind. Ein Wartungsticket, das nach seinem Intervall noch offen ist, ist die überfällige Aufgabe, denn die Wiederholung verschiebt das Fälligkeitsdatum nicht.
2. Senden Sie jeder Firma einen Ticketbericht als PDF mit ihren offenen und überfälligen Tickets. Lesen Sie mehr unter Ticketbericht (PDF) erstellen.
3. Senden Sie dem Eigentümer einen Ticketbericht der im Monat abgeschlossenen Tickets, einschließlich des Journals, wenn der Eigentümer sehen muss, wann jede Aufgabe erledigt wurde. Lesen Sie mehr unter Ticketberichte.

Gebäudeübergreifend

Statistiken auf einem Account-Board zeigen den aktuellen Stand über alle Gebäude: offene Reparaturen pro Kategorie, pro Firma und pro Gebäude sowie Wartungstickets pro Status. Für Messwerte kann ein Diagramm die Summe, den Mittelwert, das Minimum oder das Maximum der aktuellen Werte von Messwert anzeigen. Lesen Sie mehr unter Statistiken.

Für eine Prüfung

Wenn ein Prüfer oder Versicherer einen Nachweis verlangt, dass eine Anlage gewartet wurde:

1. Öffnen Sie das Anlagenticket und seine untergeordneten Wartungs- und Reparaturtickets.
2. Erstellen Sie einen Ticketbericht dieser Tickets mit dem Journal, den Serviceberichten und den Fotos. Setzen Sie in der Ticketbericht-Vorlage Journal auf Protokoll und Kommentare inkludieren und fügen Sie Servicebericht und Foto nach Reparatur als Attribute hinzu, damit deren Fotos enthalten sind. Um PDF-Serviceberichte einzuschließen, wählen Sie zusätzlich Nur Ticket Dokumente inkludieren. Lesen Sie mehr unter Basis Ticketbericht-Vorlagen erstellen.
3. Exportieren Sie die Tickets nach Excel, wenn der Prüfer eine Liste möchte. Lesen Sie mehr unter Tickets nach Excel exportieren in der Webapp.