Gestione di attività e subappaltatori: panoramica

Informazioni sulla gestione di attività e subappaltatori

La gestione delle attività in un progetto edilizio consiste nel delegare il lavoro a chi lo esegue e nel controllare che sia stato fatto. Un'attività può essere un'istruzione a un subappaltatore, un punto d'azione della riunione di cantiere, un lavoro preparatorio per la lavorazione successiva o una richiesta al proprio team. Ognuna ha bisogno di un responsabile, di una scadenza e di uno stato visibile a tutti.

La maggior parte delle persone che eseguono il lavoro non sono suoi dipendenti. Sono subappaltatori con i propri capisquadra, le proprie priorità e diversi altri cantieri. Il capocantiere dell'impresa generale deve sapere in ogni momento quali attività sono aperte, quali sono scadute e quale subappaltatore è in ritardo, senza dover fare il giro di telefonate.

La gestione delle attività è vicina alla gestione dei difetti, ed entrambe usano le stesse funzioni. La differenza sta nell'origine del lavoro. Un difetto è qualcosa che non va in un lavoro già eseguito. Un'attività è un lavoro che deve ancora essere fatto. Per saperne di più, consulti Defect Management: Overview.

Da dove nascono le attività

• Dalla riunione di cantiere. Ogni riunione di coordinamento si chiude con un elenco di punti d'azione: chi fa cosa ed entro quando.
• Dal programma lavori. Le prossime settimane di lavoro vengono suddivise in attività concrete per ogni lavorazione.
• Dai giri di cantiere. Il capocantiere vede qualcosa che va fatto, ad esempio una protezione dei bordi mancante o del materiale che blocca un accesso.
• Dalle istruzioni del committente o dell'architetto, trasmesse alla lavorazione che deve darvi seguito.
• Dalle richieste tra lavorazioni, ad esempio l'elettricista ha bisogno che il cartongesso sia chiuso su un lato prima di posare i cavi.

Terminologia

Comunque si chiami l'attività, la registrazione deve rispondere alle stesse domande: cosa va fatto, dove, da chi, entro quando, e se è stato fatto.

Cosa copre PlanRadar

Un'attività in PlanRadar è un ticket. Il ticket contiene la descrizione, la posizione sulla planimetria, il destinatario, una data di scadenza, una priorità, uno stato e una percentuale di avanzamento. Il destinatario, un utente o un gruppo, viene avvisato via e-mail e notifica push non appena il ticket viene assegnato, e riceve un promemoria prima della data di scadenza in base alle sue impostazioni di notifica. Commenti e foto sul ticket mantengono in un unico posto la conversazione sull'attività, e ogni modifica viene registrata nel diario del ticket.

In PlanRadar i subappaltatori sono gratuiti. Inviti i capisquadra di ogni azienda subappaltatrice e assegni i ticket a un gruppo per azienda. Ogni azienda vede solo i ticket assegnati a lei.

Ciò che PlanRadar non fa è decidere le priorità tra le lavorazioni o far rispettare il contratto di subappalto. Porta ogni attività all'azienda giusta, rende visibile la scadenza e mostra chi è in ritardo, così che la discussione nella riunione di cantiere parta dai fatti.

Ruoli e workflow

Ruoli

I subappaltatori vedono solo i ticket assegnati a loro o a un gruppo di cui fanno parte. Possono modificare stato e avanzamento, compilare i campi checklist, se hanno i permessi di modifica per il campo corrispondente, scrivere commenti e aggiungere foto. Possono impostare un ticket su Risolto ma non su Chiuso, e non possono creare ticket né modificare altri campi. Per saperne di più, consulti Tipi di utenti.

Workflow

Il processo si svolge in quattro fasi: impostare, assegnare, lavorare, seguire.

1. Impostare. Il project manager crea il modulo Attività e la lista Lavorazione, crea un gruppo per ogni azienda subappaltatrice e aggiunge i gruppi al progetto.
2. Assegnare. Dopo ogni riunione di cantiere e ogni giro di cantiere, il capocantiere crea un ticket per attività, sulla planimetria nel punto in cui si trova il lavoro, e lo assegna al gruppo dell'azienda con una data di scadenza. L'azienda viene avvisata.
3. Lavorare. Il caposquadra del subappaltatore imposta il ticket su In corso, aggiorna l'avanzamento, pone domande nei commenti e imposta Risolto con una foto quando ha finito.
4. Seguire. Il capocantiere verifica i ticket risolti e li chiude. Prima di ogni riunione di cantiere, filtra i ticket aperti e scaduti per azienda e invia a ciascuna il proprio elenco.

Ogni fase è spiegata in Gestione di attività e subappaltatori: workflow in PlanRadar.

L'esempio di questi articoli

Un'impresa generale allestisce in cinque mesi quattro piani di un edificio per uffici per un nuovo inquilino. In cantiere lavorano otto aziende subappaltatrici: cartongesso, controsoffitti, impianti elettrici, impianti HVAC, impianti idraulici, pavimenti, falegnameria e tinteggiature. Ogni martedì si tiene una riunione di coordinamento. Il capocantiere crea come ticket i punti d'azione della riunione e aggiunge le attività emerse dal giro di cantiere giornaliero. Il project manager dell'inquilino segue l'avanzamento come osservatore.

L'esempio usa un solo modulo chiamato Attività per tutte le lavorazioni, una lista Lavorazione, una planimetria per piano e un gruppo per ogni azienda subappaltatrice. Dove una decisione potrebbe ragionevolmente essere presa in un altro modo, una breve nota indica l'alternativa.

Pianificare l'impostazione della gestione delle attività

Utenti subappaltatori o utenti interni?

Questa è la prima decisione, perché stabilisce cosa può vedere e fare ogni azienda.

Per saperne di più, consulti Tipi di utenti e Permessi.

Assegnare a una persona o a un'azienda?

Assegni a un gruppo di utenti per azienda invece che a una singola persona. Chiunque nell'azienda può così prendere in carico il ticket, e un cambio di caposquadra non lascia ticket senza nessuno. Un ticket ha un solo destinatario, che può essere un utente o un gruppo. Per saperne di più, consulti Creare e gestire i gruppi e Impostazione del destinatario e dei destinatari di un ticket.

Usi il campo Ricevente (CC) per le persone che devono seguire l'attività senza eseguirla, ad esempio il rappresentante del committente su un'attività nata da una sua istruzione. I riceventi vengono tenuti informati sull'attività del ticket, in base alle loro impostazioni di notifica.

Quali liste servono?

• Lavorazione. A quale lavorazione appartiene l'attività. Anche quando il destinatario indica già l'azienda, la lista delle lavorazioni mantiene le statistiche confrontabili tra progetti in cui le lavorazioni sono eseguite da aziende diverse.
• Origine. Da dove nasce l'attività: Riunione di cantiere, Giro di cantiere, Istruzione del committente, Programma lavori. Facoltativa, ma mostra a posteriori quanta parte del lavoro è nata da istruzioni anziché dal programma.

Per l'urgenza usi il campo integrato Priorità invece di una lista. Per saperne di più, consulti Creare e modificare elenchi e Tipi di campo.

Un ticket per attività o sub-ticket?

Mantenga la regola semplice: un ticket, un destinatario, una scadenza. Un'attività che richiede tre lavorazioni corrisponde a tre ticket.

Quando le tre attività vanno insieme, usi i sub-ticket: un ticket superiore per l'attività complessiva, ad esempio "Preparare la sala riunioni 2.14 per l'installatore audio-video dell'inquilino", con un sub-ticket per lavorazione. Il ticket superiore mostra i sub-ticket e il loro stato in un unico elenco. Il modulo dei sub-ticket richiede il campo Ticket superiore. Per saperne di più, consulti Utilizzi i ticket secondari.

Lo stesso schema funziona per la riunione di cantiere: un ticket per riunione con il verbale, e un sub-ticket per ogni punto d'azione, ciascuno assegnato all'azienda responsabile. I sub-ticket non vengono mostrati in un programma lavori.

Come si seguono le scadenze?

• Imposti una data di scadenza su ogni attività. Un'attività senza scadenza non compare in nessun elenco di attività scadute.
• Il destinatario e i riceventi ricevono un promemoria prima della data di scadenza, in base alle impostazioni di notifica di ciascun utente. Per saperne di più, consulti Impostare una data di scadenza o una data di proroga per un ticket e Configurare le notifiche e-mail.
• Chieda a ogni subappaltatore di impostare le notifiche e-mail su immediate invece di un'e-mail al giorno, così che un'attività urgente non aspetti fino al mattino seguente.
• Prima di ogni riunione di cantiere, filtri i ticket scaduti con il filtro In ritardo di almeno e scorra l'elenco azienda per azienda.

Chi ha visto l'attività?

Il creatore di un ticket vede una conferma di lettura accanto al destinatario: il simbolo di un occhio, barrato finché il destinatario non ha aperto il ticket. Risponde alla domanda "hai visto la mia attività?" senza una telefonata. Quando il ticket è assegnato a un gruppo, l'occhio mostra se il responsabile del gruppo lo ha aperto. I destinatari possono disattivare le conferme di lettura nelle loro impostazioni, quindi un occhio barrato non significa sempre che il ticket non è stato aperto.

Per elencare tutte le attività che il destinatario non ha ancora aperto, filtri per Non letto dall'assegnatario. Per saperne di più, consulti Visualizza le ricevute di lettura dei ticket e Filtrare i ticket.

Cosa evitare

• Assegnare al caposquadra invece che all'azienda. Quando il caposquadra cambia, i ticket restano orfani.
• Più attività in un unico ticket. "Impianti elettrici: punti da 1 a 7 della riunione" non può essere per metà fatto, per metà scaduto e in parte chiuso.
• Attività senza data di scadenza. Non risultano mai scadute.
• Lasciare che la lavorazione chiuda la propria attività. Risolto significa che la lavorazione dichiara di aver finito. Chiuso significa che lei ha verificato.
• Inviare l'elenco delle attività via e-mail invece di assegnare ticket. L'e-mail è superata già il mattino seguente.
• Tenere i punti d'azione solo nel verbale della riunione. Se un punto d'azione non è un ticket, nessuno riceve un promemoria.

Supporto AI per la gestione di attività e subappaltatori

L'Agente per la verifica della risoluzione crea il sub-ticket di verifica con lo stesso modulo dell'attività risolta, quindi il modulo Attività deve avere il campo Ticket superiore. Un'attività che è già un sub-ticket, ad esempio un punto d'azione sotto un ticket di riunione, non può avere un proprio sub-ticket.

Un agente AI crea sempre e solo un ticket, un commento o un'e-mail. Non può modificare, riassegnare, chiudere né eliminare un ticket. Per saperne di più, consulti Creare e gestire i vostri agenti AI.

Passaggi per gestire attività e subappaltatori in PlanRadar

Gestione di attività e subappaltatori: workflow in PlanRadar spiega ogni fase: impostare il modulo, le liste e i gruppi, creare e assegnare le attività dopo la riunione e il giro di cantiere, lavorarci come subappaltatore e seguire le attività scadute per azienda.

Altre possibilità

• Aggiunga le attività al programma lavori del progetto, così che il loro stato e il loro avanzamento confluiscano nelle fasi. Per saperne di più, consulti Creare, aggiungere o rimuovere ticket da una pianificazione.
• Veda le attività per data di scadenza nella vista calendario. Per saperne di più, consulti Visualizzazione del calendario dei ticket.
• Invii a ogni subappaltatore le sue attività aperte come report da ticket in PDF prima della riunione di cantiere. Per saperne di più, consulti Creare un rapporto sui ticket (PDF).
• Confronti le aziende in Statistiche, ad esempio il numero di ticket per stato e per destinatario. Per saperne di più, consulti Statistiche.
• Modifichi il destinatario o la data di scadenza di molti ticket contemporaneamente. Per saperne di più, consulti Modifica di più ticket contemporaneamente nella webapp.
• Usi gli stessi gruppi e lo stesso modulo in ogni progetto. Per saperne di più, consulti Utilizza i modelli di progetto nella webapp.