Gestão de tarefas e subcontratados: Visão geral

Sobre a gestão de tarefas e subcontratados

A gestão de tarefas em um projeto de construção é a delegação do trabalho a quem o executa e o acompanhamento de que ele foi feito. Uma tarefa pode ser uma instrução a um subcontratado, uma ação definida na reunião de obra, um trabalho preparatório para a próxima disciplina ou um pedido à sua própria equipe. Cada uma precisa de um responsável, de um prazo e de um status que todos possam ver.

A maioria das pessoas que executam o trabalho não são seus funcionários. São subcontratados com seus próprios encarregados, suas próprias prioridades e várias outras obras. O gerente de obra da construtora precisa saber a qualquer momento quais tarefas estão abertas, quais estão atrasadas e qual subcontratado está para trás, sem ficar telefonando para todos.

A gestão de tarefas é próxima da gestão de defeitos, e ambas usam os mesmos recursos. A diferença está na origem do trabalho. Um defeito é algo errado em um trabalho já executado. Uma tarefa é um trabalho que ainda precisa ser feito. Leia mais em Defect Management: Overview.

De onde vêm as tarefas

• Da reunião de obra. Toda reunião de coordenação termina com uma lista de ações: quem faz o quê e até quando.
• Do cronograma. As próximas semanas de trabalho são divididas em tarefas concretas por disciplina.
• Das vistorias na obra. O gerente de obra vê algo que precisa ser feito, por exemplo uma proteção de borda faltando ou material bloqueando uma rota de acesso.
• De instruções do cliente ou do arquiteto, repassadas à disciplina que precisa executá-las.
• De pedidos entre disciplinas, por exemplo o eletricista precisa que o drywall seja fechado de um lado antes do cabeamento.

Terminologia

Seja qual for o nome da tarefa, o registro precisa responder às mesmas perguntas: o que precisa ser feito, onde, por quem, até quando e se já foi feito.

O que o PlanRadar cobre

Uma tarefa no PlanRadar é um ticket. O ticket contém a descrição, a localização na planta, o responsável, um prazo, uma prioridade, um status e um percentual de progresso. O responsável, um usuário ou um grupo, é notificado por e-mail e por notificação push assim que o ticket é atribuído e recebe um lembrete antes do prazo, de acordo com as suas configurações de notificação. Comentários e fotos no ticket mantêm a conversa sobre a tarefa em um só lugar, e cada alteração é registrada no diário do ticket.

Os subcontratados são gratuitos no PlanRadar. Convide os encarregados de cada empresa subcontratada e atribua os tickets a um grupo por empresa. Cada empresa vê apenas os tickets atribuídos a ela.

O que o PlanRadar não faz é decidir as prioridades entre as disciplinas nem fazer cumprir o contrato de subempreitada. Ele leva cada tarefa à empresa certa, torna o prazo visível e mostra quem está atrasado, para que a conversa na reunião de obra comece a partir de fatos.

Funções e fluxo de trabalho

Funções

Os subcontratados veem apenas os tickets atribuídos a eles ou a um grupo do qual fazem parte. Eles podem alterar o status e o progresso, preencher campos de checklist, se tiverem permissão de edição para o respectivo campo, escrever comentários e adicionar fotos. Podem definir um ticket como Resolvido, mas não como Fechado, e não podem criar tickets nem editar outros campos. Leia mais em Tipos de usuários.

Fluxo de trabalho

O processo tem quatro etapas: configurar, atribuir, executar, acompanhar.

1. Configurar. O gerente de projeto cria o formulário Tarefa e a lista Disciplina, cria um grupo por empresa subcontratada e adiciona os grupos ao projeto.
2. Atribuir. Depois de cada reunião de obra e de cada vistoria, o gerente de obra cria um ticket por tarefa, na planta onde está o trabalho, e o atribui ao grupo da empresa com um prazo. A empresa é notificada.
3. Executar. O encarregado do subcontratado define o ticket como Em andamento, atualiza o progresso, tira dúvidas nos comentários e define Resolvido com uma foto quando termina.
4. Acompanhar. O gerente de obra confere os tickets resolvidos e os fecha. Antes de cada reunião de obra, filtra os tickets abertos e atrasados por empresa e envia a cada uma a sua lista.

Cada etapa é explicada em Gestão de tarefas e subcontratados: Fluxos de trabalho no PlanRadar.

O exemplo destes artigos

Uma construtora executa o fit-out de quatro pavimentos de um edifício de escritórios para um novo locatário ao longo de cinco meses. Oito empresas subcontratadas trabalham na obra: drywall, forros, elétrica, ar-condicionado e ventilação, hidráulica, pisos, marcenaria e pintura. Uma reunião de coordenação acontece toda terça-feira. O gerente de obra cria as ações da reunião como tickets e acrescenta tarefas da vistoria diária. O gerente de projeto do locatário acompanha o progresso como observador.

O exemplo usa um formulário chamado Tarefa para todas as disciplinas, uma lista Disciplina, uma planta por pavimento e um grupo por empresa subcontratada. Quando uma decisão poderia razoavelmente ser tomada de outra forma, uma breve nota indica a alternativa.

Planejar a configuração da gestão de tarefas

Usuários subcontratados ou usuários internos?

Esta é a primeira decisão, porque define o que cada empresa pode ver e fazer.

Leia mais em Tipos de usuários e Permissões.

Atribuir a uma pessoa ou a uma empresa?

Atribua a um grupo de usuários por empresa, e não a uma única pessoa. Assim, qualquer pessoa da empresa pode assumir o ticket, e uma troca de encarregado não deixa tickets sem ninguém. Um ticket tem um único responsável, que pode ser um usuário ou um grupo. Leia mais em Criar e gerenciar grupos e Definir o Assignee & Receivers de um ticket.

Use o campo Receptor (CC) para pessoas que precisam acompanhar a tarefa sem executá-la, por exemplo o representante do cliente em uma tarefa que veio de uma instrução dele. Os receptores são mantidos informados sobre a atividade no ticket, de acordo com as suas configurações de notificação.

De quais listas você precisa?

• Disciplina. A qual disciplina a tarefa pertence. Mesmo quando o responsável já identifica a empresa, a lista de disciplinas mantém as estatísticas comparáveis entre projetos em que as disciplinas são executadas por empresas diferentes.
• Origem. De onde veio a tarefa: Reunião de obra, Vistoria, Instrução do cliente, Cronograma. Opcional, mas mostra depois quanto trabalho veio de instruções e não do planejamento.

Use o campo padrão Prioridade para a urgência, em vez de uma lista. Leia mais em Criar e editar listas e Tipos de campo.

Um ticket por tarefa ou subtickets?

Mantenha a regra simples: um ticket, um responsável, um prazo. Uma tarefa que precisa de três disciplinas são três tickets.

Quando os três estão relacionados, use subtickets: um ticket principal para a tarefa geral, por exemplo "Preparar a sala de reunião 2.14 para o instalador de audiovisual do locatário", com um subticket por disciplina. O ticket principal mostra os subtickets e o status deles em uma única lista. O formulário dos subtickets precisa do campo Ticket principal. Leia mais em Usar subtíquetes.

O mesmo padrão funciona para a reunião de obra: um ticket por reunião com a ata e um subticket por ação, cada um atribuído à empresa responsável. Os subtickets não são mostrados em um cronograma.

Como os prazos são acompanhados?

• Defina um prazo em toda tarefa. Uma tarefa sem prazo não aparece em nenhuma lista de atrasados.
• O responsável e os receptores recebem um lembrete antes do prazo, de acordo com as configurações de notificação de cada usuário. Leia mais em Definir uma data de vencimento ou uma data de prorrogação para um ticket e Configurar notificações por e-mail.
• Peça a cada subcontratado que configure as notificações por e-mail como imediatas, e não um e-mail por dia, para que uma tarefa urgente não espere até a manhã seguinte.
• Antes de cada reunião de obra, filtre os tickets atrasados com o filtro Atrasado há pelo menos e percorra a lista por empresa.

Quem viu a tarefa?

Quem cria um ticket vê uma confirmação de leitura ao lado do responsável: um símbolo de olho, riscado enquanto o responsável não abriu o ticket. Ele responde "você viu a minha tarefa?" sem um telefonema. Quando o ticket é atribuído a um grupo, o olho mostra se o líder do grupo o abriu. Os responsáveis podem desativar as confirmações de leitura nas suas configurações, então um olho riscado nem sempre significa que o ticket não foi aberto.

Para listar todas as tarefas que o responsável ainda não abriu, filtre por Não lido pelo responsável. Leia mais em Exibir recibos de leitura de bilhetes e Filtrar ingressos.

O que evitar

• Atribuir ao encarregado em vez da empresa. Quando o encarregado muda, os tickets ficam sem dono.
• Várias tarefas em um ticket. "Elétrica: itens 1 a 7 da reunião" não pode estar metade concluído, metade atrasado e parcialmente fechado.
• Tarefas sem prazo. Elas nunca aparecem como atrasadas.
• Deixar a disciplina fechar a própria tarefa. Resolvido significa que a disciplina diz que terminou. Fechado significa que você conferiu.
• Enviar a lista de tarefas por e-mail em vez de atribuir tickets. O e-mail está desatualizado na manhã seguinte.
• Manter as ações apenas na ata da reunião. Se uma ação não for um ticket, ninguém é lembrado dela.

Suporte de IA para a gestão de tarefas e subcontratados

O Agente de verificação da resolução cria o subticket de verificação com o mesmo formulário da tarefa resolvida, por isso o formulário Tarefa precisa do campo Ticket principal. Uma tarefa que já é um subticket, por exemplo uma ação sob um ticket de reunião, não pode ter um subticket próprio.

Um agente de IA só cria um ticket, um comentário ou um e-mail. Ele não pode alterar, reatribuir, fechar nem excluir um ticket. Leia mais em Criar e gerenciar os seus agentes de IA.

Etapas para gerenciar tarefas e subcontratados no PlanRadar

Gestão de tarefas e subcontratados: Fluxos de trabalho no PlanRadar explica cada etapa: configurar o formulário, as listas e os grupos, criar e atribuir tarefas depois da reunião de obra e da vistoria, trabalhar nelas como subcontratado e acompanhar as tarefas atrasadas por empresa.

Outras possibilidades

• Adicione tarefas ao cronograma do projeto, para que o status e o progresso delas sejam consolidados nas fases. Leia mais em Criar, adicionar ou remover tíquetes de uma programação.
• Veja as tarefas por prazo na visualização de calendário. Leia mais em Visualização do calendário de ingressos.
• Envie a cada subcontratado as suas tarefas abertas como relatório de tickets em PDF antes da reunião de obra. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF).
• Compare as empresas nas Estatísticas, por exemplo o número de tickets por status e por responsável. Leia mais em Estatísticas.
• Altere o responsável ou o prazo de muitos tickets de uma vez. Leia mais em Editar vários tickets de uma só vez no aplicativo da Web.
• Use os mesmos grupos e o mesmo formulário em todos os projetos. Leia mais em Usar modelos de projeto no Webapp.