Gestion des tâches et des sous-traitants : Vue d'ensemble

À propos de la gestion des tâches et des sous-traitants

Sur un projet de construction, la gestion des tâches consiste à déléguer le travail à ceux qui le réalisent et à vérifier qu'il a bien été fait. Une tâche peut être une instruction donnée à un sous-traitant, une action décidée en réunion de chantier, un travail préparatoire pour le corps de métier suivant ou une demande adressée à votre propre équipe. Chacune a besoin d'un responsable, d'une échéance et d'un statut visible par tous.

La plupart des personnes qui réalisent le travail ne sont pas vos salariés. Ce sont des sous-traitants avec leurs propres chefs d'équipe, leurs propres priorités et plusieurs autres chantiers. Le conducteur de travaux de l'entreprise générale doit savoir à tout moment quelles tâches sont ouvertes, lesquelles sont en retard et quel sous-traitant est à la traîne, sans passer une série d'appels.

La gestion des tâches est proche de la gestion des défauts, et les deux utilisent les mêmes fonctionnalités. La différence tient à l'origine du travail. Un défaut est un problème sur un travail déjà réalisé. Une tâche est un travail qui reste à faire. Pour en savoir plus, consultez Defect Management: Overview.

D'où viennent les tâches

• La réunion de chantier. Chaque réunion de coordination se termine par une liste d'actions : qui fait quoi et pour quand.
• Le planning. Les prochaines semaines de travaux sont découpées en tâches concrètes par corps de métier.
• Les visites de chantier. Le conducteur de travaux remarque quelque chose à faire, par exemple une protection de rive manquante ou du matériel qui bloque un accès.
• Les instructions du client ou de l'architecte, transmises au corps de métier qui doit y donner suite.
• Les demandes entre corps de métier, par exemple l'électricien a besoin que la cloison soit fermée d'un côté avant de tirer les câbles.

Terminologie

Quel que soit le nom de la tâche, le relevé doit répondre aux mêmes questions : ce qui doit être fait, où, par qui, pour quand, et si c'est fait.

Ce que couvre PlanRadar

Dans PlanRadar, une tâche est un ticket. Le ticket comporte la description, l'emplacement sur le plan, l'attributaire, une date d'échéance, une priorité, un statut et un pourcentage d'avancement. L'attributaire, un utilisateur ou un groupe, est averti par e-mail et par notification push dès que le ticket lui est attribué, et reçoit un rappel avant la date d'échéance selon ses paramètres de notification. Les commentaires et les photos du ticket regroupent les échanges sur la tâche en un seul endroit, et chaque modification est enregistrée dans le journal du ticket.

Les sous-traitants sont gratuits dans PlanRadar. Invitez les chefs d'équipe de chaque entreprise sous-traitante et attribuez les tickets à un groupe par entreprise. Chaque entreprise ne voit que les tickets qui lui sont attribués.

Ce que PlanRadar ne fait pas, c'est arbitrer les priorités entre corps de métier ou faire appliquer le contrat de sous-traitance. Il transmet chaque tâche à la bonne entreprise, rend l'échéance visible et montre qui est en retard, afin que la discussion en réunion de chantier parte des faits.

Rôles et workflow

Rôles

Les sous-traitants ne voient que les tickets qui leur sont attribués ou à un groupe dont ils font partie. Ils peuvent modifier le statut et l'avancement, remplir les champs de liste de contrôle s'ils ont des droits d'édition pour le champ concerné, rédiger des commentaires et ajouter des photos. Ils peuvent passer un ticket au statut Résolu mais pas Fermé, et ils ne peuvent ni créer de tickets ni modifier d'autres champs. Pour en savoir plus, consultez Types d'utilisateurs.

Workflow

Le processus se déroule en quatre étapes : mise en place, attribution, réalisation, suivi.

1. Mise en place. Le chef de projet crée le formulaire Tâche et la liste Lot, crée un groupe par entreprise sous-traitante et ajoute les groupes au projet.
2. Attribution. Après chaque réunion et chaque visite de chantier, le conducteur de travaux crée un ticket par tâche, sur le plan à l'endroit des travaux, et l'attribue au groupe de l'entreprise avec une date d'échéance. L'entreprise est avertie.
3. Réalisation. Le chef d'équipe du sous-traitant passe le ticket au statut En cours, met à jour l'avancement, pose ses questions dans les commentaires et passe le ticket au statut Résolu avec une photo une fois le travail terminé.
4. Suivi. Le conducteur de travaux contrôle les tickets résolus et les ferme. Avant chaque réunion de chantier, il filtre les tickets ouverts et en retard par entreprise et envoie à chacune sa liste.

Chaque étape est expliquée dans Gestion des tâches et des sous-traitants : Workflows dans PlanRadar.

L'exemple de ces articles

Une entreprise générale aménage quatre étages d'un immeuble de bureaux pour un nouveau locataire en cinq mois. Huit entreprises sous-traitantes interviennent sur le chantier : plâtrerie, plafonds, électricité, CVC, plomberie, revêtements de sol, menuiserie intérieure et peinture. Une réunion de coordination a lieu chaque mardi. Le conducteur de travaux crée sous forme de tickets les actions issues de la réunion et ajoute les tâches relevées lors de la visite de chantier quotidienne. Le chef de projet du locataire suit l'avancement en tant qu'observateur.

L'exemple utilise un formulaire nommé Tâche pour tous les corps de métier, une liste Lot, un plan par étage et un groupe par entreprise sous-traitante. Lorsqu'une décision pourrait raisonnablement être prise autrement, une courte note signale l'alternative.

Planifier la mise en place de votre gestion des tâches

Utilisateurs sous-traitants ou utilisateurs internes ?

C'est la première décision, car elle détermine ce que chaque entreprise peut voir et faire.

Pour en savoir plus, consultez Types d'utilisateurs et Permissions.

Attribuer à une personne ou à une entreprise ?

Attribuez les tickets à un groupe d'utilisateurs par entreprise plutôt qu'à une seule personne. N'importe qui dans l'entreprise peut alors prendre en charge le ticket, et un changement de chef d'équipe ne laisse pas de tickets sans responsable. Un ticket a un seul attributaire, qui peut être un utilisateur ou un groupe. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des groupes et Définir le cessionnaire et les destinataires d'un ticket.

Utilisez le champ Copie à (CC) pour les personnes qui doivent suivre la tâche sans la réaliser, par exemple le représentant du client sur une tâche issue de son instruction. Les destinataires sont tenus informés de l'activité sur le ticket, selon leurs paramètres de notification.

De quelles listes avez-vous besoin ?

• Lot. Le corps de métier auquel appartient la tâche. Même lorsque l'attributaire désigne déjà l'entreprise, la liste des lots permet de comparer les statistiques entre des projets où les corps de métier sont réalisés par des entreprises différentes.
• Source. L'origine de la tâche : Réunion de chantier, Visite de chantier, Instruction du client, Planning. Facultatif, mais cela montre ensuite quelle part du travail provenait d'instructions plutôt que du planning.

Utilisez le champ intégré Priorité pour l'urgence plutôt qu'une liste. Pour en savoir plus, consultez Créer et modifier des listes et Types de champs.

Un ticket par tâche ou des sous-tickets ?

Gardez une règle simple : un ticket, un attributaire, une échéance. Une tâche qui nécessite trois corps de métier correspond à trois tickets.

Lorsque les trois vont ensemble, utilisez des sous-tickets : un ticket principal pour la tâche globale, par exemple « Préparer la salle de réunion 2.14 pour l'installateur audiovisuel du locataire », avec un sous-ticket par corps de métier. Le ticket principal affiche les sous-tickets et leur statut dans une seule liste. Le formulaire des sous-tickets a besoin du champ Tâche principale. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des sous-billets.

Le même principe fonctionne pour la réunion de chantier : un ticket par réunion avec le compte rendu, et un sous-ticket par action, chacun attribué à l'entreprise responsable. Les sous-tickets ne sont pas affichés dans un planning.

Comment les échéances sont-elles suivies ?

• Définissez une date d'échéance pour chaque tâche. Une tâche sans échéance n'apparaît dans aucune liste de retards.
• L'attributaire et les destinataires reçoivent un rappel avant la date d'échéance, selon les paramètres de notification de chaque utilisateur. Pour en savoir plus, consultez Fixer une date d'échéance ou de prolongation pour un ticket et Configurer les notifications par courrier électronique.
• Demandez à chaque sous-traitant de régler les notifications par e-mail sur immédiat plutôt qu'un e-mail par jour, afin qu'une tâche urgente n'attende pas le lendemain matin.
• Avant chaque réunion de chantier, filtrez les tickets en retard à l'aide du filtre En retard d'au moins et passez la liste en revue par entreprise.

Qui a vu la tâche ?

Le créateur d'un ticket voit un accusé de lecture à côté de l'attributaire : un symbole d'œil, barré tant que l'attributaire n'a pas ouvert le ticket. Il répond à la question « as-tu vu ma tâche ? » sans coup de téléphone. Lorsque le ticket est attribué à un groupe, l'œil indique si le responsable du groupe l'a ouvert. Les attributaires peuvent désactiver les accusés de lecture dans leurs paramètres ; un œil barré ne signifie donc pas toujours que le ticket n'a pas été ouvert.

Pour lister toutes les tâches que l'attributaire n'a pas encore ouvertes, filtrez par Non lu par l'attributaire. Pour en savoir plus, consultez Voir les reçus de lecture des billets et Filtrer les billets.

Ce qu'il faut éviter

• Attribuer au chef d'équipe plutôt qu'à l'entreprise. Lorsque le chef d'équipe change, les tickets se retrouvent sans responsable.
• Plusieurs tâches dans un même ticket. « Électricité : points 1 à 7 de la réunion » ne peut pas être à moitié fait, à moitié en retard et en partie fermé.
• Des tâches sans date d'échéance. Elles n'apparaissent jamais en retard.
• Laisser le corps de métier fermer sa propre tâche. Résolu signifie que le corps de métier déclare avoir terminé. Fermé signifie que vous avez vérifié.
• Envoyer la liste des tâches par e-mail au lieu d'attribuer des tickets. L'e-mail est obsolète dès le lendemain matin.
• Conserver les actions uniquement dans le compte rendu de réunion. Si une action n'est pas un ticket, personne ne reçoit de rappel.

L'IA au service de la gestion des tâches et des sous-traitants

L'Agent de vérification de la résolution crée le sous-ticket de contrôle avec le même formulaire que la tâche résolue ; le formulaire Tâche a donc besoin du champ Tâche principale. Une tâche qui est déjà un sous-ticket, par exemple une action rattachée à un ticket de réunion, ne peut pas avoir son propre sous-ticket.

Un agent IA ne crée jamais qu'un ticket, un commentaire ou un e-mail. Il ne peut ni modifier, ni réattribuer, ni fermer, ni supprimer un ticket. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer vos agents IA.

Étapes pour gérer les tâches et les sous-traitants dans PlanRadar

Gestion des tâches et des sous-traitants : Workflows dans PlanRadar explique chaque étape : mettre en place le formulaire, les listes et les groupes, créer et attribuer les tâches après la réunion et la visite de chantier, les traiter en tant que sous-traitant et assurer le suivi des tâches en retard par entreprise.

Autres possibilités

• Ajoutez les tâches au planning du projet, afin que leur statut et leur avancement soient cumulés dans les phases. Pour en savoir plus, consultez Créer, ajouter ou supprimer des billets d'un programme.
• Visualisez les tâches par date d'échéance dans la vue calendrier. Pour en savoir plus, consultez Vue du calendrier des billets.
• Envoyez à chaque sous-traitant ses tâches ouvertes sous forme de rapport de ticket PDF avant la réunion de chantier. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF).
• Comparez les entreprises dans Statistiques, par exemple le nombre de tickets par statut et par attributaire. Pour en savoir plus, consultez Statistiques.
• Modifiez l'attributaire ou la date d'échéance de nombreux tickets à la fois. Pour en savoir plus, consultez Modifier plusieurs tickets à la fois dans l'application Web.
• Utilisez les mêmes groupes et le même formulaire dans chaque projet. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des modèles de projet dans l'application Web.