Manutenção e reparos: Fluxos de trabalho no PlanRadar

Visão geral

Este artigo percorre o processo de manutenção de Manutenção e reparos: Visão geral na ordem em que ele acontece: configurar o cadastro de ativos no escritório, configurar a manutenção recorrente, executar a manutenção planejada e os reparos no local e relatar ao proprietário.

O exemplo é a equipe de facility management que administra três edifícios de escritórios com quatro prestadores de manutenção externos e dois técnicos internos, um projeto por edifício e uma etiqueta com código QR em cada ativo. As etapas pressupõem que você sabe como funcionam os recursos individuais. Cada etapa tem um link para o artigo do recurso.

Acesso e permissões

Configurar o cadastro (escritório, Webapp)

Criar as listas

• Tipo de ativo: Unidade de tratamento de ar, Caldeira, Bomba, Chiller, Elevador, Central de alarme de incêndio, Luminária de emergência, Quadro de distribuição.
• Tipo de manutenção: Serviço, Inspeção, Ensaio legal, Leitura.
• Categoria de reparo: Aquecimento, Ventilação, Hidráulica, Elétrica, Portas e janelas, Elevador, Outros.

Criar o formulário de ativo

Crie um formulário chamado Ativo. Mantenha anexos e posição na planta ativados. Ative a sequência de numeração com um prefixo como AT, para que os ativos recebam um número sequencial que possa ser escrito na etiqueta do ativo.

Criar o formulário de manutenção

Crie um formulário chamado Manutenção em Formulários e listas > Formulários com + Criar um novo formulário. Adicione campos predefinidos como Status e Ticket principal em Adicionar um campo predefinido, e os campos personalizados em Criar um campo. Leia mais em Criar e editar formulários. Clique em um campo para definir as propriedades dele, por exemplo para torná-lo obrigatório ou para atribuir a lista Tipo de manutenção. Leia mais em Editar propriedades do campo.

Ative a configuração de formulário Atividade recorrente, para que os tickets com este formulário possam se repetir. Adicione o campo Ticket principal, para que cada ticket de manutenção fique sob o seu ativo.

Dê aos subcontratados permissão de edição para Relatório de serviço. Leia mais em Criar e editar formulários, Tipos de campo, Editar configurações do formulário e Editar permissões de campo.

Criar o formulário de reparo

Crie um formulário chamado Reparo com Título, Categoria de reparo, Responsável, Prioridade, Prazo, Status, um campo de texto longo Descrição, um campo de anexo Foto após o reparo que os subcontratados podem editar e o campo Ticket principal para reparos em um ativo.

Funções e usuários

• Gerente de facilities: um usuário interno com uma função que tem, para tickets, Criar, Visualizar todos os tickets e Editar todos os tickets que o usuário pode visualizar.
• Técnicos internos: usuários internos com a mesma função, em um grupo chamado Técnicos.
• Prestadores: usuários subcontratados, um grupo por empresa prestadora, por exemplo Climatização Ltda. Leia mais em Criar e gerenciar grupos.
• Proprietário ou gestor de ativos: um observador.

Configurar cada projeto de edifício

1. Crie um projeto por edifício: clique em Projetos, clique em + Criar um novo projeto, insira o nome do edifício como nome do projeto e clique em Salvar. Leia mais em Criar e editar um projeto.
2. Faça o upload de uma planta por pavimento, mais a cobertura e as casas de máquinas. Leia mais em Carregar plantas no Webapp.
3. Adicione os três formulários ao projeto. Leia mais em Gerenciar formulários de um projeto.
4. Adicione os grupos dos prestadores, o grupo Técnicos e o observador do proprietário. Leia mais em Gerenciar grupos de um projeto.
5. Crie os tickets de ativos. Para mais do que algumas dezenas de ativos, importe-os da sua lista de ativos existente. A importação coloca cada ticket na sua planta ou pasta pela coluna Localização, mas não define a posição do marcador. Leia mais em Importar e atualizar tíquetes.
6. Defina a posição na planta de cada ticket de ativo. Leia mais em Definir, alterar ou excluir a posição planejada de um tíquete.

Vincular os códigos QR

Encomende as etiquetas com código QR com as informações que o PlanRadar fornece, por meio do seu customer success manager. Depois, no local, com o aplicativo móvel:

1. Ative uma vez o recurso de código QR nas configurações do aplicativo.
2. Abra o ticket do ativo.
3. Abra o menu More e toque em Link to QR code.
4. Leia a etiqueta no ativo.

Cada ticket pode ser vinculado a um código QR. Vários tickets podem ser vinculados ao mesmo código QR, então a etiqueta do ativo também pode abrir os seus tickets de manutenção e de reparo: ao lê-la, aparece uma lista para escolher. Leia mais em Use códigos QR para vincular e abrir ingressos.

Configurar a manutenção recorrente (escritório, Webapp)

Crie um ticket Manutenção por ativo e tarefa recorrente, como subticket do ativo.

1. Crie um ticket com o formulário Manutenção na posição do ativo na planta. Leia mais em Criar um Tickets.
2. Preencha o título, por exemplo "UTA 2, troca trimestral de filtros", o tipo de manutenção e o grupo do prestador como responsável.
3. Em Ticket principal, selecione o ticket do ativo, por exemplo "UTA 2, casa de máquinas da cobertura". Leia mais em Usar subtíquetes.
4. Salve o ticket.
5. Clique em Configurar o tempo de repetição.
6. Marque a caixa de seleção Ativar repetição.
7. Selecione Mensal e marque a caixa de seleção Repete nos dias úteis.
8. Nos menus suspensos, escolha a primeira segunda-feira do mês. Insira 3 como número de meses e 07:00 como horário.
9. Opcional: selecione Adicionar nota e escreva a referência à norma de manutenção ou ao contrato. A nota só é visível para usuários que podem definir repetições.
10. Clique em Salvar.

A cada intervalo, o status do ticket volta para Aberto, e a tarefa aparece de novo em todas as listas de tickets abertos. Nada mais muda no ticket: o prazo continua como está, e os campos mantêm os valores da última visita até a próxima visita alterá-los. Leia mais em Definir uma data de repetição para os tíquetes.

Para um ativo com muitas tarefas recorrentes, por exemplo um elevador com uma revisão mensal e um ensaio legal anual, crie um ticket Manutenção por tarefa, com a sua própria repetição.

Executar a manutenção planejada (local, aplicativo móvel)

O prestador, ou o técnico interno, vê os tickets Manutenção abertos atribuídos ao seu grupo.

1. Vá até o ativo e leia o código QR dele com o aplicativo PlanRadar ou com a câmera do celular.
2. Escolha o ticket Manutenção na lista.
3. Defina o status como Em andamento.
4. Execute o trabalho.
5. Técnicos internos: marquem os itens do checklist e insiram a Leitura. Prestadores: façam o upload do relatório de serviço e de uma foto em Relatório de serviço.
6. Escreva um comentário se foi encontrado algo que precisa de reparo, por exemplo "Ruído no rolamento do motor do ventilador, substituição recomendada".
7. Defina o status como Resolvido.

Se a visita encontrar uma falha, o gerente de facilities cria um ticket Reparo sob o ativo, conforme descrito em Relatar e corrigir um reparo abaixo.

As casas de máquinas muitas vezes não têm sinal. Continue trabalhando. O aplicativo sincroniza depois. Leia mais em Trabalhando off-line.

Conferir e fechar

1. Filtre os tickets Manutenção resolvidos. Leia mais em Filtrar ingressos.
2. Confira o relatório de serviço, o checklist e a leitura.
3. Defina o status como Fechado. Somente usuários internos podem fazer isso.

O ticket permanece Fechado até o próximo intervalo reabri-lo. As mudanças de status, os comentários, as leituras e os anexos de cada visita são registrados no diário do ticket com usuário e horário, então o histórico de manutenção do ativo fica em um só lugar. Leia mais em Acompanhar a atividade em um tíquete no diário.

Relatar e corrigir um reparo

Relatar (zelador, técnico ou gerente de facilities)

1. Toque na posição da falha na planta e escolha o formulário Reparo. Se a falha estiver em um ativo, toque em Add parent ticket no campo Ticket principal e selecione o ticket do ativo, para que o reparo apareça sob o ativo.
2. Tire uma foto da falha.
3. Preencha os campos:
   Título: "Fecha-porta quebrado, porta corta-fogo da escada B, 2º pavimento".
   Categoria de reparo: Portas e janelas.
   Prioridade: Alta.
   Responsável: o grupo do prestador responsável.
   Prazo: de acordo com o tempo de resposta da prioridade.
   Descrição: o que está errado. Dite-a se estiver com as mãos ocupadas. Leia mais em Preencher os campos do tíquete com voz.
4. Salve. O grupo do prestador é notificado por e-mail e por notificação push.

Corrigir (prestador)

1. Abra o ticket e defina o status como Em andamento.
2. Corrija a falha.
3. Faça o upload de uma foto do resultado em Foto após o reparo.
4. Defina o status como Resolvido.

Se o reparo precisar de uma peça que tem de ser encomendada, escreva um comentário com a data prevista e defina o status como Feedback. O gerente de facilities define um novo prazo. Leia mais em Definir status e andamento de um ticket.

Conferir e fechar (gerente de facilities)

Confira a foto ou o reparo no local e defina o status como Fechado, ou volte-o para Em andamento com um comentário.

Relatar ao proprietário (escritório, Webapp)

Mensalmente

1. Em cada edifício, filtre os tickets Manutenção e Reparo que não estão fechados e os tickets Reparo com Atrasado há pelo menos 1 dia. Um ticket Manutenção que continua Aberto após o seu intervalo é a tarefa atrasada, porque a repetição não altera o prazo.
2. Envie a cada prestador um relatório de tickets em PDF com os seus tickets abertos e atrasados. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF).
3. Envie ao proprietário um relatório de tickets dos tickets fechados no mês, incluindo o diário quando o proprietário precisar ver quando cada tarefa foi feita. Leia mais em Relatórios de bilhetes.

Em todos os edifícios

As estatísticas em um painel da conta mostram o estado atual de todos os edifícios: reparos abertos por categoria, por prestador e por edifício, e tickets Manutenção por status. Para as leituras, um gráfico pode mostrar a soma, a média, o mínimo ou o máximo dos valores atuais de Leitura. Leia mais em Estatísticas.

Para uma auditoria

Quando um auditor ou uma seguradora pede a comprovação de que um ativo recebeu manutenção:

1. Abra o ticket do ativo e os seus subtickets Manutenção e Reparo.
2. Crie um relatório de tickets desses tickets com o diário, os relatórios de serviço e as fotos. No modelo de relatório de tickets, defina Diário como Incluir registro de atividades e comentários e adicione Relatório de serviço e Foto após o reparo como atributos, para que as fotos deles sejam incluídas. Para incluir relatórios de serviço em PDF, selecione também Incluir apenas os documentos do ticket. Leia mais em Criar modelos básicos de relatórios de tíquetes.
3. Exporte os tickets para o Excel se o auditor quiser uma lista. Leia mais em Exportar tickets para o Excel no aplicativo da Web.