Manutenzione e riparazioni: workflow in PlanRadar

Panoramica

Questo articolo ripercorre il processo di manutenzione descritto in Manutenzione e riparazioni: panoramica nell'ordine in cui avviene: impostazione del registro dei componenti in ufficio, impostazione della manutenzione ricorrente, esecuzione in loco della manutenzione programmata e delle riparazioni, e report al proprietario.

L'esempio è il team di facility management che gestisce tre edifici per uffici con quattro ditte esterne di manutenzione e due tecnici interni, un progetto per edificio e un'etichetta con codice QR su ogni componente. I passaggi presuppongono che conosca il funzionamento delle singole funzioni. Ogni passaggio rimanda all'articolo sulla funzione.

Accesso e autorizzazioni

Impostare il registro (ufficio, Webapp)

Creare le liste

• Tipo di componente: Unità di trattamento aria, Caldaia, Pompa, Gruppo frigo, Ascensore, Centrale di rivelazione incendi, Lampada di emergenza, Quadro elettrico.
• Tipo di manutenzione: Intervento, Ispezione, Verifica obbligatoria, Lettura.
• Categoria riparazione: Riscaldamento, Ventilazione, Impianti idraulici, Impianti elettrici, Porte e finestre, Ascensore, Altro.

Creare il modulo Componente

Crei un modulo chiamato Componente. Lasci attivi gli allegati e la posizione sulla planimetria. Attivi la numerazione progressiva con un prefisso come CO, così che i componenti ricevano un numero progressivo da riportare sull'etichetta del componente.

Creare il modulo Manutenzione

Crei un modulo chiamato Manutenzione in Moduli e liste > Moduli con + Crea nuovo modulo. Aggiunga i campi predefiniti come Stato e Ticket superiore da Aggiungi un campo predefinito, e i campi personalizzati da Crea un modulo. Per saperne di più, consulti Creare e modificare i moduli. Clicchi su un campo per impostarne le proprietà, ad esempio per renderlo obbligatorio o per assegnargli la lista Tipo di manutenzione. Per saperne di più, consulti Modifica delle proprietà del campo.

Attivi l'impostazione del modulo Attività ricorrente, così che i ticket con questo modulo possano ripetersi. Aggiunga il campo Ticket superiore, così che ogni ticket di manutenzione si trovi sotto il suo componente.

Conceda ai subappaltatori l'autorizzazione di modifica per Rapporto di intervento. Per saperne di più, consulti Creare e modificare i moduli, Tipi di campo, Modifica le impostazioni del modulo e Modifica le autorizzazioni del campo.

Creare il modulo Riparazione

Crei un modulo chiamato Riparazione con Titolo, Categoria riparazione, Destinatario, Priorità, Data di scadenza, Stato, un campo di testo lungo Descrizione, un campo allegato Foto dopo la riparazione modificabile dai subappaltatori e il campo Ticket superiore per le riparazioni su un componente.

Ruoli e utenti

• Facility manager: un utente interno con un ruolo che ha i permessi sui ticket Creare, Visualizzare tutti i ticket, Modificare tutti i ticket che l'utente può visualizzare.
• Tecnici interni: utenti interni con lo stesso ruolo, in un gruppo chiamato Tecnici.
• Ditte: utenti subappaltatori, un gruppo per ogni ditta, ad esempio Clima Srl. Per saperne di più, consulti Creare e gestire i gruppi.
• Proprietario o asset manager: un osservatore.

Impostare ogni progetto di edificio

1. Crei un progetto per edificio: clicchi su Progetti, clicchi su + Crea nuovo progetto, inserisca il nome dell'edificio come nome del progetto e clicchi su Salva. Per saperne di più, consulti Creare e modificare un progetto.
2. Carichi una planimetria per piano, più la copertura e le centrali tecniche. Per saperne di più, consulti Caricare planimetrie nella Webapp.
3. Aggiunga i tre moduli al progetto. Per saperne di più, consulti Gestire i moduli di un progetto.
4. Aggiunga i gruppi delle ditte, il gruppo Tecnici e l'osservatore del proprietario. Per saperne di più, consulti Gestire i gruppi di un progetto.
5. Crei i ticket dei componenti. Per più di qualche decina di componenti, li importi dal suo elenco di componenti esistente. L'importazione colloca ogni ticket sulla sua planimetria o cartella tramite la colonna Posizione, ma non imposta la posizione del segnaposto. Per saperne di più, consulti Importare e aggiornare i ticket.
6. Imposti la posizione sulla planimetria di ogni ticket di componente. Per saperne di più, consulti Impostare, modificare o eliminare la Posizione di piano di un ticket.

Collegare i codici QR

Ordini le etichette con codice QR con le informazioni fornite da PlanRadar, tramite il suo customer success manager. Poi, in loco, con l'App mobile:

1. Attivi una sola volta la funzione codice QR nelle impostazioni dell'app.
2. Apra il ticket del componente.
3. Apra il menu Altro, quindi tocchi Collegarsi al codice QR.
4. Scansioni l'etichetta sul componente.

Ogni ticket può essere collegato a un solo codice QR. Più ticket possono essere collegati allo stesso codice QR, quindi l'etichetta del componente può aprire anche i suoi ticket di manutenzione e riparazione: la scansione mostra allora un elenco tra cui scegliere. Per saperne di più, consulti Utilizzi i codici QR per collegare e aprire i ticket.

Impostare la manutenzione ricorrente (ufficio, Webapp)

Crei un ticket Manutenzione per ogni componente e attività ricorrente, come sub-ticket del componente.

1. Crei un ticket con il modulo Manutenzione nella posizione del componente sulla planimetria. Per saperne di più, consulti Creare un Ticket.
2. Compili il titolo, ad esempio "UTA 2, sostituzione trimestrale dei filtri", il tipo di manutenzione e il gruppo della ditta come destinatario.
3. In Ticket superiore, selezioni il ticket del componente, ad esempio "UTA 2, centrale tecnica in copertura". Per saperne di più, consulti Utilizzi i ticket secondari.
4. Salvi il ticket.
5. Clicchi su Configura la frequenza.
6. Selezioni la casella di controllo Abilita ripetizione.
7. Selezioni Mensile e selezioni la casella di controllo Ripeti nei giorni feriali.
8. Nei menu a tendina, scelga il primo lunedì del mese. Inserisca 3 come numero di mesi e 07:00 come ora.
9. Facoltativo: selezioni Aggiungi nota e scriva il riferimento alla norma o al contratto di manutenzione. La nota è visibile solo agli utenti che possono impostare le ripetizioni.
10. Clicchi su Salva.

A ogni intervallo lo stato del ticket viene riportato su Aperto, e l'attività ricompare in ogni elenco di ticket aperti. Nient'altro cambia sul ticket: la data di scadenza resta invariata, e i campi mantengono i valori dell'ultimo intervento finché l'intervento successivo non li modifica. Per saperne di più, consulti Impostare una data di ripetizione per i ticket.

Per un componente con molte attività ricorrenti, ad esempio un ascensore con un intervento mensile e una verifica obbligatoria annuale, crei un ticket Manutenzione per attività, ciascuno con la propria ripetizione.

Eseguire la manutenzione programmata (in loco, App mobile)

La ditta, o il tecnico interno, vede i ticket Manutenzione aperti assegnati al proprio gruppo.

1. Vada al componente e scansioni il suo codice QR con l'app PlanRadar o con la fotocamera del telefono.
2. Scelga il ticket Manutenzione dall'elenco.
3. Imposti lo stato su In corso.
4. Esegua il lavoro.
5. Tecnici interni: spuntino le voci della checklist e inseriscano la Lettura. Ditte: carichino il rapporto di intervento e una foto in Rapporto di intervento.
6. Scriva un commento se è stato riscontrato qualcosa che richiede una riparazione, ad esempio "Rumore del cuscinetto sul motore del ventilatore, sostituzione consigliata".
7. Imposti lo stato su Risolto.

Se l'intervento rileva un guasto, il facility manager crea un ticket Riparazione sotto il componente come descritto più avanti in Segnalare e riparare un guasto.

Le centrali tecniche spesso non hanno segnale. Continui a lavorare. L'app si sincronizza in seguito. Per saperne di più, consulti Lavorare offline.

Verificare e chiudere

1. Filtri i ticket Manutenzione in stato Risolto. Per saperne di più, consulti Filtrare i ticket.
2. Verifichi il rapporto di intervento, la checklist e la lettura.
3. Imposti lo stato su Chiuso. Solo gli utenti interni possono farlo.

Il ticket resta Chiuso finché l'intervallo successivo non lo riapre. I cambi di stato, i commenti, le letture e gli allegati di ogni intervento vengono registrati nel diario del ticket con utente e ora, quindi lo storico della manutenzione del componente è in un unico posto. Per saperne di più, consulti Traccia l'attività su un ticket nel Diario.

Segnalare e riparare un guasto

Segnalare (custode, tecnico o facility manager)

1. Tocchi la posizione del guasto sulla planimetria e scelga il modulo Riparazione. Se il guasto riguarda un componente, tocchi Aggiungere il ticket del genitore nel campo Ticket superiore e selezioni il ticket del componente, così che la riparazione compaia sotto il componente.
2. Scatti una foto del guasto.
3. Compili i campi:
   Titolo: "Chiudiporta rotto, porta tagliafuoco scala B, piano 2".
   Categoria riparazione: Porte e finestre.
   Priorità: Alta.
   Destinatario: il gruppo della ditta responsabile.
   Data di scadenza: in base al tempo di intervento previsto per la priorità.
   Descrizione: cosa non funziona. Se ha le mani occupate, la detti. Per saperne di più, consulti Riempire i campi del ticket con la voce.
4. Salvi. Il gruppo della ditta viene avvisato via e-mail e notifica push.

Riparare (ditta)

1. Apra il ticket e imposti lo stato su In corso.
2. Ripari il guasto.
3. Carichi una foto del risultato in Foto dopo la riparazione.
4. Imposti lo stato su Risolto.

Se la riparazione richiede un pezzo da ordinare, scriva un commento con la data prevista e imposti lo stato su Feedback. Il facility manager imposta una nuova data di scadenza. Per saperne di più, consulti Impostare lo stato e l'avanzamento di un ticket.

Verificare e chiudere (facility manager)

Verifichi la foto o la riparazione in loco e imposti lo stato su Chiuso, oppure lo riporti su In corso con un commento.

Riferire al proprietario (ufficio, Webapp)

Ogni mese

1. In ogni edificio, filtri i ticket Manutenzione e Riparazione che non sono Chiusi, e i ticket Riparazione In ritardo di almeno 1 giorno. Un ticket Manutenzione ancora Aperto dopo il suo intervallo è l'attività scaduta, perché la ripetizione non sposta la data di scadenza.
2. Invii a ogni ditta un report da ticket in PDF con i suoi ticket aperti e scaduti. Per saperne di più, consulti Creare un rapporto sui ticket (PDF).
3. Invii al proprietario un report da ticket dei ticket chiusi nel mese, includendo il diario quando il proprietario deve vedere quando è stata eseguita ciascuna attività. Per saperne di più, consulti Rapporti sui ticket.

Su tutti gli edifici

Le statistiche su una dashboard dell'account mostrano lo stato attuale di tutti gli edifici: riparazioni aperte per categoria, per ditta e per edificio, e ticket Manutenzione per stato. Per le letture, un grafico può mostrare somma, media, minimo o massimo dei valori attuali di Lettura. Per saperne di più, consulti Statistiche.

Per un audit

Quando un revisore o un assicuratore chiede la prova che un componente è stato manutenuto:

1. Apra il ticket del componente e i suoi sub-ticket Manutenzione e Riparazione.
2. Crei un report da ticket di questi ticket con il diario, i rapporti di intervento e le foto. Nel modello di report da ticket, imposti Registro su Includi registro delle attività e commenti, e aggiunga Rapporto di intervento e Foto dopo la riparazione come attributi, così che le loro foto siano incluse. Per includere i rapporti di intervento in PDF, selezioni anche Includi solo documenti di ticket. Per saperne di più, consulti Creare modelli di base di rapporti sui ticket.
3. Esporti i ticket in Excel se il revisore vuole un elenco. Per saperne di più, consulti Esportazione di ticket in Excel nella webapp.