Aufgaben- & Auftragnehmermanagement: Übersicht

Über Aufgaben- & Auftragnehmermanagement

Aufgabenmanagement auf einem Bauprojekt bedeutet, Arbeit an die Personen zu delegieren, die sie ausführen, und zu überwachen, ob sie erledigt wurde. Eine Aufgabe kann eine Anweisung an einen Auftragnehmer sein, ein Punkt aus der Baubesprechung, eine Vorarbeit für das nächste Gewerk oder eine Anfrage an Ihr eigenes Team. Jede Aufgabe braucht einen Verantwortlichen, eine Frist und einen Status, den alle sehen können.

Die meisten Personen, die die Arbeit ausführen, sind nicht Ihre Angestellten. Es sind Auftragnehmer mit eigenen Polieren, eigenen Prioritäten und mehreren anderen Baustellen. Der Bauleiter des Generalunternehmers muss jederzeit wissen, welche Aufgaben offen sind, welche überfällig sind und welcher Auftragnehmer im Rückstand ist, ohne herumzutelefonieren.

Aufgabenmanagement ist eng mit dem Mängelmanagement verwandt, und beide nutzen dieselben Features. Der Unterschied liegt darin, woher die Arbeit kommt. Ein Mangel ist ein Fehler an bereits ausgeführter Arbeit. Eine Aufgabe ist Arbeit, die noch erledigt werden muss. Lesen Sie mehr unter Defect Management: Overview.

Woher Aufgaben kommen

Die Baubesprechung. Jede Koordinationsbesprechung endet mit einer Liste von Maßnahmen: wer macht was bis wann.
Der Terminplan. Die Arbeit der nächsten Wochen wird in konkrete Aufgaben pro Gewerk aufgeteilt.
Baustellenbegehungen. Der Bauleiter sieht etwas, das erledigt werden muss, zum Beispiel eine fehlende Absturzsicherung oder Material, das einen Zugangsweg blockiert.
Anweisungen des Bauherrn oder des Architekten, die an das Gewerk weitergegeben werden, das sie umsetzen muss.
Anfragen zwischen Gewerken, zum Beispiel braucht der Elektriker die Trockenbauwand auf einer Seite geschlossen, bevor er verkabelt.

Begriffe

Begriff	Bedeutung
Subcontractor, Trade Contractor	Englischer Begriff. Ein Unternehmen, das vom Generalunternehmer mit der Ausführung eines Gewerks beauftragt ist, zum Beispiel Trockenbau oder Elektro
Nachunternehmer, Subunternehmer	Deutschland, Österreich, Schweiz. Der Auftragnehmer des Generalunternehmers
Action Item	Englischer Begriff. Eine in einer Besprechung vereinbarte Aufgabe mit einem Verantwortlichen und einer Frist
Site Instruction	Englischer Begriff. Eine Anweisung vor Ort, die die empfangende Partei ausführen muss und die sich auf Kosten oder Termine auswirken kann
Look-ahead Plan	Englischer Begriff. Der detaillierte Plan für die nächsten zwei bis sechs Wochen, aus dem Rahmenterminplan in Aufgaben pro Gewerk heruntergebrochen
Bauzeitenplan, Terminplan	Deutschland, Österreich. Der Bauablaufplan, aus dem die Aufgaben der Gewerke abgeleitet werden

Wie auch immer die Aufgabe heißt, der Eintrag muss dieselben Fragen beantworten: was zu tun ist, wo, von wem, bis wann und ob es erledigt ist.

Was PlanRadar abdeckt

Eine Aufgabe ist in PlanRadar ein Ticket. Das Ticket enthält die Beschreibung, den Ort auf dem Plan, den Zuständigen, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität, einen Status und einen Fortschritt in Prozent. Der Zuständige, ein Benutzer oder eine Gruppe, wird per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert, sobald das Ticket zugewiesen ist, und erhält vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung gemäß seinen Benachrichtigungseinstellungen. Kommentare und Fotos am Ticket halten die Kommunikation zur Aufgabe an einem Ort, und jede Änderung wird im Ticket-Journal festgehalten.

Auftragnehmer sind in PlanRadar kostenlos. Laden Sie die Poliere jedes Auftragnehmers ein und weisen Sie die Tickets einer Gruppe pro Unternehmen zu. Jedes Unternehmen sieht nur die Tickets, die ihm zugewiesen sind.

PlanRadar entscheidet nicht über Prioritäten zwischen Gewerken und setzt keine Nachunternehmerverträge durch. Es bringt jede Aufgabe zum richtigen Unternehmen, macht die Frist sichtbar und zeigt, wer im Rückstand ist, sodass das Gespräch in der Baubesprechung mit Fakten beginnt.

Rollen und Workflow

Rollen

Rolle im Prozess	Typische Berufsbezeichnung	Wo sie arbeiten	Was sie in PlanRadar tun
Prozess einrichten	Projektleiter, Büro	Webapp, Büro	Erstellt das Formular und die Listen, richtet die Auftragnehmergruppen ein und fügt sie dem Projekt hinzu
Aufgaben erstellen und zuweisen	Bauleiter, Projektleiter	Mobile App und Webapp	Erstellt die Tickets, weist sie einer Auftragnehmergruppe zu, legt Fälligkeitsdatum und Priorität fest
Arbeit ausführen	Polier des Auftragnehmers	Mobile App, auf der Baustelle	Sieht die Tickets, die seinem Unternehmen zugewiesen sind, aktualisiert Status und Fortschritt, fügt Fotos und Kommentare hinzu
Nachverfolgen	Bauleiter	Webapp und mobile App	Prüft überfällige Tickets pro Unternehmen, schließt erledigte Aufgaben ab, schickt jedem Unternehmen seine offene Liste
Überblick behalten	Projektleiter, Bauherr	Webapp	Liest die Statistiken über Unternehmen und Projekte hinweg

Auftragnehmer sehen nur die Tickets, die ihnen oder einer Gruppe, der sie angehören, zugewiesen sind. Sie können Status und Fortschritt ändern, Checklistenfelder ausfüllen, sofern sie über Bearbeitungsrechte für das jeweilige Feld verfügen, Kommentare schreiben und Fotos hinzufügen. Sie können ein Ticket auf Erledigt setzen, aber nicht auf Abgeschlossen, und sie können keine Tickets erstellen und keine anderen Felder bearbeiten. Lesen Sie mehr unter Benutzertypen.

Workflow

Der Prozess läuft in vier Phasen ab: einrichten, zuweisen, ausführen, nachverfolgen.

Einrichten. Der Projektleiter erstellt das Formular „Aufgabe“ und die Liste „Gewerk“, legt eine Gruppe pro Auftragnehmer an und fügt die Gruppen dem Projekt hinzu.
Zuweisen. Nach jeder Baubesprechung und Baustellenbegehung erstellt der Bauleiter ein Ticket pro Aufgabe, auf dem Plan dort, wo die Arbeit ist, und weist es mit einem Fälligkeitsdatum der Gruppe des Unternehmens zu. Das Unternehmen wird benachrichtigt.
Ausführen. Der Polier des Auftragnehmers setzt das Ticket auf In Bearbeitung, aktualisiert den Fortschritt, stellt Fragen in den Kommentaren und setzt das Ticket mit einem Foto auf Erledigt, wenn die Arbeit fertig ist.
Nachverfolgen. Der Bauleiter prüft die erledigten Tickets und schließt sie ab. Vor jeder Baubesprechung filtert er nach offenen und überfälligen Tickets pro Unternehmen und schickt jedem Unternehmen seine Liste.

Jede Phase wird unter Aufgaben- & Auftragnehmermanagement: Workflows in PlanRadar erklärt.

Das Beispiel in diesen Artikeln

Ein Generalunternehmer baut über fünf Monate vier Etagen eines Bürogebäudes für einen neuen Mieter aus. Acht Auftragnehmer arbeiten auf der Baustelle: Trockenbau, Decken, Elektro, HLK, Sanitär, Bodenbeläge, Tischlerei und Malerarbeiten. Jeden Dienstag findet eine Koordinationsbesprechung statt. Der Bauleiter erstellt die Maßnahmen aus der Besprechung als Tickets und ergänzt Aufgaben aus der täglichen Baustellenbegehung. Der Projektleiter des Mieters verfolgt den Fortschritt als Beobachter.

Das Beispiel verwendet ein Formular namens „Aufgabe“ für alle Gewerke, eine Liste „Gewerk“, einen Plan pro Etage und eine Gruppe pro Auftragnehmer. Wo sich eine Entscheidung auch anders treffen ließe, weist ein kurzer Hinweis auf die Alternative hin.

Planung Ihres Aufgabenmanagements

Auftragnehmer oder In-House Benutzer?

Das ist die erste Entscheidung, denn sie bestimmt, was jedes Unternehmen sehen und tun kann.

Ansatz	Verwenden, wenn	Zu Bedenken
Benutzertyp Auftragnehmer	Das Unternehmen erhält Aufgaben und meldet zurück. Das ist der Normalfall	Kostenlos. Sieht nur die eigenen Tickets. Kann Status und Fortschritt ändern, Checklistenfelder ausfüllen, sofern Bearbeitungsrechte für das jeweilige Feld bestehen, kommentieren und Fotos hinzufügen. Kann keine Tickets erstellen, keine anderen Felder bearbeiten und nicht auf Abgeschlossen setzen. Das ist die Einrichtung im Beispiel
In-House Benutzer mit eingeschränkter Rolle	Das Unternehmen muss selbst Tickets erstellen, zum Beispiel um Anfragen an andere Gewerke zu stellen	Benötigt eine kostenpflichtige Lizenz. Setzen Sie die Berechtigung der Rolle zum Anzeigen von Tickets auf „Tickets, die von dem Benutzer oder einer Gruppe, der er angehört, erstellt oder ihm zugewiesen wurden“, damit das Unternehmen nur seine eigene Arbeit sieht
Beobachter	Die Partei muss nur mitlesen, zum Beispiel der Bauherr oder der Projektleiter des Mieters	Kostenlos. Sieht alle Tickets des Projekts, ändert nichts, kann Ticketberichte erstellen

Lesen Sie mehr unter Benutzertypen und Berechtigungen.

Einer Person oder einem Unternehmen zuweisen?

Weisen Sie Tickets einer Benutzergruppe pro Unternehmen zu statt einer einzelnen Person. Dann kann jeder im Unternehmen das Ticket übernehmen, und ein Wechsel des Poliers lässt keine Tickets ohne Verantwortlichen zurück. Ein Ticket hat einen Zuständigen, das kann ein Benutzer oder eine Gruppe sein. Lesen Sie mehr unter Gruppen erstellen & verwalten und Zuständigen und Empfänger eines Tickets festlegen.

Verwenden Sie das Feld Empfänger (CC) für Personen, die die Aufgabe verfolgen, ohne sie auszuführen, zum Beispiel den Vertreter des Bauherrn bei einer Aufgabe, die auf seine Anweisung zurückgeht. Empfänger werden gemäß ihren Benachrichtigungseinstellungen über Aktivitäten am Ticket informiert.

Welche Listen brauchen Sie?

Gewerk. Zu welchem Gewerk die Aufgabe gehört. Auch wenn der Zuständige das Unternehmen bereits nennt, hält die Liste „Gewerk“ die Statistiken über Projekte hinweg vergleichbar, in denen die Gewerke von unterschiedlichen Unternehmen ausgeführt werden.
Quelle. Woher die Aufgabe kommt: Baubesprechung, Baustellenbegehung, Anweisung Bauherr, Terminplan. Optional, zeigt aber im Nachhinein, wie viel Arbeit aus Anweisungen statt aus der Planung kam.

Verwenden Sie für die Dringlichkeit das integrierte Feld Priorität statt einer Liste. Lesen Sie mehr unter Listen erstellen & bearbeiten und Feldtypen.

Ein Ticket pro Aufgabe oder untergeordnete Tickets?

Halten Sie die Regel einfach: ein Ticket, ein Zuständiger, eine Frist. Eine Aufgabe, für die drei Gewerke nötig sind, sind drei Tickets.

Wo die drei zusammengehören, verwenden Sie untergeordnete Tickets: ein übergeordnetes Ticket für die Gesamtaufgabe, zum Beispiel „Besprechungsraum 2.14 für den AV-Installateur des Mieters vorbereiten“, mit einem untergeordneten Ticket pro Gewerk. Das übergeordnete Ticket zeigt die untergeordneten Tickets und ihren Status in einer Liste. Das Formular der untergeordneten Tickets braucht das Feld Übergeordnetes Ticket. Lesen Sie mehr unter Untergeordnete Tickets verwenden.

Dasselbe Muster funktioniert für die Baubesprechung: ein Ticket pro Besprechung mit dem Protokoll und ein untergeordnetes Ticket pro Maßnahme, jeweils dem verantwortlichen Unternehmen zugewiesen. Untergeordnete Tickets werden nicht in einem Projektplan angezeigt.

Wie werden Fristen nachverfolgt?

Legen Sie für jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum fest. Eine Aufgabe ohne Frist erscheint auf keiner Liste überfälliger Tickets.
Der Zuständige und die Empfänger erhalten vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung, gemäß den Benachrichtigungseinstellungen jedes Benutzers. Lesen Sie mehr unter Fälligkeitsdatum oder Verlängerungsdatum für Tickets festlegen und E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren.
Bitten Sie jeden Auftragnehmer, die E-Mail-Benachrichtigungen auf sofort statt auf eine E-Mail pro Tag zu stellen, damit eine dringende Aufgabe nicht bis zum nächsten Morgen wartet.
Filtern Sie vor jeder Baubesprechung mit dem Filter Überfällig seit mindestens nach überfälligen Tickets und gehen Sie die Liste pro Unternehmen durch.

Wer hat die Aufgabe gesehen?

Der Ersteller eines Tickets sieht neben dem Zuständigen eine Lesebestätigung: ein Augensymbol, das durchgestrichen ist, solange der Zuständige das Ticket nicht geöffnet hat. Es beantwortet die Frage „Haben Sie meine Aufgabe gesehen?“ ohne Anruf. Wenn das Ticket einer Gruppe zugewiesen ist, zeigt das Auge, ob der Gruppenleiter es geöffnet hat. Zuständige können Lesebestätigungen in ihren Einstellungen ausschalten, ein durchgestrichenes Auge bedeutet also nicht immer, dass das Ticket nicht geöffnet wurde.

Um alle Aufgaben aufzulisten, die der Zuständige noch nicht geöffnet hat, filtern Sie nach Ungelesen vom Zuständigen. Lesen Sie mehr unter Lesebestätigungen für Tickets anzeigen und Tickets filtern.

Was Sie vermeiden sollten

Dem Polier statt dem Unternehmen zuweisen. Wenn der Polier wechselt, bleiben die Tickets ohne Verantwortlichen zurück.
Mehrere Aufgaben in einem Ticket. „Elektro: Punkte 1 bis 7 aus der Besprechung“ kann nicht halb erledigt, halb überfällig und teilweise abgeschlossen sein.
Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum. Sie werden nie als überfällig angezeigt.
Das Gewerk die eigene Aufgabe abschließen lassen. Erledigt bedeutet, das Gewerk sagt, es ist fertig. Abgeschlossen bedeutet, Sie haben es geprüft.
Die Aufgabenliste per E-Mail schicken, statt Tickets zuzuweisen. Die E-Mail ist am nächsten Morgen veraltet.
Die Maßnahmen nur im Besprechungsprotokoll festhalten. Wenn eine Maßnahme kein Ticket ist, wird niemand daran erinnert.

KI-Unterstützung für Aufgaben- & Auftragnehmermanagement

Schritt	Wie KI hilft	Feature
Aufgabenformular erstellen	Ihre bestehende Aufgabenliste oder Ihre Vorlage für Besprechungsprotokolle in ein Formular umwandeln	Erstellen und Bearbeiten von Formularen mit KI
Aufgaben auf der Baustelle erstellen	Die Beschreibung beim Gang über die Etage diktieren	Ticketfelder per Spracheingabe ausfüllen
Eine Aufgabe wird doppelt erstellt	Ein Agent markiert wahrscheinliche Ticket-Duplikate, wenn ein neues Ticket erstellt wird	Agent für Ticket-Duplikate (Vorlage)
Ein Auftragnehmer setzt Erledigt	Ein Agent erstellt ein untergeordnetes Ticket zur Prüfung für den Bauleiter	Agent zur Lösungsverifizierung (Vorlage)
Eine Aufgabe wird ohne Zuständigen erstellt	Ein Agent schickt dem Bauleiter eine E-Mail, damit die Aufgabe nicht unzugewiesen liegen bleibt	Benutzerdefinierter Agent
Baubesprechung vorbereiten	In natürlicher Sprache suchen, zum Beispiel „überfällige HLK-Tickets in Etage 3“, und das Ergebnis als Filter speichern	Suchen nach Tickets mit KI-Assistenten, Erstellen von Ticket-Filtern mit KI-Assistenten
Dem Bauherrn berichten	Eine Zusammenfassung der Ticketaktivitäten der letzten 30 Tage generieren	Generieren einer KI-Projektzusammenfassung in der Webapp

Der Agent zur Lösungsverifizierung erstellt das untergeordnete Ticket zur Prüfung mit demselben Formular wie die erledigte Aufgabe, daher braucht das Formular „Aufgabe“ das Feld Übergeordnetes Ticket. Eine Aufgabe, die bereits ein untergeordnetes Ticket ist, zum Beispiel eine Maßnahme unter einem Besprechungsticket, kann kein eigenes untergeordnetes Ticket erhalten.

Ein KI-Agent erstellt immer nur ein Ticket, einen Kommentar oder eine E-Mail. Er kann ein Ticket nicht ändern, neu zuweisen, abschließen oder löschen. Lesen Sie mehr unter KI-Agenten erstellen und verwalten.

Schritte zum Verwalten von Aufgaben und Auftragnehmern in PlanRadar

Aufgaben- & Auftragnehmermanagement: Workflows in PlanRadar erklärt jede Phase: Formular, Listen und Gruppen einrichten, Aufgaben nach der Baubesprechung und der Baustellenbegehung erstellen und zuweisen, als Auftragnehmer daran arbeiten und überfällige Aufgaben pro Unternehmen nachverfolgen.

Weitere Möglichkeiten

Fügen Sie Aufgaben dem Projektplan hinzu, damit ihr Status und Fortschritt in die Phasen einfließen. Lesen Sie mehr unter Erstellen, Hinzufügen oder Löschen von Tickets im Projektplan.
Sehen Sie Aufgaben nach Fälligkeitsdatum in der Kalenderansicht. Lesen Sie mehr unter Tickets-Kalenderansicht.
Schicken Sie jedem Auftragnehmer vor der Baubesprechung seine offenen Aufgaben als PDF-Ticketbericht. Lesen Sie mehr unter Ticketbericht (PDF) erstellen.
Vergleichen Sie Unternehmen in den Statistiken, zum Beispiel die Anzahl der Tickets pro Status und pro Zuständigem. Lesen Sie mehr unter Statistiken.
Ändern Sie den Zuständigen oder das Fälligkeitsdatum vieler Tickets auf einmal. Lesen Sie mehr unter Mehrere Tickets auf einmal in der Webapp bearbeiten.
Verwenden Sie dieselben Gruppen und dasselbe Formular in jedem Projekt. Lesen Sie mehr unter Projektvorlagen in der Webapp verwenden.

Aktualisiert am 29. Oktober 2026